Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Jak zatrudnić obywatela Ukrainy

Chcesz zatrudnić w swojej firmie obywatela Ukrainy? Ze względu na wojnę trwającą w Ukrainie wprowadzono przepisy, które ułatwiają obywatelom tego kraju legalny pobyt i pracę w Polsce. Sprawdź, na czym polega ogólny dostęp do rynku pracy dla obywateli Ukrainy.

Kiedy obywatel Ukrainy może legalnie pracować w Polsce

W Polsce może pracować obywatel Ukrainy, który:

  • przebywa legalnie w Polsce i ma ważny tytuł pobytowy albo
  • przybył legalnie na terytorium Polski z terytorium Ukrainy, w okresie od 24 lutego 2022 roku w związku z działaniami wojennymi w Ukrainie i deklaruje zamiar pozostania w Polsce.

Obywatela Ukrainy można zatrudnić na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej.

Tytuł pobytowy to dokument, która uprawnia do pobytu na terytorium Polski lub innego państwa Unii Europejskiej. Może to być, między innymi:

  • zezwolenie na pobyt stały
  • zezwolenie na pobyt czasowy
  • paszport w przypadku wjazdu i pobytu na terytorium Polski w ruchu bezwizowym
  • zaświadczenie o korzystaniu z ochrony czasowej wydane przez Urząd do Spraw Cudzoziemców.

Jakie osoby są traktowane jako obywatele Ukrainy

Zgodnie z Ustawą z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa przez określenie "obywatel Ukrainy" rozumie się także małżonka obywatela Ukrainy, który nie ma obywatelstwa ukraińskiego, o ile przybył na terytorium Polski z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa.

Pamiętaj! Małżonek obywatela Ukrainy, który nie ma obywatelstwa ukraińskiego, o ile przybył do Polski z Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa, przebywa legalnie w Polsce i w związku z tym przysługuje mu prawo do legalnego zatrudnienia na podstawie zgłoszenia złożonego przez pracodawcę.

Jak długo pobyt w Polsce na specjalnych zasadach jest legalny

Obywatele Ukrainy, którzy przybyli na terytorium Polski w związku z działaniami wojennymi w Ukrainie w okresie od 24 lutego 2022 roku, korzystają w Polsce z ochrony czasowej, pod warunkiem, że:

  • nie korzystają z takiej ochrony na terenie innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej przyznanej z powodu działań wojennych prowadzonych na terytorium Ukrainy
  • nie posiadają innego tytułu pobytowego (między innymi statusu uchodźcy, czy zezwolenia na pobyt).

Ich pobyt jest legalny do 30 września 2025 roku.

Termin, do którego od 24 lutego 2022 roku obywatelom Ukrainy przysługuje prawo wjazdu do Polski na szczególnych zasadach, zostanie określony w odrębnych przepisach.

Ważne! Obywatel Ukrainy, który przybył na terytorium Polski z terytorium Ukrainy w okresie od 24 lutego 2022 roku w związku z działaniami wojennymi w Ukrainie i korzysta z ochrony czasowej, utraci prawo legalnego pobytu, jeżeli wyjedzie z Polski na dłużej niż 1 miesiąc.

To ograniczenie nie ma jednak zastosowania do osób skierowanych do wykonywania pracy lub usług poza granicami Polski przez podmioty prowadzące działalność na terytorium Polski.

Jak potwierdzić legalność wjazdu do Polski

Osoby z Ukrainy, które przybyły do Polski w okresie od 24 lutego 2022 roku w związku z działaniami wojennymi i chcą legalnie przebywać w Polsce, powinny mieć stempel w paszporcie lub innym dokumencie podróży, umieszczony przez polską Straż Graniczną.

Stempel potwierdza legalne przekroczenie granicy wraz ze wskazaniem daty.

W ciągu 30 dni od dnia wjazdu do Polski obywatel Ukrainy ma osobiście złożyć wniosek w siedzibie organu wykonawczego gminy o nadanie numeru PESEL.

Jeżeli jesteś:

  • obywatelem Ukrainy, który przybył do Polski z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa
  • obywatelem Ukrainy posiadającym Kartę Polaka, który przybył na terytorium Polski w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium Ukrainy
  • małżonkiem obywatela Ukrainy, który nie ma obywatelstwa ukraińskiego oraz przybył na terytorium Polski z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa
  • członkiem najbliższej rodziny obywatela Ukrainy posiadającego Kartę Polaka

i twój wjazd nie został zarejestrowany przez komendanta placówki Straży Granicznej podczas kontroli granicznej, złóż wniosek o nadanie numeru PESEL nie później niż 30 dni od dnia wjazdu do Polski.

Na tej podstawie twój pobyt w Polsce zostanie zarejestrowany i będzie legalny.

Jak uzyskać PESEL

Obywatel Ukrainy, który legalnie wjechał do Polski w okresie od 24 lutego 2022 roku z terytorium Ukrainy, otrzyma PESEL po złożeniu wniosku w dowolnym urzędzie gminy na terytorium Polski.

Wniosek może wypełnić wnioskodawca albo pracownik urzędu na podstawie danych podanych przez wnioskodawcę. Wniosek trzeba:

  • własnoręcznie podpisać
  • złożyć osobiście w urzędzie gminy.

Wniosek o nadanie numeru PESEL zawiera między innymi:

  • zdjęcie
  • imię (imiona) i nazwisko oraz nazwisko rodowe
  • obywatelstwo
  • numery PESEL rodziców, o ile zostały nadane i są znane
  • datę, miejsce i kraj urodzenia
  • płeć
  • datę wjazdu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
  • datę złożenia wniosku
  • datę i miejsce przekroczenia granicy, niebędącej granicą Rzeczypospolitej Polskiej, (jeżeli wjazd na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nie nastąpił bezpośrednio z terytorium Ukrainy)
  • adnotację o tym, czy odciski palców zostały pobrane.

Wypełnij wniosek:

Ważne! Jeżeli chcesz, żeby został dla ciebie założony profil zaufany, podaj we wniosku o nadanie numeru PESEL:

  • adres poczty elektronicznej
  • numer telefonu komórkowego
  • zgodę na wprowadzenie danych do rejestru danych kontaktowych osób fizycznych
  • zgodę na potwierdzenie profilu zaufanego.

Zrób to koniecznie, jeśli myślisz o założeniu w Polsce firmy. Mając profil zaufany, będziesz mógł zarejestrować działalność online, na Biznes.gov.pl.

Profil zaufany to bezpłatne narzędzie, dzięki któremu możesz:

  • potwierdzić swoją tożsamość w systemach elektronicznej administracji
  • podpisać dokument podpisem zaufanym.

Profil służy tylko do kontaktów z administracją publiczną, czyli urzędami lub ministerstwami.

Przeczytaj więcej o profilu zaufanym i podpisie zaufanym.

Zatrudnienie na podstawie stempla

Szczególne zasady zatrudniania obywateli Ukrainy dotyczą również osób, które jeszcze nie mają tytułu pobytowego, ale przed 24 lutego 2022 roku rozpoczęły procedurę uzyskania takiego tytułu.

Ich pobyt na terytorium Polski jest legalny od dnia złożenia wniosku o:

  • udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy
  • przedłużenie wizy Schengen lub wizy krajowej
  • udzielenie zezwolenia na pobyt stały i zgody na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej

do dnia, w którym decyzja w sprawie udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy stanie się ostateczna.

W takim wypadku wojewoda umieszcza w dokumencie podróży obywatela Ukrainy odcisk stempla potwierdzającego złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, wniosku o przedłużenie wizy Schengen lub wizy krajowej albo wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej.

Taki odcisk jest również tytułem pobytowym.

Zasady przedłużania ważności tytułów pobytowych

Jeżeli ostatni dzień legalnego pobytu obywatela Ukrainy w Polsce na podstawie:

  • wizy krajowej lub
  • zezwolenia na pobyt czasowy
  • ruchu bezwizowego
  • wizy Schengen wydanej przez organ polski
  • wizy wydanej przez inne państwo obszaru Schengen
  • dokumentu pobytowego, o którym mowa w artykule 1 ust. 2 lit. a Rozporządzenia Rady (WE) nr 1030/2002 wydanego przez inne państwo obszaru Schengen, albo innego dokumentu pobytowego wydanego przez organ tego państwa, uprawniającego do podróży po terytorium innych państw obszaru Schengen
  • polskiego dokumentu tożsamości obywatela Ukrainy
  • dokumentu „zgoda na pobyt tolerowany”

przypada w okresie od 24 lutego 2022 roku, a pobyt ten rozpoczął się przed tym dniem, jego pobyt uznaje się za legalny do 30 września 2025 roku.

Dokument pobytowy, o którym mowa w artykule 1 ust. 2 lit. a Rozporządzenia Rady (WE) nr 1030/2002 oznacza upoważnienie wydane przez władze danego państwa członkowskiego Unii Europejskiej zezwalające obywatelowi państwa trzeciego na legalny pobyt na danym terytorium, z wyjątkiem:

  • wiz
  • zezwoleń wydanych do czasu rozpatrzenia wniosku o dokument pobytowy lub wniosku o azyl
  • zezwoleń wydawanych w wyjątkowych przypadkach w celu przedłużenia dozwolonego pobytu o okres nieprzekraczający jednego miesiąca
  • upoważnień na okres pobytu nieprzekraczający 6 miesięcy, wydanych przez państwa członkowskie niestosujące przepisów art. 21 Konwencji wykonawczej do Układu z Schengen z dnia 14 czerwca 1985 roku.

Jak legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy

Możesz legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy, małżonka obywatela Ukrainy nieposiadającego obywatelstwa ukraińskiego, członka najbliższej rodziny obywatela Ukrainy posiadającego Kartę Polaka, o ile jego pobyt na terytorium jest legalny.

Wystarczy, że w ciągu 14 dni od daty podjęcia pracy poinformujesz powiatowy urząd pracy – właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania pracodawcy. Zrób to przez internet, na portalu praca.gov.pl: wypełnij formularz Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy (PSZ-PPWPU)

Ta procedura dotyczy zarówno obywateli Ukrainy, którzy wjechali do Polski 24 lutego 2022 roku w związku z działami wojennymi w Ukrainie lub później, jak i osób, które przebywają legalnie w Polsce na innej podstawie (na przykład zezwolenia na pobyt czasowy).

Pamiętaj że:

  • jeżeli obywatel Ukrainy wjechał do Polski w okresie od dnia 24 lutego 2022 roku w związku z działaniami wojennymi w Ukrainie i jego pobyt w Polsce został uznany za legalny, to jego pracę można zalegalizować wyłącznie na podstawie powiadomienia o podjęciu pracy przez obywatela Ukrainy. Nie możesz zatrudnić takiej osoby w inny sposób, na przykład oświadczenia pracodawcy o powierzeniu pracy
  • jeżeli obywatel Ukrainy posiada tytuł do legalnego pobytu w Polsce, na przykład ważną wizę lub zezwolenie na pobyt (nie korzysta z ochrony czasowej), może zostać zatrudniony zarówno na podstawie powiadomienia, oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi albo zezwolenia na pracę cudzoziemca.

Pracodawca zatrudniający obywatela Ukrainy, który uzyskał zezwolenie na pobyt i pracę (zezwolenie jednolite), musi powiadomić urząd pracy, jeżeli decyzja w sprawie zezwolenia zawiera wymóg powiadomienia o podjęciu pracy.

Pamiętaj! Pracownik z Ukrainy zatrudniony na podstawie powiadomienia do powiatowego urzędu pracy może swobodnie zmienić pracodawcę. Powiadomienia należy dokonać za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl w terminie 14 dni od momentu doręczenia decyzji cudzoziemcowi.

Co trzeba podać w zgłoszeniu do urzędu pracy

W zgłoszeniu podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy do powiatowego urzędu pracy musisz podać:

  • informacje dotyczące podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi
  • dane osobowe cudzoziemca
  • informacje dotyczące wykonywanej pracy.

Informacje dotyczące podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi:

  • nazwa albo imię (imiona) i nazwisko
  • adres siedziby albo miejsca zamieszkania
  • numer telefonu lub adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym
  • numery identyfikacyjne NIP i REGON (w przypadku podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą) albo numer PESEL (w przypadku osoby fizycznej)
  • numer wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia – w przypadku podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi, prowadzącego agencję zatrudnienia świadczącą usługi pracy tymczasowej
  • symbol PKD i opis wykonywanej działalności związanej z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę.

Dane osobowe cudzoziemca:

  • imię (imiona) i nazwisko
  • data urodzenia
  • płeć
  • obywatelstwo
  • rodzaj, numer i seria dokumentu podróży lub innego dokumentu stwierdzającego lub pozwalającego ustalić tożsamość i państwo, w którym wydano ten dokument
  • numer PESEL – o ile został nadany.

Informacje dotyczące wykonywanej pracy:

  • rodzaj umowy pomiędzy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy a obywatelem Ukrainy
  • stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy
  • miejsce wykonywanej pracy
  • miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia
  • wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub w miesiącu
  • liczbę wszystkich osób wykonujących pracę na podstawie umowy o pracę i na podstawie umów cywilnoprawnych według stanu na dzień 23 lutego 2022 roku oraz na dzień złożenia powiadomienia.

Uwaga! Możesz zatrudnić obywatela Ukrainy wyłącznie warunkach określonych w powiadomieniu. Jeśli chcesz zmienić stanowisko pracy lub wymiar czasu pracy, to poza zmianą umowy z cudzoziemcem, musisz złożyć również nowe powiadomienie.

Nie musisz składać nowego powiadomienia, jeśli obywatel Ukrainy będzie pracował większą liczbę godzin niż określona w powiadomieniu, a jego stawka wynagrodzenia zostanie proporcjonalnie podniesiona oraz w przypadku zawarcia kolejnej umowy na dotychczasowych warunkach.

Jeśli już wcześniej zatrudniałeś lub zatrudniasz obywatela Ukrainy legalnie (na przykład na podstawie oświadczenia lub zezwolenia na pracę,) to nie musisz w żaden sposób potwierdzać legalności jego pracy wysyłając powiadomienia. Jeśli ten pracownik będzie chciał zmienić pracodawcę, nie potrzebuje ani zezwolenia na pracę ani oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

Jakie obowiązki ma pracodawca

Pamiętaj, że dotyczą cię wszystkie obowiązki związane z zatrudnieniem, czyli:

  • wynagrodzenie wypłacane cudzoziemcowi nie może być niższe niż płaca minimalna lub minimalna stawka godzinowa
  • musisz zawrzeć z obywatelem Ukrainy umowę pisemną, która uwzględnia warunki zawarte w powiadomieniu złożonym do urzędu pracy
  • zanim podpiszesz umowę z cudzoziemcem, przedstaw mu tłumaczenie umowy na język dla niego zrozumiały
  • zgłoś pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ciągu 7 dni od dnia podjęcia przez niego pracy

Minimalne wynagrodzenie w 2024 roku wynosi:

  • od stycznia 2024 roku - 4242 zł brutto
  • od lipca 2024 roku - 4300 zł brutto

Minimalna stawka godzinowa przy umowach cywilnoprawnych wynosi:

  • od 1 stycznia - 27,70 zł brutto
  • od 1 lipca - 28,10 zł brutto.

Na podstawie zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych ZUS twój pracownik ma prawo do:

  • świadczeń w razie choroby bądź wypadku przy pracy
  • świadczeń z tytułu macierzyństwa
  • bezpłatnego korzystania ze służby zdrowia (nie dotyczy umów o dzieło).

Jak szukać kandydatów do pracy

Jeśli chcesz zatrudnić obywatela Ukrainy do pracy w Polsce, a nie masz żadnego kandydata albo nie znasz takich osób, możesz zgłosić swoją ofertę pracy do powiatowego urzędu pracy.

Sprawdź, jak zgłosić ofertę pracy | Biznes.gov.pl - Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy.

Pamiętaj, aby w komentarzach/uwagach w formularzu zgłoszeniowym zaznaczyć: „oferta dla obywatela Ukrainy”.

Wtedy urząd pracy skieruje twoją ofertę w pierwszej kolejności do tej grupy osób poszukujących pracy.

Gdzie obywatel Ukrainy zapłaci podatki

W zależności od sytuacji podatnika-obywatela Ukrainy pracodawca powinien zbadać, czy podatnik pozostaje rezydentem podatkowym Ukrainy albo stwierdzić, że nastąpiło przeniesienie rezydencji podatkowej do Polski

Nieograniczony obowiązek podatkowy

Obywatele Ukrainy, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów.

Jest to tak zwany nieograniczony obowiązek podatkowy.

Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Polski uważa się osobę fizyczną, która:

  • posiada na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
  • przebywa na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Warunek dotyczący posiadania centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodka interesów życiowych) na terytorium Polski, przez:

  • obywateli Ukrainy, którzy przybyli na terytorium Polski z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa
  • obywateli Ukrainy posiadający Kartę Polaka, którzy wraz z najbliższą rodziną z powodu tych działań wojennych przybyli na terytorium Polski
  • małżonkowie obywateli Ukrainy nieposiadający obywatelstwa ukraińskiego, o ile przybyli na terytorium Polski z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa
  • zostanie uznany za spełniony na podstawie pisemnego oświadczenia.

Jeżeli obywatel Ukrainy złoży pracodawcy lub innemu płatnikowi oświadczenie o przeniesieniu na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodka interesów życiowych), to od pierwszego dnia przybycia do Polski zostanie uznany za polskiego rezydenta podatkowego, a jego przychody z tytułu umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło albo z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej, będą podlegać opodatkowaniu w Polsce.

Po zakończeniu roku podatkowego obywatele Ukrainy, którzy mają rezydencję podatkową w Polsce, składają zeznanie podatkowe do urzędu skarbowego właściwego ze wzglądu na miejsce zamieszkania.

Rozliczenia podatkowego dokonuje z zastosowaniem właściwej metody unikania podwójnego opodatkowania.

Ograniczony obowiązek podatkowy

Obywatele Ukrainy, jeżeli nie mają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej miejsca zamieszkania, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów (przychodów) osiąganych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Jest to tak zwany ograniczony obowiązek podatkowy.

Za dochody (przychody) osiągane na terytorium Polski przez podatników, którzy mają ograniczony obowiązek podatkowy, uważa się w szczególności dochody (przychody) z:­­­

  • pracy wykonywanej na terytorium Polski na podstawie stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, bez względu na miejsce wypłaty wynagrodzenia
  • działalności wykonywanej osobiście na terytorium Polski, bez względu na miejsce wypłaty wynagrodzenia
  • działalności gospodarczej prowadzonej na terytorium Polski, w tym poprzez położony na terytorium Polski zagraniczny zakład.

Portal nadzorowany jest przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii. Partnerzy projektu: Sieć Badawcza Łukasiewicz - Poznański Instytut Technologiczny, Krajowa Izba Gospodarcza. Projekt jest współfinansowany z Programu Polska Cyfrowa ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i jest kontynuacją projektu pt.: "Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej" finansowanego z Programu Innowacyjna Gospodarka oraz projektu "Uproszczenie i elektronizacja procedur" finansowanego z Programu Kapitał Ludzki.

Artykuły zamieszczone w serwisie GOV.PL, w których nie podajemy żadnych dodatkowych informacji na temat praw autorskich, należą do informacji publicznych i udostępniamy je bezpłatnie. Korzystanie z nich, niezależnie od celu i sposobu korzystania, nie wymaga zgody Ministerstwa. Dostępne są w ramach licencji Creative Commons Uznanie Autorstwa 3.0 Polska. Serwis Biznes.gov.pl używa plików cookies. Kontynuując przeglądanie naszej witryny bez zmiany ustawień przeglądarki, wyrażasz zgodę na użycie plików cookie. Zawsze możesz zmienić ustawienia przeglądarki i zablokować te pliki.