Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Zasady wystawiania faktur

Przepisy dotyczące faktur zostały  przeniesione do ustawy o VAT i wynikają z nowo dodanych art. 106a-106q tej ustawy.

Terminy wystawiania faktur

Od stycznia 2014 r. przestaje obowiązywać zasada, w myśl której obowiązek podatkowy aktualizuje się w dacie wystawienia faktury. W rezultacie liberalniejsze stają się zasady dotyczące terminów wystawiania faktur VAT.

W związku z powyższym zmienia się podstawowy termin wystawiania faktur. Fakturę wystawiana jest nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Termin ten ulega zmianie w przypadku szczególnych transakcji takich jak:

  • usługi budowlane,
  • dostawa  i drukowanie książek,
  • dostawa energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej,
  • świadczenie usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej.

Więcej na ten temat w dalszych w artykule pt. „ Terminy wystawiania faktur dla określonych usług”.

Jednoczenie  w art. 106 i ust. 7 ustawy wprowadzono zastrzeżenie, że faktury nie  mogą  być wystawione wcześniej niż 30 dnia przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi. Termin ten  może ulec  wydłużeniu w stosunku do  usług świadczonych lub rozliczanych sposób ciągły  w tym  trwających powyżej jednego roku oraz usług najmu, stałej obsługi prawnej i  biurowej, jeżeli został zakreślony okres jakiego faktura dotyczy. 

Termin podstawowy wymieniony powyżej obowiązuje także w odniesieniu do faktur zaliczkowych. Jednakże nie we wszystkich przypadkach zachodzi obowiązek ich sporządzania. Zaliczek nie potwierdza się w przypadku dostaw wewnątrzwspólnotowych oraz usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej. Także dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej są zwolnione z wystawiania faktur zaliczkowych.

Od 2014 r. możliwe jest występowanie o wystawienie faktury VAT przez okres 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę.

Graficzną ilustrację terminów wystawiania faktur znajdziesz na stronie biznes.gov.pl.

Zasady wystawiania faktur

Elementy jakie powinna składać się na treść faktury zostały opisane w art.106 e ustawy.  W tym zakresie  ustawodawca nie wprowadza zasadniczych zmian. Nadal faktura powinna zawierać:  

  • datę wystawienia;
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (NIP),
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  • stawkę podatku;
  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  • kwotę należności ogółem;
  • w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie po uiszczeniu kwot - wyrazy "metoda kasowa";
  • w przypadku faktur, wystawianych przez nabywcę - wyraz "samofakturowanie";
  • w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi - wyrazy "odwrotne obciążenie";
  • w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku - wskazanie: przepisu ustawy albo  innego aktu, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku;
  • przypadku dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, dla których podstawę opodatkowania stanowi marża, faktura  - powinna zawierać wyłącznie dodatkowo wyrazy "procedura marży - towary używane", "procedura marży - dzieła sztuki" lub "procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki".

Jak wynika z powyższego nie ma wymogu podpisywania faktur nawet tych papierowych.

Zasadą ogólną jest to, że faktury powinny być wystawiane w co najmniej dwóch egzemplarzach. Nie ma przeszkód, aby wystawić fakturę w więcej niż dwóch egzemplarzach. Może to być zasadne przykładowo w sytuacji, gdy jest więcej niż jeden kupujący bądź więcej niż jeden sprzedawca.

Faktury elektroniczne

Faktury elektroniczne są wystawiane w jednym egzemplarzu (w jednym pliku). Nie ma potrzeby wystawiania ich w drugim egzemplarzu. Obowiązkiem sprzedawcy (wystawcy faktur elektronicznych) jest albo przesłanie takiej faktury (wysłanie jej w formacie elektronicznym do nabywcy), albo jej udostępnienie (przez co należy rozumieć zamieszczenie takiej faktury na serwerze sprzedawcy i umożliwienie nabywcy zdalne "ściągnięcie" takiej faktury). Dotyczy to również osoby trzeciej wystawiającej faktury elektroniczne w imieniu i na rzecz podatnika.

Stosowanie faktur elektronicznych wymaga jednak akceptacji odbiorcy faktury oraz zachowania  autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz jej czytelności. Ustawodawca nie wypowiedział się co do formy, w której podatnik ma zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści oraz czytelność treści faktury. Wskazał, nie ograniczając innych metod, że zapewnia je w szczególności e-podpis i system EDI. Tym niemniej dopuścić należy możliwość przesyłania faktur z pominięciem e-podpisu, jeśli integralność treści i autentyczność i czytelność będzie zapewniona. Można to osiągnąć poprzez właściwą ścieżkę kontroli biznesowej pozwalającą połączyć dostawę lub usługę z  w/w fakturą. Poprzez autentyczności pochodzenia faktury rozumieć należy pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Poprzez integralności treści faktury rozumieć należy, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Powyższego nie stosuje się w odniesieniu do faktur elektronicznych (paragon zachowuje się oddzielnie w dokumentacji) lub gdy paragon zostaje uznany za fakturę.


Podstawa prawna: