Spółki osobowe i kapitałowe – kogo przedsiębiorca musi informować o zmianie danych

Które zmiany trzeba zgłaszać do publicznych rejestrów

Jeśli zmieniasz dane firmowe, pamiętaj o powiadomieniu odpowiednich publicznych rejestrów.

Przede wszystkim zmianę danych spółek osobowych, czyli spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej lub komandytowo-akcyjnej, oraz spółek kapitałowych, czyli spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjnej, trzeba zgłosić do Krajowego Rejestru Sądowego – chodzi o te dane, które są ujawniane w KRS.

Jeśli prowadzisz działalność regulowaną, wpisaną de rejestru działalności regulowanych albo prowadzoną na podstawie koncesji czy zezwolenia, musisz poinformować o zmianie danych firmy urząd, który wydał ci pozwolenie. Dane firmy, o których zmianie musisz poinformować, zależą od tego, które dane są wpisane do rejestru.

Ważne! Zawsze musisz poinformować właściwy urząd o zmianie miejsca prowadzenia regulowanej działalności gospodarczej.

Przeczytaj więcej o działalności regulowanej.

Na przekazanie informacji o zmianie danych firmy do rejestru działalności regulowanej masz 14 dni od zdarzenia powodującego zmianę tych danych. Twój wniosek zostanie sprawdzony pod względem formalnym i merytorycznym. Po wpisaniu zmiany otrzymasz zaświadczenie o dokonaniu wpisu.

Jeśli jesteś płatnikiem VAT, w niektórych sytuacjach musisz również dokonać zgłoszenia zmian do urzędu skarbowego na formularzu VAT-R, w szczególności jeżeli w wyniku zmiany adresu firmy zmienia się także właściwość urzędu skarbowego.

Które zmiany trzeba zgłosić do KRS

Każda spółka podlegająca obowiązkowi wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego ma obowiązek zgłaszać zmiany danych, które dotyczą przedsiębiorstwa i prowadzonej działalności, a które obligatoryjnie podlegają wpisowi do tego rejestru.

Dane, które podlegają ujawnieniu w rejestrze przedsiębiorców, czyli muszą zostać zgłoszone do KRS, są określone w ustawie o KRS i obejmują w szczególności:

• dane podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru (w tym między innymi oznaczenie formy prawnej, pod którą podmiot działa, oraz jego firmy – nazwy)
• jego siedzibę i adres
• umowę spółki i jej kolejne zmiany
• nazwiska i imiona albo firmy wspólników
• nazwiska i imiona osób, które są uprawnione do reprezentowania spółki
• sposób reprezentacji.

Jak wygląda postępowanie w KRS

Każda zmiana danych, które są wpisane do KRS, wymaga przeprowadzenia postępowania, które ma sformalizowany charakter.

Ważne! Wniosek o zmianę wpisu w KRS można złożyć wyłącznie w formie elektronicznej na Portalu Rejestrów Sądowych.

Pamiętaj! Sąd rozpozna jedynie te wnioski do KRS, które zostaną podpisane podpisem kwalifikowanym, podpisem osobistym albo Profilem Zaufanym przez reprezentanta spółki albo profesjonalnego pełnomocnika.

Przeczytaj instrukcje użytkownika Portalu Rejestrów Sądowych.

Zmiana danych jest odpłatna. Do wniosku o zmianę danych w KRS trzeba załączyć dowód uiszczenia:

• opłaty sądowej - 250 zł
• opłaty za ogłoszenie w "Monitorze Sądowym i Gospodarczym"-100 zł.

Dodatkowo należy dołączyć odpowiednie dokumenty, jeśli zmiana tego wymaga - na przykład uchwały i zgody wspólników na dokonanie zmian w spółce.

Przeczytaj, jak zmienić dane w rejestrze przedsiębiorców KRS.

Pamiętaj! Co do zasady przy zgłaszaniu zmian do KRS nie musisz już załączać żadnych załączników, które zaktualizują dane w GUS, US i ZUS, ponieważ zmiany zgłoszone do KRS zostaną automatycznie przekazane do właściwych urzędów.

Jedynie w przypadku zmiany danych, które nie są ujawniane w KRS, czyli danych uzupełniających, spółka musi je sama zgłosić do urzędu skarbowego. To zawiadomienie powinno być złożone w ciągu 7 dni od dnia, w którym nastąpi zmiana. Możesz to zrobić w formie pisemnej lub elektronicznie, przez system e-Deklaracje.

Sprawdź jak złożyć zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających Krajowego Rejestru Sądowego (NIP-8).

Dodatkowe informacje – dane uzupełniające – to między innymi:

• miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej
• wykaz rachunków bankowych
• data powstania obowiązku płacenia składek
• data wyrejestrowania z ubezpieczenia ostatniej osoby, za którą płatnik ma obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych
• przeważający rodzaj działalności (według PKD).

Przeczytaj, jak zgłaszać zmianę danych spółek zarejestrowane w KRS do urzędu skarbowego (NIP-8).

Kto może zgłosić zmiany w spółce

Zmiany w spółce muszą być zgłoszone do rejestru przedsiębiorców KRS zgodnie z zasadami reprezentacji, czyli tak, jak jest to określone w umowie spółki.

Pamiętaj! Wspólnicy uprawnieni do reprezentacji mogą ustanowić profesjonalnego pełnomocnika, który będzie reprezentował spółkę w postępowaniu rejestrowym, co pozwoli na wyeliminowanie błędów w podpisywaniu dokumentów.

Przeczytaj, jak ustanowić pełnomocnika spółki wpisanej do KRS.

Kiedy trzeba zgłaszać zmiany do KRS

Wniosek o wpis do rejestru KRS o zmianę danych firmy powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od nastąpienia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu.

Jeżeli złożysz wniosek do KRS po upływie tego terminu, KRS go nie oddali. Ten wniosek zostanie rozpatrzony, a zmiany wprowadzone. Jednak niezłożenie wniosku lub złożenie wniosku o zmianę po terminie ma znaczenie dla przyszłej odpowiedzialności odszkodowawczej spółki.

Jakie są sankcje za niezgłoszenie zmian

Aktualizuj swoje dane w wymaganych terminach i wtedy, kiedy zmiany mają miejsce. To ważne z kilku powodów.

Po pierwsze, dane z KRS są przekazywane do ZUS i do organów skarbowych. Brak aktualizacji danych związanych ze sprawami podatkowymi może cię narazić na karę grzywny.

Po drugie, jeśli na przykład nie podasz nowego adresu do doręczeń, korespondencja będzie wędrowała na stary adres. Taka korespondencja, choć do ciebie nie dotrze, będzie miała moc prawną doręczenia.

Po trzecie, jeśli sąd rejestrowy stwierdzi, że w spółce zaistniały zmiany, a nie został złożony wniosek o ich ujawnienie, może wszcząć postępowanie przymuszające. Polega ono na wezwaniu spółki do zgłoszenia wniosku o ujawnienie zmian, pod rygorem nałożenia kary grzywny. Taka kara może być nakładana nawet kilkakrotnie. Jeśli pomimo zastosowania grzywny, spółka nie wykonuje swoich obowiązków zgłoszeniowych w KRS, sąd rejestrowy może orzec o rozwiązaniu spółki i wykreślenia z rejestru przedsiębiorców.