Jak rozliczać podatki za pracownika

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i zamierzasz zatrudnić pracowników z chwilą zatrudnienia pracowników staniesz się płatnikiem podatku. Co to oznacza? Będziesz zobowiązany do wyliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia oraz wpłacenia jej w określonym terminie organowi podatkowemu. Poniżej dowiesz się, jak to zrobić

Co zrobić zanim zaczniesz rozliczać podatki za pracownika?

Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za dokonanie obliczenia i terminową wpłatę podatku i zgłoszenie jej do US

Jeśli nie chcesz sam dokonywać obliczenia, poboru i wpłaty do urzędu skarbowego zaliczek na podatek od przychodów pracowników, powinieneś wyznaczyć osobę, która będzie to robiła. Osobę tę (jej imię i nazwisko oraz adres) powinieneś zgłosić do Twojego urzędu skarbowego w terminie wyznaczonym do dokonania pierwszej wpłaty (tj. do 20. dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym dokonano wypłaty wynagrodzenia na rzecz pracownika). Niezgłoszenie takiej osoby jest wykroczeniem skarbowym i grozi karą grzywny. W razie zmiany osoby wyznaczonej – zmianę tę musisz zgłosić w terminie 14 dni od dnia, w którym wyznaczono tę osobę.  

Prowadzenie indywidualnej (imiennej) karty przychodów pracowników

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą jako osoba fizyczna i prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów, rozliczasz się z podatku dochodowego w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub w formie karty podatkowej masz obowiązek prowadzić indywidualne (imienne) karty przychodów pracowników, którym wypłacasz należności ze stosunku pracy.

Karta przychodów powinna zawierać co najmniej następujące dane:

1) imię i nazwisko pracownika oraz jego numer NIP albo PESEL,

2) miesiąc, w którym nastąpiła wypłata (przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych i karcie podatkowej rozporządzenie wykonawcze nie przewiduje tego elementu),

3) sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto (w gotówce i w naturze),

4) koszty uzyskania przychodu,

5) potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe i chorobowe),

6) podstawę obliczenia zaliczki na podatek dochodowy w danym miesiącu,

7) dochód narastająco od początku roku,

8) kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy, obliczonej zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

9) składkę na powszechne ubezpieczenie zdrowotne,

10) kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy,

11) datę przekazania zaliczki na rachunek urzędu skarbowego.

Imienna karta przychodów pracownika umożliwi m.in. prawidłowe wywiązanie się przez Ciebie z  obowiązków płatnika podatku dochodowego (ustalenie przekazywanej do urzędu skarbowego miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy pracownika, sporządzenie informacji PIT-11). W karcie przychodów należy wykazywać wynagrodzenia i inne przychody ze stosunku pracy, które zostały wypłacone pracownikowi w danym miesiącu.

Karty przychodów pracowników za dany miesiąc należy wypełnić najpóźniej w terminie przewidzianym do przekazania przez Ciebie (jako płatnika) zaliczki na podatek od dochodów pracowników na rachunek urzędu skarbowego, czyli do dnia 20 następnego miesiąca po miesiącu w którym dokonano wypłatę.

Kartę przychodów możesz również prowadzić w formie elektronicznej – w takim przypadku na koniec każdego miesiąca (nie później jednak niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni) musisz sporządzić wydruk zapisów dokonanych za dany miesiąc.

Jeśli opłacasz podatek dochodowy w formie karty podatkowej (za wyjątkiem jeśli Twoja działalność polega na prowadzeniu parkingu) i zatrudniasz  pracowników – masz również obowiązek prowadzić książkę ewidencji zatrudnienia. Powinna ona być zbroszurowana, wszystkie jej strony ponumerowane i zawierać następujące dane:

1) numer wpisu,

2) imię i nazwisko osoby zatrudnionej,

3) numer PESEL osoby zatrudnionej,

4) NIP osoby zatrudnionej (jeśli posiada nr NIP),

5) datę rozpoczęcia i zakończenia przez tę osobę zatrudnienia,

6) adnotacje o przerwach w zatrudnieniu.

Zapis dotyczący zatrudnienia danej osoby powinien być dokonany nie później niż przed rozpoczęciem zatrudnienia przez tę osobę.

Ustalenie przychodów ze stosunku pracy

Aby prawidłowo wyliczyć wysokość podatku (zaliczki), przede wszystkim trzeba ustalić kwotę przychodu pracownika, uzyskiwane w danym miesiącu.

Przychody ze stosunku pracy to wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz nieodpłatne świadczenia w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W szczególności są to:

  • wynagrodzenia zasadnicze,
  • wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,
  • różnego rodzaju dodatki, nagrody,
  • ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona
  • świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika
  • wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zauważ, że każde przysporzenie majątkowe, w tym również nieodpłatne świadczenie rzeczowe uzyskane przez pracownika z związku z zawartą umową o pracę stanowi przychód ze stosunku pracy. Przy ustalaniu przychodu nie ma znaczenia, czy źródłem sfinansowania świadczenia są np. środki obrotowe pracodawcy, czy też środki Zakładowego Funduszy Świadczeń Pracowniczych W konsekwencji do przychodów ze stosunku pracy m.in. należą również takie świadczenia otrzymane od pracodawcy, jak: deputaty, wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, nieodpłatne korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych, odprawa emerytalna, świadczenia urlopowe, itp.

Jak ustalać wartość świadczeń

Co do zasady, wartość pieniężną świadczeń w naturze oraz innych nieodpłatnych świadczeń ustala się na podstawie cen rynkowych. Od powyższej reguły istnieją jednak wyjątki, o których warto pamiętać. I tak, w przypadku najczęściej spotykanego nieodpłatnego używania przez pracownika dla celów prywatnych samochodu służbowego ustalono w przepisach, że wartość takiego świadczenia wynosi 250 zł/miesięcznie dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3 i 400 zł miesięcznie dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.

Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń a odpłatnością ponoszoną przez pracownika. Pojęcie nieodpłatnych świadczeń nie zostało jednak sprecyzowane w przepisach podatkowych. W tym zakresie warto posiłkować się orzecznictwem sądów administracyjnych oraz Trybunału Konstytucyjnego. Na uwagę zasługuje w szczególności wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13. Jeżeli wystąpią wątpliwości, można odwołać się do wydanych interpretacji.

Przychód ze stosunku pracy powstaje w tym miesiącu, w którym wynagrodzenie zostaje faktycznie wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika, czyli w przypadku, gdy dokonujesz przelewu wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika - to przychód powstaje w dniu dokonania przelewu.

Przykład: Jan Kowalski pracownik firmy XYZ otrzymał w styczniu 2017 r. wynagrodzenie w kwocie 8000 zł oraz premie pieniężną w wysokości 800 zł. Jednocześnie pracodawca udostępnił jemu do celów prywatnych samochód służbowy o poj. 1400 cm3 oraz przekazał kartę wstępu do obiektów sportowych zakupioną przez pracodawcę za kwotę 200 zł netto. Jan Kowalski zgodnie z regulaminem pracodawcy dotyczącym korzystania z kart wstępu do obiektów sportowych zapłacił pracodawcy za prawo korzystania  z tej karty 50 zł.

Jan Kowalski w styczniu 2017 r. osiągnął przychody w łącznej wysokości 9200 zł, z czego:

  • przychody pieniężne ze stosunku pracy (wynagrodzenie + premia) -  8.800 zł,
  • świadczenie z tytułu użytkowania samochodu służbowego dla celów prywatnych o wartości określonej w przepisach – 250 zł,
  • świadczenie w postaci karty (częściowo odpłatne) – 150 zł (różnica pomiędzy ceną zakupu karty przez pracodawcę a odpłatnością ponoszoną przez pracownika).

Obliczenie i pobranie od przychodów pracownika zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych

Jako płatnik jesteś zobowiązany do obliczania i poboru od każdego rodzaju przychodu uzyskiwanego przez pracownika (wynagrodzenia, premii, świadczenia rzeczowego) zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Aby ustalić kwotę zaliczki musisz w pierwszym rzędzie ustalić przychód pracownika, a następnie dochód będący podstawą opodatkowania powinieneś pomniejszyć o:

  • potrącone przez Ciebie w danym miesiącu z wynagrodzenia pracownika składki na ubezpieczenia społeczne,
  • koszty uzyskania przychodów (kwota 111,25 zł miesięcznie z tytułu jednego stosunku pracy i kwota 139,06 zł miesięcznie dla pracowników zatrudnionych poza miejscem stałego zamieszkania).

Podatek obliczasz według stawki 18% lub 32% (w zależności wysokości uzyskanych w roku dochodów pracownika). Tak obliczoną zaliczkę na podatek pomniejszasz jeszcze o kwotę zmniejszającą podatek w wysokości 46,33 zł pod warunkiem, że:

  • dochody pracownika nie przekroczą w 2017 r. kwoty 85.528 zł (kwota stanowiąca górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej),
  • pracownik przed pierwszą wypłatą w roku podatkowym złoży oświadczenie na formularzu PIT-2, w którym stwierdza, że nie osiąga innych dochodów od których opłacane są zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Więcej na temat obliczenia zaliczki w artykule Koszt zatrudnienia pracownika na etacie.

Dokonanie wpłaty do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych

Jako płatnik jesteś bezwzględnie zobowiązany do wpłacenia zaliczki na podatek na właściwy rachunek Twojego urzędu skarbowego w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano wypłaty wynagrodzenia.

Przykład: Jan Nowak prowadzący działalność gospodarczą w dniu 31 stycznia 2017 r. wypłacił ze swojego firmowego rachunku bankowego w formie przelewu wynagrodzenia dla pracowników zatrudnionych w jego przedsiębiorstwie za styczeń 2017 r. W związku z powyższym wpłaty zaliczki na podatek dochodowy na rachunek urzędu skarbowego będzie musiał dokonać do dnia 20 lutego 2017 r.

Przykład: Jan Kowalski prowadzący działalność gospodarczą w dniu 1 lutego 2017 r. wypłacił ze swojego firmowego rachunku bankowego w formie przelewu wynagrodzenia dla pracowników zatrudnionych w jego przedsiębiorstwie za styczeń 2017 r. W związku z powyższym wpłaty zaliczki na podatek dochodowy na rachunek urzędu skarbowego będzie musiał dokonać do dnia 20 marca 2017 r.

Pamiętaj! Za terminową wpłatę zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wypłacanych pracownikom wynagrodzeń czy też innych uzyskiwanych przez nich z Twojej firmy przychodów odpowiadasz całym swoim majątkiem. Niewykonanie lub nieprawidłowe wykonanie tych obowiązków jest również przestępstwem skarbowym i może grozić karą grzywny lub nawet pozbawienia wolności.

Sporządzenie imiennej informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy

Uwaga! W odniesieniu do dochodów uzyskanych od 1 stycznia 2017 r. nie musisz już sporządzać dla pracownika, na jego wniosek, rocznego obliczenia podatku (PIT-40). Obowiązek ten uchyliła ustawa z dnia 9 marca 2017 r. o zmiennie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy – Kodeks karny skarbowy. Teraz rozliczenia rocznego podatku m.in. osób zatrudnionych na umowie o pracę dokonują urzędy skarbowe. Zniknął PIT-12 oraz PIT-40.

Jako płatnik jesteś obowiązany przygotować i przekazać wszystkim pracownikom imienne informacje o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11). Formularz oraz instrukcja jego wypełniania.

Wypełniony formularz PIT-11 powinieneś przekazać pracownikowi i urzędowi skarbowemu (właściwemu według jego miejsca zamieszkania) w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym. W formularzu PIT-11 wykazuje się również inne dochody, jakie pracownik uzyskał od pracodawcy na innej podstawie niż stosunek pracy - czyli np. dochody z działalności wykonywanej osobiście (np. z tytułu umowy zlecenia), podlegające opodatkowaniu według skali podatkowej na zasadach ogólnych.

Poza PIT-11 jesteś obowiązany złożyć do swojego urzędu skarbowego w terminie do 30 stycznia roku następnego po roku podatkowym formularz PIT-4R – „deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy". W PIT-4R wykazuje się kwotę należnych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Kwota ta powinna zgadzać się z sumą zaliczek wpłaconych do Urzędu Skarbowego. Jeżeli wystąpiła różnica pomiędzy kwotą pobranego podatku a kwotą wpłaconego podatku, musisz ją wyjaśnić w składanej deklaracji. PIT-4R należy przekazać wyłącznie do Twojego Urzędu Skarbowego. Nie należy przekazywać go pracownikom, których zaliczki są rozliczane. Sporządza się wyłącznie jedną deklarację PIT-4R niezależnie od liczby pracowników, za których opłacane były zaliczki.

Pamiętaj! PIT 4R sporządzasz jedynie w przypadku, gdy zatrudniasz pracowników (czy to na umowę o pracę czy na umowę cywilnoprawną), tzn. gdy wpłacasz zaliczki na podatek od przychodów otrzymywanych przez pracowników. Deklaracji tej  nie sporządzasz gdy  wpłacasz zaliczki na podatek wyłącznie za siebie, tj. gdy rozliczasz swój podatek dochodowy.

Obowiązek przechowywania dokumentów związanych z poborem podatku

Pamiętaj, że jesteś zobowiązany przechowywać dokumentację związaną z poborem podatku dochodowego do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Stąd dokumentację dotyczącą 2017 r. należy przechowywać do końca 2023 r.

Ważna informacja

Niezależnie od obowiązków, które wiążą się z zatrudnianiem pracowników, jeśli terminowo wpłacasz zaliczki na podatek od ich wynagrodzeń, przysługuje Ci z tego tytułu wynagrodzenie wynoszące 0,3% kwoty pobranych na rzecz budżetu państwa zaliczek na podatek. Kwota wynagrodzenia potrącana jest z kwoty zaliczek na podatek pobranych przez płatnika. Wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania zaliczek na podatek dochodowy od przychodów pracowników wykazuje się w deklaracji rocznej PIT-4R. Wynagrodzenie to jest przychodem z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Udostępnij Wydrukuj

Czy ta strona była przydatna?

Tak | Trochę | Nie