Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Załatwianie spraw firmowych przez pełnomocnika

Udzielanie pełnomocnictwa, pełnomocnik ZUS, pełnomocnik do spraw podatkowych, pełnomocnik w CEIDG i KRS, odwołanie pełnomocnictwa, inne sprawy związane z pełnomocnictwem przy prowadzeniu firmy

Prowadzenie firmy wiąże się z wieloma obowiązkami – rozliczaniem podatków, załatwianiem spraw urzędowych, otrzymywaniem zezwoleń, wyliczaniem i płaceniem w terminie składek ZUS, dbaniem o uaktualnianie informacji w rejestrach i ewidencjach. Niektóre czynności możesz powierzyć innej osobie - pełnomocnikowi albo prokurentowi.

Kto może być pełnomocnikiem

Pełnomocnictwa możesz udzielić m.in:

  • osobie z pełną zdolnością do czynności prawnych (ukończone 18 lat)
  • osobie prawnej np. biuro księgowe (nie do wszystkich czynności)

Profesjonalny pełnomocnik

Możesz ustanowić tzw. profesjonalnego pełnomocnika:

  • radcę prawnego
  • adwokata
  • rzecznika patentowego
  • doradcę podatkowego

Profesjonalny pełnomocnik może reprezentować firmę także w sprawach sądowych i poświadczać za zgodność z oryginałem kopię każdego dokumentu dotyczącego załatwianej sprawy (taki dokumen jest traktowany jak oryginał przez organy administracji i sądy).

Uwaga! Niektóre czynności (jak np. zarejestrowanie spółki w KRS) może wykonywać tylko pełnomocnik profesjonalny.

Rodzaje pełnomocnictwa

Pełnomocnika możesz ustanowić do dokonywania różnych czynności:

  • pełnomocnictwo ogólne np. do zwykłych, codziennych  czynności w firmie np. przyjmowanie korespondencji, rozmowy biznesowe, reprezentacja firmy na spotkaniach
  • pełnomocnictwo rodzajowe np. do zawierania umów handlowych
  • pełnomocnictwo szczególne np. do sprzedaży lub zakupu konkretnego składnika majątku trwałego firmy

Jak udzielić pełnomocnictwa

Ustanowienie pełnomocnika wymaga formy pisemnej podpisanej Twoim własnoręcznym podpisem. Może być to również forma elektroniczna, podpisana podpisem elektronicznym.

Kserokopia pełnomocnictwa pisemnego nie jest honorowana przez urzędy, musi być poświadczona za zgodność z oryginałem przez notariusza, adwokata, radcę prawnego albo organ, który dokument wystawił. 

Każde pełnomocnictwo musi zawierać informacje:

  • kto upoważnia
  • kogo upoważnia
  • od kiedy i do kiedy upoważnia
  • do czego upoważnia

Kiedy nie muszę udzielać pełnomocnictwa pisemnego

Jeśli prowadzisz firmę, możesz zgłosić pełnomocnika (i prokurenta) do urzędu, w którym rejestrowałeś firmę (CEIDG i KRS). Jeśli zgłosisz pełnomocnika np. do CEIDG nie musisz dodatkowo udzielać pełnomocnictwa na piśmie. Twój pełnomocnik przy załatwianiu spraw nie będzie musiał okazywać za każdym razem dokumentu pełnomocnictwa ani uiszczać opłaty skarbowej. Od tej zasady są wyjątki, np. sprawy podatkowe, które wymagają oddzielnych pełnomocnictw.

Jeśli nie ujawnisz pełnomocnika (prokurenta) w rejestrze w CEIDG (lub KRS), do każdej załatwianej sprawy dołączyć oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Dodatkowo, przy złożeniu pełnomocnictwa trzeba uiszczać opłatę skarbową - 17 zł (nie dotyczy to najbliższej rodziny). W prosty sposób można uniknąć formalności i opłat „wpisując" pełnomocnika, prokurenta do rejestru w CEIDG, KRS.

Zgłoszenie pełnomocnictwa

W zależności od rodzaju sprawy i urzędu, w którym jest ona załatwiana, może być wymagane zgłoszenie pełnomocnika (nie zawsze wystarczy pisemne pełnomocnictwo).

Pełnomocnik przedsiębiorcy jednoosobowego (w CEIDG)

Pełnomocnika możesz (ale nie musisz) zgłosić do CEIDG na formularzu CEIDG-1 albo online. Może on załatwiać sprawy związane z Twoim wpisem w CEIDG ale również inne sprawy urzędowe (m.in. ZUS) bez okazywania pełnomocnictwa i uiszczania opłaty skarbowej. Nie może załatwiać spraw podatkowych.

Pełnomocnik/prokurent spółki w KRS

Prokurenta zgłaszasz obowiązkowo do na formularzu KRS-Z3 wraz z załącznikiem KRS-ZL, na tym samym formularzu możesz też wpisać pełnomocnika.

Jeśli zarejestrowałeś spółkę online (w systemie s24), możesz zgłosić przez system s24.

Sprawy w ZUS

Do spraw w ZUS wymagane jest pełnomocnictwo na formularzu ZUS-PEL albo wpis pełnomocnika do CEIDG.

Sprawy podatkowe

Do spraw podatkowych wymagane jest złożenie pełnomocnictwa:

  • do podpisywania deklaracji podatkowej składanej elektronicznie  formularz UPL-1 w urzędzie skarbowym, w którym się rozliczasz, w wersji papierowej albo elektronicznej przez ePUAP (do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej)
  • przy innych sprawach podatkowych formularze składane za pośrednictwem Portalu podatkowego (nie obowiązuje pełnomocnictwo w CEIDG)

Szczególna forma pełnomocnictwa

Jeśli dana sprawa wymaga aby do jej dokonania była zachowana szczególna forma np. forma aktu notarialnego, to pełnomocnictwo do dokonania tej czynności także musi być udzielone w tej samej szczególnej formie. Przykładowo, upoważnienie do sprzedaży nieruchomości musi mieć formę aktu notarialnego, bo sama sprzedaż nieruchomości też musi mieć formę aktu notarialnego.

Pełnomocnictwo udzielone w formie aktu notarialnego, w którym jest zawarta informacja o pobraniu przez notariusza opłaty skarbowej 17 zł od udzielonego pełnomocnictwa, nie wymaga ponownej, drugi raz uiszczanej opłaty skarbowej (17 zł).

Jeśli sporządzasz dokument pełnomocnictwa u notariusza, może mieć on formę:

  • aktu notarialnego (np. do sprzedaży nieruchomości pełnomocnik musi być ustanowiony w formie aktu notarialnego)
  • dokumentu z podpisem notarialnie poświadczonym (np. sprzedaż udziałów w spółce z o.o.)
  • dokumentu z datą pewną

Odwołanie pełnomocnictwa

Każde pełnomocnictwo można w dowolnym czasie odwołać a wpis w rejestrze usunąć.

Opłata skarbowa za pełnomocnictwo

Za każde złożone w urzędzie pełnomocnictwo trzeba uiścić opłatę skarbową w wysokości 17 zł. Jedno pełnomocnictwo może być złożone przed jednym organem w wielu postępowaniach lub przed różnymi organami (opłatę za złożenie pełnomocnictwa pobiera się wielokrotnie). Jeśli ustanowisz 3 pełnomocników do jednej sprawy, to musisz zapłacić 17 zł za każdego pełnomocnika czyli 51 zł.

Opłatę składasz na rachunek tego urzędu miasta (gminy, dzielnicy), innego organu państwowego, do którego składasz pełnomocnictwo.

Przykład:

Jeżeli mocodawca pochodzi z Gdańska, pełnomocnik pochodzi z Krakowa ale dokument składasz w urzędzie w Warszawie to opłatę skarbową opłacasz na rachunek urzędu, w którym składasz pełnomocnictwo (urząd, w którym załatwiasz sprawę) czyli w Warszawie.

Numery rachunków bankowych sprawdzisz na stronie internetowej konkretnego urzędu. Często na potrzeby opłaty skarbowej jest specjalny rachunek bankowy, odrębny od innych podatków i opłat.

O czym powinieneś pamiętać, jeśli chcesz udzielić pełnomocnictwa

Pełnomocnictwo dla zaufanych osób

Pełnomocnictwa udzielaj zaufanym osobom. Pamiętaj, że pełnomocnik może w Twoim imieniu załatwiać wiele spraw i Ty ponosisz za to odpowiedzialność

Różne urzędy, różne pełnomocnictwa

W zależności od sprawy, może być wymagana inna forma pełnomocnictwa. Inne są również zasady dotyczące opłaty skarbowej (np. nie trzeba płacić przy sprawach w ZUS). Różnice dotyczą np. ZUS, spraw podatkowych, ale również spraw administracyjnych, postępowań przed sądem administracyjnym, postępowań cywilnych.

Prawidłowe ustanowienie pełnomocnictwa

Jeśli działasz w spółce, ważne jest przestrzeganie zasad udzielania pełnomocnictwa (kto udziela) i zgłoszenie pełnomocnika/prokurenta do KRS. Nieprawidłowe zgłoszenie może spowodować, że pełnomocnictwo będzie nieważne

Korzystaj z ułatwień

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, zgłoś pełnomocnika do CIEIDG. Nie będzie on musiał za każdym razem okazywać pełnomocnictwa. Nie trzeba będzie też płacić opłaty skarbowej.

Czy ta strona była przydatna?