Jakie świadczenia na rzecz pracowników możesz zaliczyć w koszty

Świadczenia na rzecz pracowników co do zasady są kosztem uzyskania przychodów. Obejmują one m.in.:

  • wynagrodzenia za świadczoną pracę,
  • wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, pracę w  nocy czy regulaminowe premie,
  • wydatki ponoszone na zapewnienie pracownikom odzieży ochronnej i roboczej, posiłków profilaktycznych i regeneracyjnych, okularów korygujących wzrok,
  • obowiązkowe badania lekarskie,
  • diety i inne należności z tytułu podróży służbowych (np. wydatki eksploatacyjne samochodu, ale też opłaty za parkowanie czy przejazd autostradą w trakcie podróży służbowej),
  • świadczenia przyznane pracownikom wg uznania pracodawcy (np. nagrody),
  • koszty o charakterze motywującym, np. opłacenie pracownikom nieobowiązkowych usług medycznych albo zajęć sportowych,
  • wydatki na organizację imprez okolicznościowych i integracyjnych,
  • wydatki związane z objęciem dzieci pracowników opieką w zakładowych żłobkach albo przedszkolach,
  • dokształcanie pracowników.

Jakie świadczenia na rzecz pracowników nie stanowią kosztów uzyskania przychodów?

  • świadczenia ponoszone ze środków funduszu świadczeń socjalnych (kosztem są odpisy na ten fundusz),
  • wydatki ponoszone przez pracowników na podróże służbowe własnym samochodem w sytuacji, gdy przekroczą one kwotę ustaloną za jeden kilometr przebiegu pojazdu (zobacz więcej na temat rozliczania podróży służbowej pracownika),
  • jednorazowe odszkodowania z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w wysokości określonej przez właściwego ministra oraz dodatkowe składki ubezpieczeniowe w przypadku stwierdzenia pogorszenia warunków pracy,
  • składki z tytułu zawartych lub odnowionych umów ubezpieczenia na rzecz pracowników (z pewnymi wyjątkami),
  • świadczenia, inne należności czy zasiłki z ubezpieczenia społecznego wypłacane cudzoziemcowi, który w okresie świadczenia pracy na terytorium RP nie posiadał ważnego dokumentu upoważniającego do pobytu na terytorium RP,
  • wydatki na zakładowe przedszkola, żłobki i kluby dziecięce, jeśli przekraczają one miesięcznie 400 zł. (żłobek lub klub dziecięcy) lub 200 zł (przedszkole) na dziecko pracownika,
  • dopłaty na przedszkola, żłobki i kluby dziecięce dla dzieci pracowników poza zakładem pracy jeśli przewyższają one miesięcznie 400 zł. (żłobek lub klub dziecięcy) lub 200 zł (przedszkole) na dziecko pracownika.

Kiedy rozlicza się koszta uzyskania przychodów?

Świadczenia na rzecz pracowników stanowią koszty uzyskania przychodów w momencie ich zapłaty. To bardzo istotne, ponieważ w przypadku niedotrzymania terminu należności, koszty te podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu w miesiącu, w którym zostaną zrealizowane. Jak to wygląda w praktyce?


Przykład 1
Jeśli zgodnie z przyjętym przez pracodawcę systemem wynagrodzeń, wynagrodzenia za dany miesiąc wypłacane są do dnia 28 tego miesiąca i pracodawca wynagrodzenia za styczeń 2016 r. wypłacił pracownikom w dniu 28 stycznia 2016 r., to powinien je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w styczniu 2016 r.

Przykład 2
Jeśli zgodnie z przyjętym przez pracodawcę systemem wynagrodzeń, wynagrodzenia należne za dany miesiąc wypłacane są do dnia 10 następnego miesiąca i wynagrodzenia za miesiąc styczeń 2016 r. pracodawca wypłacił pracownikom 10 lutego 2016 r., to powinien je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w styczniu 2016 r.

Przykład 3
Jeśli zgodnie z przyjętym przez pracodawcę systemem wynagrodzeń, wynagrodzenia należne za dany miesiąc wypłacane są do dnia 10 następnego miesiąca i wynagrodzenia za miesiąc styczeń 2016 r. pracodawca wypłacił pracownikom 12 lutego 2016 r., to powinien je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w lutym 2016 r.

Przykład 4
Jeśli zgodnie z przyjętym przez pracodawcę systemem wynagrodzeń, wynagrodzenia za dany miesiąc wypłacane są do dnia 10 następnego miesiąca i pracodawca wypłacił 10 lutego 2016 r. wynagrodzenia za styczeń 2016 r., natomiast składki od tych wynagrodzeń zapłacił 15 marca 2016 r., wynagrodzenia powinien zaliczyć do kosztów stycznia 2016 r., a opłacone składki do kosztów marca 2016 r.

Przykład 5
Jeśli zgodnie z przyjętym przez pracodawcę systemem wynagrodzeń, wynagrodzenia za dany miesiąc wypłacane są do dnia 10 następnego miesiąca i pracodawca wypłacił 10 lutego 2016 r. wynagrodzenia za styczeń 2016 r., natomiast składki od tych wynagrodzeń opłacił do 15 lutego 2016r., powinien on zarówno wynagrodzenia jak i składki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w styczniu 2016 r.

Udostępnij Wydrukuj

Czy ta strona była przydatna?

Tak | Trochę | Nie