Przed rozpoczęciem Przed rozpoczęciem
Zakładam firmę Zakładam firmę
Rozliczam podatki Rozliczam podatki
Ubezpieczam się Ubezpieczam się
Prowadzę firmę Prowadzę firmę
Zamykam firmę Zamykam firmę

Umowa przez SMS? Zmiany dotyczące zasad potwierdzania umów

8 września 2016 roku weszła w życie ważna dla przedsiębiorców zmiana w zakresie potwierdzania treści zawartych umów.

Do tej pory przepisy Kodeksu cywilnego regulowały kwestię umów pisemnych (zwykła forma pisemna) oraz tych, zawartych w formie kwalifikowanej (akt notarialny, podpis notarialnie poświadczony i data pewna).

Obecnie wprowadzono nową formę – dokumentową, co sankcjonuje stosowaną między przedsiębiorcami wieloletnia praktykę.

Czym jest forma dokumentowa

Forma dokumentowa, to nowa forma czynności prawnej pozwalająca Ci na złożenie skutecznego oświadczenia woli (będącego podstawą np. zawarcia umowy). W przeciwieństwie do zwykłej formy pisemnej nie wymaga ona podpisu i może być dokonana w dowolnej formie. Ważne, aby w efekcie wykonania takiej czynności pozostał nośnik danych i możliwa była identyfikacja osoby składającej oświadczenie.

Jak i gdzie stosować formę dokumentową

W praktyce forma dokumentowa może być stosowana do potwierdzania umów zawartych ustnie, przez telefon, lub w drodze wieloetapowych negocjacji, podczas których następowało modyfikowanie warunków.

Strona umowy może potwierdzić mailem, SMS czy telefonicznie (nagrywając rozmowę) istotne elementy umowy, takie jak termin wykonania, cena, zakres usługi albo ilość i jakość towaru.

Musisz pamiętać, że forma dokumentowa powinna pozwolić na zidentyfikowanie osoby, która składa oświadczenie. Brak jest wyraźnych wytycznych, w jaki sposób powinno się to odbywać, dlatego bezpieczniej w przypadku wiadomości mailowej podpisać się imieniem i nazwiskiem (nawet jeżeli w adresie maila są dane, które jednoznacznie Cię identyfikują), również w przypadku wiadomości SMS warto ją podpisać, nawet jeżeli kontrahent zna nasz numer telefonu. W przypadku rozmowy telefonicznej również warto się przedstawić. Choć przepisy nie wymagają tego wprost, to wynika z nich, że musi istnieć możliwość identyfikacji osoby, która składa oświadczenie.

Przepisy mówią o nośniku informacji. Jest to nic innego jak rzecz, na której utrwalono treść umowy. Może to być taśma magnetofonowa, plik cyfrowy, wydrukowana albo zarchiwizowana elektronicznie wiadomość e-mail.

Skutki uregulowania formy dokumentowej w Kodeksie cywilnym

Musisz pamiętać o jeszcze jednym ważnym skutku omawianej zmiany. Jeżeli forma dokumentowa jest zastrzeżona – daną czynność trzeba udokumentować co najmniej w takiej formie, to jej niedotrzymanie pociąga za sobą skutki procesowe. Podczas sporu sądowego nie można powoływać się na świadków w celu udowodnienia treści umowy. Jeżeli strony umowy albo ustawa określą zachowanie formy dokumentowej pod rygorem nieważności – jej niezachowanie powoduje, że czynność (umowa) jest nieważna.

Są to takie same zasady, jakie obowiązują przy formie pisemnej. Warto zatem zwrócić na nie uwagę negocjując, zawierając i potwierdzając w formie dokumentowej umowę.

Podstawia prawna: art. 77(2) Kodeksu cywilnego.

Forma elektroniczna czynności prawnej

Do Kodeksu cywilnego wprowadzono nową formę czynności prawnej – formę elektroniczną.

Po zmianie przepisów oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej, potwierdzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Udostępnij Wydrukuj

Czy ta strona była przydatna?

Tak | Trochę | Nie