VAT w handlu międzynarodowym – świadczenie i nabycie usług

Jak ustalić miejsce świadczenia usług

Żeby prawidłowo rozliczyć VAT w zakresie usług transgranicznych, musisz ustalić miejsce świadczenia usług. To od niego zależy, w którym państwie jest płacony podatek.

• Przy eksporcie usług do kraju poza Unią Europejską usługa nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce – miejscem świadczenia usługi jest kraj nabywcy, nabywca zapłaci VAT w swoim kraju.
• Przy świadczeniu usług na rzecz kontrahenta z UE usługa nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce – miejscem świadczenia usługi jest kraj nabywcy, a nabywca zapłaci VAT w swoim kraju.
• Przy imporcie usług spoza UE lub nabyciu usług z innego kraju Unii Europejskiej usługa podlega co do zasady opodatkowaniu VAT w Polsce.

Pamiętaj! Miejsce faktycznego wykonania usługi nie musi być miejscem świadczenia usługi w rozumieniu ustawy o VAT.

Zgodnie z zasadą ogólną miejscem świadczenia usługi jest miejsce, w którym podatnik, który kupuje usługę (jest usługobiorcą), posiada siedzibę działalności gospodarczej.

Jednocześnie zasada uszczegółowiająca wskazuje, że jeśli usługi są świadczone dla stałego miejsca prowadzenia działalności podatnika nabywającego usługę, które znajduje się w innym miejscu niż jego siedziba działalności gospodarczej, miejscem świadczenia usług jest stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Przykład

Pan Artur prowadzi działalność gospodarczą z siedzibą i miejscem jej prowadzenia w Polsce. Swoje usługi reklamuje na portalu internetowym. Za usługi reklamowe otrzymuje fakturę bez VAT, z adnotacją „odwrotne obciążenie”, wystawioną przez podmiot zarejestrowany w innym kraju UE. Pan Artur jest zobowiązany do naliczenia i zapłaty podatku VAT w Polsce, gdyż miejscem świadczenia usługi jest Polska. Jednak w praktyce czynność ta będzie neutralna podatkowo, gdyż w deklaracji VAT wykaże podatek VAT naliczony tej samej wysokości co VAT należny.

Jednocześnie przepisy przewidują szereg wyjątków od zasady, że miejscem świadczenia usługi jest miejsce, w którym podatnik kupujący usługę (usługobiorca) posiada siedzibę działalności gospodarczej. Dotyczą one:

• usług związanych z nieruchomościami, w tym usługi świadczone przez rzeczoznawców, pośredników w obrocie nieruchomościami, usług zakwaterowania (na przykład w hotelach czy w ośrodkach wczasowych), usług przygotowywania i koordynowania prac budowlanych, takich jak usługi architektów i nadzoru budowlanego – miejscem świadczenia usług jest miejsce położenia nieruchomości
• usług transportu pasażerów – miejscem świadczenia usług jest miejsce, gdzie odbywa się transport, z uwzględnieniem pokonanych odległości
• usług transportu towaru na rzecz przedsiębiorcy polskiego (przedsiębiorcy posiadającego w Polsce siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, a w przypadku braku takiej siedziby działalności lub stałego miejsca prowadzenia działalności – posiadającego na terytorium Polski stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu), jeżeli transport jest wykonywany w całości poza terytorium Unii Europejskiej – miejscem świadczenia usług jest terytorium znajdujące się poza Unią Europejską
• usług wstępu na imprezy kulturalne, artystyczne, sportowe, naukowe, edukacyjne, rozrywkowe lub podobne, takie jak targi i wystawy, oraz usług pomocniczych związanych z usługami wstępu na te imprezy – miejscem świadczenia usług jest miejsce, w którym te imprezy faktycznie się odbywają
• usług w dziedzinie kultury, sztuki, sportu, nauki, edukacji, rozrywki oraz podobnych usług, takich jak targi i wystawy, oraz usług pomocniczych do tych usług, w tym usług świadczonych przez organizatorów usług w wyżej wymienionych dziedzinach na rzecz podmiotów niebędących podatnikami – miejscem świadczenia usług jest miejsce, w którym ta działalność jest faktycznie wykonywana
• usług restauracyjnych i cateringowych – miejscem świadczenia usług jest miejsce, w którym usługi te są faktycznie wykonywane
• usług krótkoterminowego wynajmu środków transportu (nieprzerwanie przez okres do 30 dni, a w przypadku jednostek pływających – do 90 dni) – w tym przypadku miejscem świadczenia usług jest miejsce, w którym te środki transportu są oddawane do dyspozycji usługobiorcy
• usług turystycznych – miejscem świadczenia usług jest miejsce, gdzie usługodawca posiada siedzibę działalności gospodarczej, stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, a gdy ich nie posiada – miejsce, w którym posiada stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu.

Przykład

Pani Julia prowadzi działalność gospodarczą polegającą na szkoleniach językowych. W Polsce zorganizowała szkolenie z podstaw komunikowania się w języku polskim dla pracowników firmy mającej siedzibę na Ukrainie. Ponieważ nie są to usługi wstępu na imprezy edukacyjne, miejscem świadczenia takich usług będzie miejsce siedziby usługobiorcy, czyli Ukraina.

Przykład

Pani Justyna jest rzeczoznawcą majątkowym. Na zlecenie holenderskiej spółki dokonała wyceny nieruchomości położonej w Holandii. Usługa będzie opodatkowana w miejscu położenia nieruchomości, czyli w Holandii.

Usługi elektroniczne

Usługi elektroniczne to usługi świadczone drogą elektroniczną.

Do tej kategorii należą usługi świadczone za pomocą Internetu lub sieci elektronicznej, których świadczenie – ze względu na ich charakter – jest zasadniczo zautomatyzowane i wymaga minimalnego udziału człowieka, a ich wykonanie bez wykorzystania technologii informacyjnej jest niemożliwe. Przykładami usług elektronicznych jest dostawa oprogramowania, dostęp do baz danych, pobieranie aplikacji lub muzyki czy gry online.

Zgodnie z zasadą ogólną miejscem świadczenia usług elektronicznych na rzecz osoby fizycznej niebędącej podatnikiem VAT jest jej stałe miejsce zamieszkania.

W przypadku świadczenia usług elektronicznych na rzecz polskich konsumentów miejscem świadczenia będzie więc Polska.

Natomiast w przypadku świadczenia usług elektronicznych przez polskiego przedsiębiorcę na rzecz konsumenta z innego kraju, przedsiębiorca powinien zarejestrować się dla celów podatku VAT w kraju konsumenta i uregulować podatek VAT zgodnie z przepisami tego kraju.

Zasada ta nie ma jednak zastosowania, jeżeli spełnione zostaną łącznie następujące warunki:

• usługodawca posiada siedzibę działalności gospodarczej tylko na terytorium jednego państwa członkowskiego Unii Europejskiej
• usługi elektroniczne są świadczone na rzecz podmiotów niebędących podatnikami, posiadających stałe miejsce zamieszkania na terytorium państwa członkowskiego UE innym niż terytorium państwa członkowskiego, w którym usługodawca ma siedzibę
• całkowita wartość usług elektronicznych, pomniejszona o kwotę podatku, nie przekroczyła w trakcie roku podatkowego ani w poprzednim roku podatkowym kwoty 10 tys. euro (przy czym w przypadku usługodawcy posiadającego siedzibę działalności gospodarczej tylko na terytorium Polski kwota nie przekroczyła 42 tys. zł).

Jeżeli wszystkie powyższe warunki zostaną spełnione, to miejscem świadczenia usług na rzecz podmiotów niebędących podatnikami będzie miejsce, w którym usługodawca (polski przedsiębiorca) posiada siedzibę działalności gospodarczej. Polski przedsiębiorca będzie mógł zatem rozliczać VAT od świadczenia usług elektronicznych na rzecz konsumentów z UE w Polsce.

Jeżeli podatnik nie spełnia opisanych wyżej warunków, to może rozliczać podatek należny od świadczonych usług elektronicznych na rzecz konsumentów z UE korzystając z systemu VAT OSS (One Stop Shop).

Przeczytaj o OSS Jak rozliczać VAT od sprzedaży towarów i usług konsumentom z UE | Biznes.gov.pl - Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiebiorcy

W przypadku wykonywania usług elektronicznych na rzecz konsumentów z krajów spoza Unii Europejskiej zastosowanie znajdzie zasada ogólna, czyli miejscem opodatkowania jest kraj siedziby, stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu nabywcy usług elektronicznych.

Usługi elektroniczne świadczone na rzecz osób fizycznych niebędących podatnikami VAT, posiadających stałe miejsce zamieszkania w kraju trzecim (poza terytorium Unii Europejskiej) nie podlegają opodatkowaniu w Polsce.

Obowiązek rejestracji VAT-UE

Zanim zaczniesz świadczyć usługi dla unijnych kontrahentów lub nabywać od nich usługi, musisz zarejestrować się do celów VAT-UE. Obowiązek rejestracji dotyczy zarówno podatników VAT czynnych, jak i zwolnionych.

Przeczytaj, jak zarejestrować się do celów VAT-UE.

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, zarejestruj się jako podatnik VAT-UE jeszcze przed dokonaniem:

• nabycia usług, dla których Polska jest miejscem świadczenia usługi
• świadczenia usług, dla których miejscem świadczenia jest inny kraj UE.

Jeśli jesteś zwolnionym podatnikiem VAT, powinieneś zarejestrować się jako podatnik VAT-UE, gdy:

• nabywasz usługi od kontrahenta z Unii Europejskiej, dla których miejscem świadczenia jest kraj nabywcy (Polska). Musisz wówczas zarejestrować się na potrzeby VAT-UE oraz rozliczyć VAT z danej transakcji
• świadczysz usługi na rzecz kontrahenta z Unii Europejskiej, dla których miejscem rozliczenia jest kraj nabywcy tej usługi, czyli inny niż Polska kraj unijny.

Do rejestracji służy formularz VAT-R (ten sam, na którym rejestrujesz się do VAT). Jeżeli masz już status czynnego podatnika VAT dla transakcji krajowych, dokonujesz tylko odpowiedniej aktualizacji zgłoszenia VAT-R. Potwierdzenie nadania numeru VAT-UE otrzymasz na formularzu VAT-5UE.

Od tego momentu dla potrzeb rozliczania transakcji wewnątrzwspólnotowych masz obowiązek posługiwania się numerem identyfikacji podatkowej, poprzedzonym kodem PL.

Uwaga! Musisz zweryfikować status zagranicznego kontrahenta. Jeśli nie jest podatnikiem VAT-UE, to usługi będą opodatkowane w Polsce (a nie w kraju UE jak w przypadku świadczenia usług dla podatników). Do weryfikacji służy system VIES.

Sprawdź:

• czy twój kontrahent jest podatnikiem VAT-UE
• jak rozliczyć VAT, jeśli sprzedajesz towary i usługi konsumentom z innych krajów UE.

Jak rozliczyć import usług

Import usług ma miejsce wówczas, gdy:

• dostawcą usługi jest podmiot, który nie posiada w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności
• odbiorcą usługi (usługobiorcą) jest przedsiębiorca, który posiada siedzibę działalności gospodarczej lub też stałe miejsce jej prowadzenia na terytorium Polski.

Import usług spoza Unii Europejskiej (podobnie jak nabycie usług z krajów UE) jest opodatkowany VAT w Polsce. Do rozliczenia VAT z tytułu importu usług jest zobowiązany usługobiorca, a więc polski przedsiębiorca.

Przykład

Pani Ewa prowadzi działalność gospodarczą w branży odzieżowej, zarejestrowaną w Polsce i z siedzibą w Polsce. Zamówiła w ukraińskiej firmie konsultingowej opracowanie dotyczące rynku odzieży na Ukrainie. Miejscem świadczenia usługi jest Polska, gdzie Pani Ewa ma siedzibę działalności gospodarczej. Usługa była świadczona przez podmiot nieposiadający w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności. To oznacza, że Pani Ewa w Polsce rozliczy VAT od importu usług.

Do ceny nabycia usługi doliczysz polską stawkę podatku należnego (do zapłaty). Jednocześnie, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT i import usługi jest związany z działalnością opodatkowaną VAT, przysługuje ci odliczenie podatku naliczonego (do zwrotu) w tej samej kwocie.

Transakcja jest więc neutralna pod względem VAT.

Podatnik zwolniony z VAT, który został zobowiązany do odprowadzenia podatku należnego, nie może odliczyć VAT od tej transakcji. Podatek VAT jest wówczas kosztem w podatku dochodowym.

Ceną nabycia jest wszystko to, co zapłacisz usługodawcy wraz z kosztami dodatkowymi takimi jak prowizje, koszty transportu i ubezpieczenia oraz podatkami, cłami i innymi należnościami o podobnym charakterze, ale bez udzielonych obniżek cen, rabatów, upustów.

Jeśli cena jest wyrażona w walucie obcej, to musisz ją przeliczyć na złote polskie według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Dniem powstania obowiązku podatkowego jest dzień wykonania usługi lub dzień dokonania zapłaty, jeśli była wcześniejsza niż wykonanie usługi.

Od 1 stycznia 2021 r. podatnik VAT może wybrać do przeliczania kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania VAT określonych w walucie obcej zasady stosowane do rozliczenia przychodu uzyskanego w walucie obcej w podatku dochodowym obowiązujące tego podatnika na potrzeby rozliczania danej transakcji.

Terminy odliczenia VAT z tytułu importu

Warunkiem odliczenia VAT z tytułu importu jest wykazanie kwoty podatku należnego w deklaracji podatkowej.

Najprościej jest rozliczyć podatek należny i naliczony w jednej deklaracji.

Ważne! Do września 2021 roku warunkiem odliczenia VAT od importu usług było wykazanie podatku należnego od tej transakcji w terminie 3 miesięcy od upływu miesiąca, w którym powstał obowiązek podatkowy. Ten warunek jednak został usunięty i podatek naliczony można obecnie wykazać wraz z podatkiem należnym.

Przykład

Pani Alicja nabyła w lutym usługę od zagranicznego kontrahenta. W deklaracji VAT za luty powinna wykazać podatek należny (do zapłaty). Może również od razu wykazać podatek naliczony (do zwrotu).

Problem pojawia się, gdy podatek należny nie został rozliczony w terminie. Wówczas podatek należny trzeba wykazać poprzez korektę deklaracji za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy. Aby odliczyć podatek naliczony, czas na złożenie korekty podatku należnego wynosi 3 miesiące od upływu miesiąca, w którym w odniesieniu do nabytych usług powstał obowiązek podatkowy.

Przykład

Pan Paweł nabył w lutym usługę objętą importem. W deklaracji VAT za luty nie wykazał podatku należnego. W takiej sytuacji musi złożyć korektę deklaracji VAT za luty w celu wykazania VAT należnego, żeby mieć prawo do odliczenia VAT naliczonego.

Jeśli natomiast podatek należny wykazałeś w terminie, ale zapomniałeś pomniejszyć go o podatek naliczony, możesz obniżyć kwotę VAT należnego na bieżąco za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Jeśli zrobisz to później, powinieneś skorygować deklarację za okres, w którym powstało prawo do odliczenia (na korektę masz 5 lat, licząc od końca roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego).

Nabycie usług wykazujesz w deklaracjach:

• JPK_V7M lub JPK_V7K – jeśli jesteś podatnikiem VAT czynnym
• VAT-8 – jeśli jesteś podatnikiem VAT zwolnionym, ale jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT-UE
• VAT-9M – jeśli jesteś podatnikiem VAT zwolnionym, niezarejestrowanym jako podatnik VAT-UE.

Jak rozliczyć eksport usług

Eksport usług to świadczenie usług przez polskiego podatnika VAT na rzecz zagranicznego kontrahenta z siedzibą w innym kraju niż Polska, kiedy miejscem opodatkowania usługi jest terytorium państwa, w którym usługobiorca posiada siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności.

VAT rozlicza zagraniczny nabywca w swoim kraju – miejscu świadczenia usługi.

Dla polskiego usługodawcy jest to czynność niepodlegająca opodatkowaniu.

Przykład

Pan Michał prowadzi w Polsce działalność gospodarczą w zakresie badań rynku i doradztwa gospodarczego. Wykonał badania rynku samochodów na rzecz firmy zarejestrowanej w USA. Miejscem świadczenia usługi są Stany Zjednoczone, ponieważ usługobiorcą jest podmiot z siedzibą w USA. Usługa ta nie będzie podlegała w Polsce opodatkowaniu VAT.

Polski przedsiębiorca powinien udokumentować wykonanie usługi, wystawiając fakturę bez kwoty VAT należnego, z adnotacją „odwrotne obciążenie”. Może wówczas odliczyć VAT od poniesionych w Polsce wydatków związanych ze świadczeniem tej usługi. Jednak prawo do odliczenia przysługuje mu wtedy, gdy podlegają one w Polsce opodatkowaniu VAT.

Przedsiębiorca powinien prowadzić ewidencję dla celów podatku VAT oraz wykazać wartość usługi w pliku JPK_V7M lub JPK_V7K, mimo że usługa nie podlega opodatkowaniu. Jeśli jednak świadczy usługę na rzecz zagranicznego kontrahenta, która w Polsce jest zwolniona z VAT (na przykład szkoleniową), nie powinien jej wykazywać w deklaracji.

Podatnicy zwolnieni z VAT nie muszą składać żadnych deklaracji w zakresie eksportu usług.

Dla celów dowodowych należy także dysponować dokumentami poświadczającymi fakt świadczenia usługi poza Polską i Unią Europejską. W szczególności – bankowym dowodem zapłaty i umową oraz ewentualnie dodatkowymi uzgodnieniami zawartymi z zagranicznym kontrahentem.

W przypadku, gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego.

Od 1 stycznia 2021 r. podatnik VAT może wybrać do przeliczania kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania VAT określonych w walucie obcej zasady stosowane do rozliczenia przychodu uzyskanego w walucie obcej w podatku dochodowym obowiązujące tego podatnika na potrzeby rozliczania danej transakcji.

Jak rozliczyć wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług

Wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług polega na sprzedaży usług przez polskiego przedsiębiorcę na rzecz podatnika mającego swoją siedzibę, stałe miejsce prowadzenia działalności czy też stałe miejsce zamieszkania na terenie kraju należącego do Unii Europejskiej.

Ustawa o VAT, z nielicznymi wyjątkami, identycznie określa miejsce świadczenia usług w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych, jak i transakcji z krajami spoza Unii Europejskiej.

Jeśli świadczysz usługi na rzecz kontrahenta z UE, usługa nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce. Nabywca zapłaci VAT w swoim kraju. Wystawiasz fakturę bez VAT z adnotacją „odwrotne obciążenie” – mechanizm polega na tym, że to nie świadczący usługę, ale nabywca staje się podatnikiem i to on jest zobligowany do rozliczenia podatku.

Przy wystawianiu faktury pamiętaj, że:

• faktura dokumentująca wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług nie zawiera:
  • stawki podatku
  • wartości sprzedaży netto
  • kwoty podatku
• faktura dokumentująca wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług powinna zawierać:
  • adnotację „odwrotne obciążenie”
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL
  • numer, za pomocą którego nabywca usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod państwa członkowskiego.

Fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miało miejsce wykonanie usługi.

Przykład

Pan Łukasz zawarł umowę o świadczenie usług ze spółką A, posiadającą siedzibę w Belgii, niemającą stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Na podstawie tej umowy świadczy usługi zarządzania na rzecz firmy B, mającej siedzibę w Polsce. Jednak świadczone przez niego usługi należy traktować jako wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług na rzecz spółki A, z którą zawarł umowę. Nie podlegają one opodatkowywaniu podatkiem VAT w Polsce, ale w Belgii, czyli kraju siedziby zleceniodawcy. Pan Łukasz wystawia faktury bez stawki i kwoty podatku, z adnotacją „odwrotne obciążenie”.

Informacja podsumowująca VAT-UE

Mimo iż usługi świadczone na rzecz unijnych kontrahentów nie są opodatkowane w Polsce, należy je wykazać w informacji podsumowującej VAT-UE.

Uwaga! W deklaracji podsumowującej wykazujesz świadczenie usług na rzecz kontrahenta z UE, które są opodatkowane w kraju siedziby nabywcy. Nie wykazujesz nabycia usług od kontrahenta z UE, które są opodatkowane w Polsce.

Od 1 lipca 2020 roku obowiązuje wzór informacji podsumowującej VAT-UE określony w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2020 r. w sprawie informacji podsumowującej o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach i przemieszczeniach towarów w procedurze magazynu typu call-off stock.

Formularz elektroniczny znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów.

Informacje podsumowujące o dokonanych transakcjach wewnątrzwspólnotowych (VAT-UE) muszą być składane za okresy miesięczne, nawet jeśli rozliczasz się z VAT kwartalnie. Można je składać wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu tych transakcji.

Informację podsumowującą VAT-UE wysyłasz jedynie w przypadku wystąpienia transakcji wewnątrzwspólnotowych. Nie ma obowiązku składania informacji „zerowych” w przypadku braku takich transakcji.

Podatek z tytułu transakcji wspólnotowych – jeśli wystąpi – opłacasz w tym samym terminie co w przypadku transakcji krajowych – do 25. dnia następnego miesiąca albo 25. dnia miesiąca następującego po danym kwartale (przy rozliczeniu kwartalnym).

Jesteś polskim przedsiębiorcą zajmującym się świadczeniem usług w kraju Unii Europejskiej, Islandii, Liechtensteinie lub Norwegii? Masz problem z rozliczeniem podatku VAT wynikający z faktu, że urząd w innym kraju nie przestrzega praw przysługujących tobie lub twojej firmie? Zgłoś swoją sprawę do Centrum SOLVIT Polska i uzyskaj bezpłatną pomoc.