Як працевлаштувати на підставі трудового договору

Як підготувати працевлаштування працівника

Повний робочий день означає підписання одного з трьох договорів:

• договір на випробувальний термін
• договір на визначений період
• договір на невизначений термін.

Договір на випробувальний термін і на визначений період називаються строковими договорами.

Важливо! Залежно від того, який договір ви оберете, умови його розірвання будуть різними, зокрема в питаннях періоду попередження.

Працівник повного робочого дня зобов'язується виконувати роботу певного виду для роботодавця і під його керівництвом у визначені роботодавцем місці й час, а роботодавець зобов'язаний виплачувати заробітну плату.

Якщо ви хочете прийняти на роботу штатного працівника, то передусім потрібно знати:

• який вид трудового договору ви пропонуєте працівнику
• яка вартість працевлаштування за трудовим договором
• який обсяг даних кандидатів і співробітників ви можете обробляти
• які інформаційні зобов’язання перед працівником
• які ваші обов’язки щодо навчання з охорони праці та медичних оглядів
• які зобов'язання роботодавця перед ZUS та податковою інспекцією.

Етап процесу працевлаштування	Обов'язок працедавця
набір	обробка інформаційних даних, зобов'язання щодо обробки даних кандидата
вибір кандидата	вступне медичне дослідження
оформлення працівника	підписання трудового договору, зобов'язання у сфері охорони праці (інструктаж), додаткові інформаційні зобов'язання для працівника, зголошення до Фонду соціального страхування (ZUS)

Хто може підписати трудовий договір

Роботодавцем може бути фізична особа, яка веде підприємницьку діяльність, а також приватна особа, яка не веде підприємницьку діяльність, або організаційна одиниця (наприклад, повне товариство, товариство з обмеженою відповідальністю).

Якщо ви приймаєте працівника на роботу, повідомляти про це в інспекцію праці не потрібно. Виняток становить укладення трудового договору на визначений період з причин, що лежать по стороні роботодавця.

Читайте, як повідомити про підписання трудового договору на визначений термін

Працівником може бути особа, яка досягла 18 років.

Особи віком від 15 років можуть бути прийняті на роботу на особливих умовах з метою професійного навчання або на легку роботу.

Якщо ви бажаєте найняти неповнолітнього на свою фірму, щоб підготувати його до професії, ви повинні повідомити про це у компетентне міське чи районне управління.

Якщо ви займаєтесь культурною, мистецькою, спортивною чи рекламною діяльністю, ви можете доручити роботу чи інші оплачувані види діяльності дитині до досягнення нею 16 років.

Верхнього віку для найму працівника немає. Наприклад, працівником може бути особа, яка отримує пенсію.

Прочитайте:

• Коли можна прийняти на роботу особу, яка не досягла 18 років
• Як повідомити управління про укладення договору з неповнолітнім працівником з метою професійної підготовки .

Скільки може тривати випробувальний період

Роботодавці укладають договори на випробувальний термін,, щоб перевірити кваліфікацію працівника та оцінити, чи варто працевлаштувати його для виконання певної роботи на триваліший термін, на визначений чи невизначений період.

Трудовий договір на випробувальний термін може бути укладений лише на строкне більше 3 місяців. Як виняток, договір на випробувальний термін може бути укладений повторно з тією ж особою у двох випадках:

• лише один раз, повторно на той самий вид роботи, якщо з дня припинення або закінчення дії попереднього трудового договору минуло не менше 3 років.

Приклад

Пан Роман виконував роботу на підставі договору на випробувальний термін (01.02-30.04.2019) та договору на визначений період (05.05-31.12.2019) касиром/продавцем у магазині. Пан Роман може бути знову працевлаштований в ту ж компанію касиром/продавцем на випробувальний термін лише з 01.01.2023, тому що тоді пройде 3 роки з моменту закінчення його останнього трудового договору, тобто - в даному випадку - договору на визначений період.

• якщо працевлаштовують для виконання іншої роботи.

Приклад

Пан Роман виконував роботу за контрактом на випробувальний термін (01.02-30.04.2019) та договором на визначений період (05.05-31.12.2019) касиром/продавцем у магазині. 1.01.2020 роботодавець уклав з паном Романом черговий договір на випробувальний термін на посаді зберігача складу.

Важливо! Терміни попередження відрізняються залежно від того, на як довго ви підписалися договір на випробувальний термін. Дізнайтеся, чим відрізняються терміни відпрацювання.Тривалість договору визначає тривалість строку попередження.

Скільки може тривати договір на визначений період?

Якщо ви хочете найняти співробітника на визначений період часу, у вас є два варіанти:

• Ви не можете вказати причину його укладення, а потім з одним і тим же працівником можете укластине більше 3-х договорів на визначений період, а загальний термін працевлаштування не може перевищувати 33 місяців.Тривалість або кількість договорів на визначений період не включає період роботи за трудовим договором на випробувальний термін.

Важливо! Якщо сторони домовилися про довший термін працевлаштування за цим договором у період дії договору на визначений період, наприклад, підписали додаток,то це вважається наступним трудовим договором на визначений період, що укладений з дня, наступного за днем, в якому мало настати розірвання цього договору.

• Ви можете укласти договір на визначений період на термінбільше 33 місяців або укластибільше 3 таких договорів з одним працівником, якщо у вас є для цього підстави, відповідно до Трудового Кодексу, а саме:
  • з метою заміщення працівника під час його виправданої відсутності на роботі
  • для виконання робітвипадкового або сезонного характеру
  • для виконання роботи на період каденції, наприклад у ситуаціях, визначених Кодексом комерційних компаній)
  • якщо ви можете визначити об’єктивні причини з вашого боку як роботодавця, наприклад через реалізацію додаткового, тимчасового проекту.

Трудовий Кодекс не визначає поняття випадкової чи сезонної роботи. Оцінюючи, чи застосовується цей виняток, необхідно використовувати загальноприйняте значення цих понять у польській мові.

«Випадкові», тобто ті, що виконуються час від часу або в разі потреби. «Сезонні» - такі, що відповідають певному сезону (особливо пов’язані з порами року).

УВАГА! У разі укладення трудового договору на визначений період з однієї з вищезазначених причин, у ньому має бути зафіксована мета його укладення або обставини цього випадку. Це означає, що ви повинні включити в договір інформацію про об’єктивні причини, які обґрунтовують укладення договору.

Укладення трудового договору на визначений період на підставі причин, що лежать по стороні з роботодавця (наприклад, реалізація проекту), пов’язане з конкретними зобов’язаннями роботодавця перед Національною інспекцією праці. Перш за все, про укладення такого трудового договору необхідно повідомити відповідного дільничного інспектора праці в письмовій або електронній формі протягом 5 робочих днів з дня його укладення. У повідомленні має бути зазначено, що обґрунтовує укладення такого договору.

Читайте як зареєструвати трудовий договір на визначений період.

Пам'ятайте! Якщо протягом 5 днів з моменту підписання трудового договору на визначений період ви не надішлете до управління інформацію про його укладення, вас можуть оштрафувати на суму від 1000 до 30000 злотих.

Коли строковий договір стає безстроковим

Якщо в трудовому договорі на визначений період не зазначені причини його укладення, а його тривалість більше 33 місяців або якщо кількість укладених договорів перевищує 3, то вважається, що працівник працевлаштований на підставі трудового договору на невизначений період:

• з дня, наступного після закінчення 33 місяців
• з дня укладання четвертого трудового договору на визначений період

Приклад 1

Клінінгова компанія уклала з паном Яном 3 строкові договори, кожен терміном на 10 місяців (всього 30 місяців). Компанія планує укласти четвертий строковий договір на 3 місяці. Хоча термін дії договорів не перевищуватиме 33 місяців, укладання 4 договорів означає, що пан Ян буде працювати за договором на невизначений термін.

Приклад 2

Пані Катерина уклала перший договір на визначений термін у 24 місяці. Договір закінчився 31 січня 2022 року. Згодом вона уклала другий строковий договір терміном на 24 місяці, який, як очікується, закінчиться 31 січня 2024 року. До 31 жовтня 2022 року закінчиться 33-місячний строк роботи на визначений період. Таким чином, з 01.11.2022р. пані Катерину працевлаштують за трудовим договором на невизначений термін.

Якщо сторони протягом дії трудового договору на визначений період домовилися про довший термін роботи та, наприклад, підписали до нього додаток, це вважається укладенням нового договору на визначений період, що вступає в дію з дня, наступного за днем припинення попереднього договору.

Приклад

Пан Марек уклав 3 трудові договори на визначений період з одним роботодавцем, кожен на 8 місяців. Останній договір мав тривати до 30 вересня 2020 року. 10 серпня 2020 року пан Марек підписав з роботодавцем додаток, у якому вони погодилися продовжити останній контракт до 31 грудня 2020 року. Таке продовження терміну дії договір буде розглядатися як укладення четвертого договору з 1 жовтня 2020 року на визначений період. Таким чином, з цієї дати трудовий договір пана Марека вважатиметься трудовим договором на невизначений термін.

Трудовий договір на невизначений період

Немає конкретних правил щодо терміну, на який можна укласти цей вид договору. Як випливає з назви, вам зовсім не потрібно його вказувати. Сторони можуть розірвати його за відпрацюванням або без попередження у випадках, зазначених у положеннях.

Читайте, які правила розірвання трудових договорів.

Як підготувати трудовий договір

Детальні положення трудового договору багато в чому залежать від специфіки роботи, наприклад, чи це робота в офісі, робота торгового представника чи робота на будівництві. Однак, незалежно від цих особливостей, трудовий договір завжди повинен бути складений у письмовій формі, у двох примірниках. Один примірник договору ви залишаєте собі і поміщаєте його в частину "В" особової справи працівника, а інший примірник віддаєте працівникові.

Прочитайте, як вести облік працівників.

Договір має бути підписаний вами та працівником перед допуском до роботи та має вказувати щонайменше:

• вид роботи (наприклад, слюсар, адміністративний службовець, водій, фінансовий директор); роз'яснення завдань та обов'язків працівника в обсязі визначеного договором виду робіт може відбуватися в рамках діяльності, підготовленої для працівника або даної посади - так званого обсягу обов'язків
• місце роботи: через різноманітність галузей чи специфіку покладених на працівників завдань можна вказати:
  • адреса місцезнаходження роботодавця або місця роботи
  • конкретна географічна область, наприклад «Мазовецьке воєводство» для торгових представників, які виконують завдання в цій місцевості на регулярній основі
  • зарплата
• години роботи, наприклад "повний робочий день"
• дата початку роботи, наприклад "1 лютого 2019 р."

Читайте, з чого складається заробітна плата в трудовому договорі.

Важливо! Дата, яка вказується як дата працевлаштування, є датою початку роботи. Якщо ви не зазначите її, то датою підписання договору буде дата вступу в трудові відносини.

Приклад

Пан Ян підписав договір 10 січня 2021 року з датою початку робіт 1 лютого 2021 року. Трудові відносини розпочинаються з 1 лютого 2021 року.

Дивіться зразок трудового договору.

Як повідомити про умови працевлаштування

Не пізніше 7 днів з моменту укладення трудового договору, ви повинні письмово повідомити працівника про основні умови найму. Обсяг інформації залежить від того, чи працює у вас менше 50 співробітників, чи 50 і більше, тобто чи є у вас трудовий розпорядок чи ні.

Інформація повинна стосуватися:

• кількість обов'язкових щоденно та тижнево робочих годин
• періодичність виплати заробітної плати
• щорічна відпустка
• тривалість строку попередження і відпрацювання
• колективний договір, на який поширюється дія працівника, якщо такий договір діє.

В інформації можна вказати відповідні норми трудового законодавства.

Якщо у вас немає встановленого трудового розпорядку, тобто у вас працює менше 50 працівників, то додатково повідомте своїх працівників про місце, дату і час виплати винагороди, нічний час на вашому підприємстві, прийнятий спосіб підтвердження прибуття працівників і присутність на роботі, виправдання неявки.

У роботодавців, які наймають 50 і більше осіб, ця інформація випливає з трудового розпорядку, тому кожен працівник, приступаючи до роботи, підтверджує письмово, що він ознайомився з трудовим розпорядком.

Ви також повинні підготувати та надати працівникам текст положень про рівне ставлення до співробітників або надати працівникам доступ до цих положень у прийнятому вами порядку, наприклад, як витяг із положень Трудового Кодексу.

Перевірте, яку інформацію необхідно надати працівнику в інформації про умови праці.

	менше 50 працівників немає трудового розпорядку	50 працівників і більше є трудовий розпорядок
Нормативи добового та тижневого робочого часу, наприклад "8-годинний стандарт робочого часу на день і 40-годинний середній тижневий стандарт робочого часу в прийнятому розрахунковому періоді"	Так	Так
Періодичність виплати заробітної плати, наприклад, "заробітна плата виплачується один раз на місяць"	Так	Так
Розмір відпустки, на яку має право працівник, наприклад, "працівник має право на відпустку тривалістю: 26 днів"	Так	Так
Тривалість строку попередження для трудового договору, наприклад, "термін попередження становить: 3 місяці"	Так	Так
Колективний договір, який поширюється на працівника, наприклад, "На вас не поширюється дія колективного трудового договору"	Так	Так
Нічний час, наприклад "Нічний час між 22:00 та 06:00"	Так	Ні. Визначено в трудовому розпорядку
Місце, дата і час виплати заробітної плати, наприклад: "Заробітна плата виплачується на рахунок, наданий працівником, до 28 числа кожного місяця. Якщо день оплати праці є святковим, заробітна плата виплачується попереднього дня".	Так	Ні. Визначено в трудовому розпорядку
Прийнятий спосіб підтвердження прибуття та присутності на роботі, наприклад: "Працівник підтверджує прибуття власним підписом на листі явки"	Так	Ні. Визначено в трудовому розпорядку
Прийнятий спосіб виправдання відсутності на роботі, наприклад: "Працівник повідомляє роботодавця протягом 2 днів про причину відсутності. Документи, що обґрунтовують відсутність, зобов’язаний подати до відділу кадрів протягом 7 днів з початку неявки".	Так	Ні. Визначено в трудовому розпорядку

Важливо! Перш ніж дозволити працівникові працювати та фактично приступити до роботи, ви повинні отримати:

• письмове підтвердження того, що працівник ознайомлений з:
  • змістом трудового розпорядку, а якщо у вас його немає, оскільки ви малий роботодавець, то з повідомленням про робочий час
  • з положеннями та правилами щодо охорони праці
• підтвердження того, що працівник повідомлений про:
  • умови працевлаштування та зміни умов працевлаштування
  • мета, обсяг і спосіб застосування моніторингу, якщо він використовується
  • професійний ризик, пов'язаний з виконуваною роботою та принципи захисту від загроз.

Ці підтвердження ви зберігаєте в особових справах працівника – у частині "В".

Медичний огляд

Первинні, періодичні та контрольні обстеження

Не можна допускати працівника до роботи без дійсної медичної довідки про відсутність протипоказань для роботи на певній посаді.

Працівник зобов'язаний пройти медичний огляд. Відмова від виконання наказу роботодавця з цього приводу розцінюється як порушення виконання трудового наказу і може бути підставою для розірвання роботодавцем трудового договору без попередження у зв’язку з грубим порушенням основних трудових обов’язків працівника.

Пам'ятайте! Під час трудових відносин працівник повинен проходити періодичні та контрольні медичні огляди (після не менше 30 днів лікарняного). Якщо працівник з його вини не пройшов медичний огляд і йому не видано довідку, він не отримає заробітну плату за час невиконання роботи з цієї причини.

Первинний, періодичний та контрольний огляди працівників, а також інші медичні послуги проводяться медичним закладом (служба медицини праці) на підставі письмового договору, укладеного роботодавцем.

Медичні огляди працівник проводить за рахунок роботодавця та, по можливості, у робочий час.

Направлення на медичний огляд

У зв'язку з:

• прийняття на роботу працівника
• переведення неповнолітнього працівника на іншу посаду
• переведення іншого працівника на робоче місце, де є фактори, шкідливі для здоров'я або обтяжливі умови,

ви надаєтетри примірники направлення на обстеження – один для медичного закладу, один для майбутнього працівника, а третій поміщається у особовій справі працівника.

Направлення повинно:

• окреслити вид профілактичного огляду, який необхідно провести
• окреслити посаду, на якій особа буде працювати; ви можете призначити дві або більше роботи в направленні в порядку, відповідному потребам вашого закладу
• містити опис умов праці. Опис повинен включати інформацію про наявність небезпечних, шкідливих або обтяжливих факторів на посаді або робочих місцях, а також інших факторів, які є результатом способу виконання роботи. Крім того, повинні бути надані виміри кількості ризиків та поточні результати вимірювань шкідливих для здоров'я факторів, що проводяться на цих посадах.

Дивіться зразок направлення на медичний огляд.

Вам не потрібно направляти на медогляд працівника, який:

• ви приймаєте знову на роботу на ту саму посаду або на посаду з тими самими умовами праці протягом 30 днів після припинення або закінчення ваших попередніх трудових відносин
• ви приймаєте на роботу протягом 30 днів після припинення або закінчення попередніх трудових відносин, якщо, у працівника є дійсна медична довідка про відсутність протипоказань до роботи в умовах, зазначених у направленні на медичне обстеження, і ви виявите, що ці умови відповідають тим, що є під час виконання праці на відповідній посаді.

Важливо! Ви не можете скористатися медичною довідкою, виданою у зв’язку з працевлаштуванням до іншого роботодавця, якщо наймаєте працівника для виконання особливо шкідливих робіт.

Медичний висновок

Первинний огляд закінчується медичною довідкою про те, що в умовах праці, зазначених в направленні на медичне обстеження є:

• відсутність протипоказань для роботи на певній посаді, або
• є протипоказання для роботи на певній посаді.

Лікар, який проводить профілактичні огляди, видає дві довідки - працівнику та роботодавцю. Свою копію довідки роботодавець розміщує в особовій справі працівника.

Санітарно-епідеміологічні огляди

Особи, які здійснюють або виконують роботу, на якій існує ймовірність передачі інфекції або інфекційного захворювання іншим людям (наприклад, робота в ресторані або хостеса, що рекламує продукти харчування), повинні проходити санітарно-епідеміологічний огляд. Ви, як роботодавець або уповноважений, направляєте їх на це дослідження, і покриваєте витрати на нього.

Лабораторні дослідження осіб, які підлягають обов'язковому санітарно-епідеміологічному огляду, проводяться акредитованими лабораторіями:

• Державна санітарна інспекція або Військова санітарна інспекція та інші лабораторії на підставі договорів, укладених з цими органами
• підрозділи, компетентні в галузі легеневих захворювань та туберкульозу, - у разі проведення досліджень на туберкульоз на підставі договорів, укладених з місцевими органами влади.

Результати обстеження надаються у вигляді медичної довідки обстеженій особі та вам як роботодавцю (або замовнику роботи). У довідці зазначено, що:

• здатність виконувати роботу, при якій існує ймовірність передачі інфекції або інфекційного захворювання іншим людям
• тимчасові або постійні протипоказання для виконання робіт, на яких існує ймовірність передачі інфекції або інфекційного захворювання іншим людям.

Не можуть виконувати таку роботу особи, які мають тимчасові або постійні протипоказання до виконання робіт, які можуть передати іншим людям інфекцію чи інфекційне захворювання. Ви, як роботодавець або підрядник, зобов'язані - конфіденційно - негайно відсторонити працівника або особу, яка виконує роботу, від виконання роботи.

Навчання з охорони праці та оцінка ризиків

Роботодавці мають багато зобов’язань щодо забезпечення безпечних і здорових умов праці. До них, серед іншого, належать:

• ознайомлення працівників із положеннями та принципами охорони праці що стосуються виконуваної ними роботи
• видання детальних інструкцій та інструкцій з питань охорони праці на робочих місцях
• безоплатне забезпечення працівника засобами індивідуального захисту та інформування про способи використання цих засобів.

Прочитайте, які зобов’язання роботодавця щодо охорони праці.

Приймаючи на роботу нового працівника, ви зобов’язані:

• провести інструктаж з охорони праці перед допуском до роботи. Закінчення загальної та посадової підготовки підтверджується письмово в картці первинного навчання, яка зберігається в особовій справі працівника.
• ознайомити працівника з оцінкою професійного ризику та принципами захисту від загроз.

Докладніше про оцінку професійних ризиків.

Важливо! Підтвердження про поінформованість працівника про професійний ризик повинно бути внесено до частини "В" особових справ.

Навчання здійснюється за рахунок роботодавця в робочий час працівника і включає:

• загальний вступний інструктаж, який називається «загальним інструктажем» - повинен надавати учасникам навчання основні положення з охорони праці, що містяться в Трудовому Кодексі, колективних договорах чи трудовому розпорядку, з положеннями та принципами охорони праці на певному робочому місці, а також з принципами надання першої допомоги при нещасному випадку.
• вступний інструктаж на робочому місці, який називається «інструктаж на робочому місці» - повинен надавати учасникам навчання знання про фактори робочого середовища, що виникають на їх робочих місцях, і про професійний ризик, пов'язаний з виконуваною роботою, способи захисту від загроз, які можуть бути викликані цими факторами, та методи безпечного виконання робіт на цих посадах.

Якщо працівник працює на кількох робочих місцях, він повинен пройти навчання на кожному з робочих місць.

Важливо! Навчання працівника перед допуском до роботи не є обов’язковим, якщо він приступає до роботи на тій самій посаді, яку обіймав у вас безпосередньо перед укладенням іншого трудового договору.

У випадках серйозного порушення правил охорони праці роботодавець може розірвати договір з працівником як з попередженням, так і без нього. Це кваліфікується як серйозне порушення працівником основних посадових обов’язків.

Пам'ятайте! Недотримання відповідних правил охорони праці та безпеки на підприємстві може призвести до штрафу від 1000 до 30 000 злотих. Таке стягнення несуть особи, які, будучи відповідальними за безпеку праці або керуючи працівниками чи іншими фізичними особами, не дотримуються положень і правил охорони праці.

Якщо ви, як роботодавець, нехтуєте своїми зобов’язаннями щодо охорони праці, ви повинні враховувати, що працівник може негайно (без попередження) розірвати трудовий договір.

Прочитайте:

• коли працівник може розірвати договір без попередження
• які обов’язки роботодавця у сфері безпеки й охорони праці .

Обов'язки працівників у сфері охорони праці

До основних обов'язків працівника у сфері охорони праці входить:

• дотримання правил охорони праці
• знання принципів і правил охорони праці
• участь у навчанні та інструктажі з охорони праці
• виконання робіт відповідно до правил і норм охорони праці
• виконання розпоряджень керівників зі сфери охорони праці
• дбати про справний стан машин і обладнання, а також про порядок на робочому місці.

Якщо працівник не дотримується правил і норм охорони праці, роботодавець може притягнути його до відповідальності, за що працівник може бути покараний доганою. Також роботодавець може накласти на працівника штраф.