Praktyczne informacje dotyczące pełnomocnictwa

Pełnomocnictwo przed organami administracji

Zgodnie z treścią art. 33 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna posiadająca co najmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu.

Pełnomocnik dołącza każdorazowo do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa (art. 33 § 3 K.p.a.).

Udzielenie pełnomocnictwa nie oznacza, że nie możesz samodzielnie dokonywać czynności, które Cię dotyczą. Pełnomocnik jedynie Cię zastępuje przy czynnościach urzędowych podczas Twojej nieobecności. 

Jeśli chcesz załatwiać sprawy przez pełnomocnika/prokurenta, możesz ujawnić go w CEIDG (dzięki temu nie będziesz musiał składać za każdym razem przy załatwianiu spraw dokumentu pełnomocnictwa). Co ważne, opublikowanie w CEIDG informacji o pełnomocniku będzie równoznaczne w skutkach z udzieleniem pełnomocnictwa na piśmie. Wcześniej, pomimo wpisu pełnomocnika do CIEIDG musiał on mieć Twoje oddzielne, pisemne pełnomocnictwo.

Opłata za złożenie pełnomocnictwa

Za każde złożone w urzędzie pełnomocnictwo trzeba uiścić opłatę skarbową w wysokości 17 zł. Opłacie skarbowej podlega nie czynność udzielenia pełnomocnictwa, ale czynność złożenia go do organu-urzędu. Podstawą powstania obowiązku uiszczenia opłat skarbowej jest dokument pełnomocnictwa.

Jedno pełnomocnictwo może być złożone przed jednym organem w wielu postępowaniach lub przed różnymi organami. W takim przypadku opłatę za złożenie pełnomocnictwa pobiera się wielokrotnie. Jeśli ustanowisz 3 pełnomocników do jednej sprawy to musisz zapłacić 17 zł za każdego pełnomocnika czyli 51 zł.

Pełnomocnictwo ujawnione w CEIDG jest bezpłatne i nie trzeba już uiszczać żadnej dodatkowo opłaty skarbowej.  

Nie trzeba uiszczać opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa dla: 

  • małżonka
  • wstępnego (rodzicie, dziadkowie)
  • zstępnego (dzieci, wnuki)
  • rodzeństwa
  • osoby ujawnionej jako pełnomocnik w CEIDG
  • kontaktów z ZUS

Jeżeli pełnomocnik został ustanowiony i ujawniony w CEIDG lub prokurent w KRS, powołanie się na takie pełnomocnictwo nie podlega opłacie skarbowej. Ustanowienie pełnomocnika jest widoczne w rejestrach publicznych i nie musi być dodatkowo potwierdzane dokumentem pełnomocnictwa.

Pełnomocnictwo udzielone w formie aktu notarialnego, w którym jest zawarta informacja o uiszczeniu opłaty skarbowej 17 zł od pełnomocnictwa, nie wymaga ponownej opłaty skarbowej (17 zł).

Osoba posiadająca ograniczoną zdolność do czynności prawnych (w tym małoletni) jako pełnomocnik

Ograniczona zdolność do czynności prawnych

Pełnomocnictwo można udzielić osobie, która ma ograniczoną zdolność do czynności prawnej czyli:

  • osobie małoletniej, która ukończyła 13 lat a nie ukończyła 18 lat
  • osobie pełnoletniej ubezwłasnowolnionej częściowo przez sąd
  • osobie pełnoletniej, wobec której w postępowaniu o ubezwłasnowolnienie ustanowiono doradcę tymczasowego

Czynność prawna dokonana przez pełnomocnika jest ważna.

Mocodawca – podmiot udzielający pełnomocnictwa musi mieć pełną zdolność do czynności prawnych.  Przy podejmowaniu decyzji o wyborze osoby pełnomocnika trzeba pamiętać nie tylko o tym, że pełnomocnik działa w imieniu swojego mocodawcy ale o tym, że pełnomocnik ponosi negatywne skutki dokonanej czynności np. małoletni.

Pozbawienie zdolności do czynności prawnych

Pełnomocnictwo udzielone osobie pozbawionej zdolności do czynności prawnych nie wywołuje żadnych skutków prawnych, jest uważane za niedokonane i nie można jej później potwierdzić.

Dotyczy to:

  • małoletniego do ukończenia 13 roku życia
  • osoby pełnoletniej ubezwłasnowolnionej całkowicie (przez sąd)

Uwaga! Małoletni pomiędzy 13 a 18 rokiem życia jeśli zawrze związek małżeński, staje się z mocy prawa osobą pełnoletnią. I zostaje nadal pełnoletnia, nawet jeśli małżeństwo zostanie unieważnione lub rozwiązane przez rozwód.

Zasady naliczania opłaty skarbowej od złożonego dokumentu pełnomocnictwa

W interpretacji ogólnej Ministra Finansów z 13 października 2014 r. w sprawie opłaty skarbowej od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury przedstawiono podstawowe informacje dotyczące naliczania opłaty skarbowej.

Z interpretacji tej wynika m.in., że:

  • opłacie skarbowej podlega złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii (w sprawie z zakresu administracji publicznej lub w postępowaniu sądowym)
  • stawka opłaty skarbowej od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa wynosi 17 zł od każdego stosunku pełnomocnictwa (prokury)
  • w przypadku kilku pełnomocnictw wynikających np. z pionowej struktury przedsiębiorstwa albo udzielenia substytucji (łańcuch pełnomocnictw), opłacie skarbowej podlega złożenie wyłącznie ostatniego dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa, na podstawie którego ten pełnomocnik będzie dokonywał czynności w sprawie
  • gdy jest umocowanych kilku pełnomocników i okoliczność ta wynika z jednego dokumentu, to wysokość opłaty skarbowej jest wyznaczana liczbą stosunków pełnomocnictwa (obowiązuje zasada – ilu pełnomocników taka wielokrotność opłaty)
  • gdy mocodawca ustanowił kilku pełnomocników do wspólnego działania (pełnomocnictwo łączne, prokura łączna), to mimo wielu pełnomocników powstaje jeden stosunek pełnomocnictwa i złożenie dokumentu pełnomocnictwa podlega tylko jednej opłacie skarbowej 17 zł
  • gdy przepisy proceduralne umożliwiają jedynie okazanie pełnomocnictwa (brak obowiązku załączania do akt) lub zostaje ono zgłoszone ustnie do protokołu (w obecności urzędnika), to nie powstaje obowiązek zapłaty opłaty skarbowej, bo nie ma złożenia dokumentu
  • pełnomocnictwo ujawnione przez przedsiębiorcę w CEIDG nie wymaga uiszczenia opłaty skarbowej (nie ma konieczności załączania pełnomocnictwa do akt sprawy a dodatkowo urząd sam potwierdza w CEIDG to upoważnienie)
  • brak obowiązku zapłaty opłaty skarbowej od zastępstwa adwokatów i radców prawnych na rzecz swoich aplikantów.  

Pozostałe zasady naliczania i zapłaty opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa to m.in.:

  • brak obowiązku zapłaty opłaty skarbowej w przypadku pełnomocnika działającego na podstawie pełnomocnictwa ujawnionego przez przedsiębiorcę w CEIDG – nie ma konieczności załączania pełnomocnictwa do akt sprawy (organ administracji publicznej z urzędu potwierdza w CEIDG upoważnienie pełnomocnika do prowadzenia sprawy w imieniu przedsiębiorcy,
  • brak obowiązku zapłaty opłaty skarbowej za udzielenie substytucji (adwokat i radca prawny na rzecz aplikanta),
  • opłatę skarbową uiszcza się na rachunek urzędu miasta/gminy/dzielnicy właściwego terytorialnie dla organu, do którego jest składane pełnomocnictwo.

Gdzie złożyć opłatę skarbową?

Opłatę skarbową uiszczasz na rachunek urzędu miasta/gminy/dzielnicy właściwego terytorialnie dla organu, do którego jest składane pełnomocnictwo. Jeżeli np. udzielisz pełnomocnictwa w Warszawie, Ty (mocodawca) pochodzisz z Gdańska, a pełnomocnik z Krakowa, to te okoliczności nie mają żadnego wpływu na miejsce, w którym powinna być uiszczona opłata skarbowa. Ta jest wpłacana zawsze na rachunek urzędu miasta/gminy/dzielnicy, na terenie której pełnomocnik składa pełnomocnictwo (niezależnie od urzędu, w którym załatwiasz sprawę wymagającą złożenia pełnomocnictwa).

Numery rachunków bankowych są udostępniane na stronach internetowych urzędów miast. Często na potrzeby poboru opłaty skarbowej jest zakładany odrębny, od innych podatków i opłat lokalnych, rachunek bankowy.

Kiedy pełnomocnik musi okazać dokument pełnomocnictwa

Nie ma obowiązku dołączania pełnomocnictwa do akt sprawy w przypadku pełnomocnika ustanowionego w CEIDG. Dowiedz się więcej o ustanowieniu pełnomocnika do rejestracji i prowadzenia działalności. Wyjątkiem są postępowania podatkowe. Pamiętaj jednak, że od 1 lipca 2016 r, jeśli ustanowisz tzw. pełnomocnika ogólnego w rejestrze prowadzonym przez Ministerstwo Finansów (możesz to zrobić co do zasady wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu podatkowego) nie będziesz miał (jak do tej pory) obowiązku składania dokumentu pełnomocnictwa do akt każdej sprawy.

Kwestię udziału pełnomocnika (prokurenta) w postępowaniu administracyjnym (w tym podatkowym) lub sądowym oraz obowiązek dołączania do akt sprawy dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa regulują przepisy ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, ustawy Ordynacja podatkowa, ustawy Kodeks postępowania cywilnego, ustawy Kodeks postępowania karnego, ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi oraz przepisów prawa materialnego, na podstawie którego prowadzone jest postępowanie w konkretnej sprawie z zakresu administracji publicznej.

Pełnomocnik może także załatwiać sprawy administracyjne w Twoim imieniu za pośrednictwem biznes.gov.pl. Dowiedz się więcej w artykule Załatw sprawę na biznes.gov.pl online przez pełnomocnika.

Pełnomocnik w ZUS

Pełnomocnictwo do wykonywania czynności prawnych w relacjach z ZUS należy złożyć na formularzu ZUS-PEL.

Druk zawiera dane mocodawcy, zakres pełnomocnictwa (wraz z datą ustanowienia i  ewentualnie datą wygaśnięcia) oraz dane pełnomocnika. Składającym może być osoba działająca w imieniu płatnika składek, ubezpieczony lub świadczeniobiorca.

Pełnomocnictwo można złożyć w dowolnym oddziale ZUS (nie obowiązuje rejonizacja) lub za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych

Pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane, do odwołania pełnomocnictwa służy druk ZUS-PEL.

Pamiętaj, że zgodnie z art. 2.1 ustawy o opłacie skarbowej, pełnomocnictwo udzielone w sprawach dotyczących ubezpieczenia społecznego nie podlega opłacie skarbowej.

Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowej składanej elektronicznie

Do podpisywania deklaracji podatkowych składanych w formie elektronicznej niezbędne jest specjalne pełnomocnictwo UPL-1. Składa się je w formie papierowej w urzędzie skarbowym właściwym dla ewidencji płatników i podatników (najczęściej miejsca zamieszkania podatnika albo siedziby firmy).

Również członek zarządu albo współwłaściciel spółki osobowej, jeżeli chcą podpisywać deklaracje podpisem elektronicznym, musza być zgłoszeni do urzędu skarbowego na formularzu UPL-1.

Formularz UPL1 musi być podpisany zgodnie z reprezentacją spółki wynikającą z KRS.

Zaletą rozwiązania jest brak konieczności składania pełnomocnictwa do wszystkich urzędów skarbowych, do których składa się deklaracje podatkowe.

Pełnomocnictwo obowiązuje dla wszystkich rodzajów deklaracji podatkowych, zeznań i informacji do czasu jego odwołania. Jest to szczególnie użyteczne w przypadku oddziałów i sprzedaży poza miejscem stałego prowadzenia działalności.

Odwołanie pełnomocnictwa następuje przez złożenie we właściwym urzędzie skarbowym druku OPL-1.

Pełnomocnik podpisuje deklarację przy wykorzystaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego. Nie jest możliwe posłużenie się profilem zaufanym ePUAP.

Dla firm istotny jest również fakt, że przy zmianie miejsca prowadzenia działalności dotychczasowe pełnomocnictwa nie tracą ważności – zmiana właściwości urzędu skarbowego nie powoduje konieczności ponownego złożenia UPL-1.

Złożenie dokumentu UPL-1 w urzędzie skarbowym nie oznacza automatycznej możliwości podpisywania deklaracji bezpiecznym podpisem elektronicznym. US musi wprowadzić dane pełnomocnika do systemu e-Deklaracje.

Brak możliwości elektronicznego podpisania deklaracji, mimo złożenia UPL-1, nie zwalnia podatnika z obowiązku złożenia deklaracji we właściwym terminie

Pełnomocnictwo w sprawach podatkowych

1 stycznia 2016 weszły w życie przepisy zmieniające kwestię pełnomocnictw w sprawach podatkowych. Zgodnie z nowelizacją Ordynacji podatkowej (nowy rozdział 3a w dziale IV), ustanowione zostały trzy rodzaje pełnomocnictw: ogólne, szczególne i do doręczeń.

Pełnomocnictwo ogólne upoważniać będzie do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej. Co ważne, wraz z ustanowieniem tego pełnomocnictwa zniesiony zostanie obowiązek składania dokumentu pełnomocnictwa do akt każdej sprawy! Organ podatkowy w razie potrzeby dołączy do akt sprawy wydruk pełnomocnictwa ogólnego lub szczególnego udzielonego w formie dokumentu elektronicznego oraz zawiadomienia o zmianie zakresu, odwołaniu lub wypowiedzeniu pełnomocnictwa. Pełnomocnik ogólny nie jest jednak uprawniony do podpisywania deklaracji podatkowych. Trzeba udzielić w tym celu odrębnego pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji.

Pełnomocnictwo można złożyć wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego (PPO-1) do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych (CRPO) prowadzonego przez ministra finansów. Zgłoszenia dokonuje się przez Portal Podatkowy - dla podatników, którzy zdecydowali o ustanowieniu Pełnomocnika ogólnego  na Portalu dodano nową funkcjonalność w części zalogowanej, zakładka „Pełnomocnictwa". Dostęp do CRPO  będą miały na bieżąco wszystkie organy podatkowe i kontroli skarbowej. Zgłoszenie jest bezpłatne. Szczegółowe informacje, jak zgłaszać pełnomocnictwo ogólne, znajdziesz na stronach Ministerstwa Finansów. 

Instrukcja dla zgłaszających pełnomocnictwo przez Portal Podatkowy.

Pełnomocnictwo szczególne  upoważnia  do  działania  we wskazanej  sprawie  podatkowej  lub  innej  wskazanej  sprawie  należącej  do właściwości organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej. Może być udzielone  na  piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone ustnie do protokołu. Dołączane jest do akt konkretnej sprawy. Ustanowienie, zmiana zakresu, odwołanie  lub  wypowiedzenie pełnomocnictwa  szczególnego  wywiera skutek  od  dnia  zawiadomienia  organu podatkowego.

  • Organ podatkowy w sprawach niecierpiących zwłoki wyznacza dla osoby nieobecnej tymczasowego pełnomocnika szczególnego, upoważnionego do działania do czasu wyznaczenia przez sąd kuratora dla osoby nieobecnej. Tymczasowym pełnomocnikiem szczególnym może być w pierwszej kolejności wyznaczony przez organ podatkowy członek rodziny osoby nieobecnej, jeżeli wyrazi na to zgodę, a w przypadku braku takiej zgody – adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy.

Nowością jest pełnomocnictwo do doręczeń, które pozwoli ułatwić prowadzenie postępowań wobec osób przebywających czasowo za granicą. Zgodnie z Ordynacją podatkową, strona ma obowiązek ustanowienia w kraju pełnomocnika do doręczeń, jeżeli nie ustanowiła pełnomocnika ogólnego lub szczególnego w sytuacji, gdy zmienia adres miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu na adres w państwie niebędącym państwem UE lub nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu w Polsce lub w innym państwie UE i albo składa w kraju wniosek o wszczęcie postępowania bądź też w kraju doręczono jej postanowienie o wszczęciu postępowania. Obowiązek ustanowienia pełnomocnika do doręczeń nie występuje, gdy doręczanie pism stronie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Ważne! Aby pełnomocnictwo do reprezentowania przed organem podatkowym było skuteczne musi być złożone do właściwego organu na formularzu określonym przez Ministerstwo Finansów. Do pełnomocnictwa należy dołączyć dowód wpłaty opłaty skarbowej w wysokości 17,00 zł, uiszczonej na rachunek organu podatkowego, do którego jest ono składane.

Formularze:

Pełnomocnik w postępowaniu cywilnym

Zgodnie z art. 87 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego, pełnomocnikiem może być adwokat lub radca prawny (także rzecznik patentowy w sprawach własności przemysłowej). Pełnomocnikiem można ustanowić również osobę sprawującą zarząd majątkiem (lub interesami strony) oraz osobę będącą w stałym stosunku zlecenia, jeżeli przedmiot sprawy wchodzi w zakres tego zlecenia, współuczestnika sporu, jak również rodziców, małżonka, rodzeństwo lub zstępnych oraz osoby pozostające w stosunku przysposobienia.

Ponadto pełnomocnikiem osoby prawnej lub przedsiębiorcy, w tym nieposiadającego osobowości prawnej, może być również pracownik tej jednostki albo jej organu nadrzędnego (art. 87 § 2 Kpc.).

Pełnomocnikami mogą zostać ustanowione także inne podmioty, zgodnie z brzmieniem art. 87 § 3 – 6 Kpc. (najczęściej przedstawiciel organizacji, której przedsiębiorca/spółka jest członkiem).

Pełnomocnik w postępowaniu administracyjnym

Pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych (art. 33 § 1 K.p.a.), zaś analogicznie jak w postępowaniu podatkowym, pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu.

W postępowaniu administracyjnym zakres podmiotowy osób, które mogą występować jako pełnomocnicy jest znacznie szerszy, niż w postępowaniu cywilnym. Co do zasady pełnomocnikiem może być każda osoba fizyczna. Nie musi to być profesjonalny pełnomocnik (np. radca prawy czy adwokat) ani członek rodziny. Warunkiem jest posiadanie zdolności do czynności prawnych.

Pamiętaj też, że zgodnie z k.p.a., w sprawach mniejszej wagi organ administracji publicznej może nie żądać pełnomocnictwa. Jest tak w przypadku, gdy pełnomocnikiem jest  członek najbliższej rodziny lub domownik strony, a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu upoważnienia do występowania w imieniu strony.

Uwaga! Po złożeniu do urzędu pełnomocnictwa zawsze możesz otrzymać poświadczenie zgodności duplikatu, odpisu, wyciągu, wypisu lub kopii, wystawione przez ten urząd. Opłata skarbowa za poświadczenie od złożonego dokumentu wynosi 5 zł od każdej rozpoczętej strony. 

Podstawa prawna

Udostępnij Wydrukuj

Czy ta strona była przydatna?

Tak | Trochę | Nie