Prowadzisz działalność gospodarczą i chcesz zająć się przechowywaniem akt osobowych i płacowych? Pamiętaj, że najpierw musisz uzyskać wpis w urzędzie marszałkowskim. Poniżej dowiesz się, jak uzyskać taki wpis.
Jak załatwić sprawę
Sprawę można załatwić:
- podczas wizyty w urzędzie
- listownie
Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi
Uzyskanie wpisu jest uzależnione od spełnienia następujących warunków:
- prowadzenia działalności gospodarczej w określonej formie prawnej (przedsiębiorca musi być osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej)
- posiadania odpowiedniej do rozmiarów planowanej działalności bazy organizacyjno-technicznej, zapewniającej właściwe warunki przechowania i udostępniania dokumentacji
- posiadania regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem
- zatrudnienia do obsługi dokumentacji osób posiadających specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową
- w skład zarządu nie mogą wchodzić osoby karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu
Kto może skorzystać z usługi
Przedsiębiorca będący osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.
Kiedy powinieneś załatwić sprawę
Przed rozpoczęciem działalności.
Gdzie załatwisz sprawę
Usługę można zrealizować w:
Co zrobić krok po kroku
Złożenie wniosku o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych
Przedsiębiorca ubiegający się o wpis do rejestru działalności regulowanej, składa wniosek wraz z załącznikami, odpowiadający wymogom ustawowym, do marszałka województwa, właściwego ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem.
Dokumenty
Pobierz:
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał
Informacja dodatkowa
Wniosek zawiera następujące dane:
1. firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;
2. numer w rejestrze przedsiębiorców;
3. numer identyfikacji podatkowej (NIP),
4. imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorcy;
5. określenie zakresu działalności, która ma być objęta wpisem;
6. określenie miejsca lub miejsc, w których będzie wykonywana działalność objęta wpisem i daty jej rozpoczęcia;
7. oświadczenie, że przedsiębiorca w dniu złożenia wniosku:
a) nie ma zaległości podatkowych,
b) nie ma zaległości w zakresie zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
c) nie figuruje w rejestrze dłużników niewypłacalnych Krajowego Rejestru Sądowego.
Pobierz:
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał
Informacja dodatkowa
Oświadczenie powinno posiadać następującą treść:
„Oświadczam, że:
1) dane zawarte we wniosku o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych są kompletne i zgodne z prawdą;
2) znane mi są i spełniam warunki wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, określone w rozdziale 4a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.”.
Oświadczenie powinno również zawierać:
1) firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;
2) oznaczenie miejsca i datę złożenia oświadczenia;
3) podpis osoby uprawnionej do reprezentowania przedsiębiorcy, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz pełnionej funkcji.
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał
Termin
Przed rozpoczęciem działalności.
Weryfikacja materialno-prawna i formalna wniosku o wpis
Marszałek województwa sprawdza, czy:
- wydano prawomocne orzeczenie zakazujące przedsiębiorcy wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem,
- przedsiębiorcę wykreślono z rejestru tej działalności regulowanej w okresie 3 lat poprzedzających złożenie wniosku.
Jeżeli nie zaistnieją wyżej wskazane przesłanki, marszałek województwa przystępuje do weryfikacji formalnej wniosku.
W przypadku, gdy wniosek o wpis do rejestru nie spełnia warunków formalnych (oraz gdy brakuje wymaganego oświadczenia), marszałek ma 7 dni na wezwanie wnioskodawcy do jego uzupełnienia (lub dosłania).
W sytuacji, gdy wnioskodawca nie wpłacił należności tytułem opłaty skarbowej, brak ten powinien być usunięty w terminie 7 dni. W przypadku, gdy opłata nie zostanie wniesiona w wyznaczonym przez organ terminie, organ pozostawia wniosek bez rozpoznania.
Jeżeli wniosek spełnia wymogi materialno-prawne i formalne albo minęło 7 dni od dnia wpływu do organu wniosku o wpis wraz z oświadczeniem o spełnieniu warunków wymaganych do wykonywania działalności gospodarczej, dla której rejestr jest prowadzony, marszałek jest obowiązany dokonać wpisu przedsiębiorcy do tego rejestru w terminie 7 dni.
Termin
W ciągu 7 dni.
Wpis do rejestru działalności regulowanej
Marszałek województwa prowadzący dany rejestr dokonuje wpisu do rejestru działalności regulowanej i zamieszcza w nim następujące dane:
- firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres
- numer w rejestrze przedsiębiorców
- numer identyfikacji podatkowej (NIP)
- imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorcy
- określenie zakresu działalności, która ma być objęta wpisem
- określenie miejsca lub miejsc, w których będzie wykonywana działalność objęta wpisem i daty jej rozpoczęcia
- informacja o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości
- data wpisu i numer porządkowy
- wykreślenie z rejestru
- uwagi
- kontrola
- sygnatura akt w teczce
- nr wpisu do rejestru
Termin
W ciągu 7 dni.
Wydanie zaświadczenia o dokonaniu wpisu do rejestru działalności regulowanej
Marszałek województwa wydaje z urzędu zaświadczenie o dokonaniu wpisu do rejestru. Zaświadczenie o wpisie jest bezpłatne. Natomiast w przypadku, gdy przedsiębiorca wystąpi z wnioskiem o wydanie kolejnego zaświadczenia, to wówczas ma obowiązek uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 17 zł.
Dokumenty
Dokument otrzymasz jako:
Oryginał
Informacja dodatkowa
Zaświadczenie zawiera:
- firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;
- zakres działalności gospodarczej objętej wpisem;
- miejsce wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem;
- datę rozpoczęcia działalności gospodarczej.
Termin
Bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 7 dni.
Przekazanie drogą elektroniczną do CEIDG informacji o wpisie do rejestru działalności regulowanej
Marszałek województwa prowadzący dany rejestr przekazuje drogą elektroniczną do CEIDG informacje o wpisie do rejestru.
Termin
Niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego po prawomocnym rozstrzygnięciu sprawy.
Zawiadomienie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
O wpisaniu przedsiębiorcy do rejestru, marszałek województwa zawiadamia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w terminie miesiąca od dnia dokonania wpisu, przekazując następujące dane:
1) firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres
2) zakres i miejsce (miejsca) wykonywania działalności
3) informacje o wykreśleniu wpisu z rejestru oraz o zawieszeniu lub zakończeniu wykonywania działalności objętej wpisem
4) informacje o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości
Termin
W terminie miesiąca od dnia dokonania wpisu.
Wpisanie przedsiębiorcy do ewidencji przechowawców akt osobowych i płacowych
Na podstawie informacji uzyskanych od marszałków województw i przedsiębiorców Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych prowadzi ewidencję przechowawców akt osobowych i płacowych. Ewidencja jest jawna.
Do ewidencji wpisywane są następujące dane:
1) firma przedsiębiorcy oraz jego siedziba i adres
2) zakres i miejsce (miejsca) wykonywania działalności
3) informacje o wykreśleniu wpisu z rejestru oraz o zawieszeniu lub zakończeniu wykonywania działalności objętej wpisem
4) informacje o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości
5) oznaczenie marszałka województwa, który dokonał wpisu do rejestru
6) wykaz pracodawców, których dokumentację przedsiębiorca przejął w danym miesiącu kalendarzowym, oraz okres, z jakiego ta dokumentacja pochodzi
Ile zapłacisz
616,00 zł
Zgodnie z załącznikiem do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.
Ile będziesz czekać
Dokonanie wpisu do rejestru i wydanie zaświadczenia następuje w terminie 7 dni od dnia wpływu kompletnego wniosku o wpis do rejestru.
Jeżeli marszałek województwa nie dokona wpisu w terminie, a od dnia wpływu wniosku upłynęło 14 dni, przedsiębiorca może rozpocząć działalność. Nie dotyczy to przypadku, gdy marszałek województwa wezwał przedsiębiorcę do uzupełnienia wniosku o wpis nie później niż przed upływem 7 dni od dnia jego otrzymania. W takiej sytuacji 7-dniowy termin na dokonanie wpisu biegnie od dnia wpływu uzupełnienia wniosku o wpis.
Jak możesz się odwołać
Odmowa wpisu przedsiębiorcy do rejestru następuje w formie decyzji administracyjnej. Stronie służy odwołanie za pośrednictwem organu (marszałka województwa, który wydał decyzję), do samorządowego kolegium odwoławczego w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia.
Warto wiedzieć
Zgłaszanie zmiany danych
Przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie zgłaszać marszałkowi województwa wszelkie zmiany danych podlegających wpisowi do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, a także informacje o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości.
Informowanie o przejętej dokumentacji
Przedsiębiorca ma obowiązek przekazywać do centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wykaz pracodawców, których dokumentację przejął w danym miesiącu kalendarzowym, oraz okres, z jakiego ta dokumentacja pochodzi, w terminie do końca następnego miesiąca kalendarzowego.
Czy ta strona była przydatna?