print

Rejestracja zbioru danych osobowych

Każdy zbiór  danych osobowych, który pozwala na identyfikację  osoby fizycznej powinien być zgłoszony do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (GIODO). Wyjątek od tej zasady stanowią  przypadki wymienione w art.43 ustawo o ochronie danych osobowych. Wśród nich wymienia dane związane z zatrudnieniem, świadczeniem usług na podstawie umów cywilnoprawnych, prowadzeniem postępowań karnych,  dane pozyskane w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej. Nie rejestruje się też danych powszechnie dostępnych lub przetwarzanych w zakresie drobnych bieżących spraw życia codziennego.

Administratorem objętym w/w wymogiem jest co do zasady podmiot (np. spółka prawa handlowego, spółdzielnia, przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą jednoosobowo, stowarzyszenie, fundacja). Niemniej to osoby zarządzające danym podmiotem ponoszą odpowiedzialność za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Osoby te mogą być bowiem pociągnięte do odpowiedzialności karnej za przestępstwa określone w ustawie o ochronie danych osobowych.


Zgłoszenia zbioru danych należy dokonać na formularzu, którego wzór stanowi załącznik do Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 11 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru zgłoszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych .
Stosownie do art. 41 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych, zgłoszenie zbioru danych do rejestracji powinno zawierać:
1.    wniosek o wpisanie zbioru do rejestru zbiorów danych osobowych,
2.    oznaczenie administratora danych i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania, w tym numer identyfikacyjny rejestru podmiotów gospodarki narodowej, jeżeli został mu nadany, oraz podstawę prawną upoważniającą do prowadzenia zbioru,
3.    cel przetwarzania danych oraz opis kategorii osób, których dane dotyczą a także  zakres przetwarzanych danych i  informację o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane mogą być przekazywane,
4.    sposób zbierania oraz udostępniania danych,
5.    opis środków technicznych i organizacyjnych zastosowanych przy przetwarzaniu  danych
6.    informację dotyczącą ewentualnego przekazywania danych do państwa trzeciego.


Zgłoszenie można  przesłać pocztą lub złożyć w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Zgłoszenia można dokonać także drogą elektroniczną z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego. Zgłoszenie można również dokonać drogą elektroniczną bez użycia podpisu elektronicznego, a następnie uzupełnić zgłoszenie w formie papierowej. Aplikacja umożliwiająca skuteczne dokonanie zgłoszenia drogą elektroniczną znajduje się na stronie internetowej Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
Na żądanie administratora danych może być wydane zaświadczenie o zarejestrowaniu zgłoszonego przez niego zbioru danych. Zaświadczenie takie jest obligatoryjne gdy rejestracji podlegają dane wrażliwe.

Więcej na temat zgłoszenia danych osobowych do rejestracji do GIODO znajdziesz w opisie procedury znajdującej się na stronach elektronicznego punktu kontaktowego e-PK.

Czy ta strona była przydatna?

Twoja opinia przyczyni się do polepszenia tej strony.