Przed rozpoczęciem Przed rozpoczęciem
Zakładam firmę Zakładam firmę
Rozliczam podatki Rozliczam podatki
Ubezpieczam się Ubezpieczam się
Prowadzę firmę Prowadzę firmę
Zamykam firmę Zamykam firmę

Rozliczanie podróży służbowej przedsiębiorcy

W trakcie podróży służbowej, jako przedsiębiorca masz prawo zaliczyć do kosztów wydatki, (choć nie wszystkie) z tym związane. Podstawowym warunkiem jest to, aby wydatki zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodu. Czyli tak samo, jak inne koszty, które rozliczasz w działalności.

Jakie wydatki możesz wliczyć do kosztów

Koszty przejazdu

  • Jeśli poruszasz się w trakcie podróży służbowej publicznym środkiem transportu (pociągiem, autobusem, samolotem), koszty rozliczasz w wysokości ceny biletu za przejazd. Nie ma ograniczeń, co do rodzaju i klasy środka transportu.
  • Jeśli podróżujesz samochodem firmowym, który jest zaliczony do środków trwałych – kosztem będą wszelkie wydatki faktycznie poniesione np. zakup paliwa, opłaty za parking, przejazd drogami płatnymi i autostradami, mycie samochodu, naprawa, holowanie. Podstawą rozliczeń są np. faktury, rachunki, dowody opłat.
  • Jeśli w trakcie podróży jeździsz samochodem, który nie znajduje się w ewidencji środków trwałych i rozliczany jest na podstawie ewidencji przebiegu – do kosztów zaliczysz wydatki maksymalnie do wysokości wynikającej z kilometrówki (kwoty liczby przejechanych kilometrów pomnożonej przez stawkę za 1 km przebiegu, właściwej dla danego pojazdu). W tej sytuacji pamiętaj, że jesteś zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Ograniczenie nie dotyczy samochodu osobowego używanego w ramach umowy leasingu oraz samochodów innych niż osobowe.

W ramach limitu kilometrówki koszty podatkowe stanowią nie tylko wydatki eksploatacyjne, ale także inne koszty związane z używaniem samochodu, np. koszty opłat parkingowych czy przejazdów płatnymi drogami i autostradami, z wyłączeniem czynszu najmu samochodu (interpretacja ogólna MF DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005).

Jeśli w trakcie podróży korzystasz z parkingu i masz dowód w postaci kuponu czy biletu, na którym nie ma nazwy Twojej firmy, powinieneś do prawidłowego rozliczenia sporządzić dowód wewnętrzny i dołączyć posiadany dokument.

Wydatki poniesione za granicą, na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Na ich odwrocie powineneś wpisać swoje (przedsięrbiorcy) dane oraz rodzaj zakupionego towaru.

Koszty noclegu

  • Koszty noclegu możesz rozliczać na podstawie faktury lub rachunku (przedsiębiorcy nie obowiązują limity dotyczące pracowników).

Koszty dojazdu środkami komunikacji miejscowej

Jeśli w podróży służbowej korzystasz środków komunikacji miejscowej, koszty rozliczasz w wysokości stwierdzonej biletem za przejazd albo innym dokumentem z którego będzie wynikała kwota poniesionego wydatku na konkretny środek transportu (przedsiębiorcy nie obowiązują ryczałty dotyczące pracowników).

Inne wydatki

W koszty możesz „wrzucić" także inne wydatki, takie jak np. zakup biletów na różnego rodzaju targi, wystawy, pokazy, koszty opłaty za bagaż w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem.

Dieta

Pamiętaj, że do kosztów nie zaliczysz wydatków np. na wyżywienie. W podróżcy, tak jak pracownikom, przysługuje Ci dieta. Możesz ją wliczyć w koszty, ale tylko do wysokości diety przysługującej pracownikom. Dokumentem będącym podstawą ujęcia jej w kosztach jest dowód wewnętrzny - rozliczenie podróży służbowej. Oprócz diet przedsiębiorcy nie przysługują żadne ryczałty.

Jak przeliczać koszty w walucie obcej

Jeśli w trakcie podróży otrzymałeś dokumenty potwierdzające wydatki w innej walucie, przeliczasz ją na złote. W przypadku wydatków faktycznie ponoszonych (np. opłata za przejazd autostradą, nocleg) – według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktur (innych dowodów) dokumentujących koszty związane z podróżą. W przypadku diety – przeliczasz według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dowodu wewnętrznego.

VAT

Za podróż służbową możesz rozliczyć VAT – na zasadach ogólnych, jak przy innych czynnościach opodatkowanych. Pamiętaj, że nie odliczysz VAT za usługi gastronomiczne i noclegi. Niepodlegający odliczeniu VAT możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Do odliczenia VAT uprawniają Cię dokumenty uznawane zgodnie z przepisami za faktury, czyli m.in. te, które potwierdzają przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiane w formie biletu jednorazowego. Dokument powinien zawierać: numer i datę wystawienia, imię i nazwisko lub nazwę podatnika, numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, kwotę podatku, kwotę należności ogółem.

Udostępnij Wydrukuj

Czy ta strona była przydatna?

Tak | Trochę | Nie