Adres firmy, siedziba przedsiębiorcy, miejsce prowadzenia działalności

Decyzję odnośnie wskazania siedziby prowadzonej działalności gospodarczej musisz podjąć na etapie jej zakładania, ponieważ jest to jedna z kilku informacji, jakie musisz podać podczas rejestracji.

W zależności od wyboru formy prawnej, Twoja decyzja będzie miała wpływ na dalsze obowiązki:

  • w przypadku rejestracji w KRS, na przynależność miejscową do właściwego Urzędu Skarbowego w zakresie rozliczeń podatkowych,
  • wskazany adres będzie musiał widnieć na wystawionych fakturach i rachunkach oraz korespondencji kierowanej do Twoich kontrahentów,
  • będzie również upubliczniony w rejestrze (CEIDG albo KRS).

Miejscem prowadzenia działalności jest adres (nazwa ulicy, numer budynku, mieszkania) albo nietypowe miejsce (np. pawilon nr X w przejściu podziemnym pod ulicą Y na wysokości budynku o numerze Z, albo pawilon nr X w galerii handlowej Y przy ulicy Z).

Przedsiębiorca może mieć, oprócz głównego miejsca prowadzenia działalności, również miejsca dodatkowe.

Chcę mieć jedno miejsce prowadzenia działalności

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej (CEIDG) bardzo często główny adres siedziby firmy jest taki sam jak adres zamieszkania przedsiębiorcy.

Ważne! Prowadząc działalność w miejscu zamieszkania możesz wyznaczyć na ten cel cały lokal lub jego część. Możesz prowadzić działalność także w części lokalu np. pokoju. Pamiętaj jednak, że zgodnie z interpretacją organów podatkowych, wydatki związane z utrzymaniem i eksploatacją mieszkania możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jedynie w przypadku, gdy posiadany lokal, jako całość lub wyodrębnione w tym lokalu pomieszczenie służy tylko i wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej i jednocześnie nie służy celom osobistym.

W sytuacji, gdy pomieszczenie jest wykorzystywane na cele prywatne, a jedynie dodatkowo używane jest w prowadzonej działalności gospodarczej, wydatki związane z posiadaniem takiego pomieszczenia mają charakter osobisty i nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Jeśli w formularzu rejestracyjnym (pkt 10) nie wskażesz głównego adresu wykonywania działalności, automatycznie adresem głównego miejsca prowadzenia działalności będzie adres zamieszkania.

Jeśli nie chcesz, aby adres twojego zamieszkania automatycznie stał się adresem wykonywania działalności, musisz wypełnić pkt 10 formularza CEIDG i wskazać adres głównej siedziby prowadzenia działalności gospodarczej.

Wykonuję działalność pod wieloma adresami

W sytuacji, gdy świadczysz usługi pod wieloma adresami musisz podać wszystkie miejsca stałego wykonywania działalności gospodarczej. Wskazujesz je w pkt 11 formularza CEIDG, a jeżeli masz ich więcej, dodatkowo w załączniki CEIDG-MW. W przypadku spółek rejestrowanych w KRS, podaje się siedzibę przedsiębiorstwa i ewentualnie siedziby oddziałów.

Pamiętaj, że w przypadku CEIDG zmiana miejsca prowadzenia działalności jest bardzo prosta. Wystarczy dokonać odpowiednich zmian we wpisie do CEIDG. Zmiana nie podlega opłacie.

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do KRS, zmiana siedziby firmy jest trochę bardziej skomplikowana. Jeżeli zmieniasz miasto, w którym prowadzisz działalność, najprawdopodobniej potrzebna będzie zmiana umowy spółki (tam wskazuje się siedzibę – najczęściej podając nazwę miasta). Następnie należy złożyć wniosek do KRS. W przypadku zmiany adresy, nie ma konieczności zmiany umowy spółki. Wystarczy uchwała zarządu. O zmianie adresu należy poinformować KRS.

Zmianę adresy/siedziby spółki w KRS dokonuje się wypełniając odpowiedni dla rodzaju spółki formularz (KRS-Z3 - spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i spółka akcyjna, KRS-Z2 - spółka komandytowo - akcyjna, KRS-Z1 - spółka jawna, spółka komandytowa, spółka partnerska). Jak każda zmiana w KRS, również ta podlega opłacie.

O czym muszę pamiętać, wskazując siedzibę (miejsce prowadzenia działalności)

Jeżeli prowadzisz działalność w cudzym lokalu (np. wynajętym mieszkaniu), musisz mieć zgodę właściciela na prowadzenie działalności. Wynika to z faktu, że lokal przeznaczony na cele działalności gospodarczej jest obłożony wyższym podatkiem od nieruchomości.

Jeżeli jako siedzibę wskażesz lokal, do którego nie masz prawa, albo właściciel nie wyraził zgody na prowadzenie w nim działalności, może to być nawet podstawą do wykreślenia wpisu z rejestru. Urząd skarbowy może z kolei zakwestionować wszystkie wydatki poniesione w związku z bezprawnym użytkowaniem lokalu na potrzeby prowadzonej działalności.

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą zarejestrowanym w CEIDG wskazanie siedziby nie ma wpływu na właściwość urzędu skarbowego, do którego wpłacasz miesięczne zaliczki na podatek dochodowy oraz roczny PIT. Zawsze jest to urząd właściwy dla Twojego miejsca zamieszkania.

Nie wiem, ile miejsc prowadzenia działalności muszę wskazać

Ponieważ wiemy, że określanie miejsca prowadzenia działalności nie zawsze jest proste, przygotowaliśmy dla Ciebie kilka przykładów.

Piotr jest fryzjerem. Od poniedziałku do czwartku strzyże klientów w salonie należącym do Anny (zawarł z nią umowę i na tej podstawie wystawia Annie fakturę w zależności od liczby ostrzyżonych klientów – za strzyżenie klient płaci Annie). W piątek i sobotę Piotr strzyże klientów w swoim domu i rozlicza się z nimi indywidualnie.

Siedzibą Piotra jest jego dom. Salon Anny, choć Piotr wykonuje w nim czynności związane ze swoja działalnością, nie jest Jego miejscem prowadzenia działalności.

Katarzyna jest lekarzem. Ma podpisane umowy z trzema przychodniami, w których przyjmuje pacjentów. Nie ma własnego gabinetu i nie przyjmuje pacjentów w mieszkaniu.

Siedzibą działalności Katarzyny nie są przychodnie, w których przyjmuje pacjentów na podstawie umowy z innymi przedsiębiorcami. Katarzyna musi wskazać główne miejsce prowadzenia działalności. Może to być np. jej mieszkanie.

Andrzej prowadzi serwis naprawy sprzętu AGD. Napraw dokonuje wyłącznie u klientów (klienci nie przywożą mu sprzętów do naprawy). Andrzej, tak samo jak lekarka Katarzyna, musi wskazać główne miejsce prowadzenia działalności, ale nie będą to mieszkania jego klientów. Może to być np. jego mieszkanie.

Wskazując siedzibę, musisz pamiętać o kilku kwestiach

Nie zawsze siedziba jest tam, gdzie faktycznie wykonujesz czynności.

Jeżeli świadczysz usługi na podstawie umowy z innym przedsiębiorcą w miejscu A, to prawie na pewno miejsce A nie jest siedzibą Twojej działalności (jest siedzibą działalności przedsiębiorcy, z którym zawierasz umowę).

Bardzo często formalna (wskazywana w CEIDG) siedziba przedsiębiorcy to miejsce, w którym w ogólne nie świadczy on usług, np. jego mieszkanie, mieszkanie rodziców, wirtualne biuro.

W takim przypadku siedziba to miejsce, gdzie jako przedsiębiorca dokonujesz czynności organizacyjnych, z tego miejsca zamawiasz niezbędny towar, obliczasz podatek, wypełniasz deklaracje podatkowe czy przechowujesz firmowe dokumenty, jak umowy czy faktury.

Nieodpłatne udostępnienie lokalu

Jeżeli Członek Twojej najbliższej rodziny nieodpłatnie udostępnia Ci lokal dla celów prowadzenia działalności gospodarczej, nie nakłada to na Ciebie dodatkowych obowiązków. Uważaj za członka najbliższej rodziny są uważane osoby wymienione jako I i II grupa podatkowa w ustawie o podatku od spadków i darowizn. W praktyce członkami najbliższej rodziny nie są dalsi kuzyni oraz rodzina macochy i ojczyma.

Jeżeli otrzymujesz prawo do nieodpłatnego wykorzystywania lokalu na cele prowadzonej działalności gospodarczej od osoby niespokrewnionej, np. koleżanki – prawo podatkowe Twoją oszczędność traktuje jako przychód z działalności gospodarczej. Musisz oszacować wartość takiej umowy – tzn. ile należałoby zapłacić, gdyby lokal miał być wynajęty. Ta kwota stanowi Twój przychód i podlega opodatkowaniu.

To generalna zasada podatkowa, która stanowi, że jeżeli przedsiębiorca otrzyma coś nieodpłatnie, to musi to wycenić zgodnie z wartością rynkową i uznać za przychód podlegający opodatkowaniu.

Jaki adres wskazywać na rachunku i fakturze

Minister Finansów w interpretacji indywidualnej PT8/033/36/274/WCH/14/RD52006 stwierdził, że na fakturze powinien być podawany adres siedziby działalności gospodarczej podatnika zgodny z dokonanym zgłoszeniem identyfikacyjnym na formularzu VAT-R. W przypadku osób fizycznych będzie to zatem adres zamieszkania. Jeżeli jednak osoba fizyczna nie prowadzi działalności gospodarczej w miejscu zamieszkania i posiada główne miejsce prowadzenia działalności (wskazane w zgłoszeniu dla potrzeb identyfikacji podatkowej), w fakturze powinien być podawany adres tego głównego miejsca prowadzenia działalności.

Miejsce przechowywania dokumentów

Waznym punktem w rejestracji działalności w CEIDG jest wskazanie miejsca przechowywania dokumentów (rubryka 22 wniosku CEIDG-1). Jeśli nie będziesz prowadził dokumentacji rachunkowej we własnym zakresie musisz podać nazwę i numer NIP podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową (rubryka 21) oraz wskazać miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej. Adres też może być inny niż adres prowadzenia działalności, czy siedziby biura rachunkowego. Jeżeli ten adres jest taki sam, jak adres wskazany w jednej z rubryk: 04., 05., 10., 11. wniosku CEIDG-1 – wystarczy wskazać numer rubryki. Jeżeli jest to inny adres należy go podać.

Chcesz zapoznać się z indywidualną interpretacją podatkową wskazaną w tekście - skorzystaj z wyszukiwarki.

Udostępnij Wydrukuj

Czy ta strona była przydatna?

Tak | Trochę | Nie