print

Ochrona danych osobowych pracowników

  • Pracownicy stali

W związku ze sporządzaniem akt osobowych i gromadzeniem danych pracowników, pracodawca jest zobowiązany do przestrzegania ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

Powyższe obejmuje  wszystkie dane związane z zatrudnieniem. W efekcie tym wymogiem są objęte teczki  z aktami pracowniczymi w tym: 
– A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie (świadectwa pracy, orzeczenie lekarskie, kwestionariusz osobowych),
– B – dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia (umowa o pracę, potwierdzenia zapoznania się z regulaminem, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP, itd.),
– C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (m.in. świadectwo pracy, wypowiedzenie).
Pojęcie „w związku z zatrudnieniem” używane w cytowanej powyżej ustawie obejmuje także dane kandydatów do pracy oraz dane osób, które już nie pracują.

Realizując zadania z zakresu ochrony danych osobowych pracodawcę obciążają następujące obowiązki:
1) zabezpieczenie danych kandydatów do pracy i pracowników przed udostępnieniem nieupoważnionym osobom, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy przypadkową zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
2) uzyskanie zgody na ich  przetwarzanie dla celów związane z zatrudnieniem;
3) poinformowanie pracownika na jego wniosek o jego uprawnieniach przewidzianych w ustawie o ochronie danych osobowych;
4) udzielenie pracownikowi na jego wniosek informacji przetwarzania na temat dotyczących go danych osobowych;
5) wyznaczenie administratora bezpieczeństwa informacji, z wyjątkiem sytuacji, gdy pracodawcą jest osoba fizyczna samodzielnie nadzorująca ochronę danych osobowych;
6) nadawanie pisemnego upoważnienia osobom, które mają dostęp do danych, np. kadrowi, osoby odpowiadające za rekrutację, obliczanie wynagrodzeń;
7) prowadzenie pisemnej ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych;
8) opracowanie i wdrożenie dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych i gromadzonych danych. Dokumentacja obejmuję politykę bezpieczeństwa oraz instrukcję zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych powinna być wykonana zgodnie z warunkami zamieszczonymi w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 kwietnia 2004 r. sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024).

Jednocześnie pracodawcy są zwolnieni z obowiązku rejestrowania u Generalnego Inspektora Danych Osobowych zbioru danych zawierającego dane osobowe pracowników. Zwolnienie wynika z art. 43 ust. 1 pkt 4 u.o.d.o., zgodnie z którym z obowiązku zgłoszenia zbioru danych do rejestracji zwolnieni zostali m.in. administratorzy danych (w tym przypadku pracodawca) przetwarzanych w związku z zatrudnieniem u nich.

  • Pracownicy tymczasowi

Zasady zatrudniania pracowników tymczasowych reguluje ustawa z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Przedsiębiorca zatrudniający pracowników tymczasowych jest tzw. pracodawcą–użytkownikiem. Agencja zatrudnia osobę i „wypożycza” ją przedsiębiorcy, wszystkie obowiązki wynikające z Kodeksu pracy spoczywają na niej, ona jest „właścicielem” danych (administratorem danych tej osoby) i powinna umownie powierzyć przetwarzanie danych osobowych „wypożyczającemu” (art. 31 ustawy), aby mógł przetwarzać dane o pracownikach. Powierzenie jest niezbędne, bo pracodawca–użytkownik będzie przetwarzał dane osobowe chociażby w celu informowania o wolnych stanowiskach pracy. Nie ma on obowiązku rejestracji zbioru, bo jest procesorem, a ten nie rejestruje zbioru danych osobowych powierzonych mu do przetwarzania. Zawierając umowę z agencją warto sprawdzić czy została wpisana do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia.

Czy ta strona była przydatna?

Twoja opinia przyczyni się do polepszenia tej strony.