Przed rozpoczęciem Przed rozpoczęciem
Zakładam firmę Zakładam firmę
Rozliczam podatki Rozliczam podatki
Ubezpieczam się Ubezpieczam się
Prowadzę firmę Prowadzę firmę
Zamykam firmę Zamykam firmę

Jak prawidłowo przechowywać dokumenty księgowe

Przepisy ustawy o rachunkowości nakazują najczęściej przechowywanie dokumentów przez 5 lat (z wyjątkiem sprawozdań finansowych). Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Dokumentację opisującą politykę rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe należy przechowywać w należyty sposób, a na przedsiębiorcy ciąży obowiązek ich chronienia przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Jeżeli system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, nie spełnia tych wymagań, zapisy te powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego. Ponadto przechowywanie ksiąg rachunkowych na innym nośniku niż w formie zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych jest dopuszczone przez ustawodawcę lecz jedynie przy zapewnieniu możliwości odtworzenia ksiąg w formie wydruków.

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Dopuszczalny jest również przekazanie zbiorów do przechowania podmiotowi zewnętrznemu, specjalizującemu się w świadczeniu usług tego rodzaju. W przypadku przekazania zbiorów do przechowania innej jednostce kierownik jednostki ma obowiązek powiadomienia właściwego urzędu skarbowego o miejscu przechowywania ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od ich wydania, a także zapewnienia dostępności ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Obliczanie okresu przechowywania

Okres przechowywania dokumentów uzależniony jest bezpośrednio od momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Bieg terminu przedawnienia może jednak zostać przerwany lub zawieszony. Szczegółowe zasady przerywania i zawieszania biegu terminu przedawnienia określone są w ustawie - Ordynacja podatkowa. Ponadto nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym, jednak po upływie terminu przedawnienia zobowiązania te mogą być egzekwowane tylko z przedmiotu hipoteki lub zastawu. Dowód nabycia środka trwałego powinien być przechowywany przez co najmniej 5 lat od zakończenia roku, w którym dokonano ostatniego odpisu amortyzacyjnego.

Przepisy emerytalne

Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek zobowiązany jest przechowywać przez 10 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez ZUS jednostki organizacyjnej ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

Przedsiębiorca jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika liczonego od dnia:

  • zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej;
  • wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.

Analizując okresy przechowywania dokumentów określone w poszczególnych przepisach, należy także zwrócić uwagę na ich zabezpieczenie przed przypadkowym zniszczeniem. Z przyczyn innych niż ustawowe nie należy niszczyć pewnych dokumentów, nawet po wymaganym okresie przechowywania. Związane może być to z dokumentowaniem praw własności.

Udostępnij Wydrukuj

Czy ta strona była przydatna?

Tak | Trochę | Nie