Jak wdrożyć pracę zdalną w firmie

Co to jest praca zdalna

Od 7 kwietnia 2023 roku pracodawcy mogą wprowadzić w firmie wykonywanie pracy w formie zdalnej na podstawie przepisów Kodeksu pracy.

W tym samym dniu przestały obowiązywać tymczasowe regulacje pracy zdalnej, przewidziane na okres pandemii Covid-19.

Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej zastąpiły kodeksowe regulacje telepracy. Warunki stosowania telepracy określone w porozumieniu lub regulaminie u danego pracodawcy mogły być stosowane do 7 października 2023 roku.

Praca zdalna może być wykonywana:

• całkowicie lub częściowo
• w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika
• w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Praca zdalna może być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy (całkowicie poza siedzibą pracodawcy) albo częściowo – zarówno w siedzibie pracodawcy, jak i poza nią (na przykład 2 dni w siedzibie pracodawcy i 3 dni w domu pracownika).

Podstawowa forma pracy zdalnej opiera się na uzgodnieniu pomiędzy pracodawcą i pracownikiem.

Sprawdź kluczowe etapy wprowadzania pracy zdalnej na podstawie uzgodnienia.

1	Zawarcie porozumienia ze związkami zawodowymi albo wydanie regulaminu określającego zasady wykonywania pracy zdalnej (w tym zasady pokrywania kosztów, zasady kontroli wykonywania pracy czy warunków BHP). Jeżeli takich dokumentów nie przyjęto, to pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w indywidualnym porozumieniu zawartym z pracownikiem.
2	Opracowanie oceny ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej i opracowanie informacji dla pracowników na podstawie wyników tej oceny.
3	Określenie procedur ochrony danych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej.
4	Uzgodnienie z pracownikiem wykonywania pracy zdalnej.
5	Przekazanie pracownikowi informacji opracowanej na podstawie oceny ryzyka zawodowego i odebranie od niego oświadczeń przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej, iż: zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego i informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania. na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.
6	Odebranie od pracownika oświadczenia o zapoznaniu się z procedurami ochrony danych osobowych.
7	Wymiana informacji niezbędnych do porozumiewania się za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w inny sposób uzgodniony z pracodawcą.
8	Najpóźniej w dniu rozpoczęcia wykonywania pracy zdalnej pracodawca przekazuje pracownikowi informację wskazującą: jednostkę organizacyjną pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną osoby lub organ odpowiedzialne za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną i upoważnione do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Ważne! Wszystkie informacje od pracodawcy i oświadczenia pracownika mogą mieć postać papierową lub elektroniczną. Wnioski pracownika pracującego zdalnie, dla których przepisy wymagają formy pisemnej (Kodeks pracy lub inne ustawy lub akty wykonawcze określające prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy), mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej.

Ponadto praca zdalna może być wykonywana wyjątkowo na polecenie pracodawcy, a także okazjonalnie.

Wszystkie dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej należy przechowywać z aktach osobowych pracownika w części B.

Gdzie może być wykonywana praca zdalna

To, w jakim wymiarze praca będzie wykonywana w siedzibie, a w jakim – poza siedzibą pracodawcy, zależy od rozwiązań przyjętych przez pracodawcę i od uzgodnień z pracownikiem.

Miejscem wykonywania pracy zdalnej zawsze będzie miejsce wskazane przez pracownika i uzgodnione z pracodawcą (czyli zaakceptowane przez pracodawcę).

Kiedy praca zdalna jest wykluczona

Praca zdalna może być zastosowana niezależnie od rodzaju pracy pod warunkiem, że rodzaj wykonywanej pracy umożliwia taką formułę współpracy.

Od tej zasady istnieją jednak wyjątki.

W formie pracy zdalnej nie można wykonywać prac:

• szczególnie niebezpiecznych
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy
• powodujących intensywne brudzenie.

Jak uregulować pracę zdalną w firmie

Pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w firmie:

• w porozumieniu ze związkami zawodowymi – jeśli w firmie działają organizacje związkowe
• w regulaminie pracy – jeśli nie uda mu się uzgodnić porozumienia ze związkami zawodowymi albo w firmie nie działają organizacje związkowe.

Ważne! Uzgodnienie pracy zdalnej bądź wydanie polecenia jej wykonywania jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie ze związkami albo nie został wydany regulamin pracy zdalnej. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Polecenie albo uzgodnienie musi zawierać:

• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu narzędzi pracy powierzonych pracownikowi, w tym urządzeń technicznych.

Porozumienie ze związkami zawodowymi

Zasady wykonywania pracy zdalnej u pracodawcy, w którego zakładzie działają organizacje związkowe, określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową.

Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, porozumienie powinno być zawarte ze wszystkimi organizacjami.

Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Reprezentatywna zakładowa organizacja związkowa to:

• jednostka organizacyjna albo organizacja członkowska ponadzakładowej organizacji związkowej (uznanej za reprezentatywną w rozumieniu ustawy o Radzie Dialogu Społecznego), zrzeszająca co najmniej 8% osób zatrudnionych u pracodawcy lub
• zakładowa organizacja związkowa zrzeszająca co najmniej 15% osób zatrudnionych u pracodawcy.

Jeżeli żadna z zakładowych organizacji związkowych nie spełnia tych wymogów, reprezentatywną zakładową organizacją związkową jest organizacja zrzeszająca największą liczbę osób zatrudnionych u pracodawcy.

Porozumienie powinno określać w szczególności:

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu narzędzi pracy powierzonych pracownikowi, w tym urządzeń technicznych.

Pamiętaj! W porozumieniu można określić także inne elementy pracy zdalnej, o ile nie będą sprzeczne z przepisami prawa pracy.

Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, pracodawca ma prawo określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

Regulamin pracy zdalnej

Regulamin pracy zdalnej będzie przyjmowany przez pracodawcę w dwóch przypadkach:

• nie wypracowano porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi (przypadek opisany powyżej)
• u danego pracodawcy nie funkcjonują zakładowe organizacje związkowe.

Pamiętaj! Zasady wykonywania pracy zdalnej przed wpisaniem do regulaminu trzeba skonsultować z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Regulamin powinien określać w szczególności:

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu narzędzi pracy powierzonych pracownikowi, w tym urządzeń technicznych.

W regulaminie można określić także inne elementy pracy zdalnej, o ile nie będą sprzeczne z przepisami prawa pracy.

Uzgodnienie pracy zdalnej

Podstawową formą świadczenia pracy w formule zdalnej będzie uzgodnienie stron umowy o pracę.

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:

• przy zawieraniu umowy o pracę albo
• w trakcie zatrudnienia, z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektroniczne.

Pamiętaj! Umowa o pracę jest zawierana i modyfikowana w formie pisemnej. Porozumiewając się w sprawie pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia, strony będą modyfikowały umowę o pracę poprzez wprowadzenie kolejnego miejsca świadczenia pracy, na przykład miejsca zamieszkania pracownika.

Jeżeli uzgodnienie pracy zdalnej odbywa się w trakcie trwania stosunku pracy, to może mieć formę papierową bądź elektroniczną.

Przykład

Pan Tomasz pracuje w firmie Promyk. Posiada służbową pocztę elektroniczną, zabezpieczoną indywidualnym hasłem dostępu. Pan Tomasz ze swojej skrzynki służbowej wysłał do pracodawcy wiadomość e-mail z propozycją wykonywania pracy zdalnej 2 dni w każdym tygodniu w swoim miejscu zamieszkania (ul. Chrupka 100/15, Warszawa). Pan Tomasz otrzymał od pracodawcy wiadomość zwrotną ze zgodą na świadczenia pracy zdalnej w zaproponowanym miejscu. Szczegółowy harmonogram wykonywania pracy zdalnie ma zostać uzgodniony z przełożonym.

Strony umowy o pracę uzgodniły pracę zdalną drogą elektroniczną.

Moment uzgodnienia pracy zdalnej ma znaczenie dla możliwości wycofania się przez pracodawcę lub pracownika z tej formy świadczenia pracy.

Jeżeli uzgodnienie pracy zdalnej będzie miało miejsce przy zawieraniu umowy o pracę, żadna ze stron nie będzie mogła jednostronnie się wycofać.

Jeżeli uzgodnienie pracy zdalnej odbędzie się w trakcie zatrudnienia, to zarówno pracodawca, jak i pracownik może wystąpić z wnioskiem (złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej) o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy.

Termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy jest elementem porozumienia pomiędzy pracodawcą i pracownikiem, jednak nie może być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Jeżeli pracodawca i pracownik nie osiągną porozumienia co do terminu, przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Odmowa wyrażenia zgody na uzgodnienie pracy zdalnej przez pracownika, a także złożenie wniosku o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.

Uzgodnienie musi dotyczyć:

• wprowadzenia pracy zdalnej
• miejsca wykonywania pracy zdalnej
• zakresu pracy zdalnej – całkowity albo częściowy.

W uzgodnieniu pracodawca i pracownik mogą ustalić także inne istotne dla siebie elementy pracy zdalnej, o ile nie będą sprzeczne z przepisami prawa pracy.

Pamiętaj! Przed podjęciem przez pracownika pracy zdalnej poza samym uzgodnieniem trzeba spełnić kilka dodatkowych warunków. Chodzi między innymi o opracowanie informacji i zebranie oświadczenia w zakresie BHP czy ustalenie zwrotu kosztów z tytułu pracy zdalnej.

Materiały, narzędzia i pokrycie kosztów

W zakresie pracy zdalnej pracodawca ma obowiązek:

• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć ich niezbędne koszty
• pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Ponadto pracodawca może pokryć inne koszty, o ile są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej. Zwrot takich kosztów musi zostać określony w:

• porozumieniu ze związkami zawodowymi albo
• w regulaminie, albo
• poleceniu wykonywania pracy zdalnej, albo
• w porozumieniu z pracownikiem pracy zdalnej, jeżeli nie zostało zawarte porozumienie ze związkami zawodowymi ani nie został wydany regulamin.

Strony mogą również ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę.

W tym przypadku pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego.

Zwrot kosztów pracy zdalnej

Pracodawca ma obowiązek zwrotu kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, określonych w przepisach Kodeksu pracy.

Ponadto w przypadku wykorzystywania przez pracownika własnych materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, musi wypłacić ekwiwalent pieniężny.

Pokrycie kosztów lub wypłata ekwiwalentu pieniężnego może przyjąć formę wypłaty ryczałtu. Wysokość ryczałtu ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Jednocześnie przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu trzeba wziąć pod uwagę w szczególności:

• normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe
• ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału
• normy zużycia energii elektrycznej i koszty usług telekomunikacyjnych.

Podatki i ubezpieczenia społeczne

Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Świadczenia wyłączone z pojęcia przychodu nie będą stanowiły podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Kontrola pracy zdalnej

Pracodawca ma prawo do przeprowadzenia kontroli:

• wykonywania pracy zdalnej przez pracownika
• w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
• przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Zasady przeprowadzania kontroli powinny zostać określone w porozumieniu ze związkami zawodowymi albo w regulaminie wykonywania pracy zdalnie, a w przypadku ich braku – w porozumieniu z pracownikiem bądź w poleceniu.

Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.

Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną ani innych osób, a także nie może utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Ważne! Jeżeli w trakcie kontroli pracy zdalnej zostaną stwierdzone uchybienia w przestrzeganiu przepisów, zasad czy wymogów, pracodawca powinien zobowiązać pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika.

W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpocznie pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.

Bezpieczeństwo i higiena pracy

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest ochrona zdrowia i życia pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (BHP).

Również w przypadku pracy zdalnej pracodawca ponosi generalną odpowiedzialność za BHP, chociaż możliwość realizacji tego obowiązku jest utrudniona.

Pracodawca ma ograniczony dostęp do miejsca wykonywania pracy zdalnej, którym zazwyczaj będzie miejsce zamieszkania pracownika. Dlatego działania pracodawcy w zakresie BHP są realizowane, ale z uwzględnieniem specyfiki pracy zdalnej. Na przykład niektóre obowiązki realizuje sam pracownik, w szczególności organizuje stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii.

W przypadku pracy zdalnej jednoznacznie wyłączono zastosowanie kilku przepisów z obszaru BHP, w tym:

• obowiązek pracodawcy w zakresie udzielania pierwszej pomocy
• obowiązek osoby kierującej pracownikami w zakresie organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ocena ryzyka

Pracodawca ocenia i dokumentuje ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą oraz stosuje niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko.

Ten obowiązek dotyczy również pracy w formie zdalnej.

Przy sporządzaniu oceny ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną trzeba uwzględnić w szczególności wpływ tej pracy na: wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i uwarunkowania psychospołeczne tej pracy.

Na podstawie wyników tej oceny pracodawca opracowuje informację zawierającą:

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej
• czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Ważne! Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.

Przeczytaj więcej o ocenie ryzyka.

Szkolenia okresowe

Szkolenie okresowe pracownika jest obowiązkowe dla pracy zdalnej (świadczonej całkowicie bądź częściowo). Jest to o tyle istotne, iż Kodeks pracy wyłącza ten obowiązek w przypadku określonych stanowisk administracyjno-biurowych.

Przeczytaj

• więcej na temat szkoleń okresowych
• więcej na temat bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Obowiązki informacyjne i oświadczenia pracownika

Informacja o warunkach zatrudnienia

W przypadku wykonywania pracy zdalnej na podstawie uzgodnienia przy zawieraniu umowy o pracę pracodawca musi przekazać pracownikowi rozszerzoną informację o warunkach zatrudnienia w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę.

W informacji dla pracownika pracującego zdalnie trzeba dodatkowo:

• określić jednostkę organizacyjną pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną
• wskazać osobę lub organ odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną i upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Jeżeli uzgodnienie następuje w trakcie zatrudnienia, powyższe informacje są przekazywane pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej.

Przeczytaj o tym, jak informować o warunkach zatrudnienia.

Dwa kluczowe oświadczenia

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracodawca musi odebrać od pracownika oświadczenie, iż zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, a także zobowiązuje się do ich przestrzegania.

Ponadto pracownik musi złożyć dodatkowe oświadczenie zawierające potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Oba oświadczenia mogą być złożone przez pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej.

Ochrona danych osobowych

Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa procedury ochrony danych osobowych oraz, w miarę potrzeby, przeprowadza instruktaż i szkolenie w tym zakresie.

Pracownik wykonujący pracę zdalną powinien potwierdzić w formie papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z tymi procedurami. Jest zobowiązany do ich przestrzegania.

Prawa pracownika pracującego zdalnie

Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania i dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej.

Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej ani z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.

Pracodawca umożliwia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

Wiążący wniosek o pracę zdalną

Kodeks pracy określił grupy pracowników, dla których praca zdalna może być szczególną szansą na lepsze godzenie obowiązków prywatnych i zawodowych. Jeżeli pracownik z tej grupy złoży wniosek o pracę zdalną, pracodawca ma obowiązek go uwzględnić, chyba że nie będzie to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek:

• pracownicy w ciąży
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia
• pracowników rodziców dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” – zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, także po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia
• pracowników rodziców dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, także po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia
• pracowników rodziców dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe, także po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia
• pracowników sprawującym opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Odmowa uznania wniosku o pracę zdalną

Pracodawca może odmówić pracownikowi wykonywania pracy zdalnie, jeżeli nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Polecenie pracy zdalnej

Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Przez działanie siły wyższej należy rozumieć zdarzenie: pochodzące z zewnętrz, niemożliwe do przewidzenia, kiedy nie jest możliwe zapobieżenie jego skutkom.

Ważne! Pracodawca bezpośrednio przed wydaniem polecenia musi otrzymać oświadczenie pracownika w formie papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik informuje o tym niezwłocznie pracodawcę. Wówczas pracodawca musi wycofać polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem.

Praca zdalna wykonywana okazjonalnie

Nie w każdym przypadku pracodawca będzie zainteresowany wdrażaniem, uzgadnianiem pracy zdalnej na ogólnych zasadach z pokryciem kosztów. Jednocześnie sporadyczne świadczenie pracy zdalnej w wielu firmach może być traktowane jako dodatkowy benefit dla pracowników.

W takich sytuacjach interesującym rozwiązaniem będzie okazjonalne wykonywanie pracy zdalnej, w której przypadku niektóre obowiązki pracodawców zostały ograniczone.

Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie:

• na wniosek pracownika złożony w formie papierowej lub elektronicznej
• w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Praca zdalna wykonywana jest okazjonalnie tylko na wniosek pracownika. Wniosek ten nie jest jednak wiążący dla pracodawcy. W praktyce warto niezwłocznie ustosunkowywać się do wniosków pracowników.

Okazjonalna praca zdalna może być uzupełnieniem pracy zdalnej wykonywanej na ogólnych zasadach: pracownik może złożyć wniosek dotyczący okazjonalnej pracy zdalnej, nawet jeśli wykonuje już pracę zdalną częściowo, na ogólnych zasadach, według harmonogramu przyjętego z prawodawcą (praca zdalna okazjonalna przypadnie na dzień wyznaczony jako dzień pracy w biurze).

Ważne! Wymiar 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej rozliczany jest w roku kalendarzowym bez względu na liczbę pracodawców.

Kontrola wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, kontrola w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem.

Do pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie nie trzeba stosować przepisów dotyczących:

• uzgadniania pracy zdalnej
• przyjmowania porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi, wydawania regulaminu bądź w przypadku ich braku - ustalania określonych w nich zasad wykonywania pracy zdalnej w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem
• obowiązków informacyjnych na temat jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której znajduje się stanowisko pracownika
• składania wniosków o zaprzestanie pracy zdalnej
• obowiązku pracodawcy zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia wymienionych w projekcie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, a także zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi narzędzi pracy (pracodawca może postanowić o zwrocie pracownikowi wykonującemu okazjonalną pracę zdalną kosztów bezpośrednio związanych z taką pracą)
• wyłączenia obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych, niezależnie od rodzaju przeważającej działalności pracodawcy.

To oznacza, że pozostałe zasady pracy trzeba stosować. Dotyczy to w szczególności przepisów BHP, opracowania oceny ryzyka zawodowego czy przekazania pracownikowi informacji przygotowanej na podstawie takiej oceny.