Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Kasa fiskalna w firmie

Przedsiębiorcy używają różnych rodzajów kas fiskalnych, służących do ewidencjonowania sprzedaży. Sprawdź, jakie są między nimi różnice, kto i kiedy musi ją mieć, a także jakie obowiązki związane są z jej posiadaniem.

Co to jest kasa fiskalna

Kasa fiskalna to urządzenie, w którym możesz zapisać wszystkie towary lub usługi z asortymentu twojej firmy oraz ewidencjonować ich sprzedaż.

Kas fiskalnych powinni używać przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi osobom fizycznym nie prowadzącym działalności gospodarczej lub rolnikom ryczałtowym (czyli dokonującym dostawy produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczącym usługi rolnicze, korzystającym ze zwolnienia w podatku VAT).

Są cztery rodzaje kas: kasy on-line, kasy elektronicznym zapisem kopi, kasy z papierowym zapisem kopii oraz kasy w formie oprogramowania.

Kluczową różnicą między nimi jest sposób zapisu danych.

Ważne! Kasy starszego typu, czyli kasy z zapisem elektronicznym lub papierowym, są stopniowo wycofywane z rynku.

Przy zakupie kasy powinieneś dostać: instrukcję obsługi kasy, książkę kasy, kartę kasy i deklarację o spełnieniu przez kasę wymaganych funkcji, kryteriów i warunków technicznych. Kasy możesz również wynająć, wydzierżawić lub wziąć w leasing.

Kiedy nie trzeba używać kasy fiskalnej

Kogo dotyczą zwolnienia

Część firm korzysta ze zwolnień z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Zwolnienie może obejmować:

  • całą sprzedaż, której dotyczy obowiązek ewidencjonowania za pomocą kasy. To zwolnienie stosuje się, jeśli obrót ze sprzedaży osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej lub rolnikom ryczałtowym nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 000 zł.

Sprawdź, jak obliczyć obrót.

Pamiętaj! Zwolnienia z obowiązku ewidencji na kasie fiskalnej obowiązują do 31 grudnia 2021 roku.

Kto nie może korzystać ze zwolnień

Zwolnienia nie dotyczą przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowania.

Są to między innymi - gaz płynny, części do silników spalinowych, nadwozia do pojazdów silnikowych, sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny, perfumy i wody toaletowe oraz usługi: przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami, naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, doradztwa podatkowego, świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne.

Listę towarów i usług objętych obowiązkiem ewidencjonowania znajdziesz w art. 4 Rozporządzenia z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi wymienione w rozporządzeniu, muszą ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej niezależnie od wielkości obrotu.

Jak sprawdzić czy firma może korzystać ze zwolnienia

Jeśli chcesz sprawdzić, czy twoja firma kwalifikuje się do zwolnienia z obowiązku posiadania kasy, musisz wziąć pod uwagę dodatkowe warunki.

Te warunki różnią się dla przedsiębiorców, którzy prowadzili sprzedaż w poprzednim roku podatkowym i dla tych, którzy ją rozpoczęli w bieżącym roku podatkowym. Różne są także terminy wygaśnięcia konkretnych zwolnień.

Sprzedaż prowadzona w poprzednim roku podatkowym

Jeśli prowadziłeś sprzedaż w poprzednim roku podatkowym i spełnisz jeden z dwóch warunków, nie musisz mieć kasy fiskalnej:

  • w poprzednim roku podatkowym twój obrót na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, lub rolników ryczałtowych nie przekroczył 20 000 zł i jednocześnie nie byłeś zobowiązany do ewidencjonowania sprzedaży lub nie przestałeś spełniać warunków do zwolnienia z tego obowiązku. To zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit 20 000 zł został przekroczony.
  • twoja firma sprzedaje towary lub usługi, które są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży i zarówno w pierwszym, jak i w drugim półroczu poprzedniego roku podatkowego (rozpatrywanych odrębnie) oraz w całym poprzednim roku podatkowym udział obrotu z tej sprzedaży w całkowitym obrocie ze sprzedaży towarów lub usług osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej, lub rolnikom ryczałtowym był wyższy niż 80%. To zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy, licząc od końca półrocza danego roku podatkowego, w którym z niego korzystasz, jeżeli w okresie tego półrocza udział procentowy obrotu był równy albo niższy niż 80%.

Sprzedaż rozpoczęta w bieżącym roku podatkowym

Jeśli rozpoczynasz sprzedaż w bieżącym roku podatkowym i spełnisz jeden z dwóch warunków wymienionych poniżej, nie musisz mieć kasy fiskalnej:

  • przewidujesz, że obrót ze sprzedaży towarów lub usług osobom fizycznym, które nie prowadzą własnej firmy oraz rolnikom ryczałtowym nie przekroczy kwoty 20 000 zł. Obrót wyliczasz w proporcji do okresu jego realizacji w danym roku podatkowym. To zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit 20 000 zł został przekroczony. Termin ten liczy się od końca miesiąca, w którym limit został przekroczony.

Przeczytaj, jak obliczyć obrót

Przykład 1

Limit przekroczyłeś 5 maja 2019 roku. Od 1 sierpnia 2019 roku nie masz zwolnienia i musisz korzystać z kasy.

Przykład 2

Limit przekroczyłeś 30 czerwca 2019 roku. Od 1 września 2019 roku nie masz zwolnienia i musisz korzystać z kasy.

  • po 31 grudnia 2018 roku zacząłeś sprzedawać towary lub usługi osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej, oraz rolnikom ryczałtowym i przewidujesz, że przez pierwsze sześć miesięcy oraz za okres do końca roku (jeśli do końca roku pozostało mniej niż sześć miesięcy) udział procentowy obrotu z tej sprzedaży w twoim całkowitym obrocie będzie wyższy niż 80%. To zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym udział procentowy obrotu z tej sprzedaży w twoim całkowitym obrocie był równy albo niższy 80 %.

Przykład 1

W 2019 roku rozpocząłeś prowadzenie działalności w zakresie świadczenia usług ubezpieczeniowych (sprzedaż tych usług jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej). Równolegle realizujesz sprzedaż, która nie jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania. W ciągu pierwszych sześciu miesięcy 2019 roku twoje obroty wynosiły 40 000 zł, w tym ze sprzedaży usług ubezpieczeniowych na rzecz osób prywatnych obrót wynosi 35 000 zł, w pozostałym zakresie 5 000 zł. Oznacza to, że udział procentowy sprzedaży zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania w całkowitym twoim obrocie wynosi 88%. Zatem przekroczyłeś próg 80% i nie musisz używać kasy.

Przykład 2

Od sierpnia 2019 roku zaczynasz prowadzenie szkoły policealnej (sprzedaż tych usług jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej) na rzecz osób prywatnych i dodatkowo rozpoczynasz działalność, która nie jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania. Przewidujesz, że do końca grudnia udział procentowy obrotu z tytułu prowadzenia szkoły policealnej w twoim całkowitym obrocie wyniesie 85%, a pozostałe 15% będzie stanowiła działalność szkoły tańca. Nie musisz mieć kasy fiskalnej, ponieważ udział procentowy obrotu z tytułu sprzedaży zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej przekroczył próg 80%.

Jak obliczyć obrót

Obrót to wszelkie wpływy lub należności ze sprzedaży towarów lub usług. W przypadku przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT, limit na kasę fiskalną ustala się w na podstawie wartości sprzedaży netto.

Limit jest wyliczany proporcjonalnie do czasu prowadzenia działalności.

Przykład 1

Przedsiębiorca rozpoczął działalność gospodarczą 1 stycznia 2018 roku. Jego głównymi klientami są osoby fizyczne (nie prowadzące własnej firmy). Działalność została rozpoczęta od nowego roku, w związku z tym limit po przekroczeniu którego przedsiębiorca będzie zobowiązany do zainstalowania kasy wynosi 20 000 zł.

Przykład 2

Przedsiębiorca rozpoczął działalność gospodarczą 1 grudnia 2018 roku. Jego głównymi klientami są osoby fizyczne (nie prowadzące działalności gospodarczej). Działalność została rozpoczęta w trakcie roku. Dlatego limit, po którego przekroczeniu przedsiębiorca będzie zobowiązany do zainstalowania kasy, należy ustalić proporcjonalnie, czyli:

20 000 zł x (31 dni pozostałych do końca roku/ 365 dni roku) = 1698,63 zł

Oznacza to, że przy obrocie w 2018 roku przekraczającym kwotę 1698,63 zł przedsiębiorca będzie musiał zainstalować kasę fiskalną.

Kasy z zapisem elektronicznym lub papierowym

Kasy z zapisem elektronicznym

Te kasy pozwalają zapisać kopie drukowanych dokumentów na nośnikach danych (na przykład na karcie SD/SDHC). Nie mają możliwości połączenia się z Centralnym Repozytorium Kas.

Możesz je kupić do 31 grudnia 2022 roku – tylko do tego czasu zachowuje moc potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, że te kasy spełniają funkcje oraz kryteria i warunki techniczne (uzyskują je producenci lub importerzy kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii).

Kasy z zapisem papierowym

Te kasy drukują kopie generowanych dokumentów na tzw. drugiej rolce. Nie mają możliwości połączenia się z Centralnym Repozytorium Kas.

Tych kas nie możesz już kupić – były dostępne na rynku do 31 sierpnia 2019 roku. Jeśli obecnie używasz kasy z zapisem papierowym, możesz z niej korzystać tylko do momentu wyeksploatowania, na przykład do czasu zapełnienia pamięci fiskalnej kasy - nie będziesz mógł jej wyczyścić.

Kasy on-line

Te kasy umożliwiają przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki danych oraz ciągłe przesyłanie danych do systemu zwanego Centralnym Repozytorium Kas (CRK). Prowadzi je Szef Krajowej Administracji Skarbowej. W CRK są gromadzone paragony fiskalne, raporty dobowe, zdarzenia o kasie, informacje o przeglądach okresowych. Paragony emitowane przez kasę on-line mogą być przekazywane kupującemu w formie papierowej i elektronicznej. Jeśli masz taką kasę, nie musisz drukować dobowych raportów fiskalnych.

Część firm ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży z udziałem kas on-line.

Od 1 stycznia 2020 roku kasę on-line muszą mieć firmy, które:

  • świadczą usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych i motorowerów
  • sprzedają benzynę silnikową, olej napędowy, gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych.

Od 1 stycznia 2021 roku kasę on-line muszą mieć firmy, które:

  • świadczą stałe lub sezonowe usługi związane z wyżywieniem – stacjonarne placówki gastronomiczne oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania
  • sprzedają węgiel, brykiet i podobne paliwa stałe wytwarzane z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

Od 1 lipca 2021 roku kasę on-line muszą mieć firmy, które świadczą usługi:

  • fryzjerskie
  • kosmetyczne i kosmetologiczne
  • budowlane
  • w zakresie opieki medycznej
  • prawnicze
  • związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej (wyłącznie w zakresie wstępu).

Od kiedy trzeba mieć kasę on-line

1 stycznia 2020

1 stycznia 2021

1 lipca 2021

zakłady mechaniki samochodowej (w tym też punkty wymiany opon i wulkanizacji) stacje benzynowe

hotele i restauracje składy węgla, brykietu, koksu

salony fryzjerskie i kosmetyczne firmy budowlane placówki medyczne firmy świadczące usługi prawne (na przykład kancelarie) firmy działające w branży poprawy kondycji fizycznej (na przykład kluby fitness i siłownie)

Wirtualne kasy fiskalne

Od 1 czerwca 2020 roku możliwe jest tworzenie wirtualnych kas fiskalnych.

W odróżnieniu od tradycyjnych kas fiskalnych kasy wirtualne mają postać oprogramowania, które przedsiębiorca instaluje na tablecie, komputerze czy smartfonie. Przedsiębiorcy, którzy będą używają kasy wirtualnej, nie muszą kupować osobnego urządzenia.

Kasy wirtualne, tak jak kasy on-line, automatycznie przesyłają dane z ewidencji przedsiębiorcy do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa KAS. Dane, które w ten sposób zgromadzi szef KAS, będą wykorzystywane do analiz i kontroli, a to – według Ministerstwa Finansów – pomoże w zwalczaniu szarej strefy.

Przed dopuszczeniem do użytku kasy wirtualne muszą przejść proces certyfikacji w Głównym Urzędzie Miar. Za ten proces, który może zająć od kilku do kilkunastu tygodni, odpowiadają producenci kas. Dopiero po potwierdzeniu przez Główny Urząd Miar, że oprogramowanie, czyli kasa wirtualna konkretnego producenta, spełnia wszystkie wymogi, przedsiębiorcy będą mogli kupić do niej dostęp i zacząć jej używać do rejestrowania swojej sprzedaży.

Ważne! Z kas wirtualnych mogą korzystać tylko przedsiębiorcy świadczący określone usługi. W pierwszej kolejności – już od 1 czerwca 2020 roku, z wirtualnych kas fiskalnych mogą korzystać przedsiębiorcy, którzy świadczą:

  • usługi przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym
  • usługi wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0)
  • usługi związane z przeprowadzkami, świadczone na rzecz gospodarstw domowych (PKWiU 49.42.11.0)
  • usługi transportu drogowego pasażerskiego pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta (PKWiU 49.39.35.0)
  • usługi transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, międzymiastowego, ogólnodostępnego (PKWiU 49.39.11.0)
  • usługi transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.21.0)
  • usługi transportu kolejowego pasażerskiego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.10.0)
  • usługi transportu kolejowego pasażerskiego międzymiastowego (PKWiU 49.10)
  • usługi transportu pasażerskiego, kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi (PKWiU 49.39.20.0)
  • usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.10.11.0)
  • usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.30.11.0)
  • usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego łodziami wycieczkowymi (PKWiU 50.30.13.0)
  • usługi pozostałego transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego (PKWiU 50.30.19.0)
  • usługi transportu lotniczego regularnego krajowego pasażerskiego (PKWiU 51.10.11.0)
  • usługi transportu lotniczego nieregularnego krajowego pasażerskiego, z wyłączeniem w celach widokowych (PKWiU 51.10.12.0)
  • usługi hotelarskie i podobne usługi związane z zakwaterowaniem (PKWiU 55.10)
  • usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania (PKWiU 55.20)
  • usługi świadczone przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe (PKWiU 55.30)
  • pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem (PKWiU 55.90)
  • usługi restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (PKWiU 56.10)
  • pozostałe usługi gastronomiczne (PKWiU 56.29)
  • usługi przygotowywania i podawania napojów (PKWiU 56.30)
  • sprzedaż węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

Od 1 lipca 2020 roku, z wirtualnych kas fiskalnych mogą korzystać przedsiębiorcy, którzy świadczą:

  • usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.10.12.0)
  • usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.30.12.0)
  • usługi przygotowywania i dostarczania żywności (catering) dla odbiorców zewnętrznych (PKWiU 56.21).

Ulga na zakup kasy fiskalnej

Ulga wynosi 90% ceny netto kasy, nie więcej jednak niż 700 zł i przysługuje wyłącznie w przypadku zakupu kasy on-line.

Przedsiębiorcy, którzy kupią kasę on-line i zaczną jej używać w ciągu 6 miesięcy od dnia, w którym rozpoczęli ewidencjonowanie sprzedaży, mogą skorzystać z ulgi na jej zakup. Dotyczy to zarówno przedsiębiorców rozliczających VAT (czynni podatnicy VAT), jak i zwolnionych z tego obowiązku (bierni podatnicy VAT).

Otrzymasz ulgę, jeśli:

  • twoja firma została objęta obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej i rozpocząłeś prowadzenie tej ewidencji na kasie on-line
  • twoja firma nie ma obowiązku ewidencjonowania sprzedaży i dotąd w ogóle nie używałeś kasy fiskalnej ale zdecydowałeś, że będziesz prowadził taką ewidencję na kasie on-line.

Przeczytaj jak otrzymać zwrot kosztów na zakup kasy fiskalnej on-line.

Zwrot ulgi za zakup kasy

Prawidłowe użytkowanie kasy wiąże się z określonymi obowiązkami. Jeśli ich nie dopełnisz lub przestaniesz używać kasy w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży, będziesz musiał zwrócić ulgę na zakup kasy.

Stanie się tak, jeżeli:

  • przestaniesz używać kasy fiskalnej (na przykład zamkniesz firmę, ogłosisz jej upadłość lub sprzedasz przedsiębiorstwo, a nowy właściciel nie będzie prowadził sprzedaży na rzecz osób fizycznych)
  • trwale i bez zgody naczelnika urzędu skarbowego nie zapewniasz połączenia umożliwiającego przesyłanie danych między kasą fiskalną on-line a Centralnym Repozytorium Kas
  • nie zgłosisz kasy fiskalnej do obowiązkowego przeglądu technicznego co najmniej raz na 2 lata (od dnia fiskalizacji lub ostatniego przeglądu technicznego).

Pamiętaj! Jeśli przed zamknięciem działalności twoja firma była zawieszona, ten czas nie jest wliczany do okresu wymaganych 3 lat.

Przykład

Firmę założyłeś w sierpniu 2015 roku i dostałeś wtedy ulgę na zakup kasy. W sierpniu 2016 roku zawiesiłeś działalność na dwa lata (czyli do lipca 2018 roku) i następnie wznowiłeś ją do końca 2018 roku. Z dniem 1 stycznia 2019 roku postanowiłeś zlikwidować firmę. Czas faktycznego prowadzenia działalności (okres zawieszenia nie jest wliczony) wynosi mniej niż 3 lata, więc jesteś zobowiązany do zwrotu otrzymanej ulgi.

Jeśli chcesz zwrócić ulgę uzyskaną na zakup kasy należną kwotę wpłać na rachunek urzędu skarbowego w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po:

  • miesiącu, w którym zakończyłeś działalność (jeżeli rozliczałeś podatek za miesiąc)
  • kwartale, w którym zakończyłeś działalność (jeżeli rozliczałeś podatek za kwartał).

Przykład 1

Od stycznia 2018 roku prowadzisz firmę i rozliczasz się z podatku VAT za okresy miesięczne. Kasę fiskalną o wartości 1200 zł kupiłeś w styczniu 2018 roku i dostałeś ulgę na jej zakup. W marcu 2019 roku postanowiłeś zamknąć swoją działalność, co wiązało się z likwidacją kasy fiskalnej. Ponieważ firmę prowadziłeś krócej niż 3 lata, powinieneś zwrócić do urzędu skarbowego ulgę, którą otrzymałeś na zakup kasy fiskalnej. Miałeś na to czas do 25 kwietnia 2019 roku.

Przykład 2

Od sierpnia 2017 roku prowadzisz firmę i rozliczasz się z podatku VAT za każdy kwartał. Kasę fiskalną o wartości 950 zł kupiłeś w styczniu 2018 roku i skorzystałeś z ulgi. W styczniu 2019 roku postanowiłeś zamknąć swoją działalność, co wiązało się z likwidacją kasy fiskalnej. Ponieważ firmę prowadziłeś krócej niż 3 lata, powinieneś zwrócić do urzędu skarbowego ulgę, którą otrzymałeś na zakup kasy fiskalnej. Miałeś na to czas do 25 lutego 2019 roku.

Gdy jesteś zwolniony z podatku VAT, zwróć ulgę do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym skończyłeś prowadzić działalność.

Przykład

Od lutego 2018 roku prowadzisz firmę i jesteś zwolniony z obowiązku rozliczania podatku VAT. Kasę fiskalną o wartości 950 zł kupiłeś w lutym 2018 roku i dostałeś ulgę na jej zakup. 2 sierpnia 2019 r. postanowiłeś zamknąć swoją działalność, co wiązało się z likwidacją kasy fiskalnej. Ponieważ firmę prowadziłeś krócej niż 3 lata, powinieneś zwrócić do urzędu skarbowego ulgę, którą otrzymałeś na zakup kasy fiskalnej. Miałeś na to czas do 31 sierpnia 2019 roku.

Jak rozpocząć pracę z kasą fiskalną

Przed rozpoczęciem użytkowania kasy bez względu na jej rodzaj musisz przeprowadzić fiskalizację i uzyskać numer ewidencyjny.

Fiskalizacja umożliwia poprawną rejestrację transakcji sprzedaży i wystawianie paragonów. W pamięci kasy zostają wówczas zapisane jej dane identyfikujące. Fiskalizację przeprowadza upoważniony serwisant, który ma obowiązek zgłoszenia naczelnikowi urzędu skarbowego danych dotyczących twojej kasy.

Przeczytaj, jak serwisant zgłasza kasę fiskalną do urzędu skarbowego

W przypadku kas on-line potwierdzeniem fiskalizacji jest wystawienie raportu fiskalnego fiskalizacji, który zostanie przesłany do Centralnego Repozytorium Kas (możesz go również wydrukować i dołączyć do książki kasy).

W przypadku kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii fiskalizacja jest potwierdzana wykonaniem raportu fiskalnego dobowego. Jego wydruk zostaje dołączony do książki kasy. Od tego momentu kasa ewidencjonuje w trybie fiskalnym każdą sprzedaż dokonaną przy jej użyciu.

Zakres upoważnienia serwisanta i to, czy jest aktualne, sprawdzisz w Wyszukiwarce uprawnień serwisantów. Jeśli w trakcie użytkowania zdecydowałeś się na zmianę serwisanta, to on musi poinformować o tym urząd skarbowy.

Numer ewidencyjny może być przydzielony na dwa sposoby, w zależności od rodzaju kasy:

  • W przypadku kas online zostanie przydzielony automatycznie podczas fiskalizacji dokonanej przez serwisanta, który zgłosi cię do urzędu skarbowego i przekaże twoje dane identyfikacyjne do CRK. Następnie CRK prześle numer ewidencyjny twojej kasy. Przyznany numer będzie zapisywany w pamięci kasy wraz z twoim numerem NIP. Nie masz obowiązku zgłoszenia kasy do naczelnika urzędu skarbowego.
  • W przypadku kas z elektronicznym i papierowym zapisem kopii dostaniesz go dopiero po zgłoszeniu do właściwego naczelnika urzędu skarbowego danych dotyczących kasy, czyli po rejestracji kasy. Zgłoszenia dokonaj w ciągu 7 dni od dokonania fiskalizacji, na wzorze zgłoszenia.

Przeczytaj, jak zarejestrować kasę fiskalną z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii.

Jak zapoznać pracowników z zasadami używania kasy

Przed rozpoczęciem ewidencjonowania zapoznaj wszystkie osoby, które prowadzą w twojej firmie sprzedaż na kasie fiskalnej, z zasadami prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej i wystawiania paragonów fiskalnych. Każda z tych osób, zanim zacznie używać kasy, musi złożyć oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach prowadzenia ewidencji.

Dokument potwierdzający zapoznanie się pracowników z zasadami prowadzenia ewidencji sporządzasz w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden dajesz osobie prowadzącej ewidencję, drugi zostawiasz sobie.

Nie musisz przekazywać tej informacji do urzędu skarbowego.

Najważniejsze obowiązki posiadacza kasy fiskalnej

Kasa z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii

Stałe połączenie z internetem

Praca w trybie on-line nie jest wymagana

Wystawianie i wydawanie paragonów

Masz obowiązek wystawiania w sposób czytelny paragonów fiskalnych z każdej sprzedaży i przekazywania ich kupującym.

Kontrola poprawności pracy kasy

Sprawdzaj poprawność pracy kasy (na przykład prawidłowość nazw towarów i usług, stawek podatku), a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości skontaktuj się z serwisantem.

Archiwizacja danych

Masz obowiązek przechowywania kopii każdego wydanego paragonu (w formie papierowej lub na karcie pamięci - w zależności od typu posiadanej kasy).

Raport dobowy i miesięczny

Raport dobowy – masz obowiązek wystawić go i wydrukować najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży następnego dnia. Kasy on-line są zwolnione z obowiązku drukowania. Raport okresowy (miesięczny) – masz obowiązek wystawić go i wydrukować po zakończeniu miesiąca, w którym odbyła się sprzedaż – najpóźniej do 25. dnia następnego miesiąca.

Przeglądy techniczne kasy

Co najmniej raz na 2 lata zrób przegląd kasy fiskalnej u serwisanta. Termin ten jest liczony od dnia fiskalizacji kasy lub ostatniego obowiązkowego przeglądu.

Przechowywanie książki kasy (dokumentacja książki kasy)

Masz obowiązek przechowywać książkę kasy.

Wymiana pamięci kasy fiskalnej

W przypadku zapełnienia lub uszkodzenia pamięci kasy, wymień ją za pośrednictwem serwisanta i dokonaj ponownej fiskalizacji.

Kasa on-line

Stałe połączenie z internetem

Kasa musi pracować w trybie on-line. Jeśli nie masz takiego połączenia, wystąp z wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do CRK w określonych odstępach czasowych.

Wystawianie i wydawanie paragonów

Masz obowiązek wystawiania w sposób czytelny paragonów fiskalnych z każdej sprzedaży i przekazywania ich kupującym.

Kontrola poprawności pracy kasy

Sprawdzaj poprawność pracy kasy (na przykład prawidłowość nazw towarów i usług, stawek podatku), a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości skontaktuj się z serwisantem.

Archiwizacja danych

Wszystkie dane z kasy fiskalnej są przesyłane na bieżąco do Centralnego Repozytorium Kas i tam zapisywane. Nie ma obowiązku archiwizacji.

Raport dobowy i miesięczny

Raport dobowy – masz obowiązek wystawić go i wydrukować najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży następnego dnia. Kasy on-line są zwolnione z obowiązku drukowania. Raport okresowy (miesięczny) – masz obowiązek wystawić go i wydrukować po zakończeniu miesiąca, w którym odbyła się sprzedaż – najpóźniej do 25. dnia następnego miesiąca.

Przeglądy techniczne kasy

Co najmniej raz na 2 lata zrób przegląd kasy fiskalnej u serwisanta. Termin ten jest liczony od dnia fiskalizacji kasy lub ostatniego obowiązkowego przeglądu.

Przechowywanie książki kasy (dokumentacja książki kasy)

Masz obowiązek przechowywać książkę kasy.

Wymiana pamięci kasy fiskalnej

W przypadku zapełnienia lub uszkodzenia pamięci kasy, wymień ją za pośrednictwem serwisanta i dokonaj ponownej fiskalizacji.

Książka kasy fiskalnej (książka serwisowa)

Książka kasy to dokument, który dostaniesz, kupując kasę, i w którym powinna się znaleźć cała historia jej użytkowania. Dlatego książkę musisz na bieżąco uzupełniać i przechowywać tam, gdzie używasz kasy.

Do książki kasy wpisujesz miejsce użytkowania kasy i każdą jego zmianę. Powinieneś też odnotować sytuacje, kiedy musiałeś wezwać serwisanta (żądanie interwencji). Część informacji wpisuje sam serwisant, który odpowiada za fiskalizację, wszystkie naprawy, konserwację oraz przeglądy techniczne. Serwisant dokumentuje wymianę pamięci (fiskalnej i chronionej) oraz potwierdza przeprowadzenie obowiązkowego przeglądu technicznego kasy.

W książce są wymienione wszystkie osoby upoważnione do przeprowadzenia serwisu – wpisuje je serwis główny (czyli producent kasy, jej importer lub firma przez nich upoważniona do prowadzenia serwisu głównego). Serwis główny wyda ci także duplikat książki kasy, jeśli ją zgubisz.

Listę osób, które mają uprawnienia do prowadzenia serwisu kas, prowadzi Ministerstwo Finansów.

Sprawdź, czy twój serwisant ma ważne uprawnienia do zajmowania się twoją kasą.

Pamiętaj! Jeśli będziesz miał kontrolę urzędu skarbowego, urzędnik może poprosić cię, żebyś okazał książkę kasy.

Przegląd techniczny kasy

Pamiętaj o wykonywaniu regularnych – co najmniej raz na 2 lata – przeglądów technicznych. Termin wykonania kolejnego przeglądu liczysz od dnia fiskalizacji lub ostatniego przeglądu.

Serwisant powinien wykonać przegląd w ciągu trzech dni od twojego zgłoszenia.

Za brak wykonania przeglądu w terminie grożą ci kary lub sankcje:

  • naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć na ciebie karę pieniężną w wysokości 300 zł
  • będziesz musiał zwrócić ulgę na zakup kasy, jeśli taką otrzymałeś (w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania).

Co zrobić jeśli stracisz kasę fiskalną

O utracie kasy powiadom niezwłocznie – w ciągu pięciu dni od zdarzenia – naczelnika urzędu skarbowego. W przypadku kradzieży, zgłoś się na policję. Otrzymasz potwierdzenie złożenia zawiadomienia o kradzieży. Przedstaw je w urzędzie skarbowym, informując naczelnika o utracie kasy.

Jeśli odzyskasz kasę, będziesz musiał przeprowadzić przegląd techniczny przed jej ponownym użyciem. Poinformuj też urząd skarbowy o odzyskaniu kasy.

Awaria kasy fiskalnej

W przypadku awarii kasy poinformuj o tym swojego serwisanta. Do prowadzenia dalszej ewidencji sprzedaży możesz wykorzystać kasę rezerwową, o ile ją posiadasz – nie masz takiego obowiązku. Kasa rezerwowa musi spełniać te same wymogi techniczne, co kasa podstawowa, a paragony muszą zawierać wszystkie niezbędne informacje. W dniach i miesiącach, w których prowadziłeś sprzedaż na kasie rezerwowej, drukuj raporty dobowe i miesięczne.

Jeśli nie masz kasy rezerwowej, nie możesz dokonywać sprzedaży w czasie awarii.

Zawieszenie działalności gospodarczej

Zawieszenie działalności nie oznacza obowiązku likwidacji kasy. Jeśli działalność jest zawieszona, jesteś też zwolniony z obowiązku zgłaszania kasy do przeglądu technicznego. Musisz natomiast zrobić to po wznowieniu działalności, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji na kasie.

W czasie zawieszenia:

  • jeżeli nie dokonywałeś sprzedaży ewidencjonowanej na kasie fiskalnej, nie robisz raportów dobowych ani miesięcznych
  • jeżeli sprzedasz osobie fizycznej lub rolnikowi ryczałtowemu przedmioty majątku firmy lub środki trwałe, to musisz zaewidencjonować tę transakcję na kasie fiskalnej i zrobić raport dzienny, a następnie miesięczny. W przypadku sprzedaży innym podmiotom (przedsiębiorcom) wystawiasz fakturę.

Jak zlikwidować kasę fiskalną

Zamknięcie firmy wymaga zlikwidowania kasy fiskalnej, której używałeś do ewidencjonowania sprzedaży. W tym przypadku musisz zakończyć pracę kasy w trybie fiskalnym i przejść w tryb „tylko do odczytu”, odczytać zawartość pamięci kasy fiskalnej przy pomocy serwisanta oraz:

  • wystawić raport fiskalny dobowy (w przypadku kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii dodatkowo raport okresowy - miesięczny)
  • wystawić raport fiskalny rozliczeniowy i sporządzić protokół z tej czynności
  • złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wraz z protokołem z odczytu zawartości pamięci fiskalnej i raport fiskalny rozliczeniowy w ciągu pięciu dni od ich sporządzenia.

Przeczytaj, jak wyrejestrować kasę fiskalną.

Ważne! Musisz zwrócić kwotę, którą wcześniej odliczyłeś lub którą zwrócił ci urząd skarbowy z tytułu zakupu kasy, jeżeli w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia używania kasy:

  • przestaniesz prowadzić działalność gospodarczą
  • nastąpi otwarcie likwidacji twojej firmy
  • zostanie ogłoszona upadłość twojej firmy
  • sprzedasz przedsiębiorstwo, a nowy właściciel nie będzie dokonywał sprzedaży na rzecz osób fizycznych.

Portal nadzorowany jest przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii. Partnerzy projektu: Łukasiewicz - Instytut Logistyki i Magazynowania, Krajowa Izba Gospodarcza. Projekt jest współfinansowany z Programu Polska Cyfrowa ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i jest kontynuacją projektu pt.: „Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej" finansowanego z Programu Innowacyjna Gospodarka oraz projektu „Uproszczenie i elektronizacja procedur" finansowanego z Programu Kapitał Ludzki.

Artykuły zamieszczone w serwisie GOV.PL, w których nie podajemy żadnych dodatkowych informacji na temat praw autorskich, należą do informacji publicznych i udostępniamy je bezpłatnie. Korzystanie z nich, niezależnie od celu i sposobu korzystania, nie wymaga zgody Ministerstwa. Dostępne są w ramach licencji Creative Commons Uznanie Autorstwa 3.0 Polska. Serwis Biznes.gov.pl używa plików cookies. Kontynuując przeglądanie naszej witryny bez zmiany ustawień przeglądarki, wyrażasz zgodę na użycie plików cookie. Zawsze możesz zmienić ustawienia przeglądarki i zablokować te pliki.