Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Krajowy System e-Faktur

Wkrótce nastąpi rewolucja w dotychczasowym fakturowaniu. Przeczytaj, jak przygotować się do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych.

Co to jest KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur drogą elektroniczną (faktur ustrukturyzowanych).

KSeF gwarantuje autentyczność pochodzenia każdej faktury ustrukturyzowanej, integralność jej treści i czytelność.

Docelowo jedyną dopuszczalną formą fakturowania będzie wystawianie faktur VAT za pośrednictwem KSeF.

Krajowy System e-Faktur wymaga elektronicznego fakturowania w przypadku wszystkich transakcji, które do tej pory fakturowano. Wystawianie faktur elektronicznych nie będzie uzależnione od akceptacji odbiorcy – odbiorca otrzyma fakturę ustrukturyzowaną bez względu na to, czy wyrazi zgodę na taką formę fakturowania.

Krajowy System e-Faktur służy między innymi do:

  • nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania KSeF
  • powiadamiania podmiotów uprawnionych do korzystania z KSeF o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub o ich odebraniu
  • uwierzytelnienia i weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF
  • wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych
  • oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym nadanym w KSeF
  • przydzielania identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez podatnika dla jednego odbiorcy
  • weryfikacji danych z faktur ustrukturyzowanych używanych poza KSeF
  • analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.

Jak wystawiać faktury

Faktury ustrukturyzowane będzie można wystawiać:

  • za pomocą bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów
  • przy użyciu programów komercyjnych.

Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF, która umożliwia:

  • wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur
  • zarządzanie uprawnieniami
  • sprawdzanie statusu przetworzenia e-faktury i pobieranie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) KSeF
  • podgląd faktury bez konieczności logowania (anonimowy dostęp do e-faktury).

Sprawdź aplikację Podatnika KSeF.

Od kiedy można korzystać z KSeF

Obecnie KSeF jest rozwiązaniem dobrowolnym – możesz zdecydować, czy wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF czy tak jak dotychczas (w formie papierowej lub elektronicznej, np. w pliku PDF).

Od 1 lutego 2026 roku wystawianie faktur w KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT (zarówno czynnych, jak i zwolnionych).

Dla kogo KSeF

Obligatoryjne e-fakturowanie obejmie czynności, które do tej pory wymagały udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT.

Będą to czynności podlegające w Polsce opodatkowaniu VAT, w tym krajowe dostawy towarów oraz świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (B2B) i na rzecz organów publicznych.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie będzie dotyczył:

  • podatnika, który nie posiada ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski
  • podatnika, który nie posiada siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, ale posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które jednak nie ma związku z zafakturowanymi dostawą towarów lub świadczeniem usług
  • podatnika korzystającego z procedur szczególnych:
    • podmiotów z siedzibą poza terytorium Unii Europejskiej świadczących usługi na rzecz konsumentów z UE i zarejestrowanych w Polsce podatników VAT dla procedury nieunijnej rozliczania VAT
    • podmiotów zagranicznych zarejestrowanych dla procedury szczególnej rozliczania VAT w międzynarodowym okazjonalnym przewozie drogowym osób
    • podmiotów zagranicznych zarejestrowanych do procedury szczególnej dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych
  • faktur wystawianych na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (B2C)
  • przypadków odpowiednio dokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, dla których zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

Zasady korzystania z KSeF

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.

Faktura ustrukturyzowana zostaje uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, który nie jest zobowiązany do korzystania z KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Awaria KSeF

Minister Finansów będzie zamieszczał w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii KSeF, które wyznaczą okres trwania tej awarii. Komunikaty te są zamieszczane również za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego.

W przypadku braku możliwości zamieszczenia komunikatów w BIP Minister Finansów będzie zamieszczał komunikat o wystąpieniu awarii KSeF w środkach społecznego przekazu. Komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii KSeF zamieszczone w środkach społecznego przekazu będą wyznaczały okres trwania tej awarii.

Wystawianie faktur w trakcie awarii i niedostępności KSeF

W czasie trwania awarii KSeF (ogłoszonej za pośrednictwem BIP) podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionej przez Ministra Finansów i udostępnia ją nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

W przypadku udostępnienia nabywcy faktury w sposób inny niż przy użyciu KSeF podatnik jest obowiązany do oznaczenia takiej faktury kodem umożliwiającym:

  • dostęp do tej faktury w KSeF
  • weryfikację danych na niej zawartych
  • zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury.

W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF (wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii) podatnik jest obowiązany do przesłania do KSeF faktur wystawionych w trakcie tej awarii w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury.

Datą wystawienia faktury będzie data wskazana przez podatnika na fakturze. Datą otrzymania będzie data faktycznego otrzymania przez nabywcę.

W przypadku, gdyby nabywca nie otrzymał faktury przed datą przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia numeru.

W okresie trwania awarii, która jest ogłaszana za pomocą środków społecznego przekazu, podatnik wystawia faktury w postaci papierowej lub elektronicznej.

W sytuacji, gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z powodu awarii ogłaszanej za pośrednictwem BIP lub z innego powodu niż awaria KSeF, wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym przez Ministra Finansów.

Podatnik jest obowiązany przesłać takie faktury do KSeF w celu przydzielenia im numeru identyfikującego nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu:

  • zakończenia okresu awarii KSeF
  • ich wystawienia (w przypadku, gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF).

Faktury korygujące

Faktury korygujące będą musiały zawierać numer faktury korygowanej nadany przez KSeF, z wyjątkiem tych, którym nie został nadany numer.

W związku z obowiązkiem stosowania KSeF przez większość podatników obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej.

Jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą inną niż faktura ustrukturyzowana, obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi.

W przypadku faktur korygujących wystawianych w trakcie awarii lub niedostępności systemu sprzedawca obniży podstawę opodatkowania po otrzymaniu potwierdzenia odbioru od nabywcy, chyba że wcześniej wystawca przesłał faktury do KSeF – wtedy rozstrzygająca jest data wysyłki do KSeF.

Natomiast po stronie nabywcy faktura ustrukturyzowana obniżająca podstawę opodatkowania będzie uwzględniana w rozliczeniu za okres, w którym zostanie otrzymana – tak samo jak faktura inna niż ustrukturyzowana. W przypadku wystawienia faktury ustrukturyzowanej, która jest dostarczona nabywcy w innej formie (np. w trakcie awarii systemu), decyduje data otrzymania faktury przez nabywcę, chyba że wcześniej faktura otrzymała numer KSeF – wtedy przyjmuje się datę przydzielenia numeru.

W związku z wejściem w życie faktur ustrukturyzowanych nie będzie możliwości wystawienia not korygujących przez nabywcę.

Z kolei duplikaty faktur będą wystawiane tylko do faktur wystawianych poza KSeF.

Sankcje

Jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:

  • nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF
  • w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem
  • nie przesłał do KSeF faktury w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii lub w terminie 1 dnia roboczego od dnia wystawienia w przypadku niedostępności z innych przyczyn niż awaria
  • naczelnik urzędu skarbowego w drodze decyzji nakłada na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF.

Karę pieniężną uiszcza się bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary.

Uwaga! Sankcje za naruszenia przepisów o KSeF będą obowiązywały od 1 sierpnia 2026 roku. Przez pierwsze pół roku kary pieniężne nie będą wymierzane.

Dodatkowo, w półrocznym okresie przejściowym podatnicy:

  • będą mogli w sposób dotychczasowy (czyli bez użycia KSeF) wystawiać faktury z kasy rejestrującej;
  • nie będą musieli dokonywać płatności przelewem z podaniem numeru KSeF.

Kasy fiskalne

Po wejściu w życie KSeF nie będzie możliwości wystawiania faktury za pośrednictwem kasy fiskalnej. Taka sprzedaż będzie mogła zostać udokumentowana tylko paragonem sprzedaży.

Płatności za faktury

Przy dokonywaniu płatności w mechanizmie podzielonej płatności (split payment) przelew musi zawierać numer faktury, w związku z którą jest dokonywana płatność. W przypadku wystawienia faktury ustrukturyzowanej – numer identyfikujący tę fakturę w KSeF.

Przelew z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności obejmuje dowolne faktury ustrukturyzowane wystawione dla podatnika przez jednego dostawcę lub usługodawcę w okresie nie krótszym niż jeden dzień i nie dłuższym niż jeden miesiąc.

W komunikacie przelewu należy podać identyfikator zbiorczy nadany w KSeF.

Przechowywanie faktur

Faktury ustrukturyzowane po przesłaniu ich do KSeF będą w nim przechowywane w przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

Po upływie tego okresu podatnik jest obowiązany przechowywać te faktury poza KSeF do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Portal nadzorowany jest przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii. Partnerzy projektu: Sieć Badawcza Łukasiewicz - Poznański Instytut Technologiczny, Krajowa Izba Gospodarcza. Projekt jest współfinansowany z Programu Polska Cyfrowa ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i jest kontynuacją projektu pt.: "Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej" finansowanego z Programu Innowacyjna Gospodarka oraz projektu "Uproszczenie i elektronizacja procedur" finansowanego z Programu Kapitał Ludzki.

Artykuły zamieszczone w serwisie GOV.PL, w których nie podajemy żadnych dodatkowych informacji na temat praw autorskich, należą do informacji publicznych i udostępniamy je bezpłatnie. Korzystanie z nich, niezależnie od celu i sposobu korzystania, nie wymaga zgody Ministerstwa. Dostępne są w ramach licencji Creative Commons Uznanie Autorstwa 3.0 Polska. Serwis Biznes.gov.pl używa plików cookies. Kontynuując przeglądanie naszej witryny bez zmiany ustawień przeglądarki, wyrażasz zgodę na użycie plików cookie. Zawsze możesz zmienić ustawienia przeglądarki i zablokować te pliki.