print

Warunki i zasady stosowania kas fiskalnych

  • Warunki stosowania  kasy fiskalnej

Kasy ewidencyjne popularnie zwane kasami fiskalnymi  są  urządzeniami mechanicznymi lub elektronicznymi służącymi  do rejestracji czynności sprzedaży towarów i usług dokonywanych na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (rolnicy nie zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT). W efekcie obejmują one głównie ewidencjonowanie transakcji  w obrocie detalicznym, a ich potwierdzeniem są drukowane i wydawane nabywcy paragony lub faktury. W przypadku zaś wykonywania w/w czynności w stosunku do firm, organizacji lub przedsiębiorstw wspomniane ewidencjonowanie operacji gospodarczych odbywa się poprzez wystawianie faktur lub rachunków. Okoliczność ta znosi konieczność rejestrowania przedmiotowych operacji z udziałem  kas fiskalnych.

Podmioty zatem działające w obszarze  sprzedaży detalicznej, chcąc poprawnie określić swoje powinności na gruncie obowiązku używania kas fiskalnych powinny rozważyć lub przestudiować poniższe tryby:

I Etap:

Zalecenie: ustal jaki charakter ma twoja działalność i czy  w jej ramach  dokonujesz sprzedaży  towarów lub usług  osobom fizycznym lub rolnikom ryczałtowym. Wykonywanie w/w czynności z reguły wymusza zakup i  rejestrację  kasy fiskalnej.

Zaznaczyć trzeba, iż obowiązek używania kas fiskalnych zachodzi niezależnie od  statusu przedsiębiorcy. Obowiązkowi rejestracji obrotów za pomocą kasy fiskalnej podlegają bowiem zarówno czynni podatnicy VAT, jak i podatnicy zwolnieni od podatku od towarów i usług podmiotowo (wartość sprzedaży w poprzednim roku nie przekroczyła 150 tys. zł) lub ze względu na przedmiot opodatkowania. To, czy przedsiębiorca będzie podlegał zwolnieniu od stosowania kasy rejestrującej, zależy od charakteru nabywcy (osoba fizyczna lub firma) oraz zakresu oferowanych towarów lub usług (zwolnione lub niezwolnione). Kluczowa jest też wysokość obrotów dokonanych na rzecz konkretnych nabywców. Kryteria te zostały zamieszczone w art.111 ustawy o podatku od towarów i usług  i w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

II Etap

Zalecenie: sprawdź czy Twoja sprzedaż lub usługa mieści się  w jednym z poniżej  wymienionych  wykazów. Odnalezienie ich  w tym wykazie oznacza, że  zakup kasy fiskalnej staje się obligatoryjny. Z kolei gdy  w/w  czynności będą się pokrywały z listą zwolnień zamieszczoną w załączniku do przywołanego Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. stosowanie kasy jest nieobowiązkowe.

Od ogólnej  zasady ewidencjonowania sprzedaży towarów i usług osobom fizyczny przy użyciu kas fiskalnych  przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz akty wykonawcze do niej przewidują jednak wyjątki. Zostały one spisane w postaci wykazu operacji podlegających zwolnieniu z obowiązku stosowania w/w kas. Niemniej z ulg tych nie mogą korzystać podmioty dokonujące dostaw następujących:

  • towarów:

1.  Grupa paliw: gaz płynny, wyroby przeznaczone do użycia, oferowane na sprzedaż lub używane jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU

2.  Części samochodowe: silniki spalinowe wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3) i do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1), ich części (PKWiU 28.11.4), nadwozia do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1) i części oraz akcesoria do nich PKWiU 29.32.30.0), przyczepy i naczepy oraz ich części (PKWiU 29.20.30.0), a także kontenery (PKWiU 29.20.2),

Warsztaty samochodowe nie muszą mieć kas fiskalnych gdy sprzedawane towary są montowane przez nich w samochodzie, ponieważ w takim przypadku świadczą usługę, a nie sprzedają towary.

3. Sprzęt RTV: sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anteny (PKWiU ex 26 i ex 27.90),

Sprzedaż używanego telefonu, telewizora, nawet gdy jest to pojedyncza transakcja powinna być zaewidencjonowana na kasie rejestrującej.

4. Aparatura fotograficzna: wszelkiego rodzaju sprzęt fotograficzny  z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1),

5. Wyroby jubilerskie i pokrewne: wyroby z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

Sprzedaż biżuterii zawsze musi być ewidencjonowana na kasie rejestrującej nawet gdy jest to działalność sezonowa.

6. Sprzęt informatyczny: płyty CD, DVD, kasety magnetofonowe, taśmy magnetyczne (w tym kasety wideo), dyskietki, karty pamięci, kartridże i inne analogowe lub cyfrowe nośniki danych zawierających zapisane dane lub zapisane pakiety oprogramowania komputerowego, w tym również sprzedawane łącznie z licencją na użytkowanie.

Kiosk, który sprzedaje filmy na płytach DVD, czy nagrane płyty CD musi mieć kasy fiskalne. Dotyczy to również sprzedaży na straganach

7. Towary akcyzowe: wyroby tytoniowe (PKWiU 12.00), napoje alkoholowe o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napoje alkoholowe będące mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU, z wyjątkiem towarów, dostarczanych na pokładzie samolotów;

8. Perfumy i wody toaletowe (PKWiU 20.42.11.0),

  • usług

1. przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyjątkiem  regularnych przewozów miejskich, podmiejskich i międzymiastowych z wyłączeniem kolei,

2. przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,

3.  naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania),
4.  w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
5.  w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
6.  w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
7.  prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 28 załącznika do rozporządzenia,
8.  doradztwa podatkowego,
9.  związanych z wyżywieniem (PKWiU 56), wyłącznie:
–    świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz
–    usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (katering),
10.  fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych

W przypadku gdy przedsiębiorca nie wykonuje żadnej z powyższych rodzajów działalności powinien dokonać sprawdzenia, czy wykonywane przez niego czynności mieszczą się w katalogu zwolnień  od wymogu stosowania kas fiskalnych. Katalog ten został zamieszczony w załączniku do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

III Etap

Zalecenie: zbadaj swoją wartość obrotu za rok ubiegły lub oceń ją w perspektywie roku bieżącego. Przekroczenie wspomnianych poniżej  wartości wskazuje na konieczność zakupu kasy fiskalnej. Konieczność tą wywołuje też  zmiana struktury sprzedaży w sposób prowadzący do naruszenia procentowego udziału sprzedaży zwolnionej.

Kolejnym krokiem pozwalającym ustalić swoje obowiązki w w/w dziedzinie jest badanie wartościowego wolumenu obrotu. Obejmuje ono wyłącznie tych przedsiębiorców, którzy wykonują dostawy inne niż wymienione powyżej i którzy, z uwagi na  przedmiot działalności leżący poza wykazem usług i dostaw  zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej, potencjalnie mogą być zobowiązani do jej zakupu. Stosownie bowiem do obecnych  regulacji  bezwzględny obowiązek stosowania kas dotyczy podmiotów, u których kwota obrotu realizowanego na rzecz osób fizycznych oraz rolników ryczałtowych przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwotę 20.000 zł, lub  w przypadku podatników rozpoczynających działalność w poprzednim roku kwota obrotu z tego tytułu przekroczyła, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, kwotę 20.000 zł. Wobec podmiotów rozpoczynających działalność w tym roku w/w próg liczy się w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w tym okresie . Jednocześnie dopuszcza się, że w  sytuacji sprzedaży mieszanej (podlegającej  ewidencjonowaniu i zwolnionej z wymogu stosowania kas fiskalnych)  zakup kasy nie jest konieczny gdy udział sprzedaży zwolnionej przekracza 80% całkowitego obrotu dokonywanego na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych. Powyższe wyliczenia powinny odnosić się do ubiegłego i bieżącego roku podatkowego. 

Zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania opartego na kryterium wartości obrotu nie stosuje się w przypadku podatników, którzy w poprzednim roku podatkowym byli obowiązani do ewidencjonowania przy użyciu kasy lub przestali spełniać warunki do zwolnienia z jej prowadzenia.

 

Uwaga !!!  Z dniem 1 stycznia 2015r. ustaje zwolnienie przewidziane dla niewielkiej liczby usług. W rezultacie nawet niewielka liczba kontrahentów lub ilość usług wykonywanych na ich rzecz nie znosi wymogu rejestracji  wspomnianych czynności za pomocą kas fiskalnych. Powyższe wykluczenie obowiązywało tylko do końca 2014r.

Uwaga!! Przedstawione powyżej zasady zwolnień zachowują ważność do końca 2016 r.

 

  • Zakup kasy fiskalnej

Zastosowanie kasy fiskalnej powinno mieć miejsce najdalej po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym podatnik przekroczył obrót realizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w kwocie 20.000 zł. lub w ciągu dwóch miesięcy gdy proporcja w stosunku do tej kwoty w układzie rocznym zostanie przekroczona (rozpoczęcie działalności w trakcie roku). Interwał dwóch miesięcy na zakup kasy obejmuje też przypadek naruszenia proporcji 80% udziału  sprzedaży zwolnionej do ogólnej wartości obrotu. Wspomniana cezura czasowa (2 miesiące) dotyczy także  wykonywania nowych usług (wymienione w par.4 pkt.2 c-j  Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014r.), na które od 2015r. nałożono obowiązek ich ewidencjonowania przy użyciu kas. W rezultacie świadczenie tych usług również po 2 miesiącach spowoduje konieczność zakupu kas fiskalnych.

Na rynku jest wiele modeli kas fiskalnych. Przy ich zakupie warto jednak zwrócić uwagę czy producent kasy posiada decyzję Ministra Finansów, uznającą że dany model kasy rejestrującej spełnia warunki i kryteria techniczne, co jest niezbędne aby skorzystać z ulgi na zakup kasy rejestrującej.

 

  • Rejestracja  kasy fiskalnej

Rozpoczęcie prowadzenia ewidencji przy pomocy kasy fiskalnej wymaga nie tylko jej zakupu w odpowiednim punkcie ale musi być poprzedzone również złożeniem zawiadomienia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego o zamiarze  prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy. Zawiadomienie to składa się na odpowiednim formularzu,  którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących.

Zawiadomienie  stosuje się w celu odliczenia lub zwrotu kwoty wydatkowanej na zakup kasy i  zawiera ono informację o liczbie kas i miejscu (adresie) ich używania.

Niezależnie od powyższego  konieczne jest dokonanie fiskalizacji kasy. Fiskalizacja dokonywana jest przez sprzedawcę i serwisanta kas przez jednokrotne i niepowtarzalne uaktywnienie trybu fiskalnego pracy kasy z równoczesnym wpisaniem numeru identyfikacji podatkowej podatnika (NIP) do pamięci fiskalnej. Fiskalizacja potwierdzona jest wykonaniem raportu fiskalnego dobowego. Wydruk raportu fiskalnego dobowego dołączany jest do książki kasy. W terminie 7 dni od dnia fiskalizacji kasy przedsiębiorca składa do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zgłoszenie danych dotyczących kasy, w celu otrzymania numeru ewidencyjnego, który nakleja  się lub utrwala w książce kasy i na samej kasie. Zgłoszenie sporządza się na odpowiednim formularzu (załącznik nr 2 do cyt. powyżej rozporządzenia). 

W przypadku jednej kasy formularz ten może być stosowany także jako zawiadomienie, o którym mowa wcześniej.

Uwaga! Za nieterminowe rozpoczęcie ewidencjonowania grozi Ci:
1.
utrata prawa do ulgi,
2. dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług liczone za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji
3. sankcje karno-skarbowe.

  • Ulga na zakup kasy fiskalnej

Przedsiębiorcy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku VAT mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. Warunkiem tego odliczenia jest jednak aby terminowo zgłosili zamiar użytkowania kasy w urzędzie skarbowym i rozpoczęli na niej ewidencjonowanie dostaw i usług w wymaganych terminach (2 miesiące od ustania warunków zwolnienia lub  ad hoc w przypadku dostawy towarów i usług wymienionych wcześniej). Zwrot może odbyć się w formie przekazu pieniężnego na wskazany rachunek bankowy przedsiębiorcy (zazwyczaj są to podmioty nie będące podatnikami podatku VAT, które w tym celu zobowiązane są złożyć stosowny wniosek) lub poprzez odliczenie w deklaracji podatkowej  VAT-7 lub VAT-7K złożonej za pierwszy okres rozliczeniowy lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym.

  • Korzystanie z kasy fiskalnej

Prawidłowe  ewidencjonowanie za pomocą kasy fiskalnej  wymaga aby:

1) każdą sprzedaż rejestrować i drukować właściwy dla niej paragon fiskalny lub fakturę VAT,

2) wydawać kupującemu oryginał wydrukowanego paragonu,

3) sporządzać raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, oraz miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu,

4) ewidencjonować sprzedaż przy użyciu kasy rezerwowej lub zaprzestać sprzedaży gdy nie działa kasa podstawowa, a nie posiadasz kasy zapasowej,

5) wykonywać co 24 miesiące obowiązkowy przegląd techniczny kasy przez właściwy serwis,

6) drukować wszystkie emitowane przez kasę dokumenty i ich kopie na taśmie papierowej z rolki,

7) przechowywać kopie dokumentów kasowych do czasu przedawnienia zobowiązań (mija on po upływie pięciu lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku),

8) nanieść na obudowę kasy w sposób trwały jej numer ewidencyjny, nadany przez naczelnika urzędu skarbowego,

9) przechowywać książkę serwisową kasy w miejscu i przez okres jej użytkowania oraz udostępniać ją na żądanie urzędu skarbowego, a także służby serwisowej.

  • Zamknięcie kasy fiskalnej

W sytuacji  zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym przedsiębiorca powinien:

1) wykonać raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);

2) złożyć w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących

3) złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego;

4) dokonać przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego. W/w odczyt powinien być zakończony protokołem z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy sporządzonym przez pracownika urzędu skarbowego.

W sytuacji zaprzestania działalności, otwarcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości albo sprzedaży przedsiębiorstwa w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania kwota podatku VAT wypłacona przez urząd skarbowy z tytułu zakupu kasy fiskalnej musi zostać zwrócona.

  • Utrata kasy fiskalnej

W przypadku utraty kasy w wyniku kradzieży lub utraty kasy wskutek siły wyższej podatnik niezwłocznie powiadamia o tym naczelnika urzędu skarbowego oraz dołącza potwierdzenie zgłoszenia kradzieży wydane przez organy ścigania.

 W przypadku odzyskania kasy utraconej w wyniku kradzieży podatnik:

 1) niezwłocznie powiadamia o tym naczelnika urzędu skarbowego oraz

 2) poddaje, przed jej ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji, obowiązkowemu przeglądowi technicznemu, przy czym jej ponowne zastosowanie może nastąpić nie wcześniej niż dnia następnego po dokonaniu tego przeglądu.

 W przypadku rezygnacji z prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu odzyskanej kasy, utraconej w wyniku kradzieży, podatnik podejmuje analogiczne działania jak w przy jej zamknięciu.

Czy ta strona była przydatna?

Twoja opinia przyczyni się do polepszenia tej strony.