Kto powinien posiadać NIP, jak go uzyskać i jak zgłaszać zmiany

Od początku 2012 r. osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej lub niebędące zarejestrowanym podatnikiem VAT lub niebędące płatnikiem podatków lub składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne posługują się tylko numerem PESEL, który jest identyfikatorem obywatela w kontaktach z urzędem skarbowym. Jako przedsiębiorca, będziesz najczęściej posługiwał się identyfikatorem podatkowym NIP. Poniżej znajdziesz informacje, jakie są zasady dokonywania zgłoszenia NIP oraz aktualizacji danych.

Zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw (np. dotyczących ubezpieczeń społecznych) są podatnikami, płatnikami podatków lub płatnikami składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu. Dotyczy to również płatników VAT (nawet jeśli nie są przedsiębiorcami).

Oznacza to, że jeśli nawet nie jesteś zarejestrowanym przedsiębiorcą ale samodzielnie (jako płatnik) odprowadzasz składki do ZUS, będziesz musiał dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego (aby uzyskać NIP) albo zgłoszenia aktualizacyjnego (aby - posiadając już NIP - zgłosić ewentualne zmiany danych objętych zgłoszeniem). Dotyczy to m.in. wspólników spółki jawnej, komandytowej, partnerskiej, komandytowo-akcyjnej, którzy zgodnie z przepisami ubezpieczeniowymi są płatnikami składek na ubezpieczenia.

Osoby fizyczne

  • Zgłoszenie identyfikacyjne NIP oraz aktualizacja danych w przypadku firm jednoosobowych

Zgłoszenie

Osoba fizyczna będąca przedsiębiorcą prowadząca działalność na własne nazwisko  (działalność jednoosobowa) nie musi oddzielnie składać zgłoszenia identyfikacyjnego NIP do urzędu skarbowego. Zgłoszenie to jest składane równocześnie z wnioskiem o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Zmiana danych

Zgłoszenie aktualizacyjne, czyli aktualizacja danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym również dokonywana jest poprzez zgłoszenie zmian do CEIDG. Zobacz więcej na temat zmian w CEIDG.

Likwidacja działalności

W przypadku zakończenia działalności, zgłoszenie aktualizacyjne NIP, następuje poprzez zgłoszenie zakończenia działalności w CEIDG.

  • Zgłoszenie identyfikacyjne NIP oraz aktualizacja danych w przypadku przedsiębiorcy prowadzącego działalność w formie spółki cywilnej

Zgłoszenie

Zgłoszenie identyfikacyjne NIP wspólnicy spółki cywilnej składają w ramach wniosku o wpis do CIEDG.

Zmiana danych

Zgłoszenie aktualizacyjne (informacja o zmianie danych) również składane jest w ramach wniosku o zmianę wpisu do CEIDG.

UWAGA! Zmianę nazwiska wspólnika figurującego w nazwie spółki cywilnej spółka dokonuje niezależnie (od wniosku wspólnika o wpis do CEIDG) dokonując zgłoszenia aktualizacyjnego NIP‑2 w urzędzie skarbowym.

UWAGA! NIP spółki cywilnej jest numerem całkowicie różnym od NIP poszczególnych wspólników spółki.

Likwidacja działalności

W przypadku likwidacji działalności, wspólnicy składają zgłoszenie aktualizacyjne w ramach  wniosku o wykreślenie wpisu do CEIDG.

UWAGA! Likwidację działalności spółki cywilnej spółka dokonuje niezależnie (od wniosku wspólników o wpis do CEIDG) dokonując zgłoszenia aktualizacyjnego NIP‑2 w urzędzie skarbowym.

UWAGA! Oprócz czynności związanych z ewidencją podatkową (wspólników i spółki), należy zgłosić zakończenie działalności do rejestru REGON

  • Zgłoszenie identyfikacyjne NIP oraz aktualizacja danych w przypadku osób niebędących przedsiębiorcą ale prowadzących działalność na własne nazwisko (np. komornicy)

Zgłoszenie

Zgłoszenie identyfikacyjne składane jest na formularzu NIP-7 we właściwym urzędzie skarbowym.

Zmiana danych

Zgłoszenie aktualizacyjne składane jest formularzu NIP-7 (dotyczy również osobistego rachunku bankowego, czy związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą).

Likwidacja działalności

Likwidacja działalności zgłaszana jest na formularzu NIP-7 we właściwym urzędzie skarbowym.

  • Zgłoszenie identyfikacyjne NIP oraz aktualizacja danych w przypadku osób niebędących przedsiębiorcami i prowadzącymi działalność wyłącznie w formie spółki: jawnej, komandytowej, partnerskiej, komandytowo-akcyjnej

Zgłoszenie

Zgłoszenie identyfikacyjne wspólnicy składają bezpośrednio w urzędzie skarbowym na formularzu NIP-7 tylko w przypadku, gdy wspólnik opłaca składki na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne (jest płatnikiem ZUS). W przeciwnej sytuacji nie składa żadnego zgłoszenia NIP.

Zmiana danych

W sytuacji, gdy identyfikatorem wspólnika jest NIP, to zmianę danych dotyczącą np.: adresu miejsca zamieszkania, czy numeru osobistego rachunku bankowego, wspólnicy aktualizują indywidualnie w urzędzie skarbowym na formularzu NIP-7.

Natomiast w sytuacji, gdy identyfikatorem wspólnika jest numer PESEL, zmiana adresu miejsca zamieszkania lub osobistego rachunku bankowego może być dokonana na formularzu ZAP-3 w dowolnym urzędzie skarbowym.

Likwidacja działalności

Likwidacja działalności przez spółkę, w sytuacji, gdy identyfikatorem wspólnika był NIP po zakończeniu działalności przez spółkę identyfikatorem podatkowym wspólnika, który nie będzie już płatnikiem (bez dokonywania aktualizacji w urzędzie skarbowym) jest numer PESEL.

Osoby prawne

  • Zgłoszenie identyfikacyjne oraz aktualizacja danych w przypadku podatników wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego

Zgłoszenie identyfikacyjne odnośnie:

  • danych podstawowych - danych objętych treścią wniosku o wpisu w KRS - na tym wniosku składanym w sądzie rejestrowym,
  • danych uzupełniających – pozostałych danych ewidencyjnych (dla ewidencji podatkowej, GUS i ZUS) - na zgłoszeniu NIP-8 składanym do urzędu skarbowego.

Zgłoszenie aktualizacyjne odnośnie:

  • danych podstawowych - na wniosku o wpisu w KRS składanym w sądzie rejestrowym,
  • danych uzupełniających – na zgłoszeniu NIP-8 składanym do urzędu skarbowego.

Likwidacji działalności dokonuje się na wniosku o wpisu w KRS składanym w sądzie rejestrowym.

  • Zgłoszenie identyfikacyjne NIP oraz aktualizacja danych w przypadku podatników (jednostek organizacyjnych) niepodlegających wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego, np. spółka cywilna.

Zgłoszenie identyfikacyjne składane jest na formularzu NIP-2 we właściwym urzędzie skarbowym.

Zgłoszenie aktualizacyjne składane jest na formularzu NIP-2 (np.: zmiana siedziby, zmiana rachunku bankowego związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą, zmiana nazwy, w tym w związku ze zmianą nazwiska wspólnika).

Likwidacja działalności zgłaszana jest na formularzu NIP-2 we właściwym urzędzie skarbowym.

UWAGA! NIP spółki cywilnej jest numerem całkowicie różnym od NIP poszczególnych wspólników spółki.

Właściwość naczelnika urzędu skarbowego i terminy dokonania zgłoszenia

Zgłoszenie identyfikacyjne

Podatnicy VAT zgłoszenie identyfikacyjne składają do naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach podatku od towarów i usług, przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu tym podatkiem; z tym, że osoby fizyczne są obwiązane dokonać takiego zgłoszenia tylko w przypadku dokonania zgłoszenia rejestracyjnego VAT–R.

Podatnicy będący podatnikami podatku dochodowego, zgłoszenie identyfikacyjne składają do naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach podatku dochodowego, nie później niż w terminie przewidzianym do złożenia pierwszej deklaracji, zeznania, informacji bądź oświadczenia, albo wraz z dokonaniem pierwszej wpłaty podatku lub zaliczki na podatek.

Płatnicy składek ubezpieczeniowych, niebędący jednocześnie podatnikami, ani płatnikami podatków, zgłoszenie identyfikacyjne, składają do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę płatnika; w pozostałych przypadkach właściwym naczelnikiem urzędu skarbowego jest naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa‑Śródmieście, nie później niż w terminach przewidzianych w odrębnych przepisach dotyczących terminów zgłaszania do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego.

Zgłoszenie aktualizacyjne

Ww. podmioty mają obowiązek dokonania aktualizacji danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym do ww. naczelników urzędów skarbowych, nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.

Sytuacje życiowe

  • NIP jest identyfikatorem również przedsiębiorców, którzy zawiesili wykonywanie działalności gospodarczej.
  • Jeśli zakończyłeś działalność gospodarczą, ale składasz w kolejnym roku deklarację z dochodów osiągniętych w ramach zakończonej działalności, w tej deklaracji wskazujesz NIP.
  • Jeśli nie prowadzisz działalności i chcesz np. wejść do spółki osobowej (jeśli będziesz płatnikiem ZUS na własne składki musisz posiadać NIP), najlepiej upewnij się w swoim urzędzie skarbowym, czy masz obowiązek zgłoszenia NIP. W niektórych przypadkach (np. jeśli wcześniej miałeś NIP jako podatnik VAT), takie zgłoszenie nie będzie wymagane. Zobacz interpretację 

Wysyłanie zgłoszeń do urzędu skarbowego

Zgłoszenie możesz wysłać tradycyjnym sposobem do urzędu skarbowego. Możesz również dostarczyć je drogą elektroniczną za pośrednictwem systemu e-Deklaracje lub przez portal podatkowy.

Jeśli dokonujesz zgłoszeń NIP-7, NIP-8 lub NIP-2 przez internet, to muszą być opatrzone odpowiednimi podpisami elektronicznymi.

Naczelnik urzędu skarbowego wydaje potwierdzenie nadania NIP niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od dnia wpływu do niego poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego. Dla podmiotów wpisanych do CEIDG albo do KRS potwierdzeniem nadania NIP jest ujawnienie tego identyfikatora w CEIDG albo w KRS.

Podstawa prawna

Udostępnij Wydrukuj

Czy ta strona była przydatna?

Tak | Trochę | Nie