Rozwiązanie umowy o pracę przez pracodawcę za wypowiedzeniem

Jak rozwiązać umowę za wypowiedzeniem

Jako pracodawca możesz rozwiązać za wypowiedzeniem każdą umowę o pracę zawartą z pracownikiem, czyli umowę na czas nieokreślony, określony i na okres próbny. O rozwiązaniu umowy o pracę w tym trybie informujesz pracownika, składając mu pisemne oświadczenie.

Jeżeli rozwiązujesz umowę o pracę na czas nieokreślony lub umowę na czas określony, w oświadczeniu musisz wskazać powód rozwiązania umowy.

Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy na okres próbny nie musi zawierać uzasadnienia. Jednak pracownik, jeśli podejrzewa, że przyczyną wypowiedzenia jest zakazana podstawa, na przykład fakt, że pracownik dochodził podania informacji, których przekazanie jest obowiązkiem pracodawcy, może złożyć wniosek o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie.

Ma na to 7 dni, od dnia złożenia oświadczenia woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem.

Pracodawca musi odpowiedzieć na taki wniosek w terminie 7 dni i udowodnić, że przyczyna jego decyzji była inna.

Oświadczenie możesz:

• wręczyć pracownikowi osobiście – jako pracodawca
• wręczyć przez osobę upoważnioną do działania w sprawach z zakresu prawa pracy (posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo)
• wysłać pracownikowi pocztą, przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru, na wskazany przez niego adres zamieszkania – musisz mieć potwierdzenie, że pracownik odebrał tę przesyłkę. Od dnia jej odebrania zacznie biec okres wypowiedzenia umowy.

Sprawdź, kiedy pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi.

Co zawiera oświadczenie o rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem

Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem to ważny dokument badany przez sąd pracy w razie ewentualnego sporu z pracownikiem, który nie zgodzi się z twoją decyzją. W takiej sytuacji sąd sprawdzi, czy podano w nim przyczynę rozwiązania umowy – jeżeli rozwiązujesz umowę o pracę na czas nieokreślony lub określony.

Zbada także, czy oświadczenie zostało prawidłowo skonstruowane, to znaczy czy zawiera wszystkie wymienione elementy:

• miejscowość i datę
• dane pracodawcy i pracownika
• datę zawarcia umowy obowiązującej strony
• przyczynę rozwiązania umowy o pracę (w przypadku umów o pracę zawartych na czas nieokreślony lub określony)
• oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem z określeniem terminu jego upływu
• twój podpis jako pracodawcy
• pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy (czyli 21 dni na złożenie odwołania do sądu pracy, w którego obszarze właściwości praca była lub miała być wykonywana, lub sądu właściwego dla siedziby pozwanego czyli pracodawcy)
• podpis i data odebrania pisma przez pracownika.

Jeśli pracownik odmówi złożenia podpisu na oświadczeniu, to ze względów dowodowych warto sporządzić na ten temat notatkę. Będzie ona potwierdzeniem w sądzie, że pracownik nie chciał podpisać oświadczenia, pomimo że zostało mu wręczone.

Nie jest to jednak powód, aby odmówić pracownikowi możliwości zabrania jego egzemplarza oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę. Jeśli jednak nie będzie chciał go wziąć, informację na ten temat również warto umieścić w notatce.

Pamiętaj, że wypowiedzenie umowy o pracę powinno być podpisane przez pracodawcę lub osobę upoważnioną do dokonywania takich czynności w imieniu pracodawcy (czyli taką, która posiada pełnomocnictwo do występowania w imieniu pracodawcy).

Kiedy pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi

Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi z powodu:

• wystąpienia z wnioskiem o zmianę rodzaju umowy lub zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy lub zmianę umowy na umowę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy
• pozostawania w stosunku pracy lub pozostawania w innym stosunku prawnym niż stosunek pracy (na przykład umowa – zlecenie) z innym pracodawcą
• dochodzenia podania informacji, które pracodawca ma obowiązek przekazać w terminie 7 lub 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy
• dochodzenia podania informacji o zmianie adresu siedziby lub adresu zamieszkania - w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającą siedziby
• dochodzenia podania informacji o zmienionych warunkach zatrudnienia, o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym
• dochodzenia podania informacji (zarówno po raz pierwszy jak i w przypadku wprowadzenia zmian), w przypadku wyjazdu pracownika do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie, takich jak:
  • państwo lub państwa, w których praca lub zadanie służbowe mają być wykonywane
  • przewidywany czas trwania tej pracy lub zadania służbowego
  • walucie, w której będzie wypłacane wynagrodzenie w tym czasie
  • świadczenia pieniężne lub rzeczowe, które mogą być wypłacane w tym czasie
  • zapewnienie lub brak zapewnienia powrotu pracownika do kraju
  • warunki powrotu pracownika do kraju
• skorzystania przez pracownika ze szkolenia na koszt pracodawcy i w godzinach pracy w przypadku, gdy pracownik ma do nich prawo na podstawie postanowień układu zbiorowego pracy, innego porozumienia zbiorowego, regulaminu, przepisów prawa lub umowy o pracę.

Zgodnie z zasadą odwróconego dowodu, jeśli pracownik złoży sądu pracy pozew i wskaże, że to jedna z wymienionych wyżej przyczyn była podstawą do rozwiązania jego umowy, to pracodawca będzie musiał udowodnić, że było inaczej.

Jak uzasadnić wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony lub określony

W przypadku umów o pracę zawartych na czas nieokreślony lub określony najważniejsze jest, aby złożone przez pracodawcę oświadczenie o ich rozwiązaniu było uzasadnione.

Oznacza to, że zgodnie z przepisami, a także orzecznictwem Sądu Najwyższego musisz:

• mieć konkretny, rzeczywisty, indywidualny powód, który uzasadnia rozwiązanie umowy o pracę twojego pracownika
• wyjaśnić ten powód w oświadczeniu o rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem.

Przyczyny rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem nie zostały określone w przepisach. Mogą dotyczyć zarówno pracownika, jak i pracodawcy.

Wśród przyczyn uznanych w orzecznictwie za uzasadniające rozwiązanie umowy o pracę są między innymi:

• nadużycie zaufania związane z określonym zachowaniem pracownika (zwłaszcza gdy jest zatrudniony na stanowisku kierowniczym)
• dezorganizacja pracy z powodu długotrwałej nieobecności pracownika
• bezkrytyczne wykonanie przez pracownika bezprawnych poleceń przełożonych
• prowadzenie działalności konkurencyjnej także wtedy, gdy strony nie zawarły umowy zakazującej takiej działalności
• odmowa podpisania przez pracownika umowy o zakazie konkurencji
• likwidacja stanowiska pracy
• zmniejszanie stanu zatrudnienia.

Pamiętaj! Przyczynę rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem opisz w oświadczeniu w taki sposób, aby pracownik wiedział, jakie okoliczności i wydarzenia spowodowały, że jego umowa jest rozwiązywana. W ewentualnym postępowaniu sądowym sąd będzie badał, czy przyczyna była przedstawiona w sposób zrozumiały dla pracownika.

W czasie postępowania pracodawca może powoływać się tylko na tę przyczynę rozwiązania umowy, którą wskazał w oświadczeniu o rozwiązaniu umowy. Oznacza to, że nie będziesz mógł uzasadniać swojej decyzji o rozstaniu z pracownikiem innymi okolicznościami poza tymi, które opiszesz w oświadczeniu o wypowiedzeniu umowy o pracę.

Kiedy pracodawca musi się konsultować z organizacją związkową

Obowiązek przeprowadzenia konsultacji z organizacją związkową dotyczy tylko firm, w których takie organizacje działają.

Musisz z nimi skonsultować przyczynę rozwiązania umowy zawartej na czas nieokreślony lub określony za wypowiedzeniem.

Przed rozpoczęciem konsultacji z organizacją związkową pracodawca powinien zwrócić się na piśmie z prośbą o informację:

• czy pracownik, któremu zamierza wręczyć oświadczenie o rozwiązaniu umowy zawartej na czas nieokreślony lub określony jest członkiem działających w firmie organizacji związkowych
• czy jeśli pracownik nie jest ich członkiem, organizacje związkowe chcą wziąć jego interesy w obronę.

Jeśli w którymkolwiek z tych przypadków organizacja związkowa odpowie twierdząco, musisz jej przekazać pisemne zawiadomienie o zamiarze rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem i podać przyczyny wypowiedzenia. W praktyce wygląda to tak, że oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem, które zamierzasz przedstawić pracownikowi w pierwszej kolejności, wraz z zawiadomieniem, wysyłasz do organizacji związkowej.

Organizacja związkowa, po otrzymaniu zawiadomienia, może:

• w terminie 5 dni zgłosić umotywowane zastrzeżenia do przyczyny, którą wskażesz w oświadczeniu o wypowiedzeniu
• w terminie 5 dni zgodzić się na wypowiedzenie umowy o pracę za wypowiedzeniem
• pozostawić je bez odpowiedzi.

Niezależnie od tego, jakiej odpowiedzi udzieli organizacja związkowa, jej stanowisko nie jest dla ciebie wiążące. Musisz je – zgodnie z przepisami – rozpatrzyć, następnie możesz samodzielnie podjąć decyzję o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem.

Jaki okres wypowiedzenia przysługuje pracownikowi

Pracownikowi, którego umowa została wypowiedziana, przysługuje okres wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia jest taki sam, gdy umowa zostaje rozwiązana za wypowiedzeniem przez pracownika. Z końcem tego okresu umowa ulegnie rozwiązaniu.

Okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony i nieokreślony zależy od stażu pracy pracownika w twojej firmie. Jeśli wynosi on:

• do 6 miesięcy – okres wypowiedzenia to 2 tygodnie
• od 6 miesięcy do 3 lat – okres wypowiedzenia to 1 miesiąc
• powyżej 3 lat – okres wypowiedzenia to 3 miesiące.

Pamiętaj, że do stażu pracy pracownika w firmie (inaczej: stażu zakładowego) zalicza się:

• okres poprzedniego zatrudnienia, jeśli nastąpiło przejście zakładu pracy na innego pracodawcę
• okresy zatrudnienia na podstawie wszystkich umów o pracę łączących pracownika z tym samym pracodawcą, niezależenie od liczby umów czy przerw między nimi.

Jeśli zamierzasz rozwiązać ze swoim pracownikiem za wypowiedzeniem umowę o pracę zawartą na okres próbny, który:

• nie przekracza 2 tygodni – okres wypowiedzenia to 3 dni
• jest dłuższy niż 2 tygodnie – okres wypowiedzenia to 1 tydzień
• wynosi 3 miesiące – okres wypowiedzenia to 2 tygodnie.

Ważne! Okresy wypowiedzenia określone w prawie pracy są skuteczne w sobotę lub na koniec miesiąca.

Przykład

Jan Kowalski był zatrudniony w firmie CRASH od 2016 roku, czyli ponad 3 lata. Ma trzymiesięczny okres wypowiedzenia. Pismo z wypowiedzeniem umowy otrzymał 10 marca 2020 roku. Jego okres wypowiedzenia skończy się 30 czerwca 2020 roku. Okres wypowiedzenia również zakończyłby się 30 czerwca, gdyby pan Jan otrzymał wypowiedzenie w dowolnym dniu marca, np. 1 marca czy 31 marca.

Jeśli nie chcesz, aby twój pracownik świadczył pracę w okresie wypowiedzenia, możesz go zwolnić z tego obowiązku.

W takim przypadku w oświadczeniu o wypowiedzeniu umowy o pracę umieść dodatkowe oświadczenie, w którym wskażesz że zwalniasz pracownika w okresie wypowiedzenia z obowiązku świadczenia pracy. To cię jednak nie zwalnia z obowiązku zapłacenia pracownikowi wynagrodzenia za czas trwania okresu wypowiedzenia.

W ostatnim dniu wypowiedzenia twoja umowa z pracownikiem zostanie rozwiązana. W tym dniu musisz mu wydać świadectwo pracy.

Przeczytaj, jak przygotować świadectwo pracy.

Pamiętaj również o obowiązku wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych w ciągu 7 dni od zakończenia umowy.

Zwolnienie pracownika na poszukiwanie pracy

Jeśli staż pracy pracownika, któremu wypowiadasz umowę o pracę, uprawnia go do co najmniej dwutygodniowego okresu wypowiedzenia - kiedy pracownik był zatrudniony w firmie przynajmniej 6 miesięcy, przysługuje mu zwolnienie na poszukiwanie pracy.

Ważne! Uprawnienie to będzie przysługiwało także pracownikowi przejętemu przez innego pracodawcę, jeśli:

• przejęty pracownik w ciągu 2 miesięcy od przejścia zakładu pracy rozwiąże umowę o pracę z 7 dniowym uprzedzeniem
• po przejściu zakładu pracy pracodawca zaproponuje pracownikom, którzy wcześniej wykonywali pracę na innej podstawie niż umowa o pracę, nowe warunki, a pracownik odmówi przyjęcia tych warunków - jego stosunek pracy rozwiąże się z upływem okresu równemu okresowi wypowiedzenia, który mu przysługuje.

Wymiar zwolnienia na poszukiwanie pracy zależy od długości okresu wypowiedzenia i wynosi:

• 2 dni robocze – gdy okres wypowiedzenia to 2 tygodnie lub 1 miesiąc
• 3 dni robocze – przy 3 miesięcznym okresie wypowiedzenia

Ważne! Nawet jeśli skrócisz okres wypowiedzenia pracownika z 3 do 1 miesiąca, a za pozostały czas wypłacisz mu odszkodowanie (na przykład ze względu na likwidację zakładu pracy), to pracownikowi przysługują 3 dni robocze na zwolnienie na poszukiwanie pracy.

W praktyce pracownik powinien uzgodnić z pracodawcą, kiedy wykorzysta dni na poszukiwanie pracy. Jeśli pracodawca odmówi pracownikowi udzielenia dni wolnych na poszukiwanie pracy, w terminie który pracownik proponuje, to taki pracownik może nie przyjść do pracy w ostatnie 2 dni robocze okresu wypowiedzenia.

Wynagrodzenie za czas zwolnienia na poszukiwanie pracy oblicza się tak jak za urlop. Za niewykorzystane dni wolne pracodawca nie ma obowiązku wypłacić pracownikowi ekwiwalentu (jak na przykład za niewykorzystany urlop wypoczynkowy).

Jakie roszczenia może mieć pracownik zwolniony za wypowiedzeniem

Pracownikowi, któremu wręczysz oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem, przysługuje odwołanie do sądu pracy. Ma na jego złożenie 21 dni, zgodnie z pouczeniem, które musisz umieścić w oświadczeniu o wypowiedzeniu.

Jeśli rozwiążesz za wypowiedzeniem umowę o pracę zawartą na czas nieokreślony lub określony, to pracownik w ramach postępowania sądowego może żądać:

• przywrócenia do pracy na poprzednich warunkach (lub orzeczenia bezskuteczności wypowiedzenia, ale tylko do czasu jej faktycznego rozwiązania, a potem przywrócenia do pracy)
• odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy (nie mniej jednak niż wynagrodzenie za okres wypowiedzenia),

W przypadku umowy na czas określony, której czas trwania upłynął przed wydaniem wyroku sądu lub gdy przywrócenie do pracy byłoby niewskazane za względu na krótki okres, jaki pozostał do upływu tego terminu – pracownikowi przysługuje wyłącznie odszkodowanie.

Wysokość odszkodowania to wysokość wynagrodzenia, które otrzymałby pracownik gdyby umowa trwała, jednak nie więcej niż za 3 miesiące.

W ramach postępowania sąd zbada:

• czy z formalnego punktu widzenia jako pracodawca zrealizowałeś wszystkie swoje obowiązki nałożone przez przepisy o wypowiadaniu umów o pracę
• czy oświadczenie zostało złożone w formie pisemnej
• czy oświadczenie zawiera niezbędne elementy
• czy zamiar wypowiedzenia umowy został skonsultowany z organizacją związkową – jeżeli w firmie są organizacje związkowe
• czy przyczyna wypowiedzenia wskazana przez ciebie w oświadczeniu jest: prawdziwa, konkretna, zindywidualizowana i czy uzasadnia rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem.

W przypadku umów o pracę na okres próbny twój pracownik będzie mógł żądać tylko odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za czas, do upływu którego miała obowiązywać umowa.