Przed rozpoczęciem Przed rozpoczęciem
Zakładam firmę Zakładam firmę
Rozliczam podatki Rozliczam podatki
Ubezpieczam się Ubezpieczam się
Prowadzę firmę Prowadzę firmę
Zamykam firmę Zamykam firmę

Jak zarejestrować zagranicznego płatnika ZUS

Jesteś obcokrajowcem, prowadzisz w Polsce biznes i zatrudniasz pracowników, ale nie masz tu ani przedstawicielstwa ani siedziby? Pamiętaj, że mimo to, powinieneś zarejestrować się z Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), jako płatnik składek na ubezpiecza społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy.

Jak się zarejestrować w ZUS?

1. W pierwszej kolejności, jako pracodawca zagraniczny, który będzie płatnikiem składek do polskiego systemu ubezpieczeń społecznych, powinieneś uzyskać identyfikator NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej). O jego nadanie zwracasz się do naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście, ul. Jagiellońska 15, 03-719 Warszawa.

Ważne! Jeżeli jesteś już zarejestrowany w Polsce, jako podatnik VAT UE na dokumentach ubezpieczeniowych podajesz identyfikator NIP służący do rozliczania VAT. Pomijasz jednak symbol PL.

2. Następnie zgłaszasz się do I Oddziału ZUS w Warszawie, ul. Senatorska 6/8 z kopią decyzji o nadaniu numeru NIP oraz wypełnionym formularzem zgłoszenia płatnika składek. Jaki formularz powinieneś złożyć? Jeśli Twoja firma jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej składasz formularz ZUS ZPA. Jeśli prowadzisz działalność na własny rachunek, jako osoba fizyczna, wypełniasz i składasz formularz ZUS ZFA.

Zgłoszenia jako płatnika składek powinieneś dokonać w ciągu 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika (lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami).

Jak złożyć formularz?

Formularz zgłoszeniowy płatnika składasz w formie papierowej (wzór znajdziesz na stronach ZUS). Jeśli przygotowujesz zgłoszenie na komputerze pamiętaj o polskich znakach. Formularz wypełniasz wielkimi literami.

Dane identyfikacyjne, jakie podajesz w formularzach to:

  • NIP, nazwisko i imię oraz serię i numer paszportu lub innego dokumentu (maksymalnie 9 pierwszych znaków, czyli liter i cyfr bez spacji i znaków interpunkcyjnych), ewentualnie dodatkowo nazwę skróconą w formularzu ZUS ZFA
  • NIP oraz nazwę skróconą w formularzu ZUS ZPA.

Skorzystaj z poradnika dotyczącego wypełniania formularza (w jęz. polskim).

Twoje obowiązki

Jako płatnik, zobowiązany jesteś do rozliczania należnych składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz Fundusz Pracy i ich opłacania (na właściwe rachunki centralne ZUS) za każdy miesiąc rozliczeniowy.

Do 15. dnia następnego miesiąca po miesiącu roliczeniowym, powinieneś złożyć z ZUS następujące dokumenty:

  • ZUS DRA, ZUS RCA (lub ZUS RZA – dotyczy osób podlegających wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu) oraz
  • ZUS RSA (przy rozliczaniu wypłaconych ubezpieczonym osobom świadczeń lub zgłaszaniu przerw w opłacaniu składek)

Poza tym musisz opłacać składki odrębnymi przelewami na ubezpieczenia społeczne, na ubezpieczenie zdrowotne oraz na Fundusz Pracy) na właściwe rachunki centralne ZUS w powyższym terminie.

Gdy płatności składek dokonywane są z zagranicy, wszystkie wpłaty powinny być kierowane na rachunki Zakładu Ubezpieczeń Społecznych umiejscowione w głównym Oddziale Walutowo-Dewizowym Narodowego Banku Polskiego. Dokonując wpłaty należy uwzględnić międzynarodowy kod Narodowego Banku Polskiego (SWIFT), a mianowicie NBPLPLPW, a także właściwy międzynarodowy numer rachunku bankowego (IBAN), tj.:

  • PL 83 1010 1023 0000 2613 9510 0000 (składki na ubezpieczenia społeczne),
  • PL 78 1010 1023 0000 2613 9520 0000 (składki na ubezpieczenie zdrowotne),
  • PL 73 1010 1023 0000 2613 9530 0000 (składki na Fundusz Pracy).  

Ważne! Upewnij się, że numery kont są aktualne! Sprawdzić to możesz na stronach ZUS.

Płatności

Przy przekazywaniu składek z zagranicy wpłat w formie komunikatu SWIFT na poczet składek, w polu "tytułem" należy wpisać aktualne dane identyfikacyjne, tj. zgodne z podanymi w bloku II na zgłoszeniu płatnika składek (odpowiednio ZUS ZPA lub ZUS ZFA) lub w bloku III na zgłoszeniu ZUS ZIPA.

W przypadku dokonania wpłaty za dany miesiąc po obowiązującym terminie, zobowiązany będziesz doliczyć we własnym zakresie odsetki za zwłokę i zwiększyć o nie opłacaną kwotę składek. Skorzystaj z kalkulatora odsetek.

Dodatkowe informacje

Jeśli chcesz wiedzieć, jakie są zasady rejestracji w ZUS, jeśli przedstawicielem zagranicznego płatnika jest pracownik, zajrzyj do artykułu na ten temat.

Udostępnij Wydrukuj

Czy ta strona była przydatna?

Tak | Trochę | Nie