Na co zwracać uwagę przy zakupie kasy fiskalnej

Jesteś przedsiębiorcą prowadzącym sprzedaż towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych? Najprawdopodobniej masz obowiązek rejestrowania przeprowadzonych transakcji za pomocą kasy fiskalnej.

Przemyśl, jaki rodzaj kasy wybrać. Kasa powinna być dopasowana do charakteru i rodzaju prowadzonej działalności. Ważne jest również to, jaki będzie zainstalowany mechanizm drukujący (ma to znaczenie przy kosztach eksploatacji), jaka będzie przeciętna liczba klientów obsługiwana dobowo oraz jaki będzie średni czas obsługi jednego klienta.

Zakupem kasy fiskalnej powinieneś zainteresować się przynajmniej na miesiąc przed terminem rozpoczęcia ewidencji sprzedaży produktów i usług na kasie. Dzięki temu będziesz mógł spokojnie zapoznać się z funkcjami kasy i zasadami działania. 

Kasy można podzielić na dwie grupy:

  1. Kasy ERC (Electronic Cash Register);
  2. Kasy POS (Electronic Point Of Sale) nazywane kasami komputerowymi.

Kasy rejestrujące typu ERC

Kasy przenośne (mobilne) – są małe, lekkie, mają  akumulator, stabilizację rolek papieru i są odporne na warunki atmosferyczne. Zazwyczaj wykorzystywane są w sprzedaży obwoźnej, na targowiskach, bazarach, parkingach, w drobnym handlu i rzemiośle oraz podczas imprez plenerowych. Wygodne w użyciu są również dla lekarzy przemieszczających się pomiędzy gabinetami, czy dojeżdżającymi na wizyty do pacjenta oraz taksówkarzy (niektóre modele mają funkcję zasilania z gniazdka zapalniczki samochodowej).

Kasy jednostanowiskowe – są małe i mogą być wykorzystywane w niewielkich pomieszczeniach np. kioskach, małych sklepach, w małych placówkach gastronomicznych i punktach usługowych. Można do nich podłączyć wagę, komputer i czytnik kodów kreskowych. 

Kasy systemowe – są to kasy do dużych placówek handlowych. Mogą być połączone w sieci z innymi kasami. Można je podłączyć z komputerem, terminalem płatniczym, skanerem kodów, czytnikiem kart chipowych. Transmisja danych do komputera odbywa się w czasie rzeczywistym. Posiadają komputer z zainstalowanym programem magazynowo-fakturującym.

Kasy rejestrujące typu POS

Kasy komputerowe – są to najnowocześniejsze kasy fiskalne, będące połączeniem komputera z drukarką fiskalną. Można do nich podłączyć czytniki kart magnetycznych, skanery kodów kreskowych, terminale płatnicze, wagi elektroniczne, drukarki fiskalne itd. Najczęściej wykorzystywane są przez supermarkety (można podłączyć do nich program magazynowy).

Przy zakupie kasy zwróć uwagę, jaki mechanizm drukujący jest zainstalowany, czy będzie to mechanizm drukujący igłowo czy termicznie. Mechanizm igłowy jest głośny, powolny ale za to tani w eksploatacji.  Mechanizm termiczny jest cichy, szybki, ale w eksploatacji droższy. Pamiętaj, że zadrukowane rolki papieru termicznego należy przechowywać w odpowiednich warunkach, ponieważ w innym przypadku mogą wyblaknąć i nie będą możliwe do odczytania. Rolki z kasy fiskalnej powinny być przechowywane przez 5 lat – w tym czasie Urząd Skarbowy może przeprowadzić kontrolę. Termin liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym dokonałeś sprzedaży. Na przykład jeżeli sprzedaży dokonałeś w styczniu to w praktyce musisz rolki przechowywać prawie sześć lat.

Jak już wybierzesz i kupisz najbardziej odpowiadającą Ci kasę, to jeszcze musisz zaprogramować w niej kody. Możesz zrobić to sam albo skorzystać z usługi serwisu. Są dwa  sposoby programowania kodów: kody ogólne określające daną grupę towarów, do której przypisana jest odpowiednia stawka podatku VAT. Kody szczegółowe określają precyzyjnie nazwę każdego towaru, cenę sprzedaży i stawkę VAT, a czasem również kod kreskowy i cenę zakupu.

Pamiętaj! Na zakup kasy fiskalnej możesz otrzymać ulgę nawet w wysokości 90% jej ceny zakupu. Uzyskaj zwrot kosztów za zakup kasy fiskalnej

Więcej informacji na temat kas fiskalnych znajduje sie w artykule: Kasa fiskalna 

oraz w poradniku na temat stosowania kas fiskalnych. 

Udostępnij Wydrukuj

Czy ta strona była przydatna?

Tak | Trochę | Nie