Dokumentacja pracownicza osób rozliczających się w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych

Akta osobowe

Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.

Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:

1) w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

2) w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

umowę o pracę, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej

3) w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

a) oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,

b) dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 1¹ Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),

c) kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,

d) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym

Pozostała ewidencja pracownicza
Karta ewidencji czasu pracy

Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

Imienna karta wynagrodzeń

Pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Karta umożliwia pracodawcy kontrolę realizacji uprawnień pracowniczych, a pracownikowi sprawdzenie, czy otrzymał wszystkie należne mu świadczenia.

Może to być jedna uniwersalna karta do celów podatkowych, ubezpieczeniowych i emerytalno-rentowych, lub ewentualnie trzy oddzielne karty dla każdego celu osobno.

Imienne karty wynagrodzeń pracownika należą do podstawowej dokumentacji płacowej w każdym zakładzie pracy. Wszystko to, co zawierają listy płac oraz dane z ewidencji czasu pracy i zatrudnienia, powinno być sukcesywnie przenoszone co miesiąc do właściwej karty wynagrodzeń.

Pojedyncza karta zawiera dane jednego roku kalendarzowego w podziale na miesiące z sumowaniem rocznym.

Informacje zbiorcze w tych kartach, dotyczące danego roku kalendarzowego, służą odpowiednio celom podatkowym, ubezpieczeniowym i emerytalno-rentowym. Mogą być objęte kontrolą skarbową lub kontrolą ZUS.

Aby maksymalnie uprościć tę wtórną dokumentację płacową, można połączyć cele ubezpieczeniowe oraz emerytalno-rentowe, sprowadzając ilość kart wynagrodzeń do dwóch.

Karta ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację
Dokumentacja podatkowa
Karta przychodów

Jest prowadzona odrębnie jeżeli w imiennej karcie wynagrodzeń i wskazano danych pozwalających rozliczyć podatek dochodowy. Dane z imiennej karty wynagrodzeń, prowadzonej do celów podatkowych (karty przychodów), są wykorzystywane przez pracodawcę do sporządzania informacji podatkowej PIT-11 oraz rocznego zeznania podatkowego.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17.12.2002 r. w sprawie prowadzenia kart przychodów nie zawiera ustalonego wzoru tej karty, jedynie określa, jakie dane powinny się w niej znaleźć.

Zgodnie z nim karta przychodów powinna zawierać:

imię i nazwisko pracownika,
Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP),
numer PESEL,
miesiąc, w którym nastąpiła wypłata,
sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto (w gotówce i w naturze),
koszty uzyskania przychodów,
składkę na ubezpieczenia społeczne, tj. emerytalne, rentowe i chorobowe,
podstawę wyliczenia zaliczki w danym miesiącu,
razem dochód narastająco od początku roku (pracodawcy muszą kontrolować czy pracownicy nie przekroczyli kolejnego progu skali podatkowej),
kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy,
składkę na ubezpieczenie zdrowotne,
datę przekazania zaliczki na rachunek właściwego urzędu skarbowego.

Ponadto należy na niej umieścić informację dotyczącą:

oświadczenia pracownika dla celów obliczenia miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych,
informacji o obniżeniu podatku w związku ze wspólnym rozliczaniem małżonków lub osób samotnie wychowujących dzieci.
Powyższe dane stanowią minimum informacji, ale pracodawca zawsze może rozszerzyć ich zakres w pożądany dla siebie sposób.

Karta wynagrodzeń dla celów ubezpieczeniowych

Jest prowadzona odrębnie jeżeli w imiennej karcie wynagrodzeń i wskazano danych pozwalających rozliczyć składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Dane z imiennej karty wynagrodzeń, prowadzonej dla celów ubezpieczeniowych i emerytalno-rentowych, są wykorzystywane przez pracodawcę do sporządzania informacji i deklaracji rozliczeniowych do ZUS oraz zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagradzaniu (ZUS Rp-7) jako załącznika do wniosku o emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy.

Karta wynagrodzeń dla celów ubezpieczeniowych powinna zawierać:

imię i nazwisko pracownika,
Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP),
numer PESEL,
miesiąc, w którym nastąpiła wypłata,
sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto (składkowych i nieskładkowych),
podstawę składek społecznych,
podstawę składek emerytalnych i rentowych,
składki na ubezpieczenia społeczne, tj. emerytalne, rentowe i chorobowe,
podstawę składki zdrowotnej,
składkę na ubezpieczenie zdrowotne (odliczaną od wynagrodzenia i odliczaną od podatku),
kwoty wypłaconych zasiłków.

W karcie wynagrodzeń do celów ubezpieczeniowych należy umieścić informacje dotyczące zatrudnienia, tj. datę zatrudnienia, stanowisko, wymiar czasu pracy, wysokość i rodzaj wynagrodzenia.

Powinna się w niej znaleźć także adnotacja o przychodach z innego źródła, stanowiących podstawę składek ZUS. Powyższa informacja jest niezbędna do prawidłowego określenia podstawy składki emerytalnej i rentowej w sytuacji, przekroczenia kwoty granicznej.

Ostatnia aktualizacja: 24.03.2014