Uproszczona ewidencja sprzedaży dotyczy podatników, u których sprzedaż jest zwolniona na mocy tzw. zwolnienia podmiotowego (przedsiębiorcy, którzy nie przekroczyli progu 200.000 zł obrotu wartościowego zmuszającego ich do rejestracji w bazie podatników podatku VAT).
Zwolnienie to jest warunkowe i uzależnione od wspomnianych limitów. Ich przekroczenie może nastąpić w trakcie roku podatkowego. W rezultacie okoliczność ta w momencie przyznawania zwolnienia nie jest pewna.
Stąd też ustawa nakazuje takim podatnikom ewidencjonowanie wartości swojej sprzedaży. Jednocześnie trzeba zaznaczyć, że jeżeli faktyczna wartość sprzedaży zwolnionej od podatku w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej przekroczy w trakcie roku podatkowego w/w kwotę, zwolnienie traci moc począwszy od czynności, którą przekroczono tę kwotę. Bieżąca kontrola nad wielkością obrotów umożliwia więc zarówno samym podatnikom, jak i organom podatkowym zorientowanie się, czy nadal spełniają oni warunki uprawniające do podmiotowego zwolnienia z podatku.
Przepis art. 109 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług wprowadzający w/w obowiązek nie określa wprost, co podlega ujawnieniu w ewidencji sprzedaży. Ujawnieniu w ewidencji nie będą podlegały jednak usługi świadczone przez podatnika poza terytorium kraju oraz te dostawy towarów, których miejsce świadczenia określone jest poza terytorium państwa. Operacje te bowiem są neutralne podatkowo. Ewidencjonowaniu nie podlegają również import usług oraz te dostawy, wykonywane przez zagranicznych podatników, dla których podatnik rozliczał podatek należny. Ilustrują one wyłącznie nabycia i jako takie nie mieszczą się w zakresie ewidencji sprzedaży. Z tych samych przyczyn w ewidencji nie wykazuje się także "obrotu" z tytułu importu towarów.
W rezultacie aby określić co będzie podlegało ewidencjonowaniu należy odwołać się do przepisów traktujących o zwolnieniu podmiotowym, a w szczególności do regulacji, które określają, jaka sprzedaż liczy się do wartości limitu obrotów uprawniających do zwolnienia podmiotowego. W ewidencji ujawniana będzie bowiem wyłącznie taka sprzedaż. Zgodnie z art. 113 ust. 2 ustawy do wartości sprzedaży, o której mowa wyżej, nie wlicza się:
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju i z terytorium kraju
- odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług zwolnionych z podatku (art. 43 ustawy), z wyjątkiem transakcji dotyczących: nieruchomości, usług ubezpieczeniowych oraz usług finansowych, zarządzania i pośrednictwa - jeżeli czynności te nie mają charakteru transakcji pomocniczych
- odpłatnej dostawy towarów, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji
W ewidencji ujmuje się tylko wartość sprzedaży (dlatego nazywa się ją uproszczoną). Zapisy dokonuje się za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.
W przypadku stwierdzenia, że podatnik nie prowadzi takiej ewidencji albo prowadzi ją w sposób nierzetelny, a na podstawie dokumentacji nie jest możliwe ustalenie wartości sprzedaży, naczelnik urzędu skarbowego lub urząd celno-skarbowy może określić, w drodze oszacowania, wartość sprzedaży opodatkowanej i ustalić od niej kwotę podatku należnego. Jeżeli nie można określić przedmiotu opodatkowania, kwotę podatku ustala się przy zastosowaniu stawki 23%.
Podstawy prawne: