Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Obsługa płatności bezgotówkowych w firmie

Podstawowym narzędziem prowadzenia rozliczeń Twojej firmy z partnerami oraz urzędami będzie konto bankowe.

Współczesny biznes coraz bardziej odchodzi od obrotu gotówką na rzecz płatności bezgotówkowych. Dla Ciebie, jako przedsiębiorcy, zaletami korzystania z obrotu bezgotówkowego mogą być m.in. redukcja kosztów, oszczędność czasu, większa kontrola dokonywanych transakcji, czy globalny zasięg. To nie wszystko. Pamiętaj, że płatności bezgotówkowe oznaczają także większą wygodę dla Twoich klientów, którzy zamiast gotówki wolą nosić w portfelu karty płatnicze, albo preferują płatności dokonywane za pośrednictwem internetu.

Jak wdrożyć płatności bezgotówkowe?

Wdrożenie do firmy obsługi płatności bezgotówkowych (np. instalacja terminali do przyjmowania płatności kartami albo systemu obsługi płatności online) nie jest trudną sprawą. Na rynku istnieje wiele firm, u których możesz zamówić taką usługę wraz z odpowiednim serwisem. Pierwszym krokiem może być np. kontakt z bankiem, w którym prowadzisz rachunek i sprawdzenie, czy nie oferuje on usługi np. instalacji terminali do obsługi kart płatniczych.

Decydując się na wprowadzanie płatności bezgotówkowych, niezależnie od tego, czy będą to płatności kartami, czy np. szybkie przelewy, przeanalizuj następujące kwestie:

  • Koszty – obsługa płatności bezgotówkowych oznaczać będzie dla Ciebie dodatkowy koszt (najczęściej jest to określona prowizja od każdej transakcji, którą pobiera operator płatności). Sprawdź, ilu Twoich klientów oczekuje, że będziesz przyjmował płatności bezgotówkowe. Być może większość z nich nadal będzie płacić gotówką (ew. kartami płatniczymi) i nie ma potrzeby abyś uruchamiał system płatności online.
  • Dobór oferty – zawsze porównaj oferty kilku firm obsługujących płatności. Dowiedz się dokładnie, jakie będą koszty obsługi (często wchodzi w grę nie tylko prowizja, ale np. opłaty za raporty z transakcji, instalacja usługi, koszt transferu środków na Twoje konto). Sprawdź także ile rodzajów płatności oferuje dana firma (np. z iloma bankami współpracuje). Nie zaszkodzi też dowiedzieć się, jakie są opinie użytkowników w internecie na temat jakości usług danej firmy.
  • Negocjacje warunków – warunki finansowe, jakie zaoferuje Ci firma obsługująca płatności bezgotówkowe często nie są sztywne, a zależą od obrotu, branży, rodzaju usług. Domagaj się jak najkorzystniejszych dla siebie warunków.
  • Wygoda dla klienta – pamiętaj, że koszty, które ponosisz płacąc za obsługą płatności, mają na celu podnoszenie wygody klientów. Staraj się, aby system płatności spełniał ich oczekiwania, reaguj na ich potrzeby i opinie. Sytuacje, w których np. sprzedawca samowolnie ustala wysokość minimalnej kwoty, od jakiej można dokonywać płatności kartami, to prosta droga do utraty cennych klientów.

Twoje prawa oraz obowiązki we współpracy z podmiotami rynku płatności bezgotówkowych określa ustawa o usługach płatniczych.

Jak przyjmować płatności kartami?

Prowadzisz biznes i coraz więcej klientów pyta się o możliwość płatności kartą? Jeśli tak, powinieneś pomyśleć o zainstalowaniu terminala płatniczego w swojej placówce i umożliwieniu swoim klientom dokonywania płatności bezgotówkowych. Obsługa kart płatniczych daje Ci wiele korzyści, przede wszystkim ułatwia klientom dokonywanie płatności, a Ty nie musisz martwić się wydawaniem reszty. Płatności bezgotówkowe pozwalają także na łatwiejszą kontrolę przepływów pieniędzy w Twojej firmie, zmniejszają możliwość przyjęcia fałszywych banknotów i minimalizują ryzyka związane np. z kradzieżami.  Zanim zdecydujesz się na wprowadzenie płatności bezgotówkowych, przeanalizuj, jakie będą koszty tego rozwiązania, oraz to, czy liczba klientów dokonujących płatności w formie elektronicznej zrekompensuje Ci koszty wprowadzenia tego rozwiązania.

Jakie są koszty wdrożenia płatności kartami?

Całkowity koszt, jaki będziesz ponosił w związku z obsługą płatności kartami będzie składał się z kilku elementów:

  • Koszt dzierżawy terminala – wynosi od kilkudziesięciu złotych miesięcznie, w zależności, czy terminal wykorzystuje łącze telefoniczne, sieć komórkową, internet, czy będzie to mobilny terminal mPOS (przyjmowanie płatności za pomocą smartfona lub tableta). Wybór terminala uzależniony będzie od tego, czy posiadasz łącze telefoniczne, internetowe, czy jesteś w zasięgu sieci komórkowej.
  • Koszty połączeń z centrum rozliczeniowym – zależny od liczby transakcji.
  • Opłata akceptanta - czyli prowizja, jaką będziesz, jako akceptant, płacił od każdej transakcji. Jeszcze kilka lat temu wynosiła nawet ok. 3 proc., obecnie zazwyczaj jest to poniżej 1 proc. od wartości transakcji (stosowany jest też model mieszany – określony procent plus dodatkowa opłata, od kilkunastu do kilkudziesięciu groszy za każdą transakcję). W skład tej opłaty wchodzą m.in.:
    • opłata interchange, która jest odprowadzana przez agenta rozliczeniowego do banku, który wydał daną kartę płatniczą (opłata jest stała, określona ustawowo, wynosi maksymalnie 0,2 lub 0,3 proc. wartości transakcji w zależności od rodzaju karty)
    • opłaty systemowe, które odprowadzane są przez agenta rozliczeniowego do organizacji kartowej (Visa, MasterCard)
    • marża agenta rozliczeniowego, czyli firmy, z którą podpisujesz umowę i która zajmuje się obsługą płatności w Twojej firmie.

Liczba opłat, związana jest ze specyfiką rynku płatności bezgotówkowych, na którym oprócz Twojej firmy (akceptant) i klienta, funkcjonują także: wydawca karty (najczęściej bank), organizacja kartowa (udzielająca licencji na wydawanie kart m.in. VISA czy MasterCard), agent rozliczeniowy (firma zajmująca się obsługą transakcji i dostarczaniem narzędzi do przeprowadzania transakcji) a często jeszcze pośrednicy.

Pamiętaj, że prowizja, jaką będziesz płacił zależeć będzie od liczby transakcji, obrotu, branży, liczby terminali. W przypadku firm, które mają większe obroty, agenci rozliczeniowi mogą stosować rabaty. Dlatego całkowity koszt wprowadzenia płatności będziesz mógł poznać po rozmowie z przedstawicielem danego agenta.

Dodatkowym kosztem mogą być dla Ciebie także usługi związane z obsługą płatności (systemy bezpieczeństwa, przesyłanie raportów z transakcji). W rozmowie z przedstawicielem agenta rozliczeniowego zawsze pytaj o wszystkie opłaty, jakie możesz ponosić z tytułu płatności bezgotówkowych.

Prowizje agenta (oraz inne koszty np. dzierżawy terminala) rozliczane są najczęściej na podstawie faktury VAT wystawianej przed agenta rozliczeniowego na koniec miesiąca. Upewnij się jednak, czy agent wystawia fakturę, czy tylko przesyła zbiorcze informacje o transakcjach. Prowizja z tytułu operacji dokonanych kartami płatniczymi, opłaty transakcyjne, opłata za dzierżawę pobierane są często w formie potrąceń z bieżących płatności.

Co ważne, do obsługi płatności bezgotówkowych nie musisz otwierać nowego konta. Wskazujesz rachunek, na który przelewane są pieniądze z terminala.

Jeśli stosować będziesz terminal oparty na sieci komórkowej (GPRS) nie będziesz musiał podpisywać oddzielnej umowy z operatorem.

Na co zwracać uwagę przy wyborze agenta rozliczeniowego przy płatnościach kartami?

Na polskim rynku funkcjonuje kilkudziesięciu agentów oraz wiele firm pośredniczących w świadczeniu usług płatności bezgotówkowych. Największe i najbardziej wiarygodne firmy działają w Komitecie Agentów Rozliczeniowych, działającym przy Związku Banków Polskich.

Działający w Polsce agenci rozliczeniowi to m.in.:

Poszukując najlepszej oferty dla swojej firmy, najlepiej umówić się z przedstawicielami kilku firm i porównać ich oferty. Na takie spotkania powinieneś przygotować informacje na temat spodziewanych obrotów bezgotówkowych, liczby terminali, jakie chcesz posiadać, dostępu do sieci (internet, telefon, sieć komórkowa). Ułatwi Ci to wybór odpowiednich rozwiązań, jeśli np. prowadzisz restaurację i chcesz przyjmować płatności od klientów, przyda Ci się terminal przenośny.

Możesz także skontaktować się z bankiem, który prowadzi Twój rachunek firmowy – wiele z nich oferuje usługę obsługi płatności samodzielnie (bądź we współpracy z partnerami). Możesz liczyć na dodatkowe korzyści z tytułu korzystania z obsługi konta i płatności bezgotówkowych w tym samym banku.

Dowiedz się, czy firma, z którą zamierzasz współpracować, nie oferuje w danym momencie warunków promocyjnych (np. brak opłat albo minimalne opłaty za dzierżawę terminala przez określony okres). Koniecznie zapytaj o warunki finansowe po wygaśnięciu promocji.

O co pytać agenta rozliczeniowego?

Oprócz podstawowych informacji, takich jak wysokość prowizji agenta, koszty dzierżawy terminala, w trakcie rozmowy z przedstawicielem firmy powinieneś zwrócić uwagę na następujące kwestie, które mogą mieć wpływ na koszty i wygodę korzystania z obsługi płatności kartami:

  • limit obrotów – może się zdarzyć, że przy niskich obrotach bezgotówkowych będziesz musiał ponosić dodatkowe opłaty
  • termin wpływu pieniędzy na konto – sprawdź, po jakim czasie pieniądze z transakcji trafią na Twoje konto – zazwyczaj jest to następny dzień, ale niektóre firmy mogą stosować dłuższe terminy
  • urządzenie do akceptacji kart – dowiedz się, jakie urządzenia oferuje agent, sprawdź opinie użytkowników np. w internecie, sprawdź koszty instalacji dodatkowych urządzeń np. PinPada (urządzenie do weryfikacji kodu PIN)
  • serwis – firma, która obsługiwać będzie płatności jest odpowiedzialna za serwis urządzeń - dowiedz się, jak szybko możesz spodziewać się reakcji na zgłoszone usterki albo reklamacje klientów i czy nie wiąże się to z dodatkowymi kosztami
  • szkolenie – sprawdź, czy Ty i Twoi pracownicy otrzymają właściwe szkolenie z obsługi płatności
  • bezpieczeństwo – standardem bezpieczeństwa, który muszą posiadać operatorzy płatności jest PCI DSS to skrót od Payment Card Industry Data Security Standards standard mający na celu zapewnienie bezpieczeństwa danych kart; firmy posiadające certyfikat PCI DSS muszą spełniać wymagania (techniczne, proceduralne itp.) określone przez normę PCI; Twoja firma może także uzyskać certyfikat bezpieczeństwa – sprawdź, czy nie będziesz musiał dodatkowo płacić za usługę
  • raporty – dowiedz się, w jaki sposób będziesz miał dostęp do informacji o transakcjach (np. online) i czy np. nie będziesz musiał ponosić dodatkowych kosztów za raporty, czy faktury papierowe; to samo dotyczy ew. kosztów utrzymania danych w systemie
  • dodatkowe usługi – wraz z obsługą płatności bezgotówkowych możesz zaoferować swoim klientom dodatkowe usługi (np. możliwość płacenia rachunków, czy doładowania telefonów komórkowych).

Zanim podpiszesz umowę, możesz zapoznać się z ustawą o usługach płatniczych, która określa m.in. Twoje prawa oraz obowiązki agenta rozliczeniowego, z którym nawiążesz współpracę. Zgodnie z ustawą, akceptanci mają prawo zakończyć współpracę z agentem rozliczeniowym z 30-dniowym wypowiedzeniem współpracy. Ponadto, przed zawarciem umowy ramowej z akceptantem agent rozliczeniowy jest zobowiązany dostarczyć akceptantowi informację o wysokości opłaty akceptanta wraz z wyszczególnieniem składników tej opłaty.

Jak przyjmować e-płatności?

Wraz z rozwojem e-handlu rozwijają się także systemy płatności online. Klienci coraz częściej oczekują możliwość płacenia przez internet, a zaletą tej formy jest wygoda i szybkość transakcji. Jak udostępnić e-płatności i na co zwracać uwagę, podpisując umowy z firmami obsługującymi te systemy? Poniżej przedstawiamy kilka porad.

Rodzaje e-płatności

Zanim zdecydujesz się na wprowadzenie płatności online np. do swojego sklepu internetowego powinieneś wiedzieć, że do wyboru masz nawet kilkadziesiąt różnych kanałów płatności. Najpopularniejsze z nich to:

  • Płatności kartami – klient płaci online korzystając ze swojej karty kredytowej.
  • Przelewy online dokonywane za pośrednictwem banków. Są to przelewy online albo tzw. szybkie przelewy (takie jak m.in.: mTransfer, Płacę z Inteligo, MultiTransfer, iPko, Przelew24 BZ WBK, Płacę z IKO, Płać z ING, Przelew z BPH, Pekao24 Przelew, Millennium Płatności Internetowe, Płacę z Alior Bankiem, Płacę z Citi Handlowy, r-Przelew Raiffeisen Bank, T-Mobile Usługi Bankowe, Eurobank Płatności Online, Płacę z Idea Bank, Pocztowy24, Płacę z PBS!). Zaletą szybkich przelewów jest szybkość przeprowadzania transakcji i jej zautomatyzowanie (klient tylko loguje się i potwierdza transakcję bez konieczności wypełniania formularzy). Możesz także spotkać się z podziałem na e-transfery i e-przelewy. W przypadku płatności e-transferem, formularz płatności na stronie banku wypełniony zostaje automatycznie, a w przypadku e-przelewu, dane trzeba uzupełnić ręcznie. To rozróżnienie jest ważne, ponieważ przy e-transferach prowizja, jaką pobiera pośrednik, jest zazwyczaj wyższa.
  • E-portfele – są rodzajem kont internetowych, dzięki którym można dokonywać przelewów i płatności, odbierać środki pieniężne od innych użytkowników w Polsce, jak i za granicą. Ich cechą jest to, że płatności są przeprowadzane przy wykorzystaniu e-maila (numerem konta jest adres e-mail), co pozwala uniknąć ujawniania danych z karty kredytowej. Portfel zasilany jest z konta, karty kredytowej lub np. przez SMS. Najbardziej popularne systemy to m.in. Paypal, Skrill, YetiPay, Skycash.
  • Płatności odroczone, ratalne – umożliwiają klientom zapłatę za towar w dłuższym terminie. To m.in. system Feerbuy.
  • Płatności mobilne – umożliwiają dokonywania zapłaty przy pomocy telefonu komórkowego, dzięki specjalnym aplikacjom (m.in.: BLIK, NFC, IKO, IKASA, PeoPay).
  • Płatności SMS – tzw. SMS-y premium, którymi można dokonywać opłaty np. za gry, czy dostęp do treści w internecie.
  • Płatności wirtualną walutą – za pomocą tzw. bitcoinów. Do obsługi tego rodzaju płatności służą np. aplikacje na smartfona. Prowizje są mniejsze niż w przypadku innych form płatności, należy jednak pamiętać, że kurs bitcoinów może ulegać gwałtownym zmianom (ryzyko kursowe).

Znajomość dostępnych kanałów płatności pozwoli Ci m.in. obiektywnie ocenić ofertę firm oferujących systemy obsługi płatności online. Pamiętaj, że Twoi klienci mogą korzystać z różnych form płatności, posiadać konta w różnych bankach, dlatego ważne jest, aby udostępnić im szeroką możliwość dokonywania płatności (choć dla Ciebie może to wiązać się z dodatkowymi kosztami). Przykładem będzie tutaj udostępnienie płatności przez SMS – przydatna dla użytkowników niekorzystających z bankowości elektronicznej.

Gdzie załatwić e-płatności?

Zawieranie umów dotyczących obsługi e-płatności przez Twoją firmę z każdym bankiem z osobna może być trudnym i czasochłonnym zajęciem. Najwygodniejszą drogą do uruchomienia płatności online jest kontakt z firmą pośrednicząca (intergratorem) pomiędzy Twoją firmą i np. bankiem Twojego klienta, wystawcą kart kredytowych albo operatorem telekomunikacyjnym (pamiętaj jednak, że w przypadku niektórych sytemów np. Paypal, konieczna będzie oddzielna rejestracja).

W Polsce działa wiele firm obsługujących płatności. Wśród najpopularniejszych są m.in.:

Największe firmy obsługują co najmniej kilkadziesiąt rożnych kanałów e-płatności, biorąc na siebie odpowiedzialność za podpisywanie umów z bankami, instytucjami kartowymi, operatorami sieci telekomunikacyjnych itd. Dzięki temu, podpisując jedną umowę możesz obsługiwać „z jednego miejsca" zarówno płatności kartami, przelewy online, czy szybkie przelewy. Dodatkowo masz możliwość administrowania wszystkimi formami płatności i otrzymujesz dostęp do zestawienia operacji ze wszystkich kanałów płatności.

Ile kosztuje wdrożenie e-płatności?

Podobnie jak w przypadku instalacji terminali do obsługi kart płatniczych, koszty obsługi płatności online będą uzależnione od wielu czynników, takich jak obrót, liczba kanałów płatności, które chcesz zaoferować klientom, czy dodatkowych usług. W zależności od dostawcy, różnić się mogą opłaty aktywacyjne i opłaty weryfikacyjne (kilkadziesiąt do kilkuset złotych). Podstawowym kosztem dla Ciebie będzie prowizja od każdej transakcji. Może ona wynieść nawet ponad 2% transakcji (przy szybkich e-przelewach), możesz także spotkać się z opłatą minimalną np. 30 groszy, uiszczaną niezależnie od wartości danej transakcji. Pamiętaj, że zawsze istnieje możliwość indywidualnej negocjacji prowizji.

Zanim podpiszesz umowę, domagaj się informacji o wszystkich kosztach związanych z prowadzeniem systemu płatności. Dodatkowe opłaty mogą dotyczyć np. zlecenia wypłaty środków na Twoje konto, czy zwrotu pieniędzy w przypadku rezygnacji z zakupu.

Koszty mogą wiązać się także z obsługą reklamacji tzw. chargeback (dotyczy wyłącznie płatności kartami). Klient może zwrócić się do swojego banku o anulowanie transakcji, jeśli np. nie dostarczysz produktu, jest on uszkodzony, albo jego opis na stronie różni się od stanu faktycznego. Jako sprzedawca możesz być obciążony kosztami zwrotu. Przed uruchomieniem procedury chargeback banki wymagają, aby klient podjął próbę reklamacji u sprzedawcy. Pamiętaj, aby podać na stronie internetowej, przez którą dokonujesz płatności, swoje dane kontaktowe, co pozwoli Ci uniknąć sytuacji, w której klient chcący skorzystać z chargeback, powołuje się na niemożliwość kontaktu z Twoją firmą.

Jak to działa?

Obsługa transakcji online przez Twoją firmę jest możliwa po integracji systemu płatności z Twoją stroną internetową. Od dostawcy powinieneś dostać szczegółowe instrukcje, w jaki sposób zainstalować moduł płatności (dostawcy mają często gotowe moduły pod formaty np. sklepów internetowych). Najlepiej skorzystać w tym przypadku z pomocy informatyka. W razie problemów, poproś o wsparcie firmę, która dostarcza i obsługuje system płatności. Wraz z systemem powinieneś dodatkowo otrzymać dostęp do panelu administracyjnego, gdzie możesz śledzić transakcje, czy dokonywać poleceń wypłaty na swoje konto (pieniądze z banku klienta, trafiają najpierw na rachunki operatora systemu). Zazwyczaj co miesiąc otrzymasz od firmy obsługującej płatności rozliczenie prowizji.

Na co zwracać uwagę, zawierając umowę z dostawcą e-płatności?

Wybierając firmę obsługującą e-płatności w Twojej firmie zwróć uwagę na:

  • doświadczenie firmy, opinie użytkowników
  • liczbę dostępnych kanałów płatności, banków współpracujących z daną firmą, rodzaje kart płatniczych obsługiwanych w systemie
  • czas, w jakim firma przekaże pieniądze na Twoje konto
  • systemy zabezpieczeń, szyfrowanie (zajrzyj np. na stronę internetową firmy) – dla klienta bezpieczeństwo to jeden z najważniejszych czynników, które skłonią (bądź nie) go do e-płatności
  • koszt dodatkowych usług – czy będziesz płacił za dostęp do danych, wypłatę środków na Twój rachunek (uważaj np. na limity), opłaty wstępne, weryfikacyjne, opłata za zwrot pieniędzy na konto kupującego
  • serwis – czyli pomoc techniczną dla Ciebie, a także wsparcie dla klientów dokonujących płatności
  • niektóre firmy oferują uruchomienie systemu na próbę – to doskonały sposób sprawdzenia, czy system dobrze działa na Twojej stronie i przyciąga klientów
  • regulamin – przeczytaj go dokładnie i pamiętaj, że podpisując umowę z firmą, która dostarczy system obsługi płatności online, będziesz musiał zgodzić się na pewne warunki, dotyczące m.in.: rodzaju towaru sprzedawanego za pomocą e-płatności (przedstawienie listy towarów do akceptacji). Możesz być także zobowiązany do pewnych form promocji firmy pośredniczącej
  • czy oferta nie jest czasowa, tzn. czy np. po okresie promocyjnym, nie będziesz musiał ponosić większych kosztów obsługi systemu.

Niezawodnym sposobem wyboru najlepszej oferty jest wysłanie zapytania do kilku firm oferujących obsługę płatności online i porównania propozycji.

Czy ta strona była przydatna?