Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Jak rozliczać PIT pracownika

Przeczytaj, jak prawidłowo rozliczyć pracownika, kiedy wpłacać zaliczki na podatek dochodowy i jakie zastosować koszty uzyskania przychodów.

Czym jest przychód ze stosunku pracy

W momencie zatrudnienia pracowników stajesz się płatnikiem ich zaliczek na podatek dochodowy. To oznacza, że odpowiadasz za prawidłowe rozliczenie wynagrodzeń pracowników.

Ważne! Zanim zaczniesz wypłacać wynagrodzenia, przekaż urzędowi skarbowemu dane osoby, która odpowiada w twojej firmie za rozliczenie wynagrodzeń - jej imię, nazwisko i adres. Powinieneś to zrobić do 20. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym pracownik otrzymał wynagrodzenie. Brak zgłoszenie jest wykroczeniem skarbowym i grozi karą grzywny. W razie zmian kadrowych, nową osobę zajmującą się rozliczeniami zgłoś w ciągu 14 dni od jej wyznaczenia wyznaczona.

Jako płatnik musisz wyliczać i pobierać ich zaliczki na podatek dochodowy oraz wpłacać je do urzędu skarbowego. W pierwszej kolejności ustal kwotę przychodów osiąganych przez pracownika ze stosunku pracy.

Zalicza się do nich wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz nieodpłatne świadczenia w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania. W szczególności są to:

  • wynagrodzenia zasadnicze
  • wynagrodzenia za godziny nadliczbowe
  • różnego rodzaju dodatki, nagrody
  • ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona
  • świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika
  • wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przychód powstaje w tym miesiącu, w którym wynagrodzenie zostaje faktycznie wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika, czyli w dniu dokonania przelewu na jego rachunek bankowy.

Przychody związane ze świadczeniami nieodpłatnymi

Przychodem pracownika są także świadczenia nieodpłatne.

Pojęcie nieodpłatnych świadczeń nie zostało jednak sprecyzowane w przepisach podatkowych. Kwestię tę analizował Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r. (sygn. K 7/13).

Zgodnie z tym wyrokiem, świadczenia mogą być uznane za przychody, jeśli:

  • pracownik skorzystał z nich w pełni dobrowolnie
  • zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść
  • korzyść ta jest wymierna i przypisana konkretnemu pracownikowi (nie jest dostępna dla wszystkich).

Wartość pieniężną świadczeń w naturze oraz innych nieodpłatnych świadczeń ustalasz na podstawie cen rynkowych. Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem pracownika jest różnica pomiędzy ich wartością, a ponoszoną przez niego odpłatnością.

Przychód związany z samochodem służbowym

Jeśli nieodpłatnie udostępniasz pracownikowi służbowy samochód do celów prywatnych, pracownik osiąga z tego tytułu przychód, który ustala się w sposób zryczałtowany:

  • 250 zł miesięcznie - dla samochodów o mocy silnika do 60 KW oraz dla samochodów elektrycznych
  • 400 zł miesięcznie - dla pozostałych samochodów.

Obliczenie i pobranie zaliczki na PIT

Aby pobrać zaliczkę w odpowiedniej wysokości, ustal kwotę dochodu. Od uzyskanych w danym miesiącu przychodów odejmij:

  • koszty uzyskania przychodów: 250 zł lub 300 zł, gdy pracownik dojeżdża z innej miejscowości
  • potrącone w tym miesiącu z wynagrodzenia pracownika składki na ubezpieczenia społeczne

Od ustalonej podstawy opodatkowania oblicz kwotę zaliczki według skali podatkowej, czyli stawek:

  • 12% za miesiące, w których dochód pracownika nie przekroczy 120 tys. zł
  • 32% już za ten miesiąc, w którym doszło do przekroczenia limitu 120 tys. zł - kwota ponad limit będzie opodatkowana wyższą stawką
  • obliczoną zaliczkę pomniejszasz o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 300 zł.

Pamiętaj, że jesteś zobowiązany przechowywać dokumentację związaną z poborem podatku dochodowego do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, czyli przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Stąd dokumentację dotyczącą 2021 roku (termin płatności podatku upływa z końcem kwietnia 2022 roku) należy przechowywać do końca 2027 roku.

Przeczytaj więcej o zasadach rozliczenia ulgi dla klasy średniej.

Oświadczenie pracownika i kwota zmniejszająca podatek

Co miesiąc pomniejszasz zaliczkę o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, czyli o 300 zł (3 600 zł /12), pod warunkiem że

  • dochody pracownika nie przekroczą 120 tys. zł
  • pracownik złożył w trakcie roku podatkowego oświadczenie na formularzu PIT-2.

Pracownik może złożyć oświadczenie PIT-2 w dowolnym momencie w trakcie roku, w jednym miejscu pracy (nawet jeśli jest zatrudniony przez kilku pracodawców).

Od stycznia 2023 roku pracownik będzie mógł wskazać maksymalnie trzech płatników jako zobowiązanych do potrącania kwoty zmniejszającej podatek od zaliczki. W tym celu będzie musiał złożyć każdemu z płatników (na przykład swoim pracodawcom) oświadczenia o stosowaniu pomniejszenia ze wskazaniem, że dany płatnik jest uprawniony do pomniejszenia zaliczki o kwotę stanowiącą:

  • 1/12 kwoty zmniejszającej podatek albo
  • 1/24 kwoty zmniejszającej podatek, albo
  • 1/36 kwoty zmniejszającej podatek.

W oświadczeniu pracownik potwierdza, że nie osiąga innych dochodów, od których opłacane są zaliczki na PIT oraz że ty – jako jego pracodawca - jesteś właściwy do stosowania tego zmniejszenia.

Chodzi o dochody:

  • z tytułu emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika
  • z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną
  • z działalności gospodarczej, od których jest obowiązany opłacać zaliczki samodzielnie
  • z tytułu świadczeń pieniężnych wypłacanych z Funduszu Pracy lub z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Ważne! Jeśli pracownik złoży oświadczenie, że zamierza rozliczać się wspólnie z małżonkiem, a jego dochody:

  • nie przekroczą 120 tys. zł (małżonek nie ma żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej) - za cały rok pobierasz 12 % podatku i dodatkowo odliczasz miesięcznie 300 zł kwoty zmniejszającej podatek

przekroczą 120 tys. zł (małżonek nie ma dochodów lub mieszczą się one w pierwszym przedziale skali) - za cały rok pobierasz 12% podatku.

Pozostałe przychody zwolnione

Nie pobierasz zaliczki na PIT jeżeli twój pracownik złoży ci sporządzone na piśmie oświadczenie, że spełnia warunki do zwolnienia z PIT do kwoty 85 528 z tytułu:

  • przeniesienia na terytorium Polski swojego miejsca zamieszkania
  • sprawowania władzy rodzicielskiej lub pełnienia funkcji opiekuna prawnego w stosunku do co najmniej 4 dzieci
  • uzyskiwania przychodów po osiągnięciu wieku emerytalnego i niepobierania emerytury pomimo nabycia do niej prawa.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu

Nie zawsze stosujesz pracownicze koszty uzyskania przychodu

Jeśli wypłacasz pracownikowi wynagrodzenie z praw autorskich, na przykład działalności twórczej w zakresie architektury czy tworzenia programów komputerowych – możesz, przy spełnieniu innych warunków określonych w ustawie, uwzględnić koszty wynoszące 50% przychodu. Nie mogą one przekroczyć limitu 120 tys. zł.

Jeśli wypłacasz wynagrodzenie z tytułu umowy o dzieło czy umowy zlecenie - uwzględniasz koszty wynoszące 20% przychodu.

Nie uwzględniasz kosztów uzyskania przychodów od tak zwanych małych umów zlecenie i o dzieło - do 200 zł, zawartych z osobą niebędącą pracownikiem. Od takich umów pobierasz zryczałtowany podatek 12%, niezależnie od wieku zleceniobiorcy..

Termin i sposób wpłaty zaliczki

Zaliczkę musisz wpłacić do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wypłaciłeś wynagrodzenie.

Za terminową wpłatę zaliczek na PIT z tytułu wypłacanych pracownikom wynagrodzeń odpowiadasz całym swoim majątkiem. Niewykonanie lub nieprawidłowe wykonanie tych obowiązków jest przestępstwem skarbowym i może grozić karą grzywny lub nawet pozbawienia wolności.

Zaliczki na PIT za pracowników wpłacasz na twój mikrorachunek podatkowy.

Roczna informacja o dochodach i pobranych zaliczkach

Po zakończeniu roku sporządzasz:

  • imienne informacje o wysokości dochodów pracowników(PIT-11, PIT-R) oraz
  • zbiorcze deklaracje o pobranym podatku(PIT-4R, PIT-8AR).

W formularzu PIT-11 wykazujesz również inne dochody niż ze stosunku pracy – na przykład dochody z działalności wykonywanej osobiście (między innymi z tytułu umowy zlecenia), które podlegają opodatkowaniu według skali na zasadach ogólnych.

PIT-11, PIT-R oraz PIT 4R, PIT 8AR za poprzedni rok musisz przesłać do urzędu skarbowego do końca stycznia bieżącego roku.

Możesz to zrobić w systemie e-Deklaracje. Interaktywne formularze podpsujesz elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub danymi autoryzującymi.

Pracownikom przekazujesz PIT-11 do końca lutego.

Pamiętaj! Od 1 stycznia 2020 roku pracodawcy nie mają obowiązku sporządzania imiennych kart przychodów swoich pracowników.

Przeczytaj:

Portal nadzorowany jest przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii. Partnerzy projektu: Sieć Badawcza Łukasiewicz - Poznański Instytut Technologiczny, Krajowa Izba Gospodarcza. Projekt jest współfinansowany z Programu Polska Cyfrowa ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i jest kontynuacją projektu pt.: "Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej" finansowanego z Programu Innowacyjna Gospodarka oraz projektu "Uproszczenie i elektronizacja procedur" finansowanego z Programu Kapitał Ludzki.

Artykuły zamieszczone w serwisie GOV.PL, w których nie podajemy żadnych dodatkowych informacji na temat praw autorskich, należą do informacji publicznych i udostępniamy je bezpłatnie. Korzystanie z nich, niezależnie od celu i sposobu korzystania, nie wymaga zgody Ministerstwa. Dostępne są w ramach licencji Creative Commons Uznanie Autorstwa 3.0 Polska. Serwis Biznes.gov.pl używa plików cookies. Kontynuując przeglądanie naszej witryny bez zmiany ustawień przeglądarki, wyrażasz zgodę na użycie plików cookie. Zawsze możesz zmienić ustawienia przeglądarki i zablokować te pliki.