Złóż sprawozdanie finansowe do KRS

Chcesz złożyć do KRS sprawozdanie finansowe albo poinformować, że twoja spółka nie ma obowiązku jego sporządzania? Sprawdź, jak to zrobić.

Jak załatwić sprawę

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Kto składa sprawozdanie finansowe do KRS

Co do zasady, przedsiębiorcy wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS mają obowiązek przekazywania dokumentów finansowych do rejestru. Szczególna sytuacja dotyczy Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej (SPZOZ) prowadzących działalność gospodarczą - mimo że nie są wpisywane do rejestru przedsiębiorców, mają obowiązek składania dokumentów finansowych do KRS.

Przeczytaj, kto musi sporządzać sprawozdanie finansowe

Kto nie składa sprawozdania finansowego do KRS

Wspólnicy spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich są zwolnieni z obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego jeśli:

• przychody netto spółki ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy są poniżej 2 mln euro (w przeliczeniu na złotówki) i
• spółka nie prowadzi ksiąg rachunkowych.

Jeśli to twoja sytuacja złóż drogą elektroniczną tylko oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Oświadczenie złożysz po zalogowaniu się do "Bezpłatnego zgłoszenia dokumentów finansowych".

Jak sporządzić sprawozdanie finansowe

Sprawozdanie finansowe składane do KRS musi być przygotowane w postaci elektronicznej, czyli być:

• zapisane w określonej strukturze i w formacie pliku (zobacz niżej);
• podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym

Przeczytaj, kto musi podpisać sprawozdanie finansowe

Bez względu na to, czy zamierzasz złożyć sprawozdanie finansowe do Repozytorium Dokumentów Finansowych (przez system RDF), czy przez system S24, powinno być ono wytworzone jako jeden plik XML, który zawiera wszystkie elementy sprawozdania (bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową). Plik XML to rodzaj pliku tekstowego zawierający uporządkowane dane opisywane znacznikami. Plik ten powinien być dodatkowo zgodny ze schematem XSD opisującym strukturę danych w sprawozdaniu. Obowiązujące struktury i format sprawozdań finansowych dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, znajdziesz tutaj: Struktury e-Sprawozdań. Plik wygenerowany niezgodnie z opublikowanymi strukturami nie zostanie przyjęty przez system. 

Jeśli chcesz sprawdzić, czy plik XML ze sprawozdaniem finansowym jest sporządzony prawidłowo, a więc zostanie przyjęty przez system do składania e-sprawozdań, możesz skorzystać z jednej z wielu darmowych, internetowych aplikacji do walidacji plików XML. 

O dopuszczalnych strukturach logicznych i formatach (typach) plików dowiesz się więcej z odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące e-Sprawozdań. 

Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatnie narzędzie: Aplikację e-Sprawozdania Finansowe, do tworzenia sprawozdań finansowych przez podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS. Korzystając z tej aplikacji możesz mieć pewność, że plik sprawozdania finansowego będzie wygenerowany w wymaganym formacie i zgodnie z wymaganymi strukturami logicznymi.

Przeczytaj, jaki jest format dla sprawozdań sporządzanych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości

Jak przygotować dokumenty dołączane do sprawozdania

Pozostałe dokumenty finansowe, składane do KRS wraz ze sprawozdaniem finansowym, nie mają narzuconego formatu, ale dla większości obowiązkowa jest postać elektroniczna.

Musisz przygotować w postaci elektronicznej, w dowolnym formacie:

• sprawozdanie z działalności
• sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej
• opinia biegłego rewidenta/ sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego
• sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej
• sprawozdanie z działalności jednostki dominującej
• skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej

Przygotuj te dokumenty w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, np. w postaci pliku tekstowego, pliku graficznego lub mieszanego i podpisać elektronicznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.

Nie musisz przygotowywać w postaci elektronicznej (możesz dołączyć do zgłoszenia skany):

• uchwały lub postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego
• uchwały o podziale zysku bądź pokryciu strat

Jeśli masz wątpliwości jak sporządzić sprawozdanie finansowe, skorzystaj z informacji na Portalu Podatkowym, w tym z odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące e-Sprawozdań.

Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS

Po założeniu konta w portalu eKRS, dokumenty finansowe możesz złożyć:

• co do zasady bezpłatnie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF)
• w niektórych wypadkach odpłatnie do KRS przez system S24.

Bezpłatne złożenie sprawozdania finansowego jest dostępne dla wszystkich przedsiębiorców wpisanych do KRS pod warunkiem, że zgłoszenia dokona osoba uprawniona do reprezentacji, której numer PESEL jest ujawniony w KRS. Jeśli brak takiej osoby, zgłoszenia możesz dokonać przez profesjonalnego pełnomocnika, na zasadach opisanych niżej.

Płatne złożenie sprawozdania finansowego oznacza złożenie płatnego (140 zł), elektronicznego wniosku na formularzu KRS-Z30, o wpis w rejestrze przedsiębiorców wzmianki o złożeniu dokumentów finansowych. Ten tryb będzie cię dotyczył, jeśli jesteś:

• osobą uprawnioną do reprezentacji podmiotu, prokurentem, syndykiem, zarządcą w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidatorem i twój numer PESEL nie został ujawniony w KRS;
• pełnomocnikiem i twój numer PESEL nie został ujawniony w KRS.

W praktyce, ten tryb może dotyczyć na przykład spółek, których zarząd składa się wyłącznie z cudzoziemców, którzy nie mają numeru PESEL.

Jak podpisać dokumenty i zgłoszenie

Sprawozdanie finansowe i towarzyszące mu dokumenty finansowe muszą być podpisane elektronicznie.

Przeczytaj, jak podpisać sprawozdanie finansowe i towarzyszące mu dokumenty

Jeśli korzystasz z kwalifikowanego podpisu elektronicznego i chcesz sprawdzić czy będzie działał przy składaniu e-sprawozdań, wykorzystaj program do walidowania podpisów Szafir 2.0. 

Formularz zgłoszenia do RDF oraz załączone kopie dokumentów finansowych musi podpisać, podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym, co najmniej jedna osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze. Jeśli zgłoszenie podpisuje kilka osób, mogą skorzystać zarówno z podpisu kwalifikowanego jak i profilu zaufanego. Jednak jeżeli do zgłoszenia dołączony został chociaż jeden niepodpisany dokument, wówczas zgłoszenie będzie mogło być podpisane wyłącznie profilem zaufanym. Niepodpisane załączniki zostaną podpisane razem ze zgłoszeniem.

System RDF automatycznie wskaże osoby, które mogą podpisać zgłoszenie. Jeśli do rejestru nie wpisano żadnego reprezentanta z numerem PESEL, otrzymasz automatyczny komunikat, że dokonanie zgłoszenia w trybie bezpłatnym nie jest możliwe. W takim wypadku skorzystaj z procedury płatnej w systemie S24.

Przeczytaj, jak podpisać dokumenty i wniosek zgłoszeniowy podpisem zaufanym

Sprawdź, jak złożyć podpis kwalifikowany w systemie S24 i RDF

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Roczne sprawozdanie finansowe złóż w rejestrze sądowym w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania. Zatwierdzenie powinno nastąpić w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli od dnia kończącego rok obrotowy.

Jeżeli rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, to sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone do 30 czerwca i złożone w rejestrze sądowym do 15 lipca danego roku.

Oświadczenie o braku obowiązku sporządzania rocznego sprawozdania finansowego złóż w ciągu 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy. W praktyce, jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, termin przypadnie na 30 czerwca kolejnego roku.

Sprawozdanie, które nie zostało terminowo zatwierdzone złóż mimo to, w ciągu 15 dni od upływu 6 miesięcy po zamknięciu roku obrotowego - czyli do 15 lipca, jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym. Potem złóż je ponownie, w ciągu 15 dni od zatwierdzenia, wraz z dokumentami potwierdzającymi zatwierdzenie.

Gdzie załatwisz sprawę

MINISTERSTWO SPRAWIEDLIWOŚCI al. Ujazdowskie 11, 00-950 Warszawa

Co zrobić krok po kroku

1. Złóż sprawozdanie finansowe do KRS

Po pierwsze załóż konto w portalu eKRS. Będzie ono niezbędne do skorzystania zarówno z trybu zgłoszenia bezpłatnego (RDF) jak i płatnego (S24). Do założenia konta potrzebujesz podpisu kwalifikowanego albo profilu zaufanego. Elektroniczny podpis będzie ci potrzebny również do złożenia sprawozdania.

Utwórz konto w portalu eKRS.

Jeśli masz założone konto i chcesz dokonać bezpłatnego zgłoszenia, zaloguj się w zakładce "Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych". I przejdź do zakładki „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”. System poprowadzi cię krok po kroku, w tym wskaże ci jakie dokumenty złożyć.

Dodawanie zgłoszenia w systemie RDF odbywa się w czterech krokach:

Krok 1 – wyszukanie podmiotu przez numer KRS

W tym kroku system zweryfikuje, czy są osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu i czy ujawniono ich numery PESEL. Jeśli nie znajdzie takiej osoby, nie będzie możliwości kontynuowania procesu. W takim wypadku sprawozdanie możesz złożyć z wnioskiem o zmianę wpisu w KRS przez system S24.

Krok 2 – dołączenie dokumentów

W tym kroku wskaż okres, za który zgłaszane są dokumenty finansowe (zgodnie ze wskazaniem roku obrotowego dla twojego podmiotu) oraz rodzaj zgłoszenia. Następnie dodaj dokumenty po przejściu do akcji: „Dodaj dokument”. Podaj daty sporządzenia dokumentu i język w jakim został sporządzony.

Dokumenty zgłaszane w tym kroku załącza się w oddzielnych plikach, a ich lista zależy od formy prawnej podmiotu. W przypadku rocznego sprawozdania finansowego jednostki należy zgłosić:

• roczne sprawozdanie finansowe
  • bilans
  • rachunek zysków i strat
  • informacja dodatkowa albo inny dokument z art. 48 ustawy o rachunkowości
  • zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym (jeśli sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta)
  • rachunek przepływów pieniężnych (jeśli sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta)
• sprawozdanie z działalności
• sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej
• uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty
• uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego
• opinia biegłego rewidenta/ sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego.

Dodawany plik dokumentu (za pomocą akcji „Plik dokumentu”) może być opatrzony podpisem kwalifikowanym, jeśli nie jest, podpisz go profilem zaufanym (w 4 kroku dodawania zgłoszenia).  

Jeżeli plik został podpisany oddzielnym podpisem, załącz plik zawierający podpis za pomocą akcji „Plik zawierający oddzielny podpis”.

Plik ze sprawozdaniem finansowym powinien zawierać wszystkie wymagane elementy sprawozdania.

Maksymalna wielkość dodawanego pliku niezależnie czy, plik (dokument) jest podpisany, czy niepodpisany, nie może przekraczać 5 MB. Natomiast maksymalny rozmiar wszystkich załączonych niepodpisanych dokumentów do zgłoszenia nie może przekraczać 35 MB.

Krok 3 – złożenie oświadczenia

W tym kroku uzupełnij oświadczenie, że oryginały załączonych dokumentów sprawozdania finansowego, z działalności i z płatności na rzecz administracji publicznej, zostały podpisane przez kierownika jednostki i osobę prowadzącą księgi rachunkowe. Jeżeli dokumenty nie posiadają wszystkich wymaganych podpisów, odznacz pole, które tego dotyczy, a następnie uzupełnij pola: „Kto nie podpisał” i „Powód braku podpisu”. Dla pozostałych załączanych dokumentów oświadczenie nie jest wymagane.

Krok 4 – weryfikacja, podpisanie zgłoszenia, wysyłka do Repozytorium

W tym kroku zweryfikuj poprawność wypełnienia zgłoszenia, podpisz zgłoszenie lub przekaż do podpisu na konto innego użytkownika, a następnie wyślij zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Przed podpisem możesz obejrzeć całe zgłoszenie (akcja „Pokaż zgłoszenie”) oraz pobrać każdy dodany dokument (akcja „Pobierz treść dokumentu”). Możliwa jest też wstępna weryfikacja poprawności zgłoszenia przez system (akcja „Weryfikuj zgłoszenie”).

Podpisanie zgłoszenia rozpocznij od wybrania z wyświetlonej tabeli osoby, która będzie składała podpis pod zgłoszeniem. Podpis powinna złożyć osoba, na komputerze której rejestrowane jest zgłoszenie. Można też wysłać zgłoszenie do podpisu innej osobie za pomocą przycisku „Przekaż do podpisu”.

Zgłoszenie możesz podpisać podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym. Jeśli do zgłoszenia został dodany chociaż jeden dokument niepodpisany podpisem kwalifikowanym zgłoszenie może być podpisane tylko profilem zaufanym. System podpowie ci krok po kroku co należy zrobić, aby złożyć podpis w każdym z trybów. Przed wykonaniem pierwszego podpisu podpisem kwalifikowanym przeczytaj instrukcję jak złożyć podpis kwalifikowany w portalu eKRS, która wyjaśnia m.in. jakie warunki powinna spełniać stacja robocza, aby użyć podpisu kwalifikowanego.

Aby wysłać zgłoszenie kliknij przycisk "Wyślij zgłoszenie do repozytorium". Każda wersja robocza zgłoszenia, która nie zostanie zakończona wysłaniem, zostanie automatycznie usunięta w ciągu 14 dni od daty jej utworzenia.

Jeśli potrzebujesz szczegółowej instrukcji postępowania przy składaniu bezpłatnego zgłoszenia do Repozytorium Dokumentów Finansowych, przeczytaj instrukcję Ministerstwa Sprawiedliwości jak złożyć sprawozdanie finansowe do RDF.

Jeśli potrzebujesz szczegółowej instrukcji postępowania przy składaniu płatnego wniosku, w systemie S24, o wpis wzmianki o złożeniu dokumentów finansowych, przeczytaj instrukcję Ministerstwa Sprawiedliwości.

Złóż oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego

Aby złożyć oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego utwórz konto w portalu eKRS. Następnie zaloguj się na podstronie „Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych” i wybierz opcję „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”. Kliknij w ikonkę „Dodaj zgłoszenie”, wpisz nr KRS swojej spółki. Wybierz okres którego dotyczy oświadczenie i wybierz opcję „Informacja o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego". Do zgłoszenia nie dodajesz żadnego załącznika (pliku). Po podpisaniu wyślij zgłoszenie.

Zgłoszenie oświadczenia możesz podpisać wyłącznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym  pod warunkiem, że twój numer PESEL jest ujawniony w rejestrze i jesteś wpisany jako wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki, syndyk albo likwidator.

System automatycznie zweryfikuje czy zgłoszenie zostało podpisane przez osobę uprawnioną. Jeśli nie, złożenie oświadczenia będzie możliwe ponownie przez system S24.

Termin

Roczne sprawozdanie finansowe złóż w rejestrze sądowym w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania. Zatwierdzenie powinno nastąpić w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli od dnia kończącego rok obrotowy.

Jeżeli rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, to sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone do 30 czerwca i złożone w rejestrze sądowym do 15 lipca danego roku.

Oświadczenie o braku obowiązku sporządzania rocznego sprawozdania finansowego złóż w ciągu 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy. W praktyce, jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, termin przypadnie na 30 czerwca kolejnego roku.

Sprawozdanie, które nie zostało terminowo zatwierdzone złóż mimo to, w ciągu 15 dni od upływu 6 miesięcy po zamknięciu roku obrotowego - czyli do 15 lipca, jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym. Potem złóż je ponownie, w ciągu 15 dni od zatwierdzenia, wraz z dokumentami potwierdzającymi zatwierdzenie.

2. Dostaniesz powiadomienie z systemu o zamieszczeniu dokumentów w repozytorium

System weryfikuje dokonane zgłoszenie pod kątem kompletności i formalnej poprawności. Jeśli przejdziesz automatyczną weryfikację, dostaniesz powiadomienie o:

• rejestracji zgłoszenia
• wzmiance w rejestrze KRS
• zamieszczeniu dokumentów w Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Przyjęte dokumenty finansowe są dostępne online dla wszystkich w Przeglądarce dokumentów finansowych.

Jeśli automatyczna weryfikacja wykaże braki w zgłoszeniu, dostaniesz powiadomienie o kolejnych krokach do podjęcia. Może się okazać, że konieczne jest złożenie w systemie S24 płatnego wniosku o wpis wzmianki o złożeniu dokumentów finansowych lub wzmianki o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego.

Ile zapłacisz

Złożenie sprawozdania finansowego w systemie RDF  jest bezpłatne.

Jeśli korzystasz z systemu S24 za zgłoszenie zapłacisz 140 zł. Jest to opłata sądowa i opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Opłatę w systemie S24 zapłacisz bezgotówkowo. Po naciśnięciu przycisku „Opłać i wyślij” (w dole formularza wniosku), system S24 przekieruje cię na stronę e-Płatności. Dzięki temu zrobisz przelew z konta bankowego, zapłacisz kartą kredytową albo kartą płatniczą. Płatności możesz dokonać tylko z banku wymienionego na stronie e-Płatności. W systemie S24 pojawi się komunikat, czy płatność została zrealizowana poprawnie.

Złożenie oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego jest bezpłatne.

Dodatkowe opłaty możesz ponieść, w przypadku realizacji usługi przez pełnomocnika (informacje na temat pełnomocnictwa).

Ile będziesz czekać

Po wysłaniu sprawozdania w systemie RDF, znajdzie się ono w Repozytorium Dokumentów Finansowych, najszybciej, jak to możliwe. Przy dużym obciążeniu systemu dokumenty są zamieszczane w ciągu 24 godzin. Informacje o statusie zgłoszenia znajdziesz w zakładce "Powiadomienia". 

Sprawozdanie finansowe złożone w systemie S24 pojawi się w Repozytorium Dokumentów Finansowych po rozpoznaniu wniosku KRS-Z30 przez sąd rejestrowy. Informacja o tym pojawi się w zakładce "Korespondencja". Dostaniesz też powiadomienie na adres e-mail przypisany do konta.

Warto wiedzieć

Jak uzyskać pomoc techniczną

Jeśli potrzebujesz pomocy technicznej przy składaniu sprawozdań finansowych skontaktuj się z infolinią Ministerstwa Sprawiedliwości. Możesz też zapoznać się z dokumentacją użytkownika systemu RDF (po przejściu na stronę e-KRS kliknij przycisk „Pomoc”), w tym z odpowiedziami na najczęściej zadawane pytania (FAQ) oraz z dokumentacją użytkownika systemu S24.

Czy trzeba składać sprawozdanie do urzędu skarbowego

Przedsiębiorca wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS nie musi składać sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego. Po zamieszczeniu dokumentów finansowych w Repozytorium Dokumentów Finansowych, są one automatycznie przesyłane w twoim imieniu do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.