Przed rozpoczęciem Przed rozpoczęciem
Zakładam firmę Zakładam firmę
Rozliczam podatki Rozliczam podatki
Ubezpieczam się Ubezpieczam się
Prowadzę firmę Prowadzę firmę
Zamykam firmę Zamykam firmę

Co to jest dowód księgowy

Dowód księgowy to prawidłowo sporządzony dokument, który odzwierciedla konkretną operację gospodarczą czyli taką, która ma wpływ na składniki bilansu przedsiębiorstwa. Dowód księgowy będzie dla Ciebie podstawą dokonanego zapisu w księgach rachunkowych (np. faktura VAT). Operacją jest np. zakup towaru, otrzymanie przelewu z banku z tytułu zaciągnięcia kredytu; spłacenie zobowiązania; otrzymanie zapłaty od dostawcy. Nie będzie nią natomiast np. podpisanie umowy z pracownikiem (będzie nią dopiero np. wypłata wynagrodzenia)

Wśród rodzajów dowodów księgowych wyróżnia się m.in.:

  • dowody zewnętrzne obce (dokumenty otrzymane od zewnętrznych kontrahentów np. faktury, rachunki i faktury korygujące; wyciągi bankowe, dokumentacja przelewów)
  • dowody zewnętrzne własne (dokumenty wystawiane przez przedsiębiorcę i przekazywane w oryginale kontrahentowi np. faktury);
  • dowody wewnętrzne (dotyczące dokumentowania operacji wewnętrznych przedsiębiorcy np.: rachunek rozliczenia umów zlecenia i umów o dzieło, dokumenty obrotu kasowego, dokumenty obrotu magazynowego dokumenty.

Dowodami księgowymi są m.in.:

  • faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne,
  • dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów (zwiększenie przychodów),
  • dokumenty określające zwiększenie kosztów uzyskania przychodów,

Za dowody księgowe uważa się również:

  • dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
  • noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
  • dowody przesunięć;
  • dowody opłat pocztowych i bankowych;
  • inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat.

Dowód powinien zawierać określone elementy niezbędne do szczegółowego odzwierciedlenia dokonanej operacji gospodarczej, a także być kompletny i bez błędów rachunkowych. Musi mieć także odpowiednią treść i formę. Zawierać powinien:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego; 
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
  • opis operacji oraz jej wartość;
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dowody księgowe powinny być wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały.

Po sporządzeniu i podpisaniu dowodu wystawiający przedkłada go niezwłocznie do podpisania osobie odpowiedzialnej za dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowanie.

Jeśli mamy problem z uzyskaniem zewnętrznych, obcych dowodów źródłowych kierownik jednostki objętej obowiązkiem księgowym może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Czasem w dowodach znajdują się błędy. Można je korygować jedynie przez wysyłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Poprawianie błędów w dowodach wewnętrznych w ten sposób może mieć miejsce jedynie przed zaksięgowaniem dokumentów.

Szczegółowo kwestię dowodów księgowych regulują przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.

Udostępnij Wydrukuj

Czy ta strona była przydatna?

Tak | Trochę | Nie