Przed rozpoczęciem Przed rozpoczęciem
Zakładam firmę Zakładam firmę
Rozliczam podatki Rozliczam podatki
Ubezpieczam się Ubezpieczam się
Prowadzę firmę Prowadzę firmę
Zamykam firmę Zamykam firmę

Delegowanie pracowników na terytorium Polski – obowiązki pracodawcy

Delegowanie pracowników do pracy w Polsce wiąże się dla Ciebie, jako pracodawcy, z szeregiem obowiązków. Poznaj najważniejsze z nich.

Złożenie oświadczenia o delegowaniu pracownika

Najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi w Polsce powinieneś złożyć do Państwowej Inspekcji Pracy (w skrócie PIP – organ powołany do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej w zakresie określonym w ustawie o PIP) specjalne oświadczenie. Znajdą się niezbędne dane, które pozwolą zidentyfikować miejsce świadczenia usług np. w przypadku kontroli PIP. Wśród danych są m.in. nazwa firmy, siedziba, liczba delegowanych pracowników, adresy miejsca pracy pracowników delegowanych, data rozpoczęcia i zakończenia delegowania, miejsce przechowywania dokumentacji.

Jeżeli pracownik delegowany na terytorium Polski ma wykonywać pracę na rzecz pracodawcy użytkownika (jest to podmiot na rzecz, którego pracę wykonuje pracownik tymczasowy), oświadczenie obejmuje ponadto dane identyfikacyjne pracodawcy użytkownika (m.in. nazwa, siedziba, dane kontaktowe, numer identyfikacji podatkowej)

Zawiadomienie o zmianie danych

Jeśli informacje w oświadczeniu o delegowaniu pracownika ulegną zmianie, masz obowiązek poinformować Państwową Inspekcję Pracy o zmianie nie później niż w terminie 7 dni roboczych od jej zaistnienia.

Gdzie złożyć oświadczenie

Oświadczenie i zawiadomienie możesz złożyć w języku polskim lub w języku angielskim w formie pisemnej w postaci papierowej albo elektronicznej. Najwygodniej dla Ciebie będzie złożenie oświadczenia w formie elektronicznej za pośrednictwem biznes.gov.pl.

Ważne! Nowe przepisy dotyczące delegowania pracowników na terenie Polski weszły w życie 18 czerwca 2016 r. Przedsiębiorcy, którzy delegowali przedsiębiorców do Polski przed tą datą i delegowanie trwa w dniu wejścia w życie ustawy, mają obowiązek złożenia oświadczenia o delegowaniu pracowników w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (czyli do 18 września 2016 r.). Ponadto mają dopełnić obowiązek przechowywania dokumentów dotyczących pracowników (kopii umowy o pracę, dokumentacji dot. czasu pracy, dokumentów dotyczących wysokości wynagrodzenia) w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy.

Wyznaczenie osoby upoważnionej do pośredniczenia w kontaktach z Państwową Inspekcją Pracy – pracodawca mający siedzibę w państwie członkowskim UE

Kolejnym Twoim obowiązkiem jest wyznaczenie osoby upoważnionej do pośredniczenia w kontaktach z Państwową Inspekcją Pracy. Osoba ta będzie także odpowiedzialna także za przesyłanie i otrzymywanie dokumentów lub zawiadomień. Co ważne, w trakcie delegowania, powinna być dostępna tzn. przebywać na terytorium Polski. Nie możesz wyznaczyć osoby, która w trakcie wykonywania usług przez delegowanych pracowników w Polsce przebywa w kraju, z którego pochodzi Twoja firma.

Przekazanie danych osoby upoważnionej do reprezentowania Twojej firmy w trakcie kontroli – pracodawca mający siedzibę w państwie członkowskim

Osoba, którą wyznaczysz to kontaktów z PIP, na żądanie tego organu niezwłocznie powinna przekazać dodatkowo dane osoby upoważnionej do reprezentowania Cię w trakcie ewentualnej kontroli PIP. Dane tej osoby obejmują: imię i nazwisko, adres, pod którym przebywa, oraz numer telefonu i adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym. Na wniosek PIP, w związku z prowadzoną kontrolą, ta osoba powinna być dostępna na terytorium Polski.

Pracodawcy spoza UE

UWAGA! Jeżeli jesteś pracodawcą mającym siedzibę w państwie niebędącym państwem członkowskim UE, wskazujesz osobę działająca w Twoim imieniu, przebywająca na terytorium RP i upoważnioną do reprezentowania Ciebie przed Państwową Inspekcją Pracy. Osoba taka powinna również posiadać dokumenty potwierdzające wykonanie obowiązków dotyczących warunków zatrudnienia. Dane tej osoby obejmują: imię i nazwisko, adres, pod którym przebywa, oraz numer telefonu i adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym.

Przechowywanie i udostępnianie dokumentów

Delegując pracownika na terytorium Polski jesteś zobowiązany do przechowywania na terytorium Polski następujących dokumentów (w postaci papierowej lub elektronicznej):

  1. kopii umowy o pracę pracownika delegowanego na terytorium RP lub innego równoważnego dokumentu poświadczającego warunki zatrudnienia w ramach nawiązanego stosunku pracy;
  2. dokumentacji dotyczącej czasu pracy pracownika delegowanego na terytorium RP
    w zakresie rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz liczby godzin przepracowanych
    w danym dniu lub jej kopii;
  3. dokumentów określających wysokość wynagrodzenia pracownika delegowanego
    na terytorium RP wraz z wysokością dokonanych odliczeń zgodnie z właściwym prawem oraz dowodów wypłaty pracownikowi wynagrodzenia lub ich kopii.

Jeśli Państwowa Inspekcja Pracy zażąda od Ciebie tych dokumentów, masz obowiązek dostarczyć je (wraz z tłumaczeniem na język polski) nie później niż:

  • w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku o udostępnienie, jeśli odbywa się to w trakcie pracy Twoich pracowników na terenie Polski;
  • w terminie 15 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku, jeśli PIP zwróci się do Ciebie o dokumenty w okresie 2 lat po zakończeniu wykonywania pracy przez pracownika delegowanego. Wniosek może obejmować również żądanie tłumaczenia określonych dokumentów na język polski.

Dokumenty możesz dostarczyć w formie papierowej lub elektronicznej w załączeniu do pisma ogólnego – za pośrednictwem biznes.gov.pl.

Sprawdź, jak wysłać pismo ogólne za pośrednictwem biznes.gov.pl

Dowiedz się więcej na temat komunikacji elektronicznej z urzędami za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl.

Udostępnij Wydrukuj

Czy ta strona była przydatna?

Tak | Trochę | Nie