Kto i kiedy musi składać sprawozdania finansowe

Kto sporządza sprawozdania finansowe

Sprawozdanie finansowe to dokument zawierający podstawowe informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa, ujęte pod względem finansowym. Dzień, na który sporządza się sprawozdanie finansowe nazywa się dniem bilansowym. Jeżeli rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to dzień bilansowy wypada 31 grudnia.

Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych mają:

• firmy, które muszą prowadzić księgi rachunkowe, zgodnie z ustawą o rachunkowości, na przykład ze względu na wysokość przychodów lub status prawny
• firmy, które dobrowolnie wybrały księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Obowiązek ten może dotyczyć zarówno spółki kapitałowej (na przykład spółki z ograniczoną odpowiedzialnością), spółki osobowej (na przykład spółki jawnej), jak też osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Forma prowadzenia działalności gospodarczej nie ma znaczenia. Liczy się to jaka metoda ewidencjonowania przychodów i kosztów funkcjonuje w firmie.

Oświadczenie o braku obowiązku sprawozdania rocznego

Spółki jawne lub spółki partnerskie nie muszą sporządzać sprawozdania finansowego, jeśli mają przychody mniejsze niż równowartość 2 mln euro.

Wówczas składają we właściwym Krajowym Rejestrze Sądowym oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Mają na to 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy.

Oświadczenie składasz drogą elektroniczną w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Z usługi możesz korzystać nawet jeśli spółkę zarejestrowałeś w sposób tradycyjny, a nie w systemie S24.

Złożenie takiego oświadczenia przez Repozytorium Dokumentów Finansowych zwalnia cię z obowiązku złożenia płatnego wniosku o wpis do działu 3 rejestru przedsiębiorców wzmianki o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego na portalu S24.

Oświadczenie wymaga podpisania podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu. Aby to zrobić musisz mieć konto w systemie elektronicznym Ministerstwa Sprawiedliwości.

Przeczytaj, jak złożyć oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego

Kto odpowiada za sporządzenie sprawozdania finansowego

Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego to obowiązek kierowników jednostki, czyli:

• członków zarządu spółek kapitałowych
• wspólników prowadzących sprawy spółki w spółce jawnej, cywilnej, partnerskiej
• komplementariuszy prowadzących sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo – akcyjnej
• likwidatorów, syndyków lub zarządców w postępowaniu upadłościowym
• członków organów zarządzających innych jednostek (do których stosuje się przepisy ustawy o rachunkowości).

Co zawiera sprawozdanie finansowe

Sprawozdanie finansowe sporządzasz po polsku i w walucie polskiej. Składa się z:

• bilansu – wykazuje się stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy
• rachunku zysków i strat - wykazuje się oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy
• informacji dodatkowej – która zawiera między innymi opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym przyjętych metod wyceny i zmian w stosunku do roku ubiegłego.

Do sprawozdania finansowego trzeba dołączyć:

• uchwałę zatwierdzającą te dokumenty
• sprawozdanie z działalności (jeśli jest wymagane – dotyczy m.in. spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych)
• uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty
• opinie/sprawozdanie biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu).

Kiedy trzeba przygotować sprawozdanie finansowe

Spółki zarejestrowane w KRS mają 3 miesiące na sporządzenie sprawozdania finansowego od dnia bilansowego. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, termin na sporządzenie sprawozdania upływa 31 marca.

Następnie sprawozdanie zatwierdzają odpowiednie organy w firmie np.: walne zgromadzenie wspólników, wszyscy wspólnicy. Zatwierdza też je właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej.

Roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli do 30 czerwca, jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym.

Jak przygotować e-sprawozdanie finansowe

Sprawozdanie finansowe można sporządzić tylko w formie elektronicznej, zgodnie ze strukturą i formatem szczegółowo określonymi przez Ministerstwo Finansów.

Od 1 stycznia 2020 roku obowiązek tworzenia sprawozdań w formie ustrukturyzowanej obejmuje również organizacje niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, będące podatnikami CIT, na przykład fundacja, stowarzyszenie, związek zawodowy.

Te podmioty wcześniej musiały sporządzać sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej, ale w postaci nieustrukturyzowanej (czyli sporządzone w formie dowolnego pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, na przykład w postaci pliku tekstowego, pliku graficznego lub mieszanego).

Od 1 stycznia 2022 roku sprawozdania finansowe emitentów, których papiery wartościowe zostały dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym oraz jednostek niebędących emitentami papierów wartościowych dopuszczonych do obrotu na rynku regulowanym, sporządzane zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości, sporządza się w formacie, o którym mowa w rozporządzeniu Komisji (UE) 2019/815, lub innym przeszukiwalnym formacie.

Jak podpisać e-sprawozdanie finansowe

Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej podpisuje:

• kierownik jednostki oraz
• osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy).

Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu. Wcześniej jednak pozostałe osoby, które wchodzą w skład tego organu, muszą złożyć oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie albo odmówić złożenia takich oświadczeń.

Pamiętaj! Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego. Zarówno odmowa podpisu sprawozdania finansowego jak i odmowa złożenia oświadczenia wymaga pisemnego uzasadnienia.

Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego. Dokumenty te sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Oświadczenia mogą być również sporządzone w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, ale w tym przypadku osoba podpisująca sprawozdanie finansowe, ma obowiązek zapewnić sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów.

Sprawozdanie finansowe trzeba podpisać: podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym. Sprawozdanie finansowe może być podpisane podpisem kwalifikowanym wydanym na terenie Unii Europejskiej lub poza UE, jeżeli podpis ten jest zgodny z algorytmem XAdES.

Uwaga! Opinie i raporty z badania biegłego rewidenta muszą mieć podpis kwalifikowany biegłego rewidenta. Natomiast w formie skanów możesz przy sprawozdaniu przesłać:

• uchwałę lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego,
• uchwałę o podziale zysku bądź pokryciu straty.

Przeczytaj, jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS

Kiedy i gdzie złożyć e-sprawozdanie finansowe

Kto	Gdzie i jak	Kiedy
Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości – MSR	Do KRS, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministra Sprawiedliwości.	15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego
Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych	Do Szefa KAS: z wykorzystaniem bezpłatnej aplikacji, przez przeznaczony do tego interfejs webAPI	W terminie złożenia zeznania podatkowego za dany rok
Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, którzy mają obowiązek sporządzać sprawozdanie finansowe.	Do Szefa KAS: z wykorzystaniem bezpłatnej aplikacji, przez przeznaczony do tego interfejs webAPI	15 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego
Spółki cywilne	Nie mają obowiązku przekazania sprawozdania finansowego ani do Szefa KAS, ani do urzędu skarbowego, ani do KRS.

Pamiętaj! Obowiązek stosowania Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (MSR) zamiast ustawy o rachunkowości mają emitenci papierów wartościowych i banki.

Kto może przesłać e-sprawozdanie finansowe

Sprawozdanie finansowe do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej zgłasza i przesyła podatnik lub podmiot przez niego upoważniony.

Sprawozdanie finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego zgłasza i przesyła w systemie e-KRS, w imieniu jednostki:

• kierownik jednostki

Ważne! Gdy jednostką kieruje wieloosobowy zarząd, zgłoszenia sprawozdania do KRS dokonuje co najmniej jedna osoba fizyczna (na przykład członek zarządu), której PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu.

• zawodowy pełnomocnik: adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny, których dane Naczelna Rada Adwokacka i Krajowa Rada Radców Prawnych udostępniła sądom i Ministrowi Sprawiedliwości za pośrednictwem systemu teleinformatycznego
• prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator.

Zgłoszenie należy podpisać podpisem kwalifikowanym, Profilem Zaufanym albo podpisem osobistym.

Sankcje za niezłożenie sprawozdania

Za niezłożenie sprawozdania finansowego grozi m.in.:

• grzywna nałożona na kierownika jednostki (np. członka zarządu) od 10 do 720 stawek dziennych
• kara ograniczenia wolności kierownika jednostki (np. członka zarządu) od miesiąca do 2 lat
• postępowanie przymuszające
• rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS
• ustanowienie kuratora.

Spółki, które nie złożą sprawozdania, są wzywane przez KRS do jego złożenia w ciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia pod groźbą kary lub rozwiązania spółki (jest to tzw. tryb przymuszający).

Jeżeli pomimo wezwania KRS, nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe, sąd z urzędu orzeka o rozwiązaniu podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Możliwe jest również ustanowienie kuratora przez sąd, który będzie prowadził sprawy firmy.

Ważne! Przepisy nie przewidują żadnych wyjątków dotyczących sytuacji losowych, jak na przykład złożenie zeznania po terminie ze względu na awarię systemu czy brak prądu.