Wydatki przed rozpoczęciem działalności gospodarczej

Jakie wydatki są kosztami uzyskania przychodów

Wydatki związane z rozpoczęciem działalności gospodarczej można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jeśli spełnią trzy warunki:

• ich bezpośrednim lub pośrednim celem jest osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów z działalności
• nie są wymienione w katalogu zawartym w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
• muszą być prawidłowo udokumentowane dokumentem księgowym, na przykład fakturą, potwierdzeniem przelewu, rachunkiem.

Tego rodzaju wydatki należy ewidencjonować w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów w dacie założenia księgi – czyli rozpoczęcia działalności.

Uwaga: PKPiR prowadzisz tylko w przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym. Opodatkowując się ryczałtem lub kartą podatkową nie możesz zaliczyć wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Przeczytaj:

• jak wybrać optymalną formę opodatkowania
• jak prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR).

Towary handlowe i materiałowe

Wydatki poniesione na zakup towarów handlowych i materiałów nie są ujmowane bezpośrednio w kosztach podatkowych.

Jeśli prowadzisz PKPiR wyszczególnij je w spisie z natury, sporządzonym na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Wartość wynikającą ze spisu z natury wprowadź PKPiR pod pierwszą pozycją.

Towary ujęte w remanencie początkowym zostaną rozliczone dopiero na koniec roku podatkowego – jako różnica remanentowa, w zeznaniu rocznym. Różnica zmniejsza lub zwiększa koszty uzyskania przychodów, co ma z kolei wpływ na podstawę opodatkowania na koniec roku podatkowego.

Jeśli rozliczasz się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, ujmij towary lub materiały w spisie z natury sporządzonym na dzień otwarcia ewidencji przychodów. Wartość spisu z natury wprowadź w ewidencji pod pierwszą pozycją. W przypadku tej formy opodatkowania, remanentu nie sumuje się w tej samej ewidencji. Spis z natury nie wpływa na podstawę opodatkowania zryczałtowanym podatkiem dochodowym.

Środki trwałe

Środki trwałe to wydatki związane z majątkiem firmy dokonane przed rozpoczęciem działalności gospodarczej, o wartości powyżej 10 tys. zł, których okres użytkowania jest dłuższy niż rok.

Szczegółowe wyliczenie grup klasyfikacji tych środków znajdziesz w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT).

W przypadku środków trwałych trzeba sporządzić oświadczenie o przekazaniu danego środka, wskazujące jego nazwę oraz wartość – na podstawie posiadanego dowodu zakupu.

Jeżeli takim dowodem jest jedynie paragon, wartość środka oceń na podstawie wartości rynkowej na dzień przekazania go do majątku firmy.

Składniki majątku możesz przekazać do ewidencji środków trwałych najwcześniej na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Kosztem uzyskania przychodów będzie odpis amortyzacyjny.

Wartości niematerialne i prawne, budynki i lokale oraz pojazdy osobowe są amortyzowane liniowo. Oznacza to, że nie możesz ich amortyzować jednorazowo.

Podatnicy rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych również mają obowiązek sporządzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych z uwzględnieniem odpisów amortyzacyjnych, ale odpisy amortyzacyjne nie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Wyposażenie

Wyposażenie to rzeczowe składniki majątku związane z wykonywaną działalnością, których nie zalicza się do środków trwałych.

Wyposażeniem będą te przedmioty, których wartość początkowa przekraczała 1500 zł netto, ale ich okres użytkowania był krótszy niż rok.

Uwaga! Od 2020 roku zniknął obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia.

Pozostałe wydatki

Inne poniesione koszty związane z rozpoczęciem działalności, takie jak na przykład zakup wizytówek, stworzenie strony internetowej czy najem lokalu na potrzeby prowadzenia działalności wprowadź do PKPiR w kolumnie 13 (pozostałe wydatki), na podstawie dokumentów zakupu na dzień rozpoczęcia działalności.

Wydatki przed rozpoczęciem działalności a odliczanie VAT

Jeśli faktura wystawiona i dokumentująca poniesienie wydatku przed rozpoczęciem działalności spełnia wymogi formalne do odliczenia podatku VAT (zawiera imię i nazwisko właściciela firmy, adres siedziby firmy oraz numer NIP) nie ma przeszkód, aby tego podatku nie odliczyć. Wcześniej jednak należy złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R.

W przypadku rozliczeń miesięcznych podatek VAT z faktur zakupowych można odliczyć w okresie, w którym faktura została wystawiona lub w trzech następnych okresach rozliczeniowych.

W przypadku rozliczeń kwartalnych można to zrobić w okresie, w którym faktura została wystawiona lub w dwóch następnych okresach rozliczeniowych.

Przeczytaj, jak prawidłowo rozliczyć VAT.

W przypadku wątpliwości dotyczących zaliczenia jakiegoś wydatku do kosztów uzyskania przychodu, możesz wystąpić o indywidualną interpretację podatkową lub zapoznać się z już wydanymi interpretacjami na stronie Krajowej Administracji Skarbowej.