Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Zmiany w firmie – kogo trzeba powiadomić

Zmiana danych firmy, zmiana adresu, zmiana PKD, zmiana konta firmowego, zmiana nazwiska, zgłaszanie do urzędów innych zmian w firmie

Prowadzisz firmę? Pamiętaj, że jeśli zmienisz np. nazwę, adres, numer konta, formę opodatkowania Twoim obowiązkiem będzie poinformowanie urzędów.

Pamiętaj! W większości przypadków, wystarczy, że zmiany zgłosisz do rejestru, w którym wpisana jest Twoja firma (CEIDG, KRS). Dodatkowo, w przypadku spółek, zmiany będzie zgłaszał do urzędu skarbowego (w zależności od spółki będą to formularze NIP-2, NIP-8). Dane z tych rejestrów trafiają do innych urzędów związanych z działalnością (np. ZUS).

Działalność jednoosobowa – jak zgłosić zmiany przez CEIDG

Dane, które wpisane są do CEIDG na dane ewidencyjne i dane informacyjne. Dane ewidencyjne obejmują m.in. imię i nazwisko, PESEL, NIP, REGON, obywatelstwo, kod PKD, dane kontaktowe, adres do doręczeń oraz adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej (o ile przedsiębiorca je posiada), dane kontaktowe: adres poczty elektronicznej, strony internetowej numer telefonu (o ile zgłosiłeś je w CEIDG).

Dane informacyjne obejmują m.in. datę rozpoczęcia, zawieszenia, wznowienia, zaprzestania działalności.

Pamiętaj, że za pośrednictwem CEIDG zgłaszasz i aktualizujesz inne dane np: forma opodatkowania, sposób płacenia zaliczek, rodzaj księgowości.

Dla danych ewidencyjnych – najważniejszych z punktu widzenia zapewnienia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego - masz 7 dni na złożenie wniosku od dnia zmiany danych. Są to m.in.:

  • imię i nazwisko
  • dodatkowe określenia firmy
  • adres do doręczeń albo adres stałego wykonywania działalności
  • adres poczty elektronicznej, adres strony internetowej, numer telefonu, o ile dane te zostały zgłoszone we wniosku o wpis do CEIDG
  • kod PKD

Dane informacyjne możesz zmienić natomiast zmienić w każdym czasie. Są to dane, których aktualność nie ma bezpośredniego wpływu na innych uczestników obrotu gospodarczego. Są to m.in informacje zawieszeniu, wznowieniu czy zakończeniu działalności. Czyli, jeśli np. zawiesiłeś firmę, możesz je zgłosić z datą wsteczną.

Pamiętaj jednak, że w CEIDG zgłasza się również inne informacje np. formę opodatkowania, okresy rozliczeniowe podatku, rodzaj księgowości. W tym przypadku zmiany trzeba zgłaszać zgodnie z terminami określonymi w przepisach np. podatkowych.

Najważniejsze dane firmy wymagające aktualizacji w CEIDG w przypadku zmiany to m.in.:

  • siedziba firmy i adres wykonywania działalności, adres do doręczeń
  • nazwa firmy (nazwisko)
  • przedmiot działalności (kody PKD)
  • okresy rozliczeniowe podatku (miesięczne, kwartalne)
  • forma opodatkowania
  • miejsce przechowywania dokumentów księgowych
  • zmiana formy prowadzenia dokumentacji (np. przejście na księgi rachunkowe)
  • rachunek bankowy

Pamiętaj, że w CEIDG musisz zgłosić także zawieszenie, wznowienie i zamknięcie działalności.

Zmiana wpisu w CEIDG

Aktualizacji danych dokonujesz za pomocą formularza CEIDG-1. Zmiany możesz dokonać na kilka sposobów. Tradycyjny to wizyta w dowolnym, najbliższym urzędzie gminy/miasta. Formularz do wydruku i wypełnienia możesz pobrać ze strony CEIDG. Wniosek możesz złożyć także pocztą, ale pamiętaj, że będzie on ważny tylko wtedy, gdy opatrzysz go własnoręcznym podpisem, poświadczonym przez notariusza.

Wygodniejsze będzie przygotowanie wniosku drogą elektroniczną.

Zaletą składania wniosku online jest m.in. to, że większość niezbędnych danych wypełnia się w nim automatycznie na podstawie wpisu w CEIDG, bez konieczności ich własnoręcznego wprowadzania. Jeśli wypełnisz wniosek w trybie anonimowym, tj. bez podpisania elektronicznego, to w ciągu 7 dni od daty wypełnienia wniosku powinieneś złożyć wizytę w dowolnym, najbliższym urzędzie gminy/miasta w celu potwierdzenia tożsamości.

Do urzędu udaj się z kodem (numerem wniosku) uzyskanym na stronie CEIDG, podczas wypełniania. Urzędnik odnajdzie wniosek w CEIDG po kodzie wniosku, wydrukuje, przedłoży do podpisania i potwierdzi w systemie. W takim przypadku dniem złożenia wniosku jest dzień, w którym podpiszesz wniosek w urzędzie.

Jeśli posiadasz podpis elektroniczny lub profil zaufany, wszystkie formalności związane ze zmianami możesz załatwić online na stronie CEIDG, bez konieczności wizyty w urzędzie. Wypełniony formularz podpisujesz i wysyłasz online.

Zmiany w CEIDG są widoczne od razu po podpisaniu wniosku o zmianę danych. 

Zmiany w CEIDG może zgłosić także Twój pełnomocnik.

Zgłoś zmiany w CEIDG przez telefon

Jeśli chcesz dokonać zmian w swoim wpisie w CEIDG, możesz to zrobić również przez telefon. W tym celu skontaktuj się z infolinią Centrum Pomocy (tel.: 801 055 088 lub 22 765 67 32). Konsultant pomoże Ci wypełnić wniosek o zmianę. Po rozmowie, otrzymasz SMS z kodem (numerem wniosku). Z tym numerem udaj się do urzędu miasta/gminy/dzielnicy. Urzędnik wydrukuje Twój wniosek i przedłoży Ci do podpisu.

Informacja i zmianach z CEIDG do ZUS i urzędu skarbowego

Informacje o zmianach, które zgłosiłeś w CEIDG automatycznie trafią do ZUS i urzędu skarbowego. Nie musisz dodatkowo zgłaszać zmian do tych urzędów. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy np. zmiana adresu powoduje zmianę właściwości urzędu skarbowego.

Zmiana danych spółki cywilnej

Obowiązek aktualizacji danych w CEIDG dotyczy także wspólników spółki cywilnej.

Dodatkowo, w przypadku zmiany danych spółki konieczna jest aktualizacja danych w GUS (formularz RG-OP np. w przypadku zmiany kodów PKD, zawieszenia działalności) i urzędu skarbowego (formularz NIP-2).

Jak zgłosić zmianę danych spółki rejestrowanej w KRS

Jeśli dane Twojej spółki zmieniły się, w ciągu 7 dni powinieneś je zgłosić do odpowiednich urzędów.

Istnieją dwa rodzaje wpisów do KRS:

  • wpisy deklaratywne – informują o zmianach w spółce, które już miały miejsce i są ważne – obowiązujące (np. zmiana adresu siedziby, zmiana kodów PKD, zmiana członka zarządu, zawieszenie działalności),
  • wpisy konstytutywne – dopóki zmiana nie jest uwidoczniona w rejestrze, nie wywołuje skutków prawnych, mimo podjęcia stosownej uchwały przez wspólników (np. połączenie spółek, podwyższenie kapitału zakładowego, rozwiązanie spółki, zmiana umowy spółki).

Dane, jakie podlegają wpisowi do KRS (i powinny być aktualizowane) są określone (dla każdego rodzaju spółki) w Kodeksie spółek handlowych i ustawie o KRS.

Każda zmiana treści Rejestru wymaga przeprowadzenia postępowania. Ma ono sformalizowany charakter, a wniosek składa się wyłącznie na przygotowanych przez Ministerstwo Sprawiedliwości formularzach.

Ze względu na dużą różnorodność zdarzeń gospodarczych, funkcjonuje ponad 80 formularzy i załączników do nich zarówno w wersji do wydrukowania i wypełnienia odręcznie, jak i w formie edytowalnych plików, które można uzupełnić komputerowa, a następnie wydrukować i podpisać.

Jeśli zmianie uległy dane podstawowe np. dane identyfikacyjne NIP, REGON, siedziba/ adres, zmianę zgłaszasz na odpowiednim wniosku do KRS (odpowiednio dla spółki: jawnej, partnerskiej, komandytowej KRS-Z1, komandytowo-akcyjnej KRS-Z2, a dla z o.o. czy akcyjnej KRS-Z3)

Przykładowe zmiany zgłaszane do KRS:

  • ustanowienie prokurenta i wykreślenie prokury (osobowe i kapitałowe)
  • zawieszenie i wznowienie działalności spółki osobowej
  • zakończenie działalności spółki (osobowe i kapitałowe)
  • wniosek o upadłość (osobowe i kapitałowe)
  • zmiana wspólnika w spółce osobowej
  • zmiana wspólnika w spółce kapitałowej
  • zmiana członka zarządu (spółka kapitałowa)
  • zmiana PKD (osobowe i kapitałowe)
  • zmiana wysokości kapitału zakładowego (kapitałowe)

Do wniosku zmianowego KRS załączyć trzeba dowód uiszczenia opłaty sądowej (250 zł) oraz za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (100 zł). Dodatkowo należy dołączyć odpowiednie dokumenty, jeśli zmiana wymaga odpowiednich uchwały wspólników luba zarządów.

Zmiany danych uzupełniających, takich nazwa skrócona, data powstania obowiązku opłacania składek, adres prowadzenia działalności gospodarczej, adres do korespondencji, rachunek bankowy, dane biura rachunkowego zgłaszasz do urzędu skarbowego na formularzu NIP-8

Możesz go też złożyć przez system e-Deklaracje.

Zaktualizowane dane podstawowe z KRS oraz dane uzupełniające z wniosku NIP-8 przekazywane są do ZUS.

Uwaga! Od 1 czerwca 2017 r. w przypadku rejestracji nowego podmiotu lub zmiany wpisu w KRS, która dotyczy zmiany udziałowców lub wspólników konieczne będzie złożenie dodatkowego oświadczenia, obejmującego informację czy wnioskodawca (spółka) jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców. System s24 nie posiada wzorca takiego oświadczenia w związku z tym można je dołączyć, jako dokument zewnętrzny, który należy podpisać bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym kwalifikowanym certyfikatem i załączyć do wniosku.

Kto zgłasza zmiany w spółkach

Zmiany w spółce muszą być podpisywane zgodnie z zasadami reprezentacji (tak jak jest to określone w umowie). Są od tej zasady wyjątki, które wymagają podpisów wszystkich członków zarządu tj:

  •  oświadczenie zarządu o wniesieniu wkładów na pokrycie podwyższonego kapitału zakładowego
  •  lista wspólników składana sądowi przy każdej zmianie w księdze udziałów

Zarząd może ustanowić profesjonalnego pełnomocnika, który będzie reprezentował spółkę w postępowaniu rejestrowym, co pozwoli na wyeliminowanie błędów w podpisywaniu dokumentów.

Dlaczego warto dbać o aktualizację?

Pamiętaj, aby w terminie dokonywać aktualizacji. To ważne z kilku powodów. Jeśli zaniedbasz ten obowiązek, możesz być wzywany do uzupełnienia, a w najgorszym przypadku Twoja firma może zostać wykreślona z rejestru przedsiębiorstw.

Co ważne, informacje są przekazywane m.in. do organów skarbowych, a brak aktualizacji danych związanych ze sprawami podatkowymi może narazić Cię np. na karę grzywny.

Jeśli z kolei nie podasz nowego adresu do doręczeń, korespondencja będzie wędrowała na stary adres – taka korespondencja, choć do Ciebie nie dotrze, będzie miała moc prawną doręczenia. 

  • jeśli zmieniasz dane firmowe, pamiętaj o powiadomieniu innych urzędów (jeśli to konieczne). Dotyczy to m.in. urzędów, które prowadzą rejestry działalności regulowanej
  • jeśli jesteś płatnikiem VAT, w niektórych sytuacjach będziesz także musiał dokonać zgłoszenia zmian do urzędu skarbowego na formularzu VAT-R np. jeżeli w wyniku zmiany adresu uległa zmianie także właściwość urzędu skarbowego

Działalność regulowana

Jeśli prowadzisz działalność regulowaną (wpisaną de rejestru działalności regulowanych albo prowadzoną na podstawie koncesji czy zezwolenia) poinformuj o zmianach urząd, który wydał pozwolenie.

Zajrzyj do sprawy:

Czy ta strona była przydatna?