Metoda kasowa i memoriałowa w PIT

Jeżeli prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) możesz wybrać, w jaki sposób chcesz ewidencjonować wydatki (koszty podatkowe). Masz do wyboru dwie metody – memoriałową i kasową.

Prowadząc KPiR rozpoznajesz dzień poniesienia koszty podatkowego jako dzień, w którym kontrahent wystawił Ci fakturę lub inny dowód księgowy. W zależności od wyboru metody opodatkowania, różnie będziesz ewidencjonować te koszty.

Wyboru metody prowadzenia KPiR nie musisz zgłaszać Naczelnikowi US, ani uwidaczniać we wpisie w CEIDG. Jest to wewnętrzny, przyjęty przez Ciebie sposób ewidencji kosztów. Musisz jednak pamiętać, że wybraną metodę trzeba stosować przez cały rok podatkowy.

Metoda memoriałowa

W przypadku metody memoriałowej musisz dzielić koszty na pośrednio i bezpośrednio związane z prowadzoną przez Ciebie działalnością.

Koszty pośrednie to takie, których nie możesz jednoznacznie przyporządkować do konkretnego przychodu, jaki osiągasz. Są to np. wydatki na reklamę, abonament telefoniczny, czynsz.

Koszty bezpośrednie to takie, które można bezpośrednio przyporządkować do faktur, jakie wystawiasz swoim klientom. Jest to zakup określonych towarów, które następnie odprzedajesz, zakup usługi niezbędnej do tego, aby można było zrealizować kontrakt (np. ubezpieczenie konkretnej transakcji, pomoc prawna przy sporządzeniu konkretnej umowy).

W przypadku kosztów bezpośrednich, ujmuje się je w roku, którego dotyczą, nawet jeżeli zostały poniesione w roku następnym (ale tylko do momentu złożenia deklaracji podatkowej).

Przykładowo, jeżeli kupisz maszynę w listopadzie 2014 r. z odroczonym terminem płatności (płatność w styczniu 2015), a maszynę odprzedasz klientowi w grudniu 2014 r., to koszt zakupu, mimo że poniesiony w styczniu 2015 r. ewidencjonujesz w KPiR za rok 2014 (z datą 31 grudnia).

Jeżeli jednak złożysz zeznanie podatkowe (albo upłynie termin do złożenia zeznania) przed datą wystawienia faktury zakupowej związanej z przychodem osiągniętym w poprzednim roku, koszt ewidencjonujesz w roku poniesienia.

W przypadku kosztów pośrednich – ewidencjonujesz je kierując się datą wystawienia faktury przez Twojego dostawcę. Jest tylko jeden wyjątek od rozpoznawania kosztów pośrednich w ten sposób. Jeżeli koszt dotyczy przełomu roku – dzieli się go proporcjonalnie do roku podatkowego, którego dotyczy.

Przykładowo, jeżeli płacisz za usługę ciągłą (np. czynsz, leasing, rachunek za telefon), ale w okresach innych niż miesięczne (od 1. do ostatniego dnia miesiąca), to na przełomie grudnia i stycznia proporcjonalnie podzielisz koszt wynikający z faktury, mimo że została ona wystawiona w styczniu. Inny przykład to rachunek za telefon, który składa się z rozliczenia rozmów za poprzedni miesiąc i opłaty abonamentowej za bieżący.

Można zrobić to prościej – metodą kasową

Metoda kasowa (zwana również uproszczoną) polega na tym, że wydatki ujmuje się w KPiR w dniu ich poniesienia. Nie trzeba zatem ani śledzić, z jaką datą kontrahent wystawił fakturę, ani dzielić kosztów na pośrednie i bezpośrednie. Wystarczy prześledzić historię przelewów z rachunku bankowego i na tej podstawie zaewidencjonować wszystkie wydatki.

Wyjątki

Istnieją takie zdarzenia gospodarcze, które przepisy szczególne każą traktować inaczej. Do wyjątków należy wypłata wynagrodzenia za prace oraz zapłata składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Niezależnie od metody ewidencjonowania kosztów, te wydatki ewidencjonuje się do kosztów miesiąca, za który wynagrodzenie jest należne.

Pamietętaj, że składki ZUS opłacone na własne ubezpieczenia społeczne przedsiębiorcy będą kosztem dopiero w momencie ich faktycznej zapłaty.

Przekładowo, jeżeli wypłacasz pracownikom wynagrodzenie za marzec do 10 kwietnia, taki wydatek zawsze jest dla Ciebie kosztem marca.

Jest od tej zasady wyjątek. Jeżeli spóźnisz się z wypłata wynagrodzenia – wydatek ewidencjonujesz w miesiącu faktycznej zapłaty.

Przykładowo, jeżeli wynagrodzenie musiało być wypłacone za marzec do 10 kwietnia, ale pracownik otrzymał pieniące 12 kwietnia, taki koszt rozpoznajesz w kwietniu. Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia za marzec to ostatni dzień danego miesiąca, za jaki wynagrodzenie jest należne (ostatni dzień marca), a wynagrodzenie wypłacisz 1 kwietnia, taki wydatek jest ujmowany jako koszt kwietniowy.

Udostępnij Wydrukuj

Czy ta strona była przydatna?

Tak | Trochę | Nie