Jak prowadzić ewidencję przy rozliczaniu się na zasadach ogólnych

Jeśli prowadzisz firmę i rozliczasz podatki na zasadach ogólnych masz obowiązek prowadzenia kilku rodzajów ewidencji. Obowiązki te wynikają z przepisów podatkowych.

Podatkowa księga przychodów i  rozchodów

Księga przychodów i rozchodów (PKPiR) służyć będzie do ewidencjonowania dla celów podatku dochodowego przychodów i kosztów (wydatków).

Mogą  ją  prowadzić  osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, jeżeli ich przychody netto nie wyniosły, za poprzedni rok obrotowy, w przeliczeniu na walutę  polską, co najmniej  równowartości 2 000 000  euro.

PKPiR możesz prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej (nie musisz jej drukować). Wzór PKPiR określony został w załączniku do Rozporządzenia Ministra Finansów z z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (wraz ze zmianami). Znajdziesz tam także instrukcje wypełniania księgi.

PKPiR zakłada się na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego.

O rozpoczęciu prowadzenia podatkowej księgi przychodów rozchodów musisz zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania. Powinieneś to zrobić do 20 dnia od dnia jej założenia. Zawiadomienie o rozpoczęciu prowadzenia PKPiR możesz złożyć osobiście, przesłać do urzędu pocztą (wnioski znajdziesz na stronach internetowych urzędów).

Jeśli prowadzisz działalność zarejestrowaną w CEIDG, zawiadomienie najłatwiej złożysz na wniosku o zmianę wpisu CEIDG, gdzie w części 20 "Rodzaj prowadzonej dokumentacji rachunkowej" należy zaznaczyć kwadrat nr 2 "podatkowa księga przychodów i rozchodów".

Więcej o prowadzeniu PKPiR.

Ewidencja wyposażenia

Jeśli rozliczasz się z podatku dochodowego na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów masz obowiązek prowadzić ewidencję wyposażenia. Przeznaczona jest ona dla zakupionych na potrzeby prowadzonej działalności rzeczy, których wartość przekracza 1500 zł netto (a dla nie vatowców 1500 zł brutto), a przewidywany okres ich użytkowania jest poniżej jednego roku. Pamiętaj! Te ewidencja jest czymś innym niż ewidencja środków trwałych. Nie możesz wprowadzać tych samych przedmiotów do ewidencji wyposażenia, jak i ewidencji środków trwałych.

Ewidencja wyposażenia powinna zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę nabycia, numer faktury lub rachunku, nazwę wyposażenia, cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia, numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia, datę likwidacji (w tym również datę sprzedaży lub darowizny) oraz przyczynę likwidacji wyposażenia.

Jesteś obowiązany dokonać zapisów w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania wyposażenia do uzywania.

Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych

Kolejnym obowiązkiem wynikającym z korzystania z PKPiR jest prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Wpisujesz do niej środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, których wartość przekracza 3500 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT, brutto w przypadku podatników zwolnionych), a przewidywany okres ich użytkowania przekracza 1 rok.

W ewidencji tej przporządkowujesz do każdego środka trwałego odpowiedni symbol KŚT - Klasyfikacji Środków Trwałych. Dzięki temu masz możliwość zastosowania odpowiedniej stawki amortyzacyjnej (zgodnie z symbolem KŚT określona jest dla każdego z nich stawka amortyzacji) i rozłożenie w czasie amortyzacji, czyli innymi słowy rozłożenie w czasie wartości początkowej (najczęściej wartości zakupu) środka trwałego, obrazujące jego zużycie wraz z upływem czasu, w którym jest wykorzystywany w prowadzonej działalności.

Powinna ona zawierać co najmniej:

  • liczbę porządkową;
  • datę nabycia;
  • datę przyjęcia do używania;
  • określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;
  • określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;
  • symbol Klasyfikacji Środków Trwałych;
  • wartość początkową;
  • stawkę amortyzacyjną;
  • kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony;
  • zaktualizowaną wartość początkową;
  • zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych;
  • wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową;
  • datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Do tej  ewidencji możesz również wprowadzać rzeczy o wartości poniżej 3.500 zł - wówczas od razu stosujesz tzw. amortyzację jednorazową.

Objęciu ewidencją nie podlegają budynki mieszkalne, lokale mieszkalne i własnościowe spółdzielcze prawo do lokalu mieszkalnego, spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, których wartość początkową ustalasz w sposób uproszczony, czyli przyjmujesz wartość stanowiącą iloczyn metrów kwadratowych używanej powierzchni użytkowej budynku, lokalu i kwoty 988 zł.

Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonujesz w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania.

Jeżeli nie będziesz prowadził ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, odpisy amortyzacyjne od tych składników majątku nie będą mogły być uznane za podatkowe koszty uzyskania przychodów.

Spis z natury

Jesteś także zobowiązany do sporządzenia i wpisania do PKPiR spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów:

  • na dzień 1 stycznia,
  • na koniec każdego roku podatkowego,
  • na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego,
  • w razie zmiany wspólnika,
  • zmiany proporcji udziałów wspólników
  • likwidacji działalności.

Obowiązek sporządzenia spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego nie dotyczy podatników, którzy sporządzili spis z natury na koniec poprzedniego roku podatkowego. W tym przypadku zamiast spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego do księgi wpisuje się spis z natury sporządzony na dzień 31 grudnia poprzedniego roku podatkowego.

Spis z natury podlega wpisaniu do księgi także wówczas, gdy osoby prowadzące działalność gospodarczą sporządzają go za okresy miesięczne oraz gdy na podstawie odrębnych przepisów jego sporządzenie zarządził naczelnik urzędu skarbowego.

Spis z natury powinien zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy), datę sporządzenia spisu, numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury, szczegółowe określenie towaru i innych składników podlegających spisaniu, jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę w złotych i groszach za jednostkę miary, wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową, łączną wartość spisu z natury, oraz klauzulę "Spis zakończono na pozycji...", podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).

Spis z natury powinien obejmować również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, a także towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Towary obce nie podlegają wycenie; wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność.

O zamiarze sporządzenia spisu z natury w innym terminie niż na dzień 31 grudnia oraz na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej jesteś zobowiązany  zawiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie co najmniej siedmiu dni przed datą sporządzenia tego spisu.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Jeśli chcesz wliczyć w koszty wydatki związane z używaniem dla potrzeb prowadzonej działalności samochodów osobowych, które nie stanowią środków trwałych, powinieneś prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów zwaną potocznie  kilometrówką.

Do ewidencji wpisujesz  wydatki eksploatacyjne  poniesione z tytułu wykorzystywania w prowadzonej działalności samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, który stanowi:

  • Twoją własność,
  • własność pracowników,
  • własność osoby trzeciej i jest użytkowany np. na podstawie umowy najmu, dzierżawy, użyczenia.

W  ewidencji nie ujmujesz samochodów osobowych  wykorzystywanych na podstawie leasingu (gdy umowy leasingowe spełniają warunki określone w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz samochodów ciężarowych.

Nie ma potrzeby wpisywania do ewidencji również kosztów używania samochodów  osobowych, jeżeli  wydatki na ten cel  zostały ustalone w ramach miesięcznego ryczałtu pieniężnego (przejazdy lokalne) lub podróży służbowej.

Faktyczny przebieg samochodu ustalany na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu służy do określenia limitu odliczeń. Jesto kwota wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, określoną w odrębnych przepisach (obecnie- 0,5214 zł  dla samochód o pojemności do 900 cm3 i 0,8358 zł dla pozostałych).

Ewidencja zasadniczo powinna być  prowadzona przez osobę używającą dany pojazd. Oznacza to, że możesz ją prowadzić zarówno Ty, jak i osoby zatrudnione. Natomiast ewidencja przebiegu pojazdu na koniec danego miesiąca powinna być potwierdzona Twoim podpisem, także w przypadku, gdy prowadziła ją inna osoba korzystająca w danym okresie z samochodu.

Ewidencja  nie posiada wzoru określonego przepisami, jednakże  zawarte w nich dyspozycje mówią, iż ewidencja powinna  zawierać takie dane jak:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika;
  • opis trasy (skąd – dokąd);
  • kolejny numer wpisu;
  • datę i cel wyjazdu;
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
  • stawkę za 1 km przebiegu;
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu;
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Ewidencję przebiegu pojazdu są zobowiązani prowadzić również podatnicy, którzy chcą odliczyć 100% VAT od zakupu samochodu oraz wydatków eksploatacyjnych, w tym paliwa. Dotyczy to pojazdów o masie do 3,5 tony, które wykorzystywane są wyłącznie na cele związane z działalnością gospodarczą.

Imienne karty przychodów pracowników

Jeśli zatrudniasz pracowników i wypłacasz in wynagrodzenie ze stosunku pracy (stosunku służbowego, pracy nakładczej, itp.) jesteś zobowiązany prowadzić indywidualne (imienne) karty przychodów pracowników (karty przychodów). Karty te mają na celu prawidłowe ustalenie zaliczki na podatek dochodowy.

Rejestry sprzedaży i zakupu podatku VAT

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem podatku VAT musisz prowadzić tego rodzaju rejestr, w którym ujmuje się wartość sprzedaży wraz z wartością należnego podatku VAT oraz wartość zakupu wraz z wartością VAT naliczonego. Rejestry VAT są podstawą do uzupełnienia deklaracji podsumowującej dany okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał) - deklaracji VAT-7 lub VAT-7K. Rejestry VAT również nie mają określonego wzoru, jednak w celu ich prawidłowego prowadzenia powinny zawierać m.in.:

  • kolejne numery wpisów,
  • dane faktury (kontrahent, numer faktury, data wystawienia),
  • wartość sprzedaży,
  • wartość podatku VAT z uwzględnieniem podziału na poszczególne stawki.

Dodatkowe ewidencje

Jeśli prowadzisz działalność kantorowa jesteś zobowiązany prowadzić ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych; z kolei w przypadku prowadzenia lombardów należy prowadzić ewidencję pożyczek i zastawionych rzeczy. Oprócz tego możesz dla własnych celów prowadzić inne ewidencje, pomocne dla prowadzenia działalności gospodarczej.

Udostępnij Wydrukuj

Czy ta strona była przydatna?

Tak | Trochę | Nie