print

Samochód prywatny wykorzystywany dla celów służbowych

Wykorzystywanie prywatnych samochodów do celów służbowych znalazło szerokie zastosowanie w praktyce wielu przedsiębiorstw. Wydatki ponoszone w związku z eksploatacją samochodu, który nie stanowi własności firmy (nie został wprowadzony do majątku firmy jako środek trwały), lecz majątek prywatny właściciela będą mogły stanowić koszt podatkowy firmy po spełnieniu określonych warunków.
Przede wszystkim wydatki te muszą pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami. Oznacza to, że każdy wydatek na użytkowanie prywatnego samochodu do celów służbowych będzie musiał być należycie umotywowany jego koniecznością i niezbędnością pod kątem zadań gospodarczych przedsiębiorcy.

  • Limit wydatków.

Wydatki związane z eksploatacją prywatnego samochodu są limitowane. Ich wielkość bowiem  nie może przekraczać kwoty wynikającej z przemnożenia ilości przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach. W języku księgowym nazywa się to tzw. kilometrówką. Oznacza to, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć jedynie wartość wydatków do tak ustalonego progu. Z kolei ustalenie kwoty, która może być zaliczona do kosztów podatkowych przedsiębiorcy, odbywa się na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów. Powyższe nie dotyczy pojazdów ciężarowych, a zatem innych niż wymienione w art. 5 a pkt. 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

  • Ewidencja przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu to dokument  wewnętrzny  pozwalający na ustalenie przebiegu pojazdu przez korzystającego z pojazdu, który nie stanowi majątku firmy. Jej brak powoduje nieuznanie wydatków związanych z eksploatacją samochodu jako kosztów uzyskania przychodów. Ewidencję prowadzi się miesięcznie, odrębnie dla każdego pojazdu. Zapisy powinny być dokonywane chronologicznie według faktycznie odbywanych przejazdów. Ewidencję powinien prowadzić użytkownik pojazdu. Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane:
- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
- numer rejestracyjny pojazdu,
- pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu,
- opis trasy (skąd i dokąd),
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za 1 km przebiegu,
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
- podpis podatnika i jego dane.

  • Stawki za kilometr.

Zależą one od pojemności auta i wynoszą:
dla samochodu osobowego:
a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,

  • Dokumentacja dotycząca wykazywania kosztów

Dla potrzeb rozliczenia poniesionych podatków eksploatacyjnych przedsiębiorca jest zobowiązany do gromadzenia dowodów mających to  potwierdzić. W rezultacie będą to faktury i rachunki obejmujące:
- koszty paliwa,
- koszty eksploatacji samochodów (koszty oleju silnikowego, płynów, części zamiennych, przeglądów technicznych, wymiany opon, napraw oraz opłaty za parking, przejazdy płatnymi drogami),
- ubezpieczenia samochodu (OC, AC, NW pojazdu). Jeśli natomiast chodzi o składki na autocasco, to podlegają one ograniczeniu, jeżeli przekroczą kwotę wynikającą z proporcji: 20 000,00 euro w przeliczeniu na złote do wartości samochodu przyjętej do celów ubezpieczenia.
Niestety do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć wydatków na ulepszenie pojazdów, nie są to bowiem koszty związane z eksploatacją samochodu.

  • Koszty u podatnika VAT

Zasadniczo dla przedsiębiorcy będącego czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług fakt używania samochodów prywatnych do celów służbowych daje możliwość odliczenia podatku naliczonego. Ograniczenia jednak dotyczą samochodów o masie do 3,5 t , dla których kwoty odliczeń nie mogą przekroczyć 50% podatku VAT  wynikającego z faktur dokumentujących wydatki eksploatacyjne w/w samochodu w okresie jego używania w przedsiębiorstwie. W okresie do 1 lipca 2015 r. w sektorze aut osobowych i tych z kratką ograniczenia obejmują również cały podatek VAT ponoszony przy zakupie paliwa napędowego.  Z uwagi na powyższe wydatki na paliwo w/w aut w tym czasie powinny być  wpisywane do ewidencji kosztów w kwotach brutto, natomiast pozostałe wydatki eksploatacyjne w kwotach netto uwzględniających 50% naliczonego podatku VAT.

W kwestii samochodów z kratką dodać trzeba, że zachowanie prawa do pełnego odliczania podatku VAT od płaconego czynszu (co występuje gdy właściciel auta jest też  podatnikiem tego podatku), na zasadach obowiązujących w okresie pomiędzy 1 stycznia 2014 r. a 1 kwietnia 2014 r., a więc w okresie przejściowym, mogło nastąpić po spełnieniu dwóch warunków:

  • przedsiębiorca przejął wykorzystywany samochód przed 1 kwietnia 2014 r.
  • umowa użyczenia została zarejestrowana w urzędzie skarbowym do 2 maja 2014 r. (30 dni od dnia wejścia  w życie w/w zmian).

Powyższe nie obejmuje bieżących wydatków związanych z eksploatacją takiego pojazdu (ograniczenie do 50%) i paliwa  (zakaz odliczeń do 1 lipca 2015 r.),

Czy ta strona była przydatna?

Twoja opinia przyczyni się do polepszenia tej strony.