Umowa przez SMS? Zmiany dotyczące zasad potwierdzania umów

8 września 2016 roku weszła w życie ważna dla przedsiębiorców zmiana w zakresie potwierdzania treści zawartych umów.

Do tej pory przepisy Kodeksu cywilnego regulowały kwestię umów pisemnych (zwykła forma pisemna) oraz tych, zawartych w formie kwalifikowanej (akt notarialny, podpis notarialnie poświadczony i data pewna).

Wprowadzono nową formę – dokumentową, co sankcjonuje stosowaną między przedsiębiorcami wieloletnia praktykę.

Czym jest forma dokumentowa

Forma dokumentowa, to nowa forma czynności prawnej pozwalająca Ci na złożenie skutecznego oświadczenia woli (będącego podstawą np. zawarcia umowy). W przeciwieństwie do zwykłej formy pisemnej nie wymaga ona podpisu i może być dokonana w dowolnej formie. Ważne, aby w efekcie wykonania takiej czynności pozostał nośnik danych i możliwa była identyfikacja osoby składającej oświadczenie.

Jak i gdzie stosować formę dokumentową

W praktyce forma dokumentowa może być stosowana do potwierdzania umów zawartych ustnie, przez telefon, lub w drodze wieloetapowych negocjacji, podczas których następowało modyfikowanie warunków.

Strona umowy może potwierdzić mailem, SMS czy telefonicznie (nagrywając rozmowę) istotne elementy umowy, takie jak termin wykonania, cena, zakres usługi albo ilość i jakość towaru.

Musisz pamiętać, że forma dokumentowa powinna pozwolić na zidentyfikowanie osoby, która składa oświadczenie. Brak jest wyraźnych wytycznych, w jaki sposób powinno się to odbywać, dlatego bezpieczniej w przypadku wiadomości mailowej podpisać się imieniem i nazwiskiem (nawet jeżeli w adresie maila są dane, które jednoznacznie Cię identyfikują), również w przypadku wiadomości SMS warto ją podpisać, nawet jeżeli kontrahent zna nasz numer telefonu. W przypadku rozmowy telefonicznej również warto się przedstawić. Choć przepisy nie wymagają tego wprost, to wynika z nich, że musi istnieć możliwość identyfikacji osoby, która składa oświadczenie.

Przepisy mówią o nośniku informacji. Jest to nic innego jak rzecz, na której utrwalono treść umowy. Może to być taśma magnetofonowa, plik cyfrowy, wydrukowana albo zarchiwizowana elektronicznie wiadomość e-mail.

Skutki uregulowania formy dokumentowej w Kodeksie cywilnym

Musisz pamiętać o jeszcze jednym ważnym skutku omawianej zmiany. Jeżeli forma dokumentowa jest zastrzeżona – daną czynność trzeba udokumentować co najmniej w takiej formie, to jej niedotrzymanie pociąga za sobą skutki procesowe. Podczas sporu sądowego nie można powoływać się na świadków w celu udowodnienia treści umowy. Jeżeli strony umowy albo ustawa określą zachowanie formy dokumentowej pod rygorem nieważności – jej niezachowanie powoduje, że czynność (umowa) jest nieważna.

Są to takie same zasady, jakie obowiązują przy formie pisemnej. Warto zatem zwrócić na nie uwagę negocjując, zawierając i potwierdzając w formie dokumentowej umowę.

Podstawia prawna: art. 77(2) Kodeksu cywilnego.

Forma elektroniczna czynności prawnej

Do Kodeksu cywilnego wprowadzono nową formę czynności prawnej – formę elektroniczną.

Po zmianie przepisów oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej, potwierdzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Udostępnij Wydrukuj

Czy ta strona była przydatna?

Tak | Trochę | Nie