Metoda kasowa w VAT

Zasady ogólne – metoda memoriałowa

Jako podatnik VAT musisz rozliczać ten podatek miesięcznie albo kwartalnie. Podstawowa zasada jest taka, że wszystkie faktury wystawione w danym okresie rozliczeniowym wykazujesz w deklaracji podatkowej sporządzanej za ten okres. Suma należnego podatku VAT na wystawionych fakturach, to Twój podatek należny.

Jedną z wad bycia przedsiębiorcą jest obowiązek memoriałowego rozpoznawania zobowiązań podatkowych. Oznacza to, że nie jest analizowany stan faktyczny (faktyczne wpływy), ale fikcyjny stan, wynikający z wystawionych przez Ciebie dokumentów.

Przykładowo, jeżeli w danym miesiącu wystawisz faktury na łączną kwotę 10 000 zł + 2300 zł VAT, to niezależnie od tego, czy Twoi kontrahenci Ci zapłacą, kwota VAT należnego wynosi 2300 zł. Jest to kwota, którą (po pomniejszeniu o VAT naliczony – VAT z faktur zakupowych) należy wpłacić na rachunek urzędu skarbowego.

Jeżeli nie otrzymasz zapłaty od swoich kontrahentów, nadal musisz zapłacić VAT należny (z własnych środków). Jest to rozwiązanie bardzo uciążliwe w przypadku firm, które nie otrzymują należności w terminie, albo wystawiają faktury na duże kwoty po raz pierwszy.

Można zrobić to inaczej – metoda kasowa

Na początku musisz wiedzieć, że metoda kasowego rozliczania VAT jest bardziej czasochłonna niż metoda memoriałowa. Musisz też wiedzieć, że nie każdy przedsiębiorca może z niej skorzystać.

Warunki wyboru

Wybór metody kasowej musi być zgłoszony Naczelnikowi US. Dokonujesz tego albo przy rejestracji (zaznaczając odpowiednie pole we wniosku o wpis do CEIDG), albo później, do końca miesiąca poprzedzającego okres, w którym zaczniesz rozliczać się kasowo (na formularzu VAT-R składanym Naczelnikowi US).

Musisz pamiętać, że metodę kasową mogą wybrać wyłącznie mali podatnicy (sprzedaż rocznie za kwotę nie większą niż 1,2 mln EUR – 5 015 000 zł, a w przypadku usług pośrednictwa 188 000 zł), a jedną z podstawowych różnic w rozliczaniu podatku w stosunku do metody memoriałowej są obligatoryjne kwartalne okresy rozliczeniowe.

Pamiętaj, że ponownej zmiany metody rozliczania VAT możesz dokonać dopiero po upływie 12 miesięcy.

Jako podatnik VAT kasowy musisz również odpowiednio oznaczać wystawione faktury. Musi się na nich znaleźć adnotacja „metoda kasowa". Wynika to również z faktu, że zasady odliczania podatku z takiej faktury przez Twojego kontrahenta są inne niż w przypadku zwykłych faktur.

To również wskazówka dla Ciebie – VAT naliczony z faktury z adnotacją „metoda kasowa" można odliczyć dopiero po zapłacie za towar/usługę.

Sposób rozliczania podatku

Dla Ciebie, jako wystawcy faktury metodą kasową, podstawową zaletą jest obowiązek zapłaty podatku VAT dopiero w okresie, w którym otrzymasz zapłatę. Oznacza to, że jeżeli kontrahent nie zapłaci Ci w terminie, nie musisz od wystawionej faktury płacić VAT. Jeżeli kontrahent zapłaci Ci tylko część kwoty należnej, rozliczasz VAT częściowo (w przypadku częściowych wpłat jedna wystawiona przez Ciebie faktura może być wykazana w kilku okresach rozliczeniowych).

Z powyższego wynika, że aby prawidłowo rozliczyć podatek VAT za dany kwartał trzeba prześledzić historię wszystkich wpłat od kontrahentów w danym okresie i przyporządkować je do odpowiednich faktur. Jeżeli wystawiasz dużo dokumentów księgowych i masz kontrahentów, który dokonują częściowych płatności – jest to czasochłonne. Jeżeli prowadzenie KPiR powierzysz zewnętrznej firmie, albo samodzielnie musisz generować takie dane, albo musisz udostępnić temu podmiotowi wgląd w swój rachunek firmowy.

Data powstania obowiązku podatkowego

W zależności od tego, z kim dokonujesz transakcji, odmiennie określa się datę powstania obowiązku podatkowego.

Musisz rozliczyć podatek VAT w okresie w którym:

  • otrzymasz całość lub część zapłaty – jeżeli Twoim kontrahentem jest inny podatnik VAT,
  • otrzymasz całość lub część zapłaty, a jeżeli to nie nastąpi, to w ciągu 180 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi 0 jeżeli Twoim kontrahentem jest przedsiębiorca niebędący czynnym podatnikiem VAT albo osoba fizyczna (konsument).

Kiedy nie możesz stosować metody kasowej

Metody kasowej nie możesz stosować w przypadku:

  • sprzedaży przy pomocy automatów,
  • świadczenia usług telekomunikacyjnych za pomocą żetonów i kart telefonicznych,
  • otrzymania dotacji, subwencji i podobnych dopłat,
  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
  • importu usług.

Kiedy metoda memoriałowa jest opłacalna

Wszystko zależy ot konkretnych warunków, w jakich prowadzisz działalność, więc ostateczna decyzja należy do Ciebie. Poniżej dajemy Ci wskazówki, które pomogą dokonać wyboru.

Metoda kasowa to obligatoryjne kwartalne rozliczenie podatku VAT. Pamiętaj, że musisz mieć odpowiedni zapas środków finansowych na zapłatę podatku za dany kwartał (co do zasady trzy razy więcej niż przy rozliczeniach miesięcznych). Jeżeli nie zrobisz rezerwy finansowej – możesz mieć problem z płynnością finansową.

Jeżeli wystawiasz faktury z długim terminem płatności – metoda jest korzystna, ponieważ podatek płacisz dopiero po otrzymaniu wynagrodzenia. Minimalizujesz ryzyko, że nie będziesz mieć z czego zapłacić podatku VAT.

Jeżeli Twoi kontrahenci nie płacą w terminie metoda również jest opłacalna. Do tego brak możliwości odliczenia VAT z Twojej faktury do czasu zapłaty może wpłynąć mobilizująco na Twojego dłużnika.

Jeżeli wystawiasz dużo faktur, będziesz mieć dużo obowiązków związanych z ewidencją wpłat i przyporządkowywaniem ich do konkretnych faktur.

Niektórzy kontrahenci niechętnie podpisują umowy z przedsiębiorcami rozliczającymi VAT kasowo (głównie ze względu na brak możliwości odliczenia podatku VAT przed dniem zapłaty).

Udostępnij Wydrukuj

Czy ta strona była przydatna?

Tak | Trochę | Nie