Information and services website for entrepreneurs

Zwrot zagranicznego podatku VAT

Prowadzisz działalność gospodarczą i podróżujesz służbowo do innych krajów UE? Kupujesz m.in. paliwo, płacisz za przejazdy autostradą i za wstęp na targi. Masz prawo wystąpić o zwrot zagranicznego podatku VAT. O zwrot występujesz w Polsce według szczególnej procedury VAT-REFUND wypełniając formularz VAT-REF. Poniżej dowiesz się jak uzyskać zwrot zagranicznego podatku VAT.

How to proceed

This procedure can be completed:

  • electronically
Complete the procedure online

Usługę zrealizujesz na Portalu Podatkowym Ministerstwa Finansów za pośrednictwem aktywnego formularza. Formularz VAT-REF musisz podpisać podpisem kwalifikowanym.

Uwaga! Jeśli masz problem z otwarciem formularzy na Portalu Podatkowym, sprawdź tutaj jak go rozwiązać.

What you should know and who can use this service

O zwrot zagranicznego podatku VAT możesz się ubiegać, jeżeli:

  • nie masz siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu w kraju UE, w którym dokonałeś nabycia
  • jesteś czynnym podatnikiem podatku VAT
  • nie dokonujesz wyłącznie sprzedaży zwolnionej z VAT, ani nie korzystasz ze zwolnienia VAT podmiotowego

Zwrotu nie uzyskasz jeżeli prowadzisz wyłącznie działalność zwolnioną z VAT, czy to ze względu na określone czynności, czy też ze względu na niską wartość obrotów nie przekraczającą rocznie 200 000 zł.


O zwrot VAT z innego państwa UE możesz starać się w przypadku:

  • nabycia paliwa
  • wynajmu środków transportu
  • innych wydatków związanych ze środkami transportu
  • opłat drogowych i innych związanych z użytkowaniem dróg
  • kosztów podróży (opłaty za taksówki, transport publiczny)
  • kosztów zakwaterowania
  • kosztów żywności, napojów i usług restauracyjnych
  • opłat za wstęp na targi i wystawy
  • wydatków na artykuły luksusowe, rozrywkowe i reprezentacyjne
  • inne (głównie narzędzia, części, naprawy, artykuły biurowe)

Każdy zakup ma wspólnotowy kod i musi być udokumentowany fakturą lub dokumentem importowym – czasem taki dokument trzeba dołączyć do wniosku.

Szczegółowe informacje o zasadach zwrotu VAT w pozostałych państwach członkowskich, w tym towary i usługi objęte zwrotem VAT,  znajdziesz na portalu Komisji Europejskiej i na stronie Ministerstwa Finansów.

When you should complete this procedure

Do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy.

Termin na złożenie wniosku jest nieprzekraczalny, czyli musisz go złożyć nie później niż do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy.

Where you can complete this procedure

You can complete this procedure at:

  • urzędy skarbowe
  • urzędy skarbowe dla największych podmiotów

Jeśli:

  • prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą – wniosek złóż do urzędu skarbowego (właściwego dla twojego miejsca zamieszkania)
  • prowadzisz firmę jako osoba prawna (np. spółka z o.o.) lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej (np. stowarzyszenie) – wniosek złóż do urzędu skarbowego (właściwego dla siedziby podmiotu)
  • nie masz siedziby w Polsce, ale na stałe prowadzisz tutaj działalność gospodarczą – wniosek złóż do urzędu skarbowego (właściwego dla stałego miejsca prowadzenia działalności)
  • nie masz miejsca zamieszkania, siedziby, ani na stałe nie prowadzisz działalności gospodarczej w Polsce – wniosek złóż do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście

Urzędy skarbowe dla największych podmiotów

Jeśli ze względu na formą prowadzonej działalności oraz osiągane przychody rozliczasz się w urzędzie skarbowym dla największych podmiotów pamiętaj, aby wniosek złożyć w:

To find out where to complete service enter

What to do step by step

  1. Złóż wniosek o zwrot podatku od wartości dodanej (VAT) naliczonego w innym państwie członkowskim na druku VAT-REF

Wniosek VAT-REF złóż wyłącznie elektronicznie poprzez e-Deklaracje.

Wniosek  VAT-REF wysłany za pośrednictwem systemu e-Deklaracje, po wysyłce uzyskuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Następnie wniosek zostaje przekazany do polskiego systemu VAT-REFUND, gdzie w ciągu 72 godzin otrzymuje już swój właściwy numer referencyjny w systemie VAT-REFUND.


 

Udział pełnomocnika

Państwo członkowskie zwrotu może zażądać złożenia pełnomocnictwa, zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w państwie członkowskim zwrotu. Pełnomocnictwo szczególne w formie dokumentu elektronicznego, prześlij na elektroniczną skrzynkę podawczą urzędu skarbowego do którego złożyłeś VAT-REF.

Praktyczne informacje dotyczące pełnomocnictwa.


Odrzucenie wniosku przez system e-Deklaracje

Jeżeli system e-Deklaracje odrzuci wniosek, otrzymasz komunikat o przyczynie odrzucenia. System automatycznie wskaże też pozycje, które zostały wypełnione błędnie lub pozostały niewypełnione. W tej sytuacji nanieś poprawki i ponownie wyślij wniosek.


Wszystkie wiadomości w sprawie złożonego wniosku o zwrot otrzymasz wyłącznie na podany we wniosku adres poczty elektronicznej. W wiadomościach zawsze będzie podany numer referencyjny wniosku.

Documents

W sytuacji, gdy państwo członkowskie zwrotu wymaga, aby do wniosku dołączyć faktury i dokumenty celne potwierdzające poniesione wydatki w okresie, którego dotyczy wniosek, to zrób to w formie elektronicznej.

Rodzaje załączników do wniosku są określane przez państwo członkowskie zwrotu.

Forma przesłania dokumentów, które należy dołączyć do wniosku

Dokumenty umieść w jednym załączniku, który spełnia następujące wymagania:

  • ma postać archiwum ZIP o wielkości nieprzekraczającej 5 MB
  • zawiera pojedyncze pliki kopii faktur i dokumentów celnych, zeskanowanych w jednym z trzech formatów: PDF, TIFF, JPEG
  • poszczególne pliki powinny być zeskanowane w jakości 200 dpi., nieszyfrowane i niezabezpieczone hasłem
  • pliki powinny być wysłane jednocześnie z wnioskiem

Wnioski niespełniające wymogów technicznych będą odrzucone przez system.

Time limit

Do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy.

Termin na złożenie wniosku jest nieprzekraczalny, czyli musisz go złożyć nie później niż do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy.

  1. Weryfikacja wniosku VAT-REF

Zostaniesz powiadomiony o przekazaniu wniosku do państwa członkowskiego zwrotu oddzielnym komunikatem na adres e-mail wskazany we wniosku.

Jeżeli weryfikacja uprawnień do ubiegania się o zwrot przebiegnie niepomyślnie, naczelnik urzędu skarbowego wyda postanowienie o nieprzekazaniu wniosku do państwa członkowskiego zwrotu.

Postanowienie o nieprzekazaniu wniosku otrzymasz pocztą tradycyjną na adres wskazany we wniosku oraz na adres e-mail podany we wniosku.

Time limit

Polska administracja podatkowa sprawdzi, czy w okresie, którego dotyczy wniosek, byłeś uprawniony do uzyskania zwrotu zagranicznego podatku VAT.

Jeżeli potwierdzi uprawnienia do ubiegania się o zwrot, to przekaże wniosek do państwa członkowskiego zwrotu w ciągu 15 dni kalendarzowych od daty otrzymania wniosku.

How much you will have to pay

The service is free of charge

How long you will have to wait

Zostaniesz powiadomiony przez państwo członkowskie zwrotu o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku w terminie:

  • 4 miesięcy od jego otrzymania przez to państwo członkowskie
  • 2 miesięcy od dnia otrzymania dodatkowych informacji których zażądało, nie krócej niż 6 miesięcy od daty otrzymania wniosku przez państwo zwrotu
  • 8 miesięcy od otrzymania wniosku przez to państwo członkowskie – w przypadku gdy państwo członkowskie zwrotu żąda dalszych dodatkowych informacji

Zwrot realizowany jest nie później niż w terminie 10 dni roboczych od upływu powyższych terminów. Za opóźnienia należą ci się odsetki za zwłokę.

How can you appeal

Jeżeli państwo członkowskie zwrotu odrzuci w całości lub w części wniosek o zwrot otrzymasz decyzję o odrzuceniu wniosku.

Od decyzji o odrzuceniu wniosku o zwrot możesz się odwołać – zgodnie z przepisami państwa członkowskiego zwrotu.

Good to know

Korekta wniosku VAT-REF

Możesz skorygować złożony wniosek. Nie wszystkie państwa członkowskie UE akceptują korekty wniosków.

Jeżeli państwo członkowskie nie przyjmuje korekt, to złóż nowy wniosek zawierający poprawne dane.

Dlaczego we wniosku warto podać nr telefonu

Podanie numeru telefonu ma na celu ułatwienie kontaktu pomiędzy tobą a urzędnikiem, aby jak najszybciej wyjaśnić ewentualne nieścisłości we wniosku.

Gdy we wniosku VAT-REF podasz niewłaściwy adres poczty elektronicznej, to złóż korektę wniosku z podaniem prawidłowego adresu e-mail. Brak korekty wniosku spowoduje, że korespondencja będzie przesyłana na adres podany we wniosku, bo system VAT-REFUND nie pozwala na dokonywanie zmian we wniosku przez urząd skarbowy.

Korekta wniosku jest jedynym skutecznym sposobem zmiany adresu e-mail również w kraju członkowskim zwrotu. 

Adresy e-mail powinny być wypełniane we wnioskach szczególnie starannie, gdyż nie wszystkie państwa członkowskie zwrotu przyjmują korekty.

Was this page useful?