Przed rozpoczęciem Przed rozpoczęciem
Zakładam firmę Zakładam firmę
Rozliczam podatki Rozliczam podatki
Ubezpieczam się Ubezpieczam się
Prowadzę firmę Prowadzę firmę
Zamykam firmę Zamykam firmę

Płatnik składek do ZUS

Zgłoszenie płatnika i ubezpieczonego

Zarejestrowanie działalności gospodarczej wiąże się z szeregiem obowiązków. Jednym z nich jest opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne za siebie – jako przedsiębiorcę oraz za pozostałe osoby, które pomagają przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Ponieważ jesteś przedsiębiorcą, to na Tobie ciąży obowiązek zgłoszenia osób ubezpieczonych do ZUS.

Wypełniając obowiązki rejestracyjne w ZUS powinieneś wiedzieć, że płatnikiem składek jest osoba odpowiedzialna za obliczenie składek w prawidłowej wysokości i ich wpłacenie do ZUS. Ubezpieczonym jest osoba, która jest beneficjentem systemu zabezpieczenia społecznego. Jesteś to zarówno Ty – jako przedsiębiorca, jak i osoby, które pomagają Ci prowadzić działalność.

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG albo wspólnikiem spółki osobowej (jawnej, partnerskiej albo komandytowej), musisz dokonać zgłoszenia siebie do ubezpieczeń społecznych. Ten sam obowiązek ciąży również na jedynym wspólniku sp. z o.o (tj. jednoosobowej spółce z o.o.). Musisz także zgłosić pracowników do ubezpieczeń.

Na zgłoszenie siebie i pracowników do ubezpieczeń w ZUS masz 7 dni od momentu zarejestrowania działalności.

Firmy zarejestrowane w CEIDG a ZUS

W związku z rejestracją w CEIDG, dzięki zasadzie tzw. jednego okienka Twoje dane (jako płatnika składek) otrzymał ZUS. Nie musisz wypełniać i składać formularzy ZFA, ZBA i ZZA. Jako jednoosobowy przedsiębiorca występujesz jednak w podwójnej roli – jesteś płatnikiem swoich składek i równocześnie ubezpieczonym. Oznacza to, że mimo działania tzw. jednego okienka podczas rejestracji, musisz samodzielnie zgłosić się do ZUS (jako płatnik masz obowiązek zgłosić ubezpieczonego, czyli siebie). Na zgłoszenie ubezpieczonego masz siedem dni od chwili powstania obowiązku ubezpieczeniowego (zarejestrowania działalności, zatrudnienia pracownika albo współpracownika). Do zgłoszenia ubezpieczonego (siebie, pracownika) służy formularz ZUS ZUA. Jeżeli z tytułu prowadzonej działalności podlegasz tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, zgłoszenie do ZUS odbywa się przez złożenie formularza ZUS ZZA (bez wypełniania ZUS ZUA)

Przedsiębiorca rozpoczynający prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej, korzystający z preferencyjnej składki na ubezpieczenia społeczne, tzw. mały ZUS wpisuje jako kod tytułu ubezpieczenia 05 70.

Po upływie 24 miesięcy od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej (utrata prawa do preferencyjnej składki na ubezpieczenia społeczne albo brak takiego prawa przy rejestracji) właściwym kodem staje się 05 10.

Wiedz, że 24 miesiące "małego ZUS" oznaczają pełne miesiące. Jeśli założysz firmę np. drugiego dnia danego miesiąca, o miesiąc później przejdziesz na "duży ZUS".

W oparciu o art. 18a ust. 1 oraz art. 8 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, z preferencyjnych zasad opłacania składek nie mogą skorzystać wspólnicy jednoosobowej spółki z o.o. oraz wspólnicy spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej (wspólnicy spółek zostali wymienieni w art. 8 ust. 6 pkt. 4 ustawy).

Dowiedz się, jak zarejestrować zagranicznego płatnika ZUS.

Rejestracja w KRS a ZUS

Jeśli rejestrujesz spółkę kapitałową w KRS (np. spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z wieloma wspólnikami) powinieneś wiedzieć, że dane objęte wpisem do KRS przekazywane są automatycznie do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP-KEP) i krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej. Podmioty podlegające wpisowi do KRS zobowiązane są złożyć we właściwym urzędzie skarbowym druk NIP-8 (tzw. dane uzupełniające). Dane uzupełniające zawierają m.in.: nazwę skróconą płatnika składek, datę powstania obowiązku opłacania składek, wykaz rachunków bankowych, adres prowadzenia działalności.

Na podstawie danych podstawowych i uzupełniających przekazanych ZUS sporządzi dokumenty zgłoszeniowe płatnika składek:

  • ZUS ZPA - Zgłoszenie / zmiana danych płatnika składek - osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
  • ZUS ZAA - Adresy prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek,
  • ZUS ZBA - Informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek.

W przypadku rejestracji spółek kapitałowych nie musisz sam przekazywać do ZUS dokumentów zgłoszeniowych płatnika składek. Wspólnicy nie podlegają ubezpieczeniom obowiązkowym (podlegają im wspólnicy spółek osobowych i jednoosobowych spółek z o.o.).

Jeśli aktualizujesz dane w KRS lub dane uzupełniające (we wniosku NIP-8), ZUS zaktualizuje dane z i sporządzi dokumenty:

  • ZUS ZPA - w zakresie zgłoszenia zmiany danych (ewidencyjnych) płatnika składek: osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
  • ZUS ZIPA - w zakresie zgłoszenia zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek,
  • ZUS ZWPA - w zakresie wyrejestrowania płatnika składek / zawieszenia działalności,
  • ZUS ZAA - w zakresie zmiany adresu prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek,
  • ZUS ZBA - w zakresie zmiany numeru rachunku bankowego płatnika składek.

W przypadku spółek osobowych (komandytowych, jawnych i partnerskich) oraz jednoosobowych spółek z o.o., wspólnicy podlegają ubezpieczeniom i zobowiązani są  dokonać zgłoszenia siebie, jako płatnika składek do ubezpieczeń, (co najmniej do ubezpieczenia zdrowotnego) w ZUS w ciągu 7 dni od wpisu do KRS (rejestracja nie następuje automatycznie). Każdy wspólnik takiej spółki jest płatnikiem składek na własne ubezpieczenia, powinien zatem sporządzić i przekazać do ZUS w formie elektronicznej (opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu) lub papierowej (bezpośrednio w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS lub za pomocą poczty) zgłoszenie:

  • płatnika składek na formularzu ZUS ZFA, w którym wpisze własne dane identyfikacyjne, czyli numer PESEL i NIP lub NIP, REGON i PESEL (jeśli wspólnik prowadzi również odrębną działalność gospodarczą, inną niż prowadzona w formie spółki),
  • siebie do ubezpieczeń jako osoby ubezpieczonej – na formularzu ZUS ZUA (bądź jeśli podlegać będzie tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu – na formularzu ZUS ZZA), z identyfikatorem PESEL.

Jeżeli nie wiesz, jak wypełnić formularz zgłoszenia płatnika składek, zapoznaj się z poradnikami ZUS:

Nie wiesz, jak zgłosić się do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, pomożemy Ci. Zapoznaj się z interaktywnym poradnikiem Obowiązki przedsiębiorcy rozpoczynającego działalność gospodarczą wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Możesz się również zapoznać z poradnikiem ZUS w tym zakresie: Zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej.

Od 2016 r. wprowadzone  zostały e-zwolnienia. Dowiedz się więcej na ten temat.

Rozliczenia składek, comiesięczne składanie deklaracji jako płatnik składek

Jako przedsiębiorca masz obowiązek comiesięcznego rozliczania składek (w zależności m.in. od wielkości firmy i podleganiu ubezpieczeniom) na:

  • ubezpieczenia społeczne (m.in.emerytalne, rentowe, chorobowe),
  • ubezpieczenie zdrowotne,
  • Fundusz Pracy (FP),
  • Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP),
  • Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP).

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, w jakich okolicznościach i w jaki sposób odprowadzać składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Funduszu Emerytur Pomostowych, zajrzyj na stronę ZUS . Szczegółowe informacje znajdziesz w poradniku ZUS: Zasady opłacania składek na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych.

Składki rozliczasz składając do ZUS deklaracje:

  • ZUS DRA – to informacja przekazywana ZUS o wysokości składek, jakie wpłacasz do ZUS jako płatnik (zapłacone za siebie i innych ubezpieczonych).
  • ZUS RCA – imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach – do rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne i/lub wypłaconych świadczeń za Twoich pracowników (czyli osoby ubezpieczone).
  • ZUS RZA – imienny raport miesięczny o należnych składkach na ubezpieczenia zdrowotne – do rozliczenia składek na ubezpieczenie zdrowotne za Twoich pracowników, którzy mają inny tytuł do ubezpieczeń społecznych.
  • ZUS RSA – imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek – do wykazania wypłaconych świadczeń oraz przerw w opłacaniu składek za Twoich pracowników.

Gdy nie zatrudniasz pracowników i prowadzisz jednoosobową działalność, nie składasz imiennych raportów. Składasz jedynie deklarację rozliczeniową ZUS DRA.

Co ważne, obowiązek składania deklaracji ZUS DRA nie dotyczy przedsiębiorców, którzy płacą minimalne składki (niezależnie, czy jest to tzw. mały ZUS, czy podstawowa składka). Nie dotyczy on również przedsiębiorców, którzy opłacają składki za osoby współpracujące w minimalnej wysokości. Dowiedz się więcej na stronach ZUS o tym, kto jest zwolniony z obowiązku przekazywania deklaracji.

Pamiętaj, że możesz złożyć deklaracje korzystając z Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE). Oznacza to możliwość wypełnienia i skutecznego złożenia wszelkich dokumentów bez wychodzenia z domu czy biura.

Terminy

Deklaracje składasz:

  • do 10. dnia następnego miesiąca – osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie,
  • do 15. dnia następnego miesiąca – pozostali płatnicy.

Jeżeli koniec tego terminu przypada w święto (dzień ustawowo wolny od pracy), sobotę lub niedzielę, to za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień roboczy.

Nie wiesz, jak wypełnić deklarację ZUS DRA, pomożemy Ci. Zapoznaj się z informacją ZUS w tym zakresie – Deklaracja rozliczeniowa.

Jeżeli z jakiegoś powodu zmienisz wysokość podstawy, od której naliczasz składki – musisz złożyć za dany miesiąc ZUS DRA. Taka zmiana to np. pobieranie zasiłku chorobowego. Inny przykład to sytuacja, kiedy rozpoczynasz działalność w trakcie miesiąca – wtedy musisz złożyć DRA za niepełny okres rozliczeniowy i drugą, za pełny miesiąc.

Obowiązek ponownego złożenia DRA nie dotyczy zmiany wysokości składek w wyniku waloryzacji kwot, od których się je nalicza.

Jako płatnik składek możesz składać  dokumenty ubezpieczeniowe do ZUS w formie papierowej lub elektronicznie. Zależy to od tego, za ile osób rozliczasz składki. Jeśli rozliczasz składki za 5 lub mniej osób, możesz nam przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej. Jeśli powyżej 5 osób, powinieneś składać deklaracje w formie elektronicznej. Umożliwi Ci to program Płatnik lub inne oprogramowanie, które spełnia warunki określone przez ZUS. Więcej o programie Płatnik.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat zasad rozliczania składek, zajrzyj na stronę ZUS.

Nadpłata w ZUS

Jeśli masz nadpłatę w ZUS, nienależnie opłacone składki zaliczone będą automatycznie przez ZUS na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych składek.  Jeśli chcesz odzyskać nadpłacone do ZUS pieniądze, możesz złożyć wniosek o ich zwrot. Dowiedz się więcej, co robić w przypaku nadpłaty.

Kiedy jako przedsiębiorca nie muszę opłacać składek na ubezpieczenia społeczne

Zbieg tytułów do ubezpieczenia to sytuacja, w której osiągasz dochody z kilku źródeł, a przepisy rozstrzygają które z nich jest podstawowe z punktu widzenia naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Działalność i etat

W przypadku zbiegu stosunku pracy oraz prowadzenia pozarolniczej działalności jako tytułów do ubezpieczenia, nadrzędny jest stosunek pracy (z tego tytułu będa naliczane i odprowadzane składki).

Jeżeli pracujesz na etacie i zarabiasz co najmniej najniższą krajową pensję (w 2016 r. to 1850 zł brutto), to prowadząc działalność gospodarczą nie musisz opłacać składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu bycia przedsiębiorcą. Składki są pobierane wyłącznie z wynagrodzenia o pracę.

Działalność i umowa zlecenie

Jeżeli świadczysz usługi na podstawie umów cywilnoprawnych i z tego tytułu pobrano składki w co najmniej takiej wysokości jak w przypadku przedsiębiorcy opłacającego minimalne składki na ubezpieczenia społeczne (czyli wynoszącej 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego) nie ma obowiązku opłacania składek z tytułu działalności.

Jeżeli z tytułu umów cywilnoprawnych pobrano w danym miesiącu składki niższe niż najniższe składki dla przedsiębiorców, należy opłacić składki od działalności gospodarczej, a dodatkowo można (dobrowolnie) zapłacić składki również od umów cywilnoprawnych.

Przedsiębiorcy prowadzący działalność, dla której obowiązujący jest tzw. "mały ZUS" (podstawa wymiaru składek w wysokości 30% minimalnego wynagrodzenia) i jednocześnie świadczący usługi np. na podstawie umowy zlecenia, podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z obu tytułów (tj. działalności i zlecenia) chyba, że łączna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia z tych tytułów osiągnie lub przekroczy kwotę minimalnego wynagrodzenia (1850 zł brutto w 2016 r.)

Musisz pamiętać, że składki od umów cywilnoprawnych są pobierane na zasadzie kasowej – są pobierane za ten miesiąc, w którym wypłacono wynagrodzenie. Jeżeli w danym miesiącu nie wypłacono Ci wynagrodzenia z tytułu umowy cywilnoprawnej (np. zleceniodawca przesunął płatność na kolejny miesiąc), to musisz naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne z tytułu prowadzonej działalności.

Dowiedz się więcej na temat zbiegu tytułów ubezpieczeń emerytalnych i rentowych na stronach ZUS.

Działalność i umowa o dzieło

Umowa o dzieło nie jest co do zasady tytułem do ubezpieczenia. Nie wystąpi zatem zbieg tytułów do ubezpieczenia w odniesieniu do wykonywania pracy na podstawie umowy o dzieło oraz w odniesieniu do prowadzenia pozarolniczej działalności.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której umowa o dzieło zawierana jest pomiędzy ubezpieczonym a jego pracodawcą. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych traktuje wynagrodzenie wypłacone na podstawie takiej umowy na równi z przychodem ze stosunku pracy.

Kogo muszę zgłosić do ubezpieczeń

Prowadząc działalność gospodarczą opłacasz składki za siebie, ale również za zatrudnionych pracowników oraz współpracowników, ponadto w niektórych przypadkach również członek rodziny, który pomaga Ci w prowadzeniu działalności musi zostać zgłoszony do ZUS jako ubezpieczony.

Sprawdź, jakie masz obowiązki z tytułu zatrudniania pracowników (umowa o pracę) oraz współpracowników (umowa zlecenia).

Sprawdź, jak przepisy definiują członka rodziny współpracującego z przedsiębiorcą, oraz kiedy musisz zgłosić taką osobę do ubezpieczeń i opłacić za nią składki. Zapoznaj się z artykułem Obowiązki przedsiębiorcy, któremu pomaga członek rodziny.

Ubezpieczenie zdrowotne

Podstawą obliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne, jest podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, tj. przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących podstawę wymiaru składki stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski". Składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku.

Składka wynosi 9% procent podstawy wymiaru składki. Część składki w wysokości 7,75% podstawy wymiaru jest odliczana od podatku dochodowego od osób fizycznych, co uwzględniane jest zarówno w zaliczkach na podatek jak i w rozliczeniu rocznym.

Składek na ubezpieczenie zdrowotne – podobnie jak składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe – nie dotyczy roczny limit podstawy wymiaru składek, tj. limit trzydziestokrotności przeciętnego wynagrodzenia prognozowanego na dany rok kalendarzowy. Składki na ubezpieczenia chorobowe, wypadkowe i zdrowotne należy opłacać także od nadwyżki ponad wspomniany limit.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne jest w rocznej deklaracji podatkowej PIT odliczana od podatku.

W przypadku składki na ubezpieczenie zdrowotne nie dochodzi do zbiegu ubezpieczeń. Jeżeli równocześnie pracujesz na podstawie umowy o pracę i prowadzisz działalność gospodarczą, składka jest pobierana z obu tytułów – zostanie zapłacona podwójnie. Jeżeli prowadzisz indywidualną działalność, jesteś wspólnikiem w dwóch spółkach cywilnych i pracujesz na etacie – zapłacisz składkę czterokrotnie (w uproszczeniu). Składka zdrowotna jest niepodzielna i odprowadzana zawsze w pełnej wysokości (czyli nawet za niepełny miesiąc).

Zobacz informację ZUS na temat wysokości składek na ubezpieczenia społeczne, FGŚP i FP na 2016 r.

W publikacjach ZUS znajdziesz szczegółowo opisane obowiazki płatnika, a także informacje o wyliczaniu podstawy składek na ubezpieczenia.

 

Udostępnij Wydrukuj

Czy ta strona była przydatna?

Tak | Trochę | Nie