Od 1 stycznia 2014 r. zarówno na gruncie podatku dochodowego jak i podatku VAT zmieniła się wcześniejsza definicja samochodów osobowych. Pierwotnie tj. w okresie pomiędzy 1 stycznia a 1 kwietnia 2014 r. z segmentu tych aut wyłączone zostały tzw samochody z kratką. Od 1 kwietnia 2014r. obowiązuje nowy podział na samochody o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony i powyżej tego tonażu, przy czym masa nie jest jedynym warunkiem różnicującym. Pełna definicja samochodu osobowego została zawarta w ustawach podatkowych w zakresie opodatkowania dochodów i oznacza pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem:
a) pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
– klasyfikowanego na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
– z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,
b) pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,
c) pojazdu specjalnego, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym, i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:
– agregat elektryczny/spawalniczy,
– do prac wiertniczych,
– koparka, koparko-spycharka,
– ładowarka,
– podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
– żuraw samochodowy,
d) pojazdu samochodowego określonego w przepisach wydanych na podstawie ustawy VAT (bankowóz, samochód pogrzebowy, pomoc drogowa).
Spełnianie specjalistycznych wymagań stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań.
Przypomnieć należy, że w/w segment aut na gruncie podatku dochodowego korzysta z ograniczonej amortyzacji (niedostępna jest amortyzacja jednorazowa i degresywna) a dla celów zaliczania ich wydatków eksploatacyjnych w koszty podatkowe konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.
Z kolei na gruncie ustawy VAT podział na samochody osobowe i ciężarowe nie występuje. Jednocześnie wszystkie pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony , a więc te, które mogą być wykorzystywane w cyklu mieszanym (prywatnie lub do działalności gospodarczej) podlegają ograniczonemu odliczeniu od podatku VAT ( 50%). Aby w/w pojazd mógł korzystać z pełnego odliczenia musi być dla niego prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu, która nieco różni się od tej prowadzonej w dziedzinie rozliczenia kosztów uzyskania przychodu i podatku dochodowego. Zasady jej prowadzenia zostały opisane w artykule pt. "Ewidencja przebiegu pojazdów dla celów pełnego odliczenia podatku VAT". Warunkiem odliczenia 100% podatku VAT jest także:
- złożenie w urzędzie skarbowym, na druku VAT-26, informacji o pojazdach wykorzystywanych wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej. Informację tę należy złożyć w terminie 7 dni od dnia, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z w/w pojazdami,
- ustalenie regulaminu zasad używania pojazdu w firmie.
Powyższe tyczy się także bieżących wydatków związanych z używaniem takiego pojazdu.