Obowiązek podawania danych przedsiębiorcy w pismach handlowych

Będąc przedsiębiorcą będziesz nawiązywał i prowadził kontakty z wieloma podmiotami – partnerami handlowymi, klientami, urzędami. Zgodnie z przepisami, przedsiębiorcy mają obowiązek ujawniania określonych informacji o swojej firmie we wszelkich oficjalnych pismach, zamówieniach handlowych i innej korespondencji. Wymóg ten wynika ze względów bezpieczeństwa obrotu gospodarczego, ale ma także na celu uniknięcie wprowadzania w błąd potencjalnych konsumentów lub kontrahentów. Warto pamiętać o tym obowiązku, zaniedbując go możemy narazić się na kary finansowe. 

Zakres informacji, które powinniśmy udzielać w korespondencji uzależniony jest od formy prowadzenia działalności.

Podmioty prowadzące działalność gospodarczą (KRS i CEIDG)

Zgodnie z art. 21 ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej, jeżeli przedsiębiorca oferuje towary lub usługi w sprzedaży bezpośredniej lub sprzedaży na odległość za pośrednictwem środków masowego przekazu, sieci teleinformatycznych lub druków bezadresowych, jest on obowiązany do podania w ofercie co najmniej następujących danych:

  1. firmy przedsiębiorcy; tj. nazwę firmy lub nazwę przedsiębiorcy ze wskazaniem formy prawnej, a w przypadku osoby fizycznej - imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz nazwę, pod którą wykonuje działalność gospodarczą;
  2. numeru identyfikacji podatkowej (NIP);
  3. siedziby i adresu przedsiębiorcy.

Podmioty rejestrowane w KRS

Natomiast jeżeli działalność prowadzona jest w ramach spółek, obligatoryjnie rejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), to zgodnie z art. 34 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym, każdy podmiot wpisany do KRS jest obowiązany do umieszczania w oświadczeniach pisemnych skierowanych do oznaczonych osób i organów, następujących danych:

  1. firmę lub nazwę;
  2. oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności;
  3. siedzibę i adres;
  4. NIP;
  5. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe podmiotu oraz numer podmiotu w Rejestrze.

Obowiązek ten nie dotyczy tzw. oświadczeń woli skierowanych do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach umownych, czyli np. wszelkich ofert handlowych, oświadczeń, komunikatów pochodzących od spółki, itp.

W przypadku nieujawnienia przez spółkę powyższych danych, ustawa przewiduje możliwość nałożenia przez sąd rejestrowy grzywny w wysokości do 5000 zł na osobę bezpośrednio odpowiedzialną za niewykonanie tego obowiązku.

Dodatkowo zgodnie z art. 206 ustawy z dnia 15 września 2000 roku Kodeks spółek handlowych (k.s.h.), przedsiębiorcy działający w formie spółek mają obowiązek we wszelkich pismach i zamówieniach handlowych a także na stronach internetowych umieszczać następujące informacje:

  1. firmę spółki, jej siedzibę i adres;
  2. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru;
  3. numer identyfikacji podatkowej (NIP);
  4. wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione.

Podobnie jak w przypadku ustawy o KRS, również k.s.h. przewiduje możliwość nałożenia grzywny za brak wykonania powyższego obowiązku w wysokości do 5000 zł na członka zarządu spółki z o.o. lub komplementariusza spółki komandytowo-akcyjnej.

Udostępnij Wydrukuj

Czy ta strona była przydatna?

Tak | Trochę | Nie