Wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych

Prowadzisz działalność gospodarczą i chcesz zająć się przechowywaniem akt osobowych i płacowych? Pamiętaj, że najpierw musisz uzyskać wpis w urzędzie marszałkowskim. Poniżej dowiesz się, jak uzyskać taki wpis.

Jak załatwić sprawę

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Uzyskanie wpisu jest uzależnione od spełnienia następujących warunków:

• prowadzenia działalności gospodarczej w określonej formie prawnej (przedsiębiorca musi być osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej)
• posiadania odpowiedniej do rozmiarów planowanej działalności bazy organizacyjno-technicznej, zapewniającej właściwe warunki przechowania i udostępniania dokumentacji
• posiadania regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem
• zatrudnienia do obsługi dokumentacji osób posiadających specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową
• w skład zarządu nie mogą wchodzić osoby karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu

Kto może skorzystać z usługi

Przedsiębiorca będący osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Przed rozpoczęciem działalności.

Gdzie załatwisz sprawę

Usługę można zrealizować w:

• urzędy marszałkowskie

Co zrobić krok po kroku

1. Złożenie wniosku o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych

Przedsiębiorca ubiegający się o wpis do rejestru działalności regulowanej, składa wniosek wraz z załącznikami, odpowiadający wymogom ustawowym, do marszałka województwa, właściwego ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem.

Dokumenty

Termin

Przed rozpoczęciem działalności.

2. Weryfikacja materialno-prawna i formalna wniosku o wpis

Marszałek województwa sprawdza, czy:

• wydano prawomocne orzeczenie zakazujące przedsiębiorcy wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem,
• przedsiębiorcę wykreślono z rejestru tej działalności regulowanej w okresie 3 lat poprzedzających złożenie wniosku.

Jeżeli nie zaistnieją wyżej wskazane przesłanki, marszałek województwa przystępuje do weryfikacji formalnej wniosku.

W przypadku, gdy wniosek o wpis do rejestru nie spełnia warunków formalnych (oraz gdy brakuje wymaganego oświadczenia), marszałek ma 7 dni na wezwanie wnioskodawcy do jego uzupełnienia (lub dosłania).

W sytuacji, gdy wnioskodawca nie wpłacił należności tytułem opłaty skarbowej, brak ten powinien być usunięty w terminie 7 dni. W przypadku, gdy opłata nie zostanie wniesiona w wyznaczonym przez organ terminie, organ pozostawia wniosek bez rozpoznania.

Jeżeli wniosek spełnia wymogi materialno-prawne i formalne albo minęło 7 dni od dnia wpływu do organu wniosku o wpis wraz z oświadczeniem o spełnieniu warunków wymaganych do wykonywania działalności gospodarczej, dla której rejestr jest prowadzony, marszałek jest obowiązany dokonać wpisu przedsiębiorcy do tego rejestru w terminie 7 dni.

Termin

W ciągu 7 dni.

3. Wpis do rejestru działalności regulowanej

Marszałek województwa prowadzący dany rejestr dokonuje wpisu do rejestru działalności regulowanej i zamieszcza w nim następujące dane:

• firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres
• numer w rejestrze przedsiębiorców
• numer identyfikacji podatkowej (NIP)
• imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorcy
• określenie zakresu działalności, która ma być objęta wpisem
• określenie miejsca lub miejsc, w których będzie wykonywana działalność objęta wpisem i daty jej rozpoczęcia
• informacja o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości
• data wpisu i numer porządkowy
• wykreślenie z rejestru
• uwagi
• kontrola
• sygnatura akt w teczce
• nr wpisu do rejestru

Termin

W ciągu 7 dni.

4. Wydanie zaświadczenia o dokonaniu wpisu do rejestru działalności regulowanej

Marszałek województwa wydaje z urzędu zaświadczenie o dokonaniu wpisu do rejestru. Zaświadczenie o wpisie jest bezpłatne. Natomiast w przypadku, gdy przedsiębiorca wystąpi z wnioskiem o wydanie kolejnego zaświadczenia, to wówczas ma obowiązek uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 17 zł.

Dokumenty

Termin

Bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 7 dni.

5. Przekazanie drogą elektroniczną do CEIDG informacji o wpisie do rejestru działalności regulowanej

Marszałek województwa prowadzący dany rejestr przekazuje drogą elektroniczną do CEIDG informacje o wpisie do rejestru.

Termin

Niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego po prawomocnym rozstrzygnięciu sprawy.

6. Zawiadomienie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych

O wpisaniu przedsiębiorcy do rejestru, marszałek województwa zawiadamia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w terminie miesiąca od dnia dokonania wpisu, przekazując następujące dane:

1) firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres

2) zakres i miejsce (miejsca) wykonywania działalności

3) informacje o wykreśleniu wpisu z rejestru oraz o zawieszeniu lub zakończeniu wykonywania działalności objętej wpisem

4) informacje o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości

Termin

W terminie miesiąca od dnia dokonania wpisu.

7. Wpisanie przedsiębiorcy do ewidencji przechowawców akt osobowych i płacowych

Na podstawie informacji uzyskanych od marszałków województw i przedsiębiorców Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych prowadzi ewidencję przechowawców akt osobowych i płacowych. Ewidencja jest jawna.

Do ewidencji wpisywane są następujące dane:

1) firma przedsiębiorcy oraz jego siedziba i adres

2) zakres i miejsce (miejsca) wykonywania działalności

3) informacje o wykreśleniu wpisu z rejestru oraz o zawieszeniu lub zakończeniu wykonywania działalności objętej wpisem

4) informacje o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości

5) oznaczenie marszałka województwa, który dokonał wpisu do rejestru

6) wykaz  pracodawców, których dokumentację przedsiębiorca przejął w danym miesiącu kalendarzowym, oraz okres, z jakiego ta dokumentacja pochodzi

Ile zapłacisz

616,00 zł

Zgodnie z załącznikiem do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.

Ile będziesz czekać

Dokonanie wpisu do rejestru i wydanie zaświadczenia następuje w terminie 7 dni od dnia wpływu kompletnego wniosku o wpis do rejestru.

Jeżeli marszałek województwa nie dokona wpisu w terminie, a od dnia wpływu wniosku upłynęło 14 dni, przedsiębiorca może rozpocząć działalność. Nie dotyczy to przypadku, gdy marszałek województwa wezwał przedsiębiorcę do uzupełnienia wniosku o wpis nie później niż przed upływem 7 dni od dnia jego otrzymania. W takiej sytuacji 7-dniowy termin na dokonanie wpisu biegnie od dnia wpływu uzupełnienia wniosku o wpis.

Jak możesz się odwołać

Odmowa wpisu przedsiębiorcy do rejestru następuje w formie decyzji administracyjnej. Stronie służy odwołanie za pośrednictwem organu (marszałka województwa, który wydał decyzję), do samorządowego kolegium odwoławczego w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia.

Warto wiedzieć

Zgłaszanie zmiany danych

Przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie zgłaszać marszałkowi województwa wszelkie zmiany danych podlegających wpisowi do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, a także informacje o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości.

Informowanie o przejętej dokumentacji

Przedsiębiorca ma obowiązek przekazywać do centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wykaz pracodawców, których dokumentację przejął w danym miesiącu kalendarzowym, oraz okres, z jakiego ta dokumentacja pochodzi, w terminie do końca następnego miesiąca kalendarzowego.