Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Zasady wystawiania faktur

Każda faktura, jeśli chcesz jej podstawie odliczyć VAT, powinna zostać wystawiona zgodnie z zasadami i we właściwym terminie.

Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać:

  • datę wystawienia
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje
  • imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (w przypadku transakcji UE – VAT-UE)
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła ona przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto)
  • kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
  • stawkę podatku
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
  • kwotę należności ogółem.

Elementy dodatkowe faktury

Faktury powinny również zawierać takie informacje, jak:

  • metoda kasowa - w odniesieniu do małych przedsiębiorców, którzy wybrali metodę kasową w odniesieniu do rozliczania podatku od towarów i usług
  • samofakturowanie - w przypadku gdy nabywca towaru w imieniu sprzedawcy wystawia fakturę
  • odwrotne obciążenie - w przypadku sprzedaży towarów lub usług, w której obowiązkiem rozliczenia podatku VAT lub podatku o podobnych charakterze obarczony jest nabywca
  • procedura marży dla biur podróży - w przypadku świadczenia usług turystycznych, gdzie podstawę opodatkowania stanowi kwota marży
  • procedura marży - towary używane / procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki / procedura marży - dzieła sztuki - w przypadku towarów używanych, przedmiotów kolekcjonerskich, antyków oraz dzieł sztuki, dla których podstawę opodatkowania stanowi kwota marży
  • w  przypadku  faktur  wystawianych  w  imieniu  i  na rzecz  podatnika  przez  jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku
  • w  przypadku  gdy  przedmiotem  wewnątrzwspólnotowej  dostawy  są  nowe  środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz przebieg pojazdu (w  przypadku  pojazdów  lądowych),  liczbę  godzin  roboczych  używania  nowego  środka transportu (w przypadku jednostek pływających oraz statków powietrznych).

W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika zwolnionego przedmiotowo lub podmiotowo z VAT należy na fakturze wprowadzić:

  • przepis aktu wydanego na podstawie ustawy lub ustawę, na podstawie której podmiot został zwolniony z podatku
  • przepis dyrektywy, która zwalnia taki typ dostawy towarów lub świadczenia usług od podatku VAT
  •  inną podstawę prawną, która zwalnia podmiot od podatku.

Kwoty podatku wykazuje się w złotych. Kwoty podatku wyrażone w walucie obcej wykazuje się w złotych przy zastosowaniu zasad przeliczania na złote przyjętych dla przeliczania kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.

Kiedy powinienem wystawić fakturę (termin)?

Przy wystawianiu faktur szczególną uwagę powinieneś zwracać na terminy. Faktura wystawiana jest nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymałeś całość lub część zapłaty, fakturę dokumentującą otrzymanie takiej zapłaty wystawiasz nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymałeś całość lub część zapłaty od nabywcy.

Terminy wystawiania faktur w sytuacjach szczególnych

Pamiętaj jednak, że termin ten może ulec zmianie w przypadku szczególnych transakcji takich jak: usługi budowlane, dostawa i drukowanie książek, dostawa energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, świadczenie usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej.

W odniesieniu do poniższych czynności fakturę należy wystawiać:

1) 30. dnia od dnia wykonania usługi w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych

2) 60. dnia od dnia wydania towarów w przypadku dostawy książek drukowanych

3) 90. dnia od dnia wykonania czynności w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek - z wyłączeniem map i ulotek oraz gazet, czasopism i magazynów (z wyjątkiem usług stanowiących import usług)

4) z upływem terminu płatności - w przypadku:

a) dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego

b) świadczenia usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, wymienionych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego

- z wyjątkiem usług stanowiących import usług.

5) 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania - w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją, przy czym w sytuacji, gdy w umowie nie będzie określonego terminu zwrotu opakowania, fakturę będzie wystawiać się nie później niż 60. dnia od dnia wydania opakowania.

Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, fakturę dokumentującą otrzymanie takiej zapłaty wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

Termin podstawowy wymieniony powyżej obowiązuje także w odniesieniu do faktur zaliczkowych. Jednakże nie we wszystkich przypadkach zachodzi obowiązek ich sporządzania. Zaliczek nie potwierdza się w przypadku dostaw wewnątrzwspólnotowych oraz usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej. Także dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej są zwolnione z wystawiania faktur zaliczkowych.

Nabywca (osoba fizyczna nie prowadząca działalności) ma prawo żądać wystawienia faktury przez okres 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę.

Faktury powinny być wystawiane w co najmniej dwóch egzemplarzach.

Zwracaj też uwagę na prawidłową stawkę podatku VAT – jeśli na fakturze np. omyłkowo wykażesz kwotę podatku wyższą od kwoty podatku należnego, będziesz zobowiązany do jej zapłaty. W przypadku wartości zaniżonej należy skorygować fakturę i deklarację VAT.

Pamiętaj, że faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30 dnia przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi. Termin ten może ulec wydłużeniu w stosunku do usług świadczonych lub rozliczanych w sposób ciągły w tym  trwających powyżej jednego roku oraz usług najmu, stałej obsługi prawnej i biurowej, jeżeli został zakreślony okres jakiego faktura dotyczy.

Zobacz:

Faktura elektroniczna

Możesz wystawiać także faktury w formie elektronicznej (mogą być wystawiane w dowolnym formacie elektronicznym np. PDF, XML). Są one równoważne z fakturami papierowymi, a przy ich wystawianiu obowiązują ogólne zasady wystawiania faktur. Obowiązkiem sprzedawcy (wystawcy faktur elektronicznych) jest albo przesłanie takiej faktury (wysłanie jej w formacie elektronicznym do nabywcy), albo jej udostępnienie (przez co należy rozumieć zamieszczenie takiej faktury na serwerze sprzedawcy i umożliwienie nabywcy zdalne "ściągnięcie" takiej faktury).

Pamiętaj jednak, że stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Nie musi być to zgoda pisemna, przykładowo za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika otrzymanej w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej.

Inne wymogi związane z fakturowaniem elektronicznym dotyczą zachowania autentyczności pochodzenia, integralność treści oraz jej czytelności. Autentyczność oznacza w tym przypadku pewność co do tożsamości wystawcy faktury.  Potwierdza ją m.in. bezpieczny podpis elektroniczny, np. EDI (Electronic Data Interchange - system wymiany danych między systemami informatycznymi partnerów handlowych w formatach opisanych międzynarodowymi standardami).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Przykładem kontroli biznesowej w tym rozumieniu jest np. „dopasowanie" do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienia, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT oznacza możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały rzeczywiście miejsce. Środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Ograny kontroli powinny mieć w każdej chwili bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej oraz ich ściągnięcia z sieci.

Program E-mikrofirma

Jeśli prowadzisz działalność jednoosobową, skorzystaj z przygotowanego przez Ministerstwo Finansów programu e-mikrofirma. Umożliwia ona wystawianie faktur krajowych, zapisywanie faktur zakupu i tworzenie ewidencji VAT oraz generowanie, walidację, szyfrowanie, podpisywanie i przesyłanie Jednolitych Plików Kontrolnych do systemu Ministerstwa Finansów.

Przykładowe sytuacje życiowe związane z wystawianiem faktur

  • 10 września 2016 r. podatnik wykonał usługę budowlaną: a) dla podatnika podatku od towarów i usług, który jest inwestorem, b) dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Kiedy powinien wystawić faktury dokumentujące tę czynność? Zobacz odpowiedź
  • Podatnik wykonał usługę transportu towarów na rzecz innego kontrahenta w dniu 10 listopada 2016 r. Jaki jest termin wystawienia faktury, która będzie dokumentowała tę czynność? Zobacz odpowiedź
  • Czy podatnik zwolniony od podatku od towarów i usług wystawia faktury czy rachunki? Zobacz odpowiedź

Czy ta strona była przydatna?