Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Jak zawrzeć umowę cywilnoprawną: zlecenie lub dzieło

Sprawdź jakie są podstawowe elementy umowy zlecenia i umowy o dzieło, kiedy trzeba  stosować minimalną stawkę godzinowa i jakie masz obowiązki w zakresie BHP.

Co powinno być w umowie zlecenie

Umowa zlecenia jest regulowana przepisami Kodeksu cywilnego. Przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie (zleceniobiorca) zobowiązuje się do dokonania określonej czynności dla dającego zlecenie. W praktyce jednak umową zlecenia określa się również umowy o świadczenie usługi. Wynika to z tego, iż przepisy dotyczące zlecenia stosuje się również do umów o świadczenie usług.

Umowy zlecenia i umowy o świadczenie usługi służą realizacji zadań, które polegają na wykonywaniu powtarzalnych czynności, takich jak na przykład sprzątanie pomieszczeń, roznoszenie ulotek, wykłady, tłumaczenia tekstów, naprawy, wykonywania prac montażowych, porządkowych, pielęgnacja roślin, koszenie trawy, zbiór owoców.

Zamawiający czyli zleceniodawca to osoba lub podmiot, który powierza wykonanie określonych czynności, a przyjmujący zamówienie, czyli zleceniobiorca to osoba lub podmiot realizujący usługę.

Zleceniobiorca jest zobowiązany do starannego działania i dołożenia należytej staranności w wykonywaniu zleconych czynności.

W odróżnienie od umowy o pracę, przy umowie zlecenia nie jest możliwe:

  • daleko idące podporządkowanie osoby wykonującej pracę
  • szczegółowa organizacja pracy przez zleceniodawcę, w szczególności określanie godzin i miejsca pracy
  • realizacja zadań według wskazówek i bieżących poleceń.

Jeśli dajesz zlecenie, to możesz je wypowiedzieć w każdym czasie. Musisz jednak zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które poniósł, aby właściwie je wykonać. W razie odpłatnego zlecenia musisz wypłacić zleceniobiorcy, czyli przyjmującemu zlecenie część wynagrodzenia, która  odpowiada jego dotychczasowym pracom, a jeżeli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, powinieneś także naprawić szkodę.

Przyjmujący zlecenie może powierzyć wykonanie zlecenia osobie trzeciej tylko wtedy, gdy to wynika z umowy lub ze zwyczaju, albo gdy jest do tego zmuszony przez okoliczności. Warto ten element doprecyzować w umowie.

Zobacz jakie są najważniejsze różnice pomiędzy etatem, zleceniem i dziełem.

Do podstawowych elementów umowy zlecenia (o świadczenie usług) należy:

 

1. określenie stron (zleceniodawca i  zleceniobiorca)

  • jeżeli jesteś osobą fizyczną, powinieneś podać: imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL, numer dokumentu tożsamość (dowód, paszport)
  • jeżeli jesteś przedsiębiorcą, powinieneś podać imię i nazwisko, nazwę firmy, adres zamieszkania, PESEL, nr dowodu tożsamości, nr NIP, nr REGON; załącz zaświadczenie z CEIDG (wydruk ze strony)
  • w przypadku spółki prawa handlowego podaje się: nazwę spółki, jej siedzibę i adres, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru, wysokość kapitału zakładowego oraz osobę lub osoby uprawnione do reprezentacji spółki; należy załączyć wydruk ze strony Krajowego Rejestru Sądowego.

2. data zawarcia umowy
3. określenie przedmiotu umowy – rodzaju świadczonej usługi
4. zobowiązanie się zleceniobiorcy do starannego wykonywania określonych w umowie obowiązków
5. określenie czasu trwania umowy
6. określenie wynagrodzenia.

 

Opcjonalnie w umowie możesz określić: wymagane kwalifikacje, miejsce świadczenia zlecenia, kwestie przeniesienia praw autorskich, kar umownych za nienależyte, nieterminowe wykonanie umowy.

Sprawdź, jakie są koszty umowy zlecenia.

Co powinno być w umowie o dzieło

Umowa o dzieło jest regulowana Kodeksem cywilnym. Polega na powierzeniu wykonania określonego dzieła za wynagrodzeniem. Dla umowy o dzieło charakterystyczne jest:

  • doprowadzenie do konkretnego, zindywidualizowanego rezultatu,
  • nie chodzi o wykonywanie konkretnych, powtarzalnych czynności, takich jak na przykład składanie pudełek
  • rezultat umowy o dzieło musi być z góry określony i mieć samoistny byt.

Zamawiający czyli zleceniodawca to osoba lub podmiot, który powierza wykonanie dzieła, a przyjmujący zamówienie, czyli zleceniobiorca to osoba lub podmiot, który ma przygotować dzieło. W umowie przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia.

Podstawową cechą umowy o dzieło jest osiągnięcie określonego, zindywidualizowanego w umowie rezultatu w postaci materialnej lub niematerialnej. Wykonanie dzieła najczęściej polega na wytworzeniu rzeczy, zmianie rzeczy już istniejącej lub naprawieniu rzeczy, przerobieniu rzeczy, uzupełnieniu albo rozbudowie rzeczy, połączeniu rzeczy z innymi rzeczami czy dodaniu części składowych.

Zobacz jakie są najważniejsze różnice pomiędzy etatem, zleceniem i dziełem.

Do podstawowych elementów umowy o dzieło należy:

  • określenie stron; zamawiający i przyjmujący zamówienie
    • jeżeli jesteś osobą fizyczną, powinieneś podać: imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL, numer dokumentu tożsamość (dowód, paszport)

    • jeżeli jesteś przedsiębiorcą, powinieneś podać imię i nazwisko, nazwę firmy, adres zamieszkania, PESEL, nr dowodu tożsamości, nr NIP, nr REGON; załącz zaświadczenie z CEIDG (wydruk ze strony)

    • w przypadku spółki prawa handlowego podaje się: nazwę spółki, jej siedzibę i adres, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru, wysokość kapitału zakładowego oraz osobę lub osoby uprawnione do reprezentacji spółki; należy załączyć wydruk ze strony Krajowego Rejestru Sądowego.

  • data zawarcia umowy
  • określenie przedmiotu umowy
  • określenie czasu na wykonanie dzieła,
  • określenie wynagrodzenia.

Wysokość wynagrodzenia za wykonanie dzieła możesz określić:

  • na podstawie zestawienia planowanych prac i przewidywanych kosztów (wynagrodzenie kosztorysowe)
  • ryczałtowo (wskazanie określonej kwoty za wykonanie dzieła w oparciu o szacunkowy koszt wykonania dzieła)
  • przez wskazanie innych podstaw do jego ustalenia.

Warto doprecyzować w umowie zasady odbioru dzieła (wyrażenia akceptacji dla przygotowanego), ewentualne zgłoszenie zastrzeżeń przez zmawiającego, co ma wpływ na  wypłatę wynagrodzenia.

Możesz też określić: wymagane kwalifikacje, kwestie przeniesienia praw autorskich, kar umownych za nienależyte, nieterminowe wykonanie umowy.

Sprawdź jakie są koszty umowy o dzieło.

Kiedy stosować minimalną stawkę godzinową

Minimalna stawka godzinowa ma zastosowanie do umów zlecenia i umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu.

Obowiązek wypłaty minimalnej stawki godzinowej ma przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, na przykład urząd. Minimalnej stawki godzinowej nie trzeba stosować w umowach zawieranych między osobami fizycznymi, które nie prowadzą działalności gospodarczej.

Przez przedsiębiorcę rozumie się osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonująca zorganizowaną działalność zarobkową we własnym imieniu i w sposób ciągły. Za przedsiębiorców uznaje się także wspólników spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności.  

Przykład 1

Pan Jan chce wyremontować swoje prywatne mieszkanie. Zleca pomalowanie pomieszczeń panu Zbyszkowi. Nie musi gwarantować minimalnej stawki godzinowej, ponieważ zleca wykonanie prac jako osoba fizyczna. Nawet gdyby pan Jan miał firmę, to sytuacja się nie zmieni, bo zlecenie jest bez związku z prowadzoną działalnością.

Przykład 2

Pan Jan prowadzi działalność gospodarczą – prace budowlane. Spóźnia się z realizacją ostatniego kontraktu. Proponuje panu Zbyszkowi, aby wykonał część prac. Pan Jan musi zapewnić panu Zbyszkowi minimalną stawkę godzinową, bo zlecenie jest w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.

Strony nie muszą w umowie określać wynagrodzenia w stawce godzinowej. Wynagrodzenie może być określone dowolnie, na przykład w stawce miesięcznej. Jednak wypłacone wynagrodzenie, w przeliczeniu na godzinę wykonanej pracy, nie może być niższe niż gwarantowana minimalna stawka godzinowa obowiązująca w danym roku.
 
W związku z tym zleceniodawca i zleceniobiorca powinni w umowie ustalić liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Jeżeli takiego ustalenia nie ma, to zleceniobiorca powinien przedstawić w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, czyli na przykład w e-mailu, informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.

Uwaga! Minimalna stawka godzinowa ma również zastosowanie do umów zawartych w formie ustnej. W takim przypadku zleceniodawca, przed rozpoczęciem wykonania zlecenia lub świadczenia usług, powinien potwierdzić zleceniobiorcy ustalenia co do sposobu potwierdzania liczby godzin.

Kto otrzymuje stawkę minimalną na zleceniu

Gwarancją otrzymywania godzinowej minimalnej stawki są objęte osoby fizyczne, które przyjmują zlecenie lub świadczą usługę:

  • nieprowadzące działalności gospodarczej
  • prowadzące działalność gospodarczą zarejestrowaną w Polsce albo w państwie niebędącym państwem członkowskim Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, niezatrudniające pracowników lub niezawierające umów ze zleceniobiorcami.

Gwarancja minimalnej wysokości wynagrodzenia przy umowach cywilnoprawnych, podobnie jak wynagrodzenie za pracę, podlega szczególnej ochronie. To oznacza, że:

  • wypłata musi nastąpić w formie pieniężnej oraz w regularnych odstępach czasu (w przypadku umów zawartych na czas dłuższy niż 1 miesiąc – co najmniej raz w miesiącu)
  • zleceniobiorca nie może zrzec się prawa do tego wynagrodzenia lub przenieść go na inną osobę
  • wynagrodzenie podlega ochronie przed egzekucją.

Jaka jest minimalna stawka za godzinę

Wysokość minimalnej stawki godzinowej zmienia się co roku i jest ogłaszana w obwieszczeniu Prezesa Rady Ministrów albo w rozporządzeniu Rady Ministrów.

Od 1 stycznia 2020 r. minimalna stawka godzinowa wynosi 17 zł brutto.

Minimalna stawka godzinowa to kwota, która przysługuje zleceniobiorcy za każdą godzinę wykonanego zlecenia lub świadczonych usług. Ta kwota podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu, według zasad ogólnych, a także ewentualnym potrąceniom wierzytelności oraz egzekucji.

Jeżeli kilka osób świadczy wspólnie zlecenie lub realizuje usługę, każdej z tych osób przysługuje wynagrodzenie ustalone w minimalnej stawce godzinowej.

Ważne! Jeżeli jako przedsiębiorca albo działając w imieniu przedsiębiorcy albo innej jednostki organizacyjnej, wypłacisz przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi wynagrodzenie za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług w wysokości niższej niż obowiązująca wysokość minimalnej stawki godzinowej, podlegasz karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Jak potwierdzić liczbę godzin na zleceniu

Zawierając umowę zlecenia albo umowę o świadczenie usługi powinieneś określić w niej sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.
Jeżeli umowa tego nie określa, to  przyjmujący zlecenie lub świadczący usługę przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, czyli na przykład w e-mailu) informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia. Liczbę godzin zleceniobiorca może przekazać wraz z rachunkiem lub wskazać na fakturze.

Jako przedsiębiorca, na rzecz którego wykonywane jest zlecenie lub są świadczone usługi, musisz przechowywać przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne:

  • dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług
  • dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.

Kiedy nie trzeba stosować minimalnej stawki godzinowej

Minimalna stawka godzinowa nie mają zastosowania do umów, w których o miejscu i czasie wykonania zlecenia lub świadczenia usług decyduje przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi i przysługuje mu wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne, czyli wynagrodzenie uzależnione od wyników:

  • uzyskanych przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi
  • działalności przedsiębiorcy albo innej jednostki organizacyjnej, na rzecz których jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi.

Wyniki od których może być uzależnione wynagrodzeniem prowizyjne, to na przykład: liczba zawartych umów, wartość zawartych umów, sprzedaż, obrót, pozyskane zlecenia, wykonane usługi lub uzyskane należności:

Przykład

Pani Katarzyna dorabia prowadząc sprzedaż kosmetyków. Nie ma określonego miejsca i czasu wykonywania sprzedaży. Jednocześnie jej wynagrodzenie stanowi wyłącznie prowizja od wartości sprzedanych produktów. W takim przypadku przepisy dotyczące minimalnej stawki godzinowej nie mają zastosowania.

Stawki minimalnej nie stosuje się też w przypadku umów opiekuńczych, na przykład zawieranych w ramach prowadzenia rodzinnego domu pomocy, umów dotyczących opieki nad dzieckiem w pieczy zastępczej czy opieki nad grupą osób podczas wycieczek, trwających dłużej niż jeden dzień.

Czy trzeba robić badania lekarskie i szkolenia BHP

Przepisy nie wskazują jednoznacznie, że musisz skierować osobę, którą zatrudniasz na podstawie umowy zlecenie czy umowy o świadczenie usług, lub z którą współpracujesz w ramach umowy o dzieło, na obowiązkowe badania lekarskie.

Pamiętaj! Jako pracodawca masz obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy również osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, a także osobom prowadzącym na własny rachunek działalność gospodarczą w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.

Przepisy nie rozstrzygają, w jaki sposób ten obowiązek ma być zrealizowany.

Zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy może wiązać się z przeprowadzeniem odpowiedniego przeszkolenia w zakresie BHP czy zapoznania z oceną ryzyka zawodowego związanego z pracą na określonym stanowisku.

Jeżeli rodzaj wykonywanej pracy czy stopień zagrożeń związanych z warunkami pracy lub jej przebiegiem jest tak znaczny, że wskazane jest, aby nawet do doraźnego wykonywania tych prac lub przebywania w tych warunkach były dopuszczane wyłącznie osoby fizyczne mające odpowiedni stan zdrowia i przeszkolone w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, to możesz wymagać od osoby, z którą zawierasz umowę cywilnoprawną, poddania się badaniu lekarskiemu lub udziału w szkoleniu BHP. Wówczas osoba ta ma obowiązek odbyć szkolenie i poddać się badaniom lekarskim. Dotyczy to na przykład pracy na wysokości.

Pamiętaj, że osoby fizyczne wykonujące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę mają obowiązek przestrzegania przepisów i zasad BHP na równi z pracownikami - w zakresie ustalonym przez pracodawcę.

Umowa łącząca strony umowy może określać wszystkie kwestie dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ważne! Jeśli obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy nie będzie zrealizowany właściwie, to podmiotem odpowiedzialnym będzie pracodawca.

Czy ta strona była przydatna?