print

Samochody w firmie - zasady ogólne

  • Ewidencje

Samochody firmowe wykorzystywane dla potrzeb działalności gospodarczej  podlegają szczególnym zasadom  ewidencjonowania. Zazwyczaj jako środki transportu, dla których przewidziano okres używalności dłuższy niż jeden rok podlegają  one obowiązkowi wpisaniu do ewidencji  środków trwałych. Wpis do w/w ewidencji  powinien nastąpić najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego i przesuwa moment odliczenia  kosztów jego nabycia w formie odpisów amortyzacyjnych.
Dokonując wpisu do ewidencji środków trwałych należy podać niezbędne informacje pozwalające wyliczyć odpis amortyzacyjny. Jednym z nich jest wartość początkowa  na którą składają się  takie wydatki jak: cena nabycia, inne koszty związane z nabyciem,  koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek oraz prowizji, pomniejszone o należny (podatek od towarów i usług VAT nie podlegający odliczeniu zwiększa wartość początkową środka trwałego). W przypadku importu cena nabycia zawiera cło i podatek akcyzowy od przywozu składników majątku.
Konsekwencją  zaliczenia  w/w samochodów do środków trwałych i ich  wpisania do ewidencji tych środków jest możliwość zaliczenia kosztów ich nabycia jako kosztów podatkowych i rozliczenia  ich w postaci  odpisów amortyzacyjnych. Z kolei  wszelkie koszty  związane z bieżącą eksploatacją  takiego auta (ubezpieczenie, naprawa, wymiana opon czy koszty zużycia paliwa)  odlicza się od przychodu na bieżąco  jako  wydatki poniesione w związku z jego używaniem dla potrzeb prowadzenia działalności gospodarczej. 

Wielu przedsiębiorcom wydaje się, iż w tym trybie  należy  rejestrować w firmie każdy nabyty samochód, a w konsekwencji każdy taki samochód powinien być  amortyzowany, a  koszty eksploatacyjne powinny być  odliczane od przychodu. Z taką sytuacją mamy do czynienia najczęściej, ale jednak nie zawsze. W sytuacji bowiem kiedy przedsiębiorca planuje zbyć zakupione auto przez upływem roku  (działalność sezonowa, możliwość zmiany jej profilu)  jego zaliczenie w poczet środków trwałych nie będzie możliwe. W efekcie ustanie też potrzeba jego wprowadzenia do w/w ewidencji. Podobnie ma się rzecz, gdy wartość nabytego auta nie będzie przekraczać kwoty 3.500 zł.  Wówczas przedsiębiorca nie ma przymusu ujawniania tego  pojazdu w ewidencji  środków trwałych korzystając z bezpośredniego zaliczenia w/w wydatków w koszty uzyskania przychodu.  Niemniej  w takiej sytuacji  koszty eksploatacji w/w  środka transportu rozlicza się poprzez prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów, czyli tzw. kilometrówki. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:
•    dane osobowe i adresowe używającego pojazd,
•    dane pojazdu (głównie numer rejestracyjny oraz pojemność silnika),
•  dane związane z faktycznym wykorzystaniem pojazdu (kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy, liczbę przejechanych km, stawkę za jeden km przebiegu, wartość przejazdu - iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu),
•    podpis oraz dane podatnika.
Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu (przedsiębiorca korzystający z samochodu służbowego lub własnego, pracownik używający  pojazd prywatny dla celów służbowych). Podatnik powinien jednak zawsze potwierdzić na koniec każdego miesiąca przebieg pojazdu wynikający z ewidencji. 
Tak rozliczane koszty używania pojazdów są jednak limitowane. Wprawdzie obejmują one wszelkie wydatki, które są konieczne do bieżącego utrzymania pojazdu w stanie nadającym się do użytku zgodnie z jego przeznaczeniem, jednakże pod kątem podatkowym nie mogą one przekroczyć kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu zapisanej w ewidencji oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach.  Wydatki za dany okres w części przekraczającej w/w limit mogą jednak zostać zaliczone do kosztów w kolejnych miesiącach roku, jeżeli pozwoli na to limit kilometrówki.
Nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, gdy:
• prywatny samochód pracownika lub przedsiębiorcy albo samochód służbowy niewpisany do ewidencji środków trwałych  jest wykorzystywany w  zakresie jazd lokalnych rozliczanych w formie ryczałtu pieniężnego,
• podatnik używa samochodów osobowych na podstawie umowy uważanej za umowę leasingu w myśl przepisów ustaw o podatku dochodowym,
•  podatnik używa w działalności samochodu ciężarowego.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona odrębnie dla każdego auta. Wpisy do niej powinny odbywać się na bieżąco to jest po dokonaniu każdego przejazdu.

Uwaga!  W/w ewidencja przebiegu pojazdów różni się od tej prowadzonej dla celów pełnego odliczenia podatku VAT . Zasady jej prowadzenia zostały opisane w artykule pt. "Ewidencja przebiegu pojazdów dla celów pełnego odliczenia podatku VAT".

  • Dokumentowanie wydatków

Dla potrzeb rozliczenia poniesionych podatków eksploatacyjnych przedsiębiorca jest zobowiązany do gromadzenia dowodów mających to  potwierdzić. W rezultacie będą to wszelkie faktury i rachunki obejmujące bieżące koszty zakupu materiałów, części i usług związanych z wykorzystaniem auta dla celów działalności  gospodarczej. 
Warto wspomnieć, że od 1 stycznia 2013 r. nie ma już obowiązku zamieszczania na fakturach numeru rejestracyjnego pojazdu, do którego zakupiono paliwo. Dotychczas obowiązek ten przewidziany był Rozporządzeniem Ministerstwa Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.
Pomimo wykreślenia tego przepisu zamieszczanie numeru rejestracyjnego na fakturach za zakup paliwa jest korzystne dla podatników, prawidłowe udokumentowanie przejazdów służbowych oraz przyporządkowanie zakupu do konkretnego samochodu zmniejsza bowiem ryzyko zakwestionowania przez organy podatkowe danego wydatku jako kosztu. Również na gruncie podatku od towarów i usług będzie miało to znaczenie, zwłaszcza gdy przedsiębiorca będzie równocześnie wykorzystywał pojazdy objęte pełnym i ograniczonym odliczeniem podatku VAT.

  • Inne zadania

Pojazdy stanowiące flotę transportową firmy powinny być sprawne technicznie. Zatem konieczne jest dbanie o ich regularne serwisowanie oraz poddawanie przeglądom technicznym.  W ramach codziennej obsługi słusznym jest sprawdzać,  a w razie potrzeby  uzupełniać płyny  eksploatacyjne.  Samochody powinny też być  czyste. Nierzadko bowiem budują i wpływają  na wizerunek firmy.  Samochody, a dokładnie ich oklejenie to też dobra forma  mobilnej reklamy.  Trzeba jednak pamiętać, że nie wszystko można reklamować.  W Polsce zakaz reklamy obejmuje m.in. reklamowanie punktów bukmacherskich. Ograniczenia mogą też dotyczyć wyrobów tytoniowych, niektórych alkoholi, ale także pewnych produktów żywnościowych i leczniczych.
Warto też rozważyć  wdrożenie tzw. "car police" a wiec systemu regulaminów wzmacniających odpowiedzialność  służbową i motywujących pracowników do  dbałości o powierzone samochody firmowe. Niezależnie od powyższego konieczne jest uregulowanie ich statusu na płaszczyźnie umów cywilnych zawieranych pomiędzy pracodawcą a pracownikiem  i  pod kątem podatkowym. Więcej na ten temat w artykule pt. „Wykorzystanie pojazdów służbowych do celów prywatnych”

Czy ta strona była przydatna?

Twoja opinia przyczyni się do polepszenia tej strony.