Zwrot zagranicznego podatku VAT

Prowadzisz działalność gospodarczą i podróżujesz służbowo do innych państw UE? Kupujesz paliwo, płacisz za przejazdy autostradą i za wstęp na targi. Masz prawo wystąpić o zwrot zagranicznego podatku VAT. Poniżej dowiesz się, jak uzyskać ten zwrot.

Jak załatwić sprawę

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Kto może się ubiegać o zwrot VAT

O zwrot zagranicznego podatku VAT możesz się ubiegać, jeżeli:

• nie masz siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu w kraju UE, w którym dokonałeś nabycia
• jesteś czynnym podatnikiem podatku VAT
• nie dokonujesz wyłącznie sprzedaży zwolnionej z VAT, ani nie korzystasz ze zwolnienia VAT podmiotowego.

Zwrotu nie uzyskasz, jeżeli prowadzisz wyłącznie działalność zwolnioną z VAT, czy to ze względu na określone czynności, czy też ze względu na niską wartość obrotów nie przekraczającą rocznie 200 tys. zł.

Kiedy możesz się ubiegać o zwrot VAT

O zwrot VAT z innego państwa UE możesz starać się w przypadku:

• nabycia paliwa
• wynajmu środków transportu
• innych wydatków związanych ze środkami transportu
• opłat drogowych i innych związanych z użytkowaniem dróg
• kosztów podróży (opłaty za taksówki, transport publiczny)
• kosztów zakwaterowania
• kosztów żywności, napojów i usług restauracyjnych
• opłat za wstęp na targi i wystawy
• wydatków na artykuły luksusowe, rozrywkowe i reprezentacyjne
• inne (głównie narzędzia, części, naprawy, artykuły biurowe)

Każdy zakup ma wspólnotowy kod i musi być udokumentowany fakturą lub dokumentem importowym – czasem taki dokument trzeba dołączyć do wniosku.

Szczegółowe informacje o zasadach zwrotu VAT w pozostałych państwach członkowskich, w tym towary i usługi objęte zwrotem VAT,  znajdziesz na portalu Komisji Europejskiej i na stronie Ministerstwa Finansów.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy. Termin na złożenie wniosku jest nieprzekraczalny.

Gdzie załatwisz sprawę

Usługę można zrealizować w:

• urzędy skarbowe
• urzędy skarbowe dla największych podmiotów

Co zrobić krok po kroku

1. Złóż wniosek o zwrot VAT naliczonego w innym państwie członkowskim

Wniosek  złóż na formularzu VAT-REF elektronicznie, w systemie e-Deklaracje. Wysłany wniosek  VAT-REF uzyskuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Następnie zostaje przekazany do polskiego systemu VAT-REFUND, gdzie w ciągu 72 godzin otrzymuje właściwy numer referencyjny w systemie VAT-REFUND.

Udział pełnomocnika

Jeśli chcesz, żeby twoją sprawę załatwił pełnomocnik, musisz mu udzielić pełnomocnictwa do składania deklaracji podatkowych UPL-1.

Sprawdź, jak ustanowić pełnomocnika do podpisywania elektronicznych deklaracji podatkowych - UPL-1.

Pamiętaj również, że państwo członkowskie Unii Europejskiej dokonujące zwrotu może zażądać złożenia pełnomocnictwa, zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w tym państwie. Pełnomocnictwo szczególne w formie dokumentu elektronicznego, prześlij na elektroniczną skrzynkę podawczą urzędu skarbowego, do którego złożyłeś VAT-REF.

Odrzucenie wniosku

Jeżeli system e-Deklaracje odrzuci wniosek, otrzymasz komunikat o przyczynie odrzucenia. System automatycznie wskaże też pozycje, które zostały wypełnione błędnie lub pozostały niewypełnione. W tej sytuacji nanieś poprawki i ponownie wyślij wniosek.

Wszystkie wiadomości w sprawie złożonego wniosku o zwrot otrzymasz wyłącznie na podany we wniosku adres poczty elektronicznej. W wiadomościach zawsze będzie podany numer referencyjny wniosku.

Dokumenty

W sytuacji, gdy państwo członkowskie zwrotu wymaga, aby do wniosku dołączyć faktury i dokumenty celne potwierdzające poniesione wydatki w okresie, którego dotyczy wniosek, zrób to w formie elektronicznej.

Rodzaje załączników do wniosku są określane przez państwo członkowskie zwrotu.

Dokumenty umieść w jednym załączniku, który spełnia następujące wymagania:

• ma postać archiwum ZIP o wielkości nieprzekraczającej 5 MB
• zawiera pojedyncze pliki kopii faktur i dokumentów celnych, zeskanowanych w jednym z trzech formatów: PDF, TIFF, JPEG
• poszczególne pliki powinny być zeskanowane w jakości 200 dpi., nieszyfrowane i niezabezpieczone hasłem
• pliki powinny być wysłane jednocześnie z wnioskiem.

Wnioski niespełniające wymogów technicznych będą odrzucone przez system.

Termin

Do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy. Termin na złożenie wniosku jest nieprzekraczalny.

2. Weryfikacja wniosku VAT-REF

Zostaniesz powiadomiony o przekazaniu wniosku do państwa członkowskiego zwrotu oddzielnym komunikatem na adres e-mail wskazany we wniosku.

Jeżeli weryfikacja uprawnień do ubiegania się o zwrot przebiegnie niepomyślnie, naczelnik urzędu skarbowego wyda postanowienie o nieprzekazaniu wniosku do państwa członkowskiego zwrotu. Postanowienie o nieprzekazaniu wniosku otrzymasz pocztą tradycyjną na adres wskazany we wniosku oraz na adres e-mail podany we wniosku.

Termin

Polska administracja podatkowa sprawdzi, czy w okresie, którego dotyczy wniosek, byłeś uprawniony do uzyskania zwrotu zagranicznego podatku VAT.

Jeżeli potwierdzi uprawnienia do ubiegania się o zwrot, to przekaże wniosek do państwa członkowskiego zwrotu w ciągu 15 dni kalendarzowych od daty otrzymania wniosku.

Ile zapłacisz

Złożenie wniosku o zwrot zagranicznego podatku VAT nie podlega opłacie skarbowej.

Ile będziesz czekać

Zostaniesz powiadomiony przez państwo członkowskie zwrotu o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku w terminie:

• 4 miesięcy od jego otrzymania przez to państwo członkowskie
• 2 miesięcy od dnia otrzymania dodatkowych informacji których zażądało, nie krócej niż 6 miesięcy od daty otrzymania wniosku przez państwo zwrotu
• 8 miesięcy od otrzymania wniosku przez to państwo członkowskie – w przypadku gdy państwo członkowskie zwrotu żąda dalszych dodatkowych informacji

Zwrot realizowany jest nie później niż w terminie 10 dni roboczych od upływu powyższych terminów. Za opóźnienia należą ci się odsetki za zwłokę.

Jak możesz się odwołać

Jeżeli państwo członkowskie zwrotu odrzuci w całości lub w części wniosek, otrzymasz decyzję o odrzuceniu wniosku. Od decyzji o odrzuceniu wniosku o zwrot możesz się odwołać – zgodnie z przepisami państwa członkowskiego zwrotu.

Warto wiedzieć

Korekta wniosku VAT-REF

Możesz skorygować złożony wniosek. Nie wszystkie państwa członkowskie UE akceptują korekty wniosków. Jeżeli państwo członkowskie nie przyjmuje korekt, to złóż nowy wniosek zawierający poprawne dane.

Gdy we wniosku VAT-REF podasz niewłaściwy adres poczty elektronicznej, to złóż korektę wniosku z podaniem prawidłowego adresu e-mail. Brak korekty wniosku spowoduje, że korespondencja będzie przesyłana na adres podany we wniosku, bo system VAT-REFUND nie pozwala na dokonywanie zmian we wniosku przez urząd skarbowy.

Korekta wniosku jest jedynym skutecznym sposobem zmiany adresu e-mail również w kraju członkowskim zwrotu. 

Dlaczego we wniosku warto podać numer telefonu

Podanie numeru telefonu ułatwi kontakt pomiędzy tobą a urzędnikiem i pomoże szybko wyjaśnić ewentualne nieścisłości we wniosku.