Zgłoszenie pracowników do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego

Jak zgłosić pracowników do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego

Pracowników zgłaszasz do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych na formularzu ZUS ZUA w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli od daty zatrudnienia. Zatrudnieni pracownicy podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom: emerytalnemu, rentowym, chorobowemu, wypadkowemu i zdrowotnemu od momentu nawiązania stosunku pracy do dnia jego ustania. Jako pracodawca możesz być także zobowiązany do opłacania składek na 

• Fundusz Pracy
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
• Fundusz Emerytur Pomostowych

Inne (niż pracownicy) osoby zatrudnione przez ciebie (np. zleceniobiorcy lub osoby wykonujące pracę nakładczą) oraz osoby współpracujące zgłaszasz na formularzu ZUS ZUA (jeśli podlegają ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu) bądź na formularzu ZUS ZZA (jeśli podlegają tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu). Osoby wykonujące pracę nakładczą i zleceniobiorcy podlegają ubezpieczeniom społecznym od dnia oznaczonego w umowie jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy. Natomiast osoby współpracujące podlegają tym ubezpieczeniom od dnia rozpoczęcia współpracy do dnia jej zakończenia.

Rodzaje ubezpieczenia, pod które podlega pracownik zależą od tego, czy nie posiada on innych tytułów do ubezpieczenia. Nakładanie się takich tytułów to tzw. zbieg ubezpieczeń. Przeczytaj więcej o zbiegu ubezpieczeń społecznych u zatrudnianego pracownika.

Pracownik – osoba, która pozostaje w stosunku pracy oraz osoba wykonująca pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, umowy o dzieło, jeżeli taką umowę zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz  pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.

Wysokości składek

Wysokości składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe są podawane w formie stopy procentowej, jednakowej dla wszystkich ubezpieczonych. Natomiast stopa procentowa ubezpieczenia wypadkowego jest zróżnicowana dla poszczególnych płatników składek i zależy od liczby zatrudnionych pracowników, rodzaju wykonywanej pracy i poziomu zagrożeń zawodowych. Zasady różnicowania stopy procentowej składek na ubezpieczenie wypadkowe określają przepisy ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Jeżeli zgłaszasz do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż 9 ubezpieczonych, to stawka procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe wynosi 50% najwyższej stopy procentowej ustalonej na dany rok składkowy dla grup działalności. Jeśli jesteś płatnikiem składek zgłaszającym do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych (i przez poprzednie trzy lata nie składałeś druku ZUS IWA), to stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe ustala się na podstawie twojej przynależności do grupy działalności na podstawie rodzaju przeważającej działalności zakodowanej według Polskiej Klasyfikacji Działalności w rejestrze REGON w dniu 31 grudnia poprzedniego roku.

ZUS natomiast ustala stopę procentową wysokości składek dla płatników, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od dnia 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku
• w roku, za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych
• byli wpisani do rejestru REGON w dniu 31 grudnia roku, za który jest składana informacja ZUS IWA

Liczbę ubezpieczonych ustala się jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy poprzedniego roku kalendarzowego i liczby miesięcy, przez które płatnik składek był w poprzednim roku kalendarzowym zgłoszony w ZUS co najmniej jeden dzień. W liczbie miesięcy uwzględnia się tylko te miesiące, w których płatnik co najmniej jeden dzień był płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych, tj. w których co najmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu. Stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe jest ustalana na rok składkowy, który trwa od 1 kwietnia do 31 marca następnego roku. Więcej na temat ustalania stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe na stronach ZUS.

Stopy procentowe składek dzielą się na część finansowaną przez pracownika oraz część finansowaną przez pracodawcę. Wynoszą one:

* Stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe ustalana jest zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków.

Jako płatnik składek musisz obliczać, rozliczać i przekazać co miesiąc do ZUS składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe za pracowników, ale także za osoby wykonujące pracę nakładczą, zleceniobiorców oraz osoby współpracujące.

Kwestie opłacania składek za zatrudnionych pracowników wyjaśnia publikacja Składanie deklaracji i raportów ZUS.

Czym jest ubezpieczenie społeczne

W Polsce ubezpieczenia społeczne obejmują:

• ubezpieczenie emerytalne
• ubezpieczenia rentowe
• ubezpieczenie chorobowe (w razie choroby i macierzyństwa)
• ubezpieczenie wypadkowe (z tytułu wypadków w pracy oraz chorób zawodowych)

Ubezpieczenia emerytalne i rentowe

Musisz zgłosić do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnych i rentowych następujące osoby fizyczne:

• pracowników
• osoby wykonujące pracę nakładczą
• zleceniobiorców, czyli osoby wykonujące prace na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług (jeżeli te osoby są uczniami szkół gimnazjalnych, ponadgimnazjalnych ponadpodstawowych lub studentami i nie ukończyły 26 lat, to nie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym)
• osoby współpracujące (małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i przysposobione, rodziców, macochę, ojczyma, osoby przysposabiające), jeżeli żyją z tobą we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności

Składki na ubezpieczenia emerytalne pracowników, osób wykonujących pracę nakładczą, zleceniobiorców finansują z własnych środków w równych częściach ubezpieczeni i płatnicy składek (czyli twój pracownik i ty). Natomiast składkę rentową finansują ubezpieczeni (w wysokości 1,5% podstawy wymiaru ubezpieczenia) oraz płatnicy składek (w wysokości 6,5% podstawy wymiaru ubezpieczenia). Składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe osób współpracujących finansujesz ty – jako pracodawca – w całości z własnych środków.

Ubezpieczenie chorobowe

Musisz obowiązkowo zgłosić do ubezpieczenia chorobowego pracowników, którzy są z tobą w stosunku pracy. Dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu podlegają natomiast (na swój wniosek) osoby, które wykonują pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług zawartych zgodnie z Kodeksem cywilnym (osoby wykonujące pracę nakładczą oraz osoby współpracujące przy prowadzonej działalności).

Składkę na ubezpieczenie chorobowe w całości finansują pracownicy, osoby wykonujące pracę nakładczą i zleceniobiorcy. Składkę na ubezpieczenie chorobowe osób współpracujących przy prowadzonej działalności finansujesz ty jako przedsiębiorca.

Ubezpieczenie wypadkowe

Osoby podlegające ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym muszą mieć również ubezpieczenie wypadkowe. Nie dotyczy to osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy o pracę nakładczą lub umowy zlecenie albo innej umowy o świadczenie usług, jeżeli wykonują ją poza siedzibą lub miejscem prowadzenia twojej działalności. Składkę na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, zleceniobiorców oraz osób współpracujących ze zleceniobiorcami finansujesz ty jako płatnik składek.

Ubezpieczenie zdrowotne

Obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego podlegają zatrudnieni przez ciebie pracownicy, zleceniobiorcy, osoby wykonujące pracę nakładczą oraz osoby współpracujące. Podstawę wymiaru składki zdrowotnej stanowi wynagrodzenie brutto pomniejszone o opłacane przez pracownika składki ZUS (emerytalne, rentowe i chorobowe).

Więcej na temat zasad podlegania ubezpieczeniom społecznymi oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu znajdziesz w poradniku przygotowanym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Odpowiednie formularze możesz również składać drogą elektroniczną korzystając z Platformy Usług Elektronicznych ZUS.

Informacje o tym, jak rozliczać ZUS znajdziesz w poradniku Rozliczam się z ZUS w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.