Jednolity Plik Kontrolny

Przedsiębiorcy, którzy stosują oprogramowanie komputerowe do ewidencji finansowo-księgowej mają obowiązek przekazywania do organów podatkowych danych z ksiąg podatkowych i dowodów księgowych (zobacz artykuł Co to jest dowód księgowy) w postaci tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Dane te są przekazywane na żądanie organów podatkowych.

Kogo dotyczy obowiązek sporządzania JPK

Obowiązek ten dotyczy dużych firm (ponad 250 zatrudnionych). Do końca czerwca 2018 roku mniejsze firmy będą mogły przekazywać dane w formie JPK dobrowolnie (z wyjątkiem JPK_VAT, o czym poniżej).

Od lipca 2018 roku małe i średnie firmy, jak i mikroprzedsiębiorstwa będą musiały przekazywać na żądanie w formie JPK wszystkie dane m.in. z: ksiąg rachunkowych, wyciągów bankowych, dowodów magazynowych, faktur VAT i ewidencji uproszczonych. 

Zobacz informacje Ministerstwa Finansów dotyczące ustalania statusu firmy.

Comiesięczne, obowiązkowe raportowanie ewidencji VAT

Z wprowadzeniem standardów Jednolitego Pliku Kontrolnego związany jest też inny, nowy obowiązek. Przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgi podatkowe w formie elektronicznej, co miesiąc muszą przesyłać do organów podatkowych raporty dotyczące ewidencji VAT według określonej formy (takiej, jak dla JPK, więcej dowiesz się poniżej). Ewidencje te zawierają m.in.: dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Co ważne, raporty te (za okresy miesięczne) przesyła się do 25. dnia każdego następnego miesiąca po miesiącu, którego JPK_VAT dotyczy bez wezwania (w odróżnieniu od wysyłania JPK, które odbywa się na żądanie organów podatkowych). Obowiązek ten wszedł w życie 1 stycznia 2017 r. dla małych i średnich firm, a dla mikroprzedsiębiorstw wejdzie od 1 stycznia 2018 roku. Raportowanie ewidencji VAT jest czynnością niezależną od przekazywania JPK, odbywających się na żądanie organów podatkowych.

Ważne! Od 1 stycznia 2018 r. obowiązek przekazywania JPK_VAT bez wezwania organu podatkowego będzie dotyczyć wszystkich podatników VAT! Zobacz więcej informacji na temat JPK_VAT.

Co to jest Jednolity Plik Kontrolny?

Jednolity Plik Kontrolny (z angielskiego Standard Audit File-Tax – SAF-T), jest zbiorem (bazą) danych, tworzonym z systemów informatycznych przedsiębiorcy, zawierającym informacje o operacjach gospodarczych za dany okres, mającym układ i format umożliwiający jego łatwe przetwarzanie. Inaczej mówiąc, jest to standard, według którego przekazuje się dane do organów podatkowych. Dane te będą musiały być przekazywane według przygotowanego przez Ministerstwo Finansów szablonu (zgodnego ze stosowaną w komunikacji elektronicznej formą XML).  

Jakie dane zawiera Jednolity Plik Kontrolny?

Dane, które są przekazywane do organów podatkowych w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego, dotyczą określonych rodzajów ksiąg podatkowych i dowodów księgowych. Ministerstwo Finansów przygotowało formaty przekazywania informacji i zestaw wymaganych danych (są to tzw. struktury) w takich obszarach jak:

  • księgi rachunkowe  JPK_KR
  • wyciąg bankowy  JPK_WB
  • magazyn (przyjęcia z zewnątrz, wydania na zewnątrz, rozchód wewnętrzny i przesunięcia międzymagazynowe)  JPK_MAG
  • ewidencje zakupu i sprzedaży VAT  JPK_VAT
  • faktury (zestawienie faktur)  JPK_FA
  • podatkowa księga przychodów i rozchodów  JPK_PKPIR
  • ewidencja przychodów  JPK_EWP

Standardy danych i formatu JPK obejmą także dane dotyczące paragonów i raportów z kas rejestrujących, ewidencji dla podatku akcyzowego i kantorów wymiany walut.  

Dla przykładu, w przypadku obrotu magazynowego, w Jednolitym Pliku Kontrolnym powinny znaleźć się takie dane, jak np.: cena towaru, jednostka miary, wartość towaru, odbiorcy towaru, czy numery faktur. Program księgowo-finansowy powinien zapewniać obsługę dokładnie tych danych, jakich wymagać będą organy podatkowe w JPK.

Terminy

Przede wszystkim powinieneś ustalić, kiedy obejmie Cię obowiązek przesyłania danych (na żądanie lub automatycznie w przypadku ewidencji VAT). Kalendarz wygląda następująco:

Duże firmy (powyżej 250 pracowników i 50 mln euro obrotu).

  • obowiązkowo przesyłają na żądanie organów dane w formie JPK.
  • obowiązkowo i bez wezwania przesyłają raporty z ewidencji VAT zgodnie ze strukturą JPK.

Mali i średni przedsiębiorcy (poniżej 250 pracowników, dotyczy to także firm zagranicznych)

  • obowiązkowo i bez wezwania, co miesiąc przesyłają raporty dotyczące ewidencji VAT (według ustalonej struktury).
  • Do 30 czerwca 2018 r. dobrowolnie przesyłają na żądanie organów podatkowych dane w formie JPK.
  • Od 1 lipca 2018 roku obowiązkowo przesyłają na żądanie organów podatkowych dane w formie JPK.

Mikroprzedsiębiorcy (poniżej 10 pracowników i 2 mln euro obrotu)

  • Od 1 stycznia 2018 r. obowiązkowo i bez wezwania, co miesiąc przesyłają raporty dotyczące ewidencji VAT (według ustalonej struktury).
  • Do 30 czerwca 2018 r. dobrowolnie przesyłają dane w formie JPK.
  • Od 1 lipca 2018 roku obowiązkowo przesyłają na żądanie organów podatkowych dane w formie JPK.

Uwaga! Jeśli chcesz dokładnie upewnić się, do jakiej grupy przedsiebiorstw należy Twoja firma (dużych, małych i średnich, mikroprzedsiębiorstw) dokładne definicje znajdziesz w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej.

Jak się przygotować?

Wprowadzenie standardu Jednolitego Pliku Kontrolnego wymaga zmian w oprogramowaniu finansowo-księgowym Twojej firmy. Niezależnie od tego, czy jest to system księgowy, czy np. magazynowy – musi on posiadać możliwość „wytworzenia" Jednolitego Pliku Kontrolnego na potrzeby organów podatkowych. Plik musi być zgodny z formatem przygotowanym przez Ministerstwo Finansów. Czy można dokonać zmian samemu? Teoretycznie jest to możliwe, ale wymaga pracy informatyka, dokładnie znającego systemy księgowe i finansowe Twojej firmy i potrafiącego „wyszukać" w Twoich systemach (fakturowe, magazynowe) oczekiwanych przez organy podatkowe danych. Dane to powinny być spójne ze sobą, nawet jeśli pochodzą z różnych systemów.

W praktyce, zmian dostosowujących do obsługi JPK dokonują dostawcy oprogramowania (pamiętaj jednak, że obowiązek dostosowania systemu spoczywa na Tobie dlatego sprawdź, czy firma, która dostarczyła Ci oprogramowanie, dokonała odpowiedniej aktualizacji).

Przygotowanie do JPK

  • Ustal, jakie programy stosowane są w Twojej firmie do księgowości, ewidencji, obrotu magazynowego. Sprawdź, razem z Twoim informatykiem, czy programy te zawierają dane, które powinien zawierać JPK (dane te odnajdziesz w plikach na stronie Ministerstwa Finansów). Skontaktuj się z producentem programów i sprawdź, czy przewidziana jest obsługa JPK. Jeśli nie, być może będziesz musiał zastosować nowe oprogramowanie, obsługujące JPK.

Przesyłanie JPK do organu podatkowego

JPK_VAT można przesyłać tylko w formie elektronicznej. Pozostałe struktury można, po uzgodnieniu z urzędem udostępnić na elektronicznych nośnikach danych. Wysyłając JPK można użyć też bezpłatnego Profilu Zaufanego.

Księgi podatkowe przesyłane drogą elektroniczną powinny być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym  przy  pomocy  ważnego  kwalifikowanego  certyfikatu. Pamiętaj, że organ będzie mógł zażądać raportowania danych w Jednolitym Pliku Kontrolnym w dowolnym momencie w trakcie czynności sprawdzających, prowadzenia kontroli podatkowej, postępowania podatkowego lub kontrolnego.

Uwaga! Kwestie dotyczące sposobu przesyłania drogą elektroniczną danych oraz specyfikacji technicznych dla nośników danych, na których księgi mogą być zapisane i przekazywane, określa rozporządzenie Ministra Finansów.

Ważne! Jeśli chcesz wysyłać JPK samodzielnie, możesz skorzystać z udostępnionego przez Ministerstwo Finansów programu. Więcej informacji i szczegółowy opis działania programu znajdziesz na stronach Ministerstwa Finansów.

Na stronach MF znajdziesz również szczegółowe wskazówki dotyczące wysyłania plików JPK_VAT:

Problemy i pytania w zakresie obsługi Jednolitego Pliku Kontrolnego możesz kierować na adres info.e-deklaracje@mf.gov.pl.

Udostępnij Wydrukuj

Czy ta strona była przydatna?

Tak | Trochę | Nie