print

Rozliczanie eksploatacji samochodu pracownika wykorzystywanego dla celów służbowych

  • Samochód prywatny pracownika wykorzystywany w działalności firmy

Jeżeli  pracownik, w sposób ciągły wykorzystuje pojazd prywatny dla celów służbowych to obowiązują go analogiczne zasady jak przedsiębiorcę używającego swój samochód do zadań związanych z działalnością  gospodarczą. W rezultacie aby taki pojazd, a dokładnie jego koszty eksploatacyjne mogły zostać odpisane od przychodu firmy musi być prowadzona dla w/w pojazdu ewidencja jego przebiegu. Ewidencja powinna być prowadzona w układzie miesięcznym przez użytkownika i powinna być podsumowana przez przedsiębiorcę (pracodawcę). Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Zapisy w ewidencji powinna być dokonywane na podstawie odpowiednich dowodów opisujących wydatki eksploatacyjne. Z wymogu prowadzenia ewidencji są zwolnione wyłącznie przypadki jazdy lokalnej, gdy wydatki na ten cel są ustalane ryczałtowo.
Wydatki, o których mowa wyżej  mogą być zaliczane jako koszty uzyskania przychodu tylko do określonego poziomu. Jest on ustalany na poziomie kwot stanowiących wynik operacji przemnożenia ilości przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach ( tzw. kilometrówka).

Co zaś tyczy się odliczeń w zakresie podatku VAT to podlegają one pełnym odliczeniom przez pracodawcę, chyba, że dotyczy to sektora pojazdów o masie całkowitej do 3,5 t gdzie odliczenia są limitowane do wysokości 50% podatku VAT naliczonego w fakturach dokumentujących wydatki związane eksploatacją auta w okresie jego używania w firmie. W przypadku zaś podatku VAT od paliwa zakupionego  do w/w pojazdów mających status samochodów osobowych i tych z kratką  możliwość odliczenia 50% podatku VAT będzie dopuszczalna dopiero po 1 lipca 2015 r.

  • Samochód prywatny pracownika użyty dla potrzeb odbycia podróży służbowej

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, niebędącym własnością pracodawcy. W tym przypadkach, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu według limitów określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy z dnia 25 marca 2002 r. Na tej podstawie koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu.
Tak refundowana  pracownikowi  „kilometrówka” jest kosztem uzyskania przychodów po stronie pracodawcy. Przesądza o tym art.23 ust.1 pkt.36 lit. a)  ustawy o podatku od osób fizycznych, która jako w/w koszty odrzuca jedynie te  wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe), które przekraczają kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

W tym zakresie podatek VAT nie obowiązuje, albowiem nie zachodzi dostawa lub świadczenie usług.

Czy ta strona była przydatna?

Twoja opinia przyczyni się do polepszenia tej strony.